Компьютер в бухгалтерском учете и аудите 1999'4

Home

Поиск

Издания

Контакты

k-press.ru

Продолжается подписка на наши издания! Вы не забыли подписаться?

Компания “Никос-Софт”

Пиво без системы — деньги на ветер!

Производители пива начали понимать, что без грамотной организации бизнес-процессов и, как следствие, непоследовательного распределения ресурсов, финансовый результат их деятельности не оправдает ожиданий.

Эффективное управление компанией означает своевременное принятие правильных решений на основе полной оперативной информации, при наличии своевременного, высокотехнологичного инструмента для ее анализа. Именно такие возможности предоставляет своим пользователям Корпоративная Информационная Система NS2000. Концепция Системы NS2000 — полная автоматизация всех бизнес-процессов. Такой подход позволяет уменьшить человеческий фактор, являющийся источником грубых ошибок, и сконцентрировать внимание на главном — контроле и принятии решений. Исключительная гибкость Системы NS2000 позволяет настроить бизнес-функции каждого рабочего места и полностью исключить внутренний документооборот. В результате — вся управленческая информация присутствует в системе, а не в бумажных отчетах.

Осуществление автоматизации любого предприятия — длительный и дорогостоящий процесс, который часто бывает непростым и болезненным. Большое значение для судьбы проекта имеет начальный этап работы — верное определение и постановка задач планируемой автоматизации.

Когда на Останкинском пивоваренном заводе возникла потребность в совершенствовании системы управления и снижении издержек, руководству был предложен план реорганизации бизнес-процессов, в котором важная роль отводилась информационной системе. На заводе четко осознавали, что на столь насыщенном конкурентами рынке, учитывая занимаемую маркетинговую нишу, необходимо было предпринимать решительные меры.

Роман Анатольевич Хорошавцев, директор по информационно-техническому обеспечению ОАО “Останкинский пивоваренный завод”: “В нашем случае провести перемены было не только не страшно, но и совершенно необходимо. И это был не разрушительный ураган, а хорошо спланированный и направленный ветер перемен, и он был вызван внутренними потребностями предприятия, а не внедрением АСУ. А программному продукту в новой структуре отводилась роль фундамента нового здания, на котором мы быстро смогли бы построить нечто куда более совершенное, и главное — могли развиваться.

На тот момент мы уже четко знали, что мы хотим, и поэтому, в дальнейшем, выбор был не особенно труден. Дело в том, что для того, чтобы получить реальный результат от внедрения, нам нужен был, с одной стороны, гибкий и масштабируемый продукт, построенный на современных принципах и реализующий современные методологии управления, а с другой — возможность реализовать довольно серьезную специфику именно нашего предприятия, причем желательно органично вплетая ее в ткань основного продукта. И, естественно, все это — при весьма ограниченном бюджете. Проведя анализ рынка, мы, собственно, и не нашли других предложений, точнее удовлетворяющих наши потребности, и с сравнимым отношением цена/качество. Другие предложения либо были чисто коробочными, но привлекательными по цене, либо слишком дорогими, хотя и декларировались как гибкие. NS2000 устроила нас по всем параметрам.”

Действительно, в результате внедрения NS2000 на Останкинском пивоваренном заводе решается ряд крупных задач, несомненно важных для работы с заказчиками и поставщиками.

Сокращение времени обслуживания клиентов и повышение качества их обслуживания с помощью автоматизации сбытовой деятельности

В результате перевода работы товароведов отдела сбыта с бумажной технологии на работу в системе NS2000 средний срок нахождения машины клиента на территории предприятия сократился почти в 4 раза. В системе реализован алгоритм автоматического распределения и маршрутизации по складам заказа, выписанного в отделе сбыта. При этом учитывается текущая загрузка этих складов, наличие на складах требуемой продукции, минимизируется число складов, которые клиент будет вынужден посетить на территории завода.

Управление потоками машин клиентов и собственных заводских машин с продукцией

В системе NS2000 разрабатываются логистические цепочки обслуживания клиентов (при условии самовывоза) и своих водителей (при централизованной доставке) с минимизацией количества посещений отдельных сбытовых служб завода (оптимально — одно подразделение посещается только один раз).

Автоматически и полуавтоматически в системе создаются цельные цепочки служебных и рабочих документов, которые позволяют отслеживать прохождение клиентами узлов разработанных цепочек обслуживания, при этом факт окончания отгрузки фиксируется в системе.

В системе выделена функциональная группа “Начальник отдела сбыта”, которая обладает правами останавливать через бюро пропусков (настроенными штатными средствами системы NS2000) клиентов при въезде на завод, а также при приеме тары.

Учет наличия запасов готовой продукции в режиме реального времени

Учет ведется с помощью штатных средств системы NS2000, включая реализацию ряда сервисных функций, которые уменьшают вероятность допущения ошибки оператором и облегчают ввод данных в систему.

Уменьшение возможности злоупотреблений при сбытовых операциях

Это уменьшение также реализовано штатными средствами системы NS2000, которые позволяют расходовать продукцию только уполномоченным группам пользователей, свобода действий которых, в свою очередь, тоже ограничена и определяется исключительно функциональными обязанностями. Для этого реализован ряд специальных процедур системы, позволяющих четко разграничить права пользователей разных подразделений. Сюда также входит жесткая авторизация вводимой информации с достаточным количеством автоматических перекрестных проверок, комплекс взаимных проверок средствами системы и невозможность для неуполномоченных пользователей менять, например, цены, по которым продукция отпускается данному клиенту.

Учет оборотной и залоговой тары

Учет оборотной и залоговой тары в системе выделяется в отдельные, но не обременительные для пользователей логистические цепочки, включая реализацию специальных функций по работе с тарой:

автоматическое добавление тары в документы с продукцией,
автоматический зачет тары,
автоматическое разделение тары на оборотную и залоговую.

Система автоматически производит зачет только той тары, которая относится к оборотной таре, и отделяет залоговую тару, за которую клиент должен внести залог, например, если он забирает продукции с тарой больше, чем фактически привез на завод.

Оптимизация централизованной доставки

Принципы оптимизации централизованной доставки во многом сходны с организацией обслуживания клиентов, выбирающих самовывоз продукции. При организации централизованного обслуживания осуществляется:

прием заказов клиентов на доставку как с резервированием продукции, так и без резервирования;
прием заказов клиентов на доставку по многим адресам в пределах одного юридического лица;
унификация цепочек обслуживания, что позволяет минимизировать затраты на подготовку кадров пользователей.

Решение задач отдела маркетинга: определение ценовой политики, установление лимитов на вывоз продукции как по всему заводу в целом, так и в отношении отдельных клиентов

Специальные функциональные процедуры позволяют устанавливать динамические прайс-листы, квоты на объемы продукции на определенный временной период (в зависимости от сезона) для каждого клиента отдельно. Это позволяет с минимальными затратами времени в полной мере реализовать систему скидок, действующих на заводе.

Решение задачи в целом упрощает работу отдела маркетинга с клиентами, позволяет быстро принимать необходимые управленческие решения и осуществлять оперативный контроль и планирование продаж продукции на перспективу.

Получение оперативных отчетов о деятельности всех задействованных в процессе сбытовой деятельности подразделений завода

В Системе NS2000 настраиваются необходимые отчетные формы для каждого подразделения.

Склад тары: отчеты, с помощью которых можно определить движение и остатки тары по тарным складам на любую дату, что позволяет контролировать учет тары в разрезе каждого клиента.

Склады готовой продукции: отчеты, позволяющие определить движение, перемещение и остатки готовой продукции на складах.

Отдел сбыта, отдел Маркетинга: ведомость реализации по видам продукции, ведомость реализации по контрагентам, анализ долгов на текущий день. Эти отчеты позволяют получить информацию по отгрузкам клиентам продукции в стоимостном и натуральном выражении, а также задолженность по каждому клиенту за полученную продукцию.

Р.А. Хорошавцев: “Наши потребности, как и аппетит, растут и проект продолжается, результаты первой фазы нас более чем удовлетворили.

Был покрыт так называемый оперативный контур — все, что связано со сбытом продукции, включая нестандартные задачи по оптимизации транспортных потоков внутри завода, повышению оборачиваемости тары и учет нашей финансовой специфики. Сейчас мы завершаем вторую фазу проекта, в ходе которой мы полностью перейдем на автоматизированные расчеты в бухгалтерии, отделе труда и заработной платы. Но у нас уже есть планы на следующий — 3-й этап. Теперь мы окончательно убедились, что наш выбор поставщика был правилен. Если так можно сказать, компания “Никос-Софт” стремится расти вместе с нашими задачами, развивая предлагаемую ей продуктовую линейку. Сейчас мы внедряем модуль многомерного анализа, обеспечивающего поддержку OLAP-технологии (on-line analytical processing), рассматриваем целесообразность расширения сферы задач, решаемых с помощью АСУ, на управление доставкой продукции. На следующем этапе — управление производством и всеми ресурсами предприятия (MRP II).

Система NS2000 стала для нас не просто инструментом реорганизации процессов. Прежде всего — это бесценный источник исторических данных для анализа. Сейчас у нас накоплена база объемом более 3 гигабайт, и именно для работы с ней мы и стали подбирать OLAP продукт. С точки зрения управления — это ценнейшая информация для принятия решений и прогнозирования деятельности. Тем более, что товар у нас, как всем известно, — сезонный, а бизнес в целом — довольно сложный. Здесь и крупный и мелкий опт, и розница, и разовые отгрузки. Дилеры и постоянные розничные клиенты. Москва и регионы. Сильное влияние погодных факторов. Тепло — один спрос, холодно — совершенно другой. Чтобы надежно прогнозировать спрос — нужно иметь исторические данные, причем чем за больший период — тем лучше. А тем более в нашей стране, где кризис в одночасье может вывернуть рынок наизнанку. А потом, мы не стоим на месте. Постоянно что-то изменяется, добавляется, совершенствуется. Поэтому нам нужен инструмент для проведения изменений. Нам нравится платформа, на которой сделан продукт. Progress — гибкая, хорошо масштабируемая СУБД, обладающая удобными средствами разработки. Хотя и не очень известная в России.”

Внедрение Корпоративной Информационной Системы Управления NS2000 на Останкинском пивоваренном заводе позволило:

вести учет готовой продукции, начиная с момента ее поступления из цехов;

свести к минимуму внутренний бумажный документооборот и автоматизировать все бизнес-цепочки сбыта и реализации готовой продукции, повысить ответственность сотрудников и снизить вероятность ошибок;

оптимизировать процесс посещения подразделений ОПЗ покупателями (раньше покупатели вынуждены были несколько раз посещать отдел сбыта для получения печатей и подписей, теперь — только один раз);

значительно сократить время обслуживания клиентов;

вести планирование объемов сбыта на несколько дней вперед на основе заявок от покупателей и заказов службы централизованной доставки;

автоматизировать все финансовые и бухгалтерские операции по сбыту и реализации готовой продукции, включая оперативное управление дебиторской задолженностью и формирование книги продаж;

обеспечить руководство предприятия актуальной на любой момент времени информацией по сбыту и реализации готовой продукции, позволяющей оперативно производить контроль и принимать управленческие решения.

Р.А. Хорошавцев: “Своими силами мы делаем много, но естественно, содержать серьезный штат программистов нам не под силу, да это и не имеет смысла. Поэтому положительное отношение “Никос-Софт” к тому, чтобы развивать продукт вместе с нами — это очень важный дополнительный фактор во взаимоотношениях между нашими компаниями.”

Артур Гареев, генеральный директор компании “Никос-Софт”: “Сделать бизнес прозрачным и подконтрольным, независимо от масштаба, разнородности и территориальной распределенности, дать для этого необходимые инструменты и методологию и явилось нашей задачей при создании Корпоративной Информационной Системы Управления NS2000. Мы всегда доводим до конца все проекты, за которые беремся. У нас не бывает неудач. Вместе со своими клиентами мы нацелены на успех”.

Рисунок 1. Схема обслуживания клиентов на Останкинском пивоваренном заводе при использовании системы NS2000