Компьютер в бухгалтерском учете и аудите 1999'4
	Home Поиск Издания Контакты k-press.ru

Продолжается подписка на наши издания! Вы не забыли подписаться?

Фирма “СОФТ-ВЕСТ”

Небольшой магазин, только становящийся на ноги, вряд ли сможет позволить себе дорогостоящие оборудование и программное обеспечение. Поэтому целесообразность применения на начальном этапе развития недорогих коробочных программ сомнений не вызывает, тем более, что подобные программы неплохо удовлетворяют потребности торгового предприятия на этапе первичной автоматизации.

Применяемое при первичной автоматизации решение обычно выбирается из соображений максимальной дешевизны и простоты. Как правило, такое решение рассчитано на малоподготовленный персонал, минимум рабочих мест и небольшие объемы данных.

Этим требованиям вполне отвечают простейшие программы файл–серверной архитектуры либо их однопользовательские версии с обменом информацией через внешние носители (дискеты, ZIP). В подавляющем большинстве случаев на начальном этапе автоматизация носит частичный характер и не претендует на комплексный подход к торговой специфике заказчика. Это позволяет использовать программы с заранее заложенной в них типовой информационной технологией, усредненной относительно потребностей среднестатистического заказчика.

Но как только магазин становится на ноги, расширяется, набирает персонал, закупает технику — ему перестает хватать возможностей коробочных программ и назревает необходимость вторичной автоматизации. Эта задача решается различными способами:

• коробочные (крупнотиражные) решения, имеющие сравнительно широкие функциональные возможности (с более полным учетом специфики торговли в таких магазинах) и занимающие более дорогой ценовой диапазон;

• заказные проекты, учитывающие индивидуальные информационные потребности конкретного клиента;

• типовые решения, осуществляемые на основе инструментальных программных комплексов, обладающих гибкими возможностями реализации индивидуальных потребностей заказчика.

Решение задачи вторичной автоматизации должно обеспечивать поддержку одновременной работы достаточно большого числа пользователей, увеличенные объемы обрабатываемых данных, обеспечивать автоматизацию таких участков информационной технологии заказчика, которые при первичной автоматизации либо существовали в зародыше либо отсутствовали совсем, поскольку до них просто не дошли руки. Следовательно, решение при вторичной автоматизации должно быть сетевым и комплексным, то есть включающим в себя в единой взаимосвязи и управление торговлей, и взаимодействие со всеми видами электронного торгового оборудования, и складской учет, и бухгалтерию, и кадры.

Первоначально “СОФТ-ВЕСТ” предлагал своим клиентам индивидуальные решения на основе программного комплекса ДОМИНО, которые учитывали специфику конкретного предприятия. Многолетний опыт проведения комплексной автоматизации предприятий торговли и сферы досуга позволил фирме разработать типовые технологические решения, с помощью которых можно сделать внедрение более экономичным по затратам и срокам.

Технологические решения фирмы “СОФТ-ВЕСТ” подходят под определение тиражных, поскольку они практически полностью отчуждаемы от фирмы-разработчика. Решения подробно документированы, имеют возможности перенастройки интерфейса пользователя и средства настройки отчетов, подробно описанный порядок внедрения.

С начала 1999 года указанные решения внедрены в Москве и в других городах, причем иногородние внедрения целиком осуществляются силами персонала заказчика (обученными администраторами системы) с консультациями по Internet, что подтверждает высокую степень отчуждаемости продуктов фирмы “СОФТ-ВЕСТ”.

По нашему мнению, любой тиражный продукт, особенно предназначенный для вторичной автоматизации (то есть рассчитанный на повышенные объемы данных), должен удовлетворять требованию целостности учетной информации, что означает, в частности, наличие автоматических процессов обобщения первичной информации из торгового зала или склада в бухгалтерском виде. Одним из путей реализации этого требования может служить единое информационное поле для всех процессов автоматизации информационной технологии торговой деятельности (принцип “Все в одном”, то есть общая централизованная база данных для всей информации).

Так, идеология программного комплекса ДОМИНО, на котором основаны технологические решения фирмы “СОФТ-ВЕСТ”, предполагает единое информационное поле для всех участков учета. В комплексе ведется единая база данных для документов всех видов, где каждый вид документа обрабатывается по-своему, причем порядок обработки документов (генерируемые проводки, связь с другими документами и пр.) можно переопределять. Поэтому проблема переноса данных с одного рабочего места на другое просто не возникает.

Что предпочесть: индивидуальное решение, полностью учитывающее специфику своего предприятия, или типовое, многократно опробованное? Оба варианта имеют свои несомненные достоинства, и каждый клиент делает выбор в зависимости от собственных информационных потребностей (часто осознаваемых интуитивно) и материальных возможностей.

“СОФТ-ВЕСТ” в состоянии предложить своим клиентам и готовые решения (которые, тем не менее, возможно при желании клиента дополнить), и индивидуальные проекты. Какой вариант предпочесть — клиент решает сам.

Для тех, кого устраивают готовые решения, “СОФТ-ВЕСТ” предлагает следующие варианты:

“Бутик”— для магазинов, торгующих промышленными товарами; прекрасно приспособлен для учета цветов, размеров, помогает руководству поддерживать постоянный ассортимент наиболее ходовых товаров.

“Магазин 2000”— для предприятия розничной торговли; включает торговый, складской и бухгалтерский учет, решает проблемы стыковки с электронным торговым оборудованием.

“Торговый Дом”— для сети торговых предприятий с центральным офисом; обеспечивает консолидацию данных.

“Развлекательный центр”— для кинотеатров, стадионов, концертных залов; предоставляет единую технологию учета для торговли и услуг, полностью автоматизирует продажу билетов по плану зрительного зала, работу бара (ресторана), бутика (магазина), склада.

“Торговля фармацевтическими препаратами”— для оптовой торговли медикаментами, решение прекрасно приспособлено к особенностям учета фармацевтических препаратов (к сертификации, прейскурантам, партионному учету и пр.).

Рисунок 1

Общим для всех решений является их комплексность — они автоматизируют все участки учета (склад, бухгалтерию, товародвижение и т.п.). В поставку каждого решения входят: программный комплекс ДОМИНО, настройки меню и экранных форм, отчеты и документация, включающая полное описание технологии работы и описание работы для каждой категории персонала (роли).

Каждое решение предполагает распределение персонала заказчика по определенным ролям. Например, Оператор, Заведующий складом, Менеджер, Менеджер по кадрам, Заведующий Торговым Залом, Бухгалтер, Старший кассир, Главный бухгалтер и Администратор. Каждая из этих ролей имеет свой круг обязанностей, отраженный в описании технологии работы, доступ к соответствующим пунктам меню системы ДОМИНО и подробное персональное руководство, в котором приводится полный порядок действий для выполнения всех выполняемых ролью операций.

Описание технологии работы содержит условия применения проекта и подробно освещает все бизнес-процессы (заказ товаров у поставщика, оплата товара, внутренние перемещения и т.п.), реализованные в рамках данного программного решения с разбиением на технологические операции, выполняемые каждой задействованной в нем ролью.

Если клиенту подходят заложенные в решение схема учета и организация работы, полное внедрение любого из перечисленных решений займет три месяца. Для сравнения, цикл разработки и внедрения индивидуального проекта составляет не менее шести месяцев. Такое ускорение (в два раза и более) достигается за счет того, что типовое технологическое решение полностью проработано и документировано, адаптировано под специфику области применения, а также за счет параллельного выполнения работ в ходе внедрения. Так, обучение персонала заказчика можно производить одновременно с первичным вводом данных и настройкой оборудования.

Процесс внедрения продуман таким образом, что активную роль в нем играют не только представители фирмы “СОФТ-ВЕСТ”, но и сами сотрудники заказчика. Например, для этого на первом этапе внедрения предусмотрено обучение администратора, который будет обучать других сотрудников своего предприятия и курировать первоначальный ввод данных.

Далее позволим себе остановиться на тех изюминках, которые делают каждое типовое решение уникальным.

Решение “Бутик” предназначено для магазинов, торгующих промтоварным ассортиментом высокого качества: одеждой, обувью, парфюмерией, аксессуарами. Автоматизация учета в таком магазине, несмотря на его сравнительно небольшие размеры, имеет свои особенности.

Информационная система, предназначенная для бутика, должна помогать руководству и персоналу:

• во-первых, учитывать товар по цветам и размерам;

• во-вторых, поддерживать минимально допустимый запас товаров в магазине. А это не так просто, как кажется на первый взгляд. Размеры бутика, как правило, небольшие: маленький торговый зал плюс склад весьма скромной вместимости. Отсюда возникает задача — каждый квадратный сантиметр площади должен использоваться на 100 %.

• в-третьих, формировать постоянный ассортимент. На товар, относящийся к постоянному ассортименту, неплохо бы автоматически формировать заказ.

Информационные потребности бутика обусловливают и структуру справочника товаров. В справочнике товаров на каждый товар, которым торгует бутик, должна быть заведена обобщенная карточка товара. Каждой такой карточке в момент регистрации товара присваивается уникальный внутренний номер.

В состав реквизитов обобщенной карточки товара, в частности, входят: уникальный учетный (внутренний) код товара; артикул; учетная единица; страна производства; изготовитель; предпочтительный поставщик; валюты цен; признак постоянного ассортимента; минимально допустимый запас; процент наценки; шкалы цветов и размеров; продажные коды; количество; скидка (наценка).

“Магазину 2000” уже была посвящена отдельная статья в номере 3/99 данного журнала. Поэтому укажем только основные особенности этого типового решения.

“Магазин 2000” включает в себя программный комплекс ДОМИНО со всеми необходимыми для автоматизации магазина настройками, а также полный комплект электронного торгового оборудования, компьютерной и коммуникационной техники, который рассчитывается исходя из автоматизируемой с его помощью площади торгового зала.

Фирмой “СОФТ-ВЕСТ” разработан целый ряд спецификаций на необходимое оборудование для магазинов разной величины, специализирующихся на различных ассортиментных группах товаров. Использование оборудования из этой спецификации позволяет избежать проблем при взаимной стыковке. Оформление внутреннего перемещения товаров и инвентаризация проводятся с помощью терминалов сбора данных, в торговом зале предусматривается использование кассовых терминалов, а для торговли на вес отлажено взаимодействие с электронными весами. Если финансовых средств не хватает на нужную конфигурацию оборудования, заказчик может купить минимально необходимый базовый комплект и постепенно, по мере возможностей, его наращивать.

В последнее время четко прослеживается тенденция к укрупнению торговых структур, к объединению предприятий оптовой и розничной торговли в холдинги, торговые дома и корпорации.

Понятно, что у холдинга совершенно иные информационные потребности, чем у одиночного магазина, и руководство объединения занимают задачи совсем иного масштаба.

Директору холдинга необходимо иметь всю значимую информацию и по всей сети магазинов в целом, и по отдельным магазинам, и по оптовой базе (распределительному центру). Видно, что сложность решаемой задачи, по сравнению с одиночным магазином, возрастает втрое, и основной проблемой теперь является консолидация поступающей от разных предприятий информации. И хорошо, если на всех объектах холдинга учет автоматизирован с помощью одного программного комплекса.

Рисунок 2

“СОФТ-ВЕСТ” решил проблему консолидации давно, предоставив клиенту два режима, в которых он может обобщать данные.

Кроме того, “СОФТ-ВЕСТ” предусмотрел и решение такой насущной для холдингов проблемы, как работа с большими объемами информации: за много лет торговли у холдинга накапливается много информации по разным магазинам. Вся информация хранится в одной базе данных, и директор всегда может посмотреть, какой товар как продавался. Выполнение запросов по другим годам не замедляет текущую работу персонала.

Для крупного торгового предприятия важной является и проблема поощрения постоянных клиентов. Здесь действует правило 20–80: 20 % клиентов приносят 80 % денег. Поэтому во всем мире уже доказала свою эффективность технология электронных дисконтных карт.

Такие технологии получают все более широкое распространение в связи с очевидной выгодой как для покупателя, так и для торгового предприятия. Благодаря возможности персонификации каждой продажи становится возможна автоматизация торговли с новыми, ранее не применявшимися способами назначения скидок. Например, торговое предприятие может с помощью дисконтной карты накапливать информацию об общей сумме покупок постоянного клиента и на ее основе назначать этому клиенту индивидуальную скидку по прогрессивной шкале.

Поддержку обработки дисконтных именных карт в комплексе ДОМИНО осуществляет отдельная программа — сервер клубных карт, который на выделенном компьютере обрабатывает запросы с касс.

Кассир, выдающий покупателю дисконтную карту, регистрирует ее в ДОМИНО. При этом на сервере клубных карт фиксируется ее уникальный код. В дальнейшем при обработке каждой покупки обладателя клубной карты сервер клубных карт автоматически считывает номер карты и отправляет запрос в ДОМИНО.

В ДОМИНО по факту покупки создается отдельный документ. По итогам обработки покупок данного клиента сервер начисляет скидку на покупаемый товар. Поскольку в ДОМИНО хранится вся информация по всем продажам, относящимся к каждой клубной карте, эта информация может служить базой для назначения скидки (поддерживаются постоянная и накопительная скидки).

Специфика сферы услуг предполагает единую технологию работы и ведения учета для двух разных сфер деятельности, когда одновременно в работе предприятия присутствуют как элементы торговли, так и оказания услуг. Такого рода “смешанные” технологии применяются в культурных центрах, специализирующихся на зрелищных мероприятиях, в спортивных сооружениях, в крупных универсальных магазинах и так далее.

Комплексная автоматизация всех разнородных составляющих такого торгового предприятия включает обладающие собственной спецификой подсистемы:

• склад;

• бар;

• бутик;

• зрительный зал.

Современные технологии учета, реализованные в данном технологическом решении фирмой “СОФТ-ВЕСТ”, в числе прочих включают:

• раздельный учет товаров по цветам, размерам с использованием разных шкал размеров и цветов;

• автоматическое списание составляющих при приготовлении блюд;

• хранение и обработку данных за несколько лет работы;

• охват всех этапов и разделов учета от поступления на предприятие (товара, основного средства…) до получения баланса.

Предполагается, что в баре производится продажа и товаров, не требующих дополнительной обработки, и блюд, то есть товаров, для приготовления которых используется несколько составляющих (салаты, кофе и др.). Приготовление блюд из нескольких ингредиентов происходит непосредственно в баре.

При этом рецептура любого блюда не является постоянной. Приведем в качестве примера растворимый кофе, который включает в себя 2 компонента — сахар и кофе. Сахар может быть кусочками или в виде сахарного песка, кофе — “Нескафе”, “Майский кофе” или “Моккона”. С точки зрения бармена такой растворимый кофе - одно блюдо, с точки зрения бухгалтера и кладовщика - это разные блюда. Поэтому перед системой автоматизации стоит задача автоматического списания ингредиентов, использованных на приготовление проданного количества блюд. Списание должно происходить автоматически по мере реализации блюд, то есть по каждому факту продажи блюда барменом.

Данная задача в программном комплексе ДОМИНО успешно решена. Для этого в базе данных комплекса хранятся как текущие составы всех блюд, так и история их изменений.

Рисунок 3

Бутик, как центр специализированной торговли, должен обеспечивать более высокий уровень сервиса, чем обычный магазин или торговая точка. Это обстоятельство предполагает в числе прочих обязательный раздельный учет продаваемых товаров по цветам и размерам.

При этом часто приходится иметь дело с иностранными поставщиками, имеющими свои собственные стандарты, отличные от отечественных. Поэтому комплекс ДОМИНО обеспечивает формирование заказов поставщику по его шкале цветов и размеров.

В числе специфических особенностей обслуживания зрительного зала средствами комплекса ДОМИНО поддерживаются:

• продажа билетов по электронному плану зрительного зала;

• отслеживание свободных, занятых, забронированных и привилегированных мест;

• бронирование билетов;

• расписание сеансов;

• ценовые категории сеансов;

• ведение списка VIP-клиентов.

Торговый склад, рассчитанный на обслуживание вышеперечисленных специфических категорий торговли, поддержка которых реализована в описываемом технологическом решении комплекса ДОМИНО, обеспечивает:

• партионный учет;

• полную, частичную, выборочную инвентаризацию.

Заметим, что в решении присутствуют все стандартные общеупотребительные функции, поэтому из соображений экономии места мы их опустим.

Так как мы планируем посвятить этому решению отдельную статью, ограничимся лишь краткой характеристикой “Торговли фармпрепаратами”.

Данное решение учитывает такие особенности оптовой торговли медикаментами, как партионный учет в разрезе серий фармацевтических препаратов, сертификация товара (например, на каждую из серий выдается копия сертификата качества), ведение прейскурантов и др.

Не стоит думать, что рассмотренные в статье типовые решения полностью исчерпывают ассортимент, предлагаемый клиентам фирмой “СОФТ-ВЕСТ”.

Фирма предлагает также индивидуальные проекты автоматизации на основе программного комплекса ДОМИНО.

Постоянно расширяется и спектр типовых технологических решений: в стадии разработки находятся “Производство” и “Ячеистый склад”.

Copyright © 1994-2016 ООО "К-Пресс"