Компьютер в бухгалтерском учете и аудите 1999'4
	Home Поиск Издания Контакты k-press.ru

Продолжается подписка на наши издания! Вы не забыли подписаться?

Компания “Platinum Software E.C.E”

Как уже отмечалось в журнале “Компьютер в бухгалтерском учете и аудите” (№ 1 за 1997 год), Platinum — это интегрированная система финансового и управленческого учета. Ее базовая версия создается в США компанией Platinum Software Corporation (ныне — Epicor Software Corporation).

С конца 1993 года на российском рынке действует эксклюзивный дистрибьютор Platinum — компания Platinum Software E.C.E. Именно она адаптирует продукты Platinum к российским реалиям — существенно отличающимся от западных (системе бухгалтерского учета, налоговому законодательству, бухгалтерской практике).

Причем адаптирует так, чтобы наряду с российской отчетностью была обеспечена возможность формирования отчетности в соответствии с западными стандартами (GAAP, IAS). Таким образом, документация российской компании становится понятна международной аудиторской фирме, международному инвестору.

Основные виды услуг, осуществляемых Platinum Software E.C.E.:

• внедрение финансовой системы с учетом структуры предприятия;

• консультационные услуги, включая предпроектное обследование предприятия;

• бизнес-реинжиниринг и постановка документооборота;

• общее и специализированное обучение пользователей;

• горячая линия технической поддержки пользователей;

• разработка специализированных приложений;

• обучение представителей российских компаний основам автоматизации управленческого и финансового учета в соответствии с российскими и международными требованиями.

Рисунок 1

Система Platinum обеспечивает полную интеграцию работы всех финансовых и управленческих структур, в том числе на сколь угодно крупном предприятии, имеющем много подразделений и филиалов. Отечественные бухгалтеры, использующие Platinum, имеют все необходимое: “оборотки”, отчет о корреспонденции счетов, “красное сторно”, предоплаты и многое другое. Очень важно, что вести учет можно в неограниченном количестве валют.

Для нормального развития предприятия необходимо, чтобы его автоматизация осуществлялась комплексно. Во многих регионах уже начался производственный рост, активизировались хозяйственные связи, но при этом используются устаревшие системы финансового учета, руководители не могут оперативно получать точную информацию и, следовательно, принимать оптимальные решения.

Внедрение автоматизированной системы уровня Platinum представляется необходимым для любой компании (предприятия), желающей поставить регулярный финансовый и управленческий учет. Еще больше преимуществ с внедрением Platinum получают предприятия, работающие с иностранными инвесторами и партнерами. Platinum делает финансовую систему четкой и прозрачной, и это заметно облегчает работу аудиторам и инвесторам. Комплексная система автоматизации мирового уровня нередко является одним из основных требований и инвесторов, и аудиторских компаний.

Сегодня среди клиентов Platinum в России и СНГ такие компании, как ICN Pharmaceuticals, Тройка-Диалог, Samsung-Жезказганцветмет, Истра-Нутриция, Вымпелком (Билайн) и многие другие — всего более 200 компаний и организаций.

Среди приоритетных для Platinum направлений — предприятия “реального сектора”, стремящиеся к работе по мировым стандартам. В первую очередь, речь идет о таких отраслях, как топливно-энергетический комплекс, легкая промышленность, пищевая промышленность, машиностроение, косметика, бытовая химия, алкогольная и табачная продукция.

Наиболее популярный на российском рынке продукт Platinum — cистема Platinum SQL — строится на новейших информационных технологиях. Это — один из принципов основного производителя программы — американской компании Epicor (Platinum) Software Corporation. В основе любой системы автоматизации финансового и управленческого учета лежит база данных, и технологический уровень всей системы в большой степени определяется тем, как программа работает с этой базой. В случае Platinum SQL используется только SQL-сервер компании Microsoft. То, что Platinum работает лишь на указанной операционной платформе, означает, что ее продукты полностью с этой платформой технологически совместимы и используют все ее возможности и преимущества. Системы же, работающие на различных платформах, вынуждены использовать только те функции, которые являются общими для SQL-серверов этих платформ, а, значит — не поддерживают специфических функций операционной среды, позволяющих увеличить производительность системы.

Кроме того, Platinum SQL разработана так, чтобы оптимально использовать возможности операционной системы Windows NT. Тесная интеграция с Microsoft BackOffice (а Platinum — первая система финансового и управленческого учета, получившая право носить логотип “Designed for Microsoft BackOffice”) позволяет свободно обмениваться данными между Platinum и офисными приложениями (Word for Windows, Excel, Access и др.). Например, система может автоматически вставить в письмо, адресованное заказчику, список операций, по которым у него существуют долги; в электронной таблице можно создать пакет бухгалтерских проводок, а потом система сама поместит его в базу данных и выполнит с ним стандартные процедуры; любой требуемый отчет можно легко создать с помощью MS Access.

Система Platinum открыта также и для постоянно развивающихся информационных технологий, играющих в бизнесе все более важную роль. Так, был выпущен модуль “Объектный сервер Интернет”, который дает авторизованным пользователям доступ к финансовой информации через Интернет, а следовательно,— возможность в любое время из любого места работать с текущими данными.

В системе Platinum SQL в полном объеме реализована технология клиент/сервер. О ее использовании в системе говорят в связи с многими продуктами, однако в точном понимании эта технология означает совокупность нескольких фундаментальных понятий: 1) файловый сервер, где хранится база данных; 2) сервер процедур, отвечающий за сложную обработку данных; и 3) клиентские рабочие станции, на которых осуществляется ввод данных в систему и их первичная обработка и проверка.

Во многих системах реализацией технологии клиент/сервер считается управление базой данных SQL-сервером. При этом SQL-сервер осуществляет лишь хранение информации и обработку запросов к базе данных, а все процедуры, связанные с их обработкой, выполняются на рабочей станции.

В системе Platinum SQL в полном объеме используются все три указанных “компонента”, а это дает основание говорить о полной реализации в Platinum технологии клиент/сервер в ее классическом понимании. С этим тесно связано понятие технологической масштабируемости. Если бизнес расширяется, объем информации (а следовательно — размер базы данных) возрастает или количество пользователей системы увеличивается, оказывается достаточным усовершенствовать только серверные машины (а именно на них происходит обработка запросов к базе данных и выполнение процедур), поскольку нагрузка на рабочие станции при этом останется на прежнем уровне. Понятно, что если хранимых процедур нет, то замена всех рабочих станций на более мощные практически неизбежна.

Функции Platinum SQL объединены в модули, обеспечивающие отражение всех бизнес-процессов в какой-либо области учета и управления. При этом, можно использовать только те модули, в которых в настоящий момент ощущается необходимость. Их можно внедрять в систему по мере возникновения надобности, расширив сферу ее применимости. Это называется функциональной масштабируемостью, которой Platinum SQL обладает в полной мере.

Platinum занимает одно из ведущих мест на рынке финансовых систем, но ее возможности этим далеко не ограничиваются. Следует также отметить ее аналитические и управленческие функции. Основной принцип программы заключается в том, что ввод информации осуществляется на основе первичных документов. Впоследствии на основании введенных первичных документов автоматически создаются необходимые бухгалтерские проводки в Главной книге; при этом вся аналитическая информация — о поставщике или заказчике, об оприходовании на склад или выдаче со склада товаров, о датах операции, валюте, скидках и т.п.— также остается в системе. Анализ дебиторской и кредиторской задолженности, полная история операций с бизнес-партнером, автоматический учет себестоимости (методом, выбранным самим пользователем), консолидированный финансовый учет, бюджетные и статистические операции, возможность самим построить практически любые отчеты — все это делает Platinum SQL мощным инструментом управления, учета и контроля (см. рис. 3).

Модули “Управление Бюджетами” (см. рис. 2 и рис. 4) и “Планирование и Анализ” (см. рис. 1), обеспечивают не только анализ фактической деятельности предприятия, но и ее прогнозирование и планирование. Более того, финансовая отчетность (а также бюджетирование и планирование) может строиться иерархически, в соответствии со структурой компании,— как отдельно по предприятиям, входящим в холдинг (которых может быть неограниченное количество), по отделам, территориальным отделениям, так и произвольным способом.

Помимо функциональной насыщенности, система характеризуется и удобством. Приведем здесь лишь несколько примеров. Технология Drill Down позволяет, анализируя итоговые финансовые результаты, быстро выяснить, как получилась любая из показанных в отчете сумм. При этом буквально несколькими нажатиями клавиши мыши можно достигнуть уровня первичных документов, на основании которых было получено анализируемое число. Еще одно доказательство удобства системы — так называемые “финансовые предупреждения”. Система автоматически проверяет базу данных на возникновение каких-либо заранее определенных ситуаций и при их наступлении выполняет заданное действие. Например, посылает по электронной почте письмо менеджеру о том, что заказчик просрочил платеж более чем на 2 дня или оператор ввел заказ на сумму более миллиона рублей.

По мнению компаний, внедривших Platinum, очень важным свойством ее продуктов является возможность вести учет в неограниченном количестве валют (при этом каждая операция в системе отражается также в двух базовых валютах) и строить отчеты в любой из них.

Нет в Platinum SQL и “проблемы 2000”. Она изначально была разработана так, чтобы с ней можно было вступить в новое тысячелетие.

Рисунок 2

Проблема перехода на единые (в рамках корпорации) системы автоматизации различных управленческих подсистем стоит не только перед предприятиями России, но и перед компаниями всего постсоветского пространства. Необходимость во внедрении систем класса Platinum ощущается в Казахстане, Азербайджане, на Украине и в других станах СНГ.

Одним из примеров может являться внедрение в корпорации “Казахмыс”.

Основное направление деятельности корпорации “Казахмыс”— добыча меди и обработка ее до состояния высокой чистоты. Также среди областей ее специализации — производство электронных часов, калькуляторов, магнитофонов, микроволновых печей, телефонных аппаратов. В корпорацию входит также крупный аграрный комплекс с замкнутым циклом переработки. Продукция корпорации поступает на крупные международные биржи, операции осуществляются в нескольких валютах, поэтому требуется рассчитывать курсовые разницы сделок на основе оперативной информации. Подразделения корпорации находятся на территории республики Казахстан, вокруг города Жезказган. В корпорацию входит 69 предприятий, расположенных в радиусе 25 - 30 километров. Из них: 8 основных предприятий (5 рудников, 2 обогатительных фабрики, медьзавод); 33 вспомогательных производства и 28 самостоятельных предприятий.

В общей сложности на предприятии работает около 33 000 человек. Плановая мощность — 220 тыс. тонн меди в год, что составляет 70 % производства меди в СНГ.

В 1996 году перед корпорацией встал вопрос о комплексной автоматизации всех подразделений, назрела настоятельная необходимость в консолидации данных и ведении базы данных по всем предприятиям, получении сводных финансовых отчетов и оценке финансовых результатов как отдельно взятого предприятия, так и корпорации в целом.

До начала работы с Platinum на некоторых предприятиях были автоматизированы только отдельные участки учета. Это касалось автоматизации процесса начисления заработной платы, учета материалов на комбинате, осуществления банковских расчетов. Все выходные формы для центральной бухгалтерии заполнялись вручную, вручную же производилась калькуляция себестоимости и составление смет по всем цехам. Хранение информации за несколько лет становилось проблематичным в связи с большими объемами данных. Это, в свою очередь, затрудняло анализ и планирование производства и продаж, движения материальных ресурсов, дебиторской и кредиторской задолженностей на основе оперативной информации, поступления и использования прибыли и денежных средств фондов.

В 1996 году корпорация получила серьезные иностранные финансовые инвестиции. Инвестор — корпорация Samsung— взял на себя административное управление компанией. Потребовалось отслеживать окупаемость долгосрочных вложений, начисление процентов и анализ эффективности использования кредитов. Руководством было принято решение о внедрении прогрессивных технологий и комплексной автоматизации управления и финансов.

В 1997 году в республике Казахстан был издан указ о переходе на новый план счетов, близкий к международным стандартам, поэтому еще более актуальной стала необходимость во внедрении информационной системы, ориентированной на отображение операций, подобных отслеживаемым Samsung’ом на “Казахмысе”. Исходя из поставленных задач, начался поиск информационной системы, способной удовлетворить эти требования в комплексе.

Руководство корпорации остановило своей выбор на программном пакете Platinum. Эта система имеет архитектуру клиент/сервер, а значит, оптимальным образом проявляет себя при больших и очень больших объемах операций, позволяет без временных задержек одновременно работать более 200 пользователям.

Еще одним немаловажным фактором выбора системы Platinum SQL была необходимость обеспечения постоянного оперативного обмена информацией между удаленными складами, которых только на тот момент насчитывалось 231.

С середины 1997 года начался процесс комплексной автоматизации деятельности корпорации “Казахмыс”.

В комплект поставки Platinum SQL были включены модули Главная Книга, Генератор финансовой отчетности FRx, Расчеты с Поставщиками, Расчеты с Заказчиками, Склад, генератор отчетов Platinum Publisher, Средства разработки и др.

Группой консультантов Platinum было проведено предпроектное обследование, в результате которого был выработан пилотный проект комплексной автоматизации. Автоматизируемые подразделения корпорации были разделены на две группы. К концу первого этапа планировался запуск системы на 41 предприятии, на втором — на остальных 28. Тестовый запуск всей системы планировался на лето 1998 года.

В организационном отношении внедрение системы было разбито на следующие шаги: 1) предпроектное обследование; 2) технический проект; 3) дизайн, настройка системы; 4) тестовая эксплуатация (с возможностью по окончании внедрения начать промышленную эксплуатацию).

В ходе предпроектного обследования была собрана и обработана информация о принципах и структуре финансовой деятельности корпорации. Базой для анализа послужили первичные документы, документы, регламентирующие учетную политику компании.

На основании собранной информации была сформирована полная картина состояния предприятия с точки зрения финансов, бухгалтерии, управления производством и пр. При предпроектном обследовании специалистами Platinum использовалась технология SADT (System Architecture and Design Techniques), предусматривающая графическое отражение существующих на предприятии бизнес-процессов и документооборота — так называемая модель AS-IS.

На основании предпроектного обследования на этапе разработки дизайна был разработан проект будущей системы, которая в полной мере учитывала логику бизнес-процессов корпорации.

Затем было сделано описание конфигурации аппаратных средств, операционной системы, реляционной СУБД и сети, определение числа пользователей и объемов операций, требований к размерам баз данных. В результате был разработан проект построения корпоративной информационной системы, предполагающей использование волоконно-оптического кабеля и многосервисных коммутаторов Frame-Relay/ATM. Распределенная компьютерная сеть была построена на базе оборудования CISCO и модемов Nokia, которые позволили обеспечить скорости передачи информации от 64 до 512 KB/s. Технические вопросы поставки оборудования, монтаж и наладка компьютерной сети были возложены на партнера Platinum - компанию Stins Coman.

На этапе инсталляции было установлено программное обеспечение и заведены базы данных. Тестовый запуск прошел успешно, работы по настройке системы были продолжены. На этом же этапе группа внедрения со стороны корпорации прошла специализированный курс обучения в компьютерном классе Platinum.

На следующем этапе были составлены задания и графики работ по внедрению и управлению ресурсами.

Была разработана и описана схема ввода и обработки данных, документооборота, финальной и ежедневной финансовой и аналитической отчетности.

Специалисты Platinum Software E.C.E. разработали единый план счетов и методологию производственного учета, завели единые справочники материалов, поставщиков и заказчиков. Одной из самых кропотливых работ стала разработка схемы взаимодействия внешних систем, уже действующих в корпорации и автоматизирующих учет на отдельных участках, с Platinum SQL. Кроме того, были разработаны процедуры обработки всех участков учета и процедуры регистрации первичных документов в системе. И, наконец, была реализована система уровней доступа пользователей, что обеспечило компании должную степень сохранности коммерческой информации.

На следующем этапе была осуществлена установка параметров системы, подготовка исходной информации (начального сальдо, необходимых первичных документов), были импортированы данные из систем, в которых до того велась работа финансовых служб предприятия (всего их насчитывалось около 100).

На этапе тестовой эксплуатации в уже подготовленную систему вводились данные за заранее определенный тестовый период, затем введенные данные обрабатывались, были получены формы необходимой отчетности и проверена корректность полученной информации, процедур, настроек системы.

Основными отчетами, которые были настроены за этот период, являются: балансовый отчет, отчет о прибылях и убытках в соответствии с международными стандартами, затраты по каждому предприятию с аналитикой по типам затрат, оборотные ведомости по счетам Главной Книги за период, движение товаров на складах за период, кредиторская задолженность с аналитикой по группам поставщиков, широкий спектр счетов по операциям закупок и пр.

Для организации удаленного доступа и получения информации в режиме реального времени были использованы Инернет-технологии — был установлен корпоративный сервер Platinum и сервер удаленного доступа для связи всех предприятий.

1 ноября 1997 года была начата опытно-промышленная эксплуатация системы, после которой 41 предприятие приступило к полноценной работе.

На втором этапе была осуществлена интеграция и наладка системы на оставшихся 28 предприятиях. В результате интеграции в системе работает более 100 пользователей.

Первый консолидированный баланс по всем предприятиям был получен 30 мая 1998 года. В дальнейшем обеспечена возможность получения месячных балансов через 15 дней после окончания периода.

Рисунок 3

Рисунок 4

Еще одним актуальным примером внедрения Platinum является сотрудничество с корпорацией Ай-Си-Эн (ICN) Фармасьютикалс.

ICN Pharmaceuticals, международная фармацевтическая компания, штаб-квартира которой расположена в г. Коста-Меса (шт. Калифорния, США), выпускает и продает более 600 рецептурных и безрецептурных медикаментов и биотехнологических продуктов более чем в 90 странах мира. Штат компании насчитывает свыше 17 тыс. человек. Она инвестирует в Российскую экономику сотни миллионов долларов.

Являясь фармацевтической корпорацией мирового уровня, ICN Pharmaceuticals расширяет масштабы своей деятельности за счет приобретения новых компаний. В частности, были приобретены контрольные пакеты акции крупнейших в России производителей лекарств: петербургский “Ай-Си-Эн Октябрь”, челябинский “Ай-Си-Эн Полифарм”, курский “Ай-Си-Эн Лексредства”, томский “Ай-Си-Эн Томскхимфарм” и “Ай-Си-Эн Марбиофарм” из Йошкар-Олы.

При расширении деятельности в России ICN столкнулась с проблемой совместимости информационных технологий, что было обусловлено разнородностью информационных систем на вновь приобретенных предприятиях.

Приобретение пяти российских предприятий позволило ICN заявить о себе на развивающемся российском рынке. Однако вместе с пятью новыми компаниями ICN унаследовала и пять разных информационных систем,— как правило, доморощенных и несовместимых с системами, действующими на ее американских предприятиях.

Эти оригинальные системы не были рассчитаны на консолидацию учетных данных и не позволяли осуществлять взаимодействие между компаниями. На всех приобретенных российских предприятиях действовали российские нормы бухгалтерского учета. Ни одна из систем не поддерживала принятые в США принципы бухгалтерского учета (GAAP).

Только на одном из пяти российских предприятий существовала полностью интегрированная система. Везде применялись системы, рассчитанные на устаревший текстовый пользовательский интерфейс. Во всех дочерних компаниях бизнес-процесс был организован по-разному и использовались различные модели документооборота. Для многих операций отсутствовали процедуры ведения “контрольного следа”. По сути, эти системы требовали значительных усовершенствований. Например, в компаниях действовали разные правила учета, что приводило к дублированию некоторых функций. Обработка данных нередко выполнялась дважды на различных участках учета. Необходимость вручную переделывать финансовые отчеты в соответствии с международными стандартами создавала для сотрудников ICN дополнительную нагрузку. Без эффективного информационно-технологического решения любые попытки перестроить процессы на пяти заводах и в главном офисе были бы тщетны.

Кроме того, в большинстве используемых программ не была решена проблема 2000 года.

С помощью Platinum корпорации ICN удалось решить эту проблему, внедрив на своих российских предприятиях гибкую и надежную систему на базе решений Microsoft и Platinum Software ECE/Epicor, таких как Microsoft Windows NT® Server, Microsoft SQL Server™ и Epicor Platinum SQL.

Новая система ICN, оснащенная русскоязычным интерфейсом и использующая реляционную базу данных формата MSQL, позволила корпорации рационализировать и стандартизировать бизнес-процессы на своих новых предприятиях.

Внедрение Platinum SQL повысило эффективность обработки учетных данных, актуальность их к моменту поступления, точность и надежность. Система Platinum SQL облегчила управление данными как в рамках каждой из дочерних компаний, так и на корпоративном уровне, в том числе для целей внешнего аудита. Новое решение опирается на стандартные технологии, позволяющие ICN реализовать унифицированные решения в минимальные сроки.

При внедрении Platinum SQL на дочерних предприятиях ICN проектная группа радикально усовершенствовала бизнес-процессы, внеся в них единообразие. Совместные усилия специалистов Platinum Software ECE и сотрудников информационного и финансового отделов ICN позволили внедрить стандартизованные правила учета во всех российских компаниях ICN и унифицировать подход ко всем важнейшим аспектам бухгалтерского учета и оформления отчетов.

Елена Чернобыльски, вице-президент по финансовым вопросам ICN Pharmaceuticals, отметила: “Для финансовой группы ICN основная цель состоит в том, чтобы своевременно получать финансовые отчеты, которые гарантировали бы 100 %-ую точность и надежность содержащихся в них данных. Система Platinum SQL оказалась в этом отношении прекрасным подспорьем”.

Новая система была установлена в Европейской штаб-квартире корпорации (в Москве) и на пяти ее российских производственных предприятиях. Реализация этого грандиозного проекта потребовала координации действий специалистов из четырех городов: Москвы, Санкт-Петербурга, Лондона и Ирвайна (шт. Калифорния). Группа внедрения из Platinum Software E.C.E. завершила проект за полгода.

В качестве самого свежего примера внедрения продуктов Platinum можно привести сотрудничество с компанией “ВымпелКом” (владелец марки БИ ЛАЙН).

Проверив качество продуктов Platinum еще на версии для DOS, с разрастанием компании и ее операций “ВымпелКом” принял решение о переходе на Platinum SQL. На первом этапе проекта предполагалось внедрение Platinum SQL для ведения компанией российского бухгалтерского учета и контрактов с поставщиками. Этот этап был завершен в августе 1999 г.

В целом на этом этапе стояли следующие цели.

1. Повышение эффективности деятельности компании и автоматизация работы с клиентами.

ВымпелКом — компания, акции которой котируются на Нью-Йоркской фондовой бирже (NYSE). В ноябре 1996 г. “ВымпелКом” стала первой российской компанией, разместившей свои акции на американском рынке после 1903 года. Это накладывает ряд специфических требований при подготовке финансовых отчетов по международным стандартам (в частности, в соответствии с американским вариантом GAAP): оперативность, точность предоставляемых данных, прозрачность и открытость финансовой деятельности. Внедрение новой системы автоматизации бухгалтерского учета является одним из ключевых факторов, способствующих достижению этих целей.

Что касается финансового планирования и отчетности внутри компании, а также других задач финансового и управленческого характера, Platinum SQL позволяет построить деятельность компании в этой области в соответствии с тремя основным критериями: качеством, скоростью работы и экономичностью.

Это достигается за счет постоянного усовершенствования бизнес-процесса, в значительной степени движимого практическим опытом использования функциональных возможностей системы.

2. Использование перспективных информационных технологий.

Архитектура и базовое программное обеспечение, на основе которых построена система Platinum SQL, удачно вписываются в стратегию “ВымпелКома” по применению информационных технологий: платформа Windows NT/SQL Server является наиболее перспективной для такой компании, как “ВымпелКом”— со сложной внутренней структурой и большим количеством пользователей.

В настоящее время в “ВымпелКоме” ведутся работы по использованию системы в более широком масштабе, выходящем за рамки основных функций финансового и бухгалтерского учета.

Copyright © 1994-2016 ООО "К-Пресс"