Компьютер в бухгалтерском учете и аудите 2000'2

Home Поиск Издания Контакты k-press.ru


Продолжается подписка на наши издания! Вы не забыли подписаться?

Columbus IT Partner

Возможности базового контура системы управления предприятием "АКСАПТА"

При реализации проекта по автоматизации предприятия необходимо определить несколько четких критериев, которым должна соответствовать система.

Прежде всего, система должна быть комплексной, что обеспечивает четкое информационное взаимодействие всех подразделений предприятия, позволяет производить комплексную оценку и планирование деятельности и пр. В системе как минимум должен быть реализован весь набор функциональных возможностей, содержащихся в отдельных специализированных программах для автоматизации того или иного участка деятельности.

Кроме того, система должна поддерживать возможность адаптации к любым изменениям: увеличению пользователей в рамках расширения деятельности предприятия (масштабируемость), изменению деятельности предприятия по мере его развития. Возможность адаптации к бизнес-потребностям отрасли и конкретного предприятия, а также соответствие требованиям российского законодательства и практике ведения хозяйственной деятельности также является немаловажным фактором.

Наконец, выбранная система должна поддерживать все передовые технологии, методы управления и ведения хозяйственной практики, принятые как в России, так и за рубежом.

Система управления предприятием АКСАПТА класса ERP, представляемая на российском рынке компанией Columbus IT Partner, полностью соответствует всем вышеперечисленным требованиям. Основанная на применении самых современных технологий, она сочетает в себе широчайшие функциональные возможности с полным соответствием российским стандартам и адаптивностью к деятельности любого предприятия.

Базовые возможности АКСАПТА основываются на применении трех контуров системы: "Финансы", "Производство" и "Торговля и логистика", входящих в стандартную конфигурацию системы. Контуры состоят из отдельных модулей; возможности системы могут быть существенно расширены за счет подключения дополнительных модулей: Банковские операции, Заказы, Расчеты с клиентами, Закупки, Расчеты с поставщиками, Управление запасами, Управление складом, Спецификации, Маршруты, Рабочие центры, Производственные заказы, Сводное планирование, Персонал, Проекты, Управление знаниями, Управление взаимоотношениями с клиентами и др.. В данной статье мы рассмотрим возможности, которые предлагает именно стандартная конфигурация системы.

Финансовый блок

Блок финансовых модулей системы нового поколения "АКСАПТА" позволит решать следующие задачи:

В финансовый блок стекается информация из всех остальных модулей, так что он, можно сказать, является "ядром" системы. Возможности этого блока могут быть расширены путем подключения к нему модулей Торговля, Логистика, Производство, Проекты, а также дополнительных модулей, которые разработаны партнерами компании Damgaard International из разных стран мира.

Ниже рассмотрены некоторые функциональные характеристики финансовых модулей.

План счетов

Система имеет структурированный план счетов (рис. 1). По каждому счету можно установить валюты, в которых будут фиксироваться платежи, обязательность разнесения платежей по кодам аналитики, типы разноски, пользователей, имеющих права на разноску по нему операций.

С помощью так называемых счетчиков (рис. 2) можно настроить альтернативные планы счетов и в каждом из них сформировать специальные расчетные счета. На этих счетах будут фиксироваться и автоматически обновляться значения финансовых коэффициентов.

В финансовых модулях системы "АКСАПТА", как и во всех остальных ее модулях полностью, реализован принцип так называемого сквозного просмотра. Например, из плана счетов нажатием клавиши "Проводки" можно мгновенно начать просмотр проводок по счету и, выбрав проводку, перейти к просмотру всех проводок по конкретному бухгалтерскому документу, к просмотру и печати связанных первичных документов, а также к просмотру операций во всех модулях, имеющих отношение к данной проводке.

Рис. 1

Рис. 2

Рис. 3

Во всех модулях системы предусмотрена возможность относить те или иные хозяйственные операции к различным кодам аналитики и использовать последние для формирования отчетов под разными углами зрения (рис. 3). В качестве кодов аналитики могут выступать центры затрат, центры прибыли, направления деятельности и т.д. Благодаря уникальной объектно-ориентированной архитектуре системы можно установить любое нужное число кодов, начиная с трех.

Если в двух структурах какой-либо компании настроены счета расчетов между компаниями, то, находясь в базе данных одной из структур, можно работать с планами счетов другой. Выполняемые операции автоматически сохраняются в базах данных обеих структур.

Ведение журналов и многовалютный учет

Система позволяет организовать и вести любые журналы, необходимые пользователю. Применительно к каждому журналу можно указать допустимый диапазон счетов и пользователей, которые имеют право выполнять разноску проводок своего журнала (рис. 4).

Многовалютная система "АКСАПТА" предполагает ежедневное введение курсов неограниченного числа валют. Все проводки в Главной Книге, а также проводки, вводимые через ее журналы и создаваемые автоматически по операциям в других модулях, содержат данные:

Это дает возможность формировать по единому массиву данных отчеты для налоговых органов, управленческие и корпоративные отчеты, то есть решать задачу так называемого двойного учета.

Сделанные пользователем проводки фиксируются в специальных журналах контроля проводок — Audit trail (рис. 5).

В системе обеспечиваются автоматический расчет и раздельная разноска реализованной и нереализованной курсовой разницы.

Рис. 4

Информация о поставщиках и клиентах

Картотеки клиентов и поставщиков хранят всю необходимую информацию, включая любое число банковских реквизитов, неограниченное количество адресов, описание стандартных условий поставки и оплаты. Система позволяет по кодам клиентов и поставщиков гибко настраивать условия оплаты, фиксировать графики платежей и отслеживать частичные выплаты. Информация о банковских реквизитах автоматически используется при формировании платежных поручений.

Для упорядочения процесса обработки счетов поставщиков, учета и анализа общей задолженности в систему введен специальный механизм регистрации всех входящих счетов, их последующего одобрения и разноски по бухгалтерским счетам или же отмены. По одобренным счетам система может автоматически отслеживать сроки платежей и формировать предложения по оплате для дальнейшего утверждения пользователем.

Рис. 5

Рис.6

Рис. 7

Система автоматического начисления пеней и штрафов (в соответствии с условиями контрактов, заключенных с клиентами и поставщиками) формирует письма-напоминания и выписки из лицевых счетов клиентов (рис. 8).

Как уже упоминалось, технология сквозного просмотра информации реализована во всех формах системы. Так, из карточки клиента можно мгновенно просмотреть все проведенные по нему операции, по каждой операции просмотреть бухгалтерские проводки, складские операции, напечатать исходный документ. На основе отраженных в карточке данных можно в автоматическом режиме по шаблонам, созданным в Microsoft Word, подготавливать контракты с клиентами. Эта операция выполняется с помощью встроенного в систему механизма DDE.

Рис. 8

Рис. 9

Бюджетирование, планирование и консолидация данных

Система бюджетирования позволяет создавать любые бюджеты (модели в терминологии системы). В частности, можно составить Оптимистический бюджет 1999, Пессимистический бюджет 1999, Уточненный бюджет на первый квартал 2000 г. и т.д. В системе имеется функция для автоматического создания бюджетов посредством периодического повторения бюджетных позиций, а также механизм распределения бюджетных сумм по финансовым периодам с помощью задаваемых пользователем ключей распределения. Связав бюджетные позиции между собой и указав правила, по которым устанавливается эта связь, пользователь может сформировать бюджетную модель для выполнения анализа типа "что если". Бюджетирование можно осуществлять на уровне счетов Главной Книги, отдельных клиентов и поставщиков, групп клиентов и поставщиков (рис. 10).

Механизм финансового планирования дает возможность отследить по каждой фактической и бюджетной операции планируемые поступления наличности и расходы, а также условия оплаты (рис. 11).

Для анализа фактических и бюджетных данных в системе имеется специальный графический инструмент, который помогает строить графики любого вида — гистограммы, круговые и объемные диаграммы и т.д. (рис. 12).

Рис. 10

Рис. 11

Рис. 12

Здесь можно консолидировать данные неограниченного числа компаний, включая и бюджетные (рис. 13).

Рис. 13

Система обеспечивает возможность хранения (в нужных картотеках) данных, общих для всех компаний. Эта возможность реализуется с применением средств так называемых виртуальных компаний.

Отчетность

В системе имеются готовые отчеты применительно ко всем типичным бизнес-процедурам: список балансов клиентов с распределением по срокам задолженности, выписка из лицевого счета поставщика/клиента, бухгалтерского счета и т.д.

Встроенный в систему генератор отчетов позволяет определить необходимый формат финансового отчета, а также те данные, которые выводятся в каждой его ячейке на пересечении строки и колонки. Предусмотрена возможность использования различных календарных периодов, выборки значений по кодам аналитики, фактических и бюджетных данных, произвольной выборки по набору счетов, форматирования выводимых данных и многое другое. Так, с помощью этого инструмента можно создать на базе исходного плана счетов, подготовленного в соответствии с российским законодательством и предназначенного для первичного учета в рублях, отчетность в корпоративных и международных стандартах (IAS, GAAP, SSAP и т.д.), причем содержащую данные в требуемой валюте, например, в долларах.

Гибкость и настраиваемость системы

Для пользователя не составит большого труда установить нужную длину кода номера счета, а также кодов клиента и поставщика: в течение нескольких минут он может изменить первоначальную длину на любую требуемую. Благодаря объектно-ориентированной архитектуре, реализованной здесь технологии IntelliMorph © путем изменения параметра исходного типа данных осуществляется мгновенная перестройка всей системы, в том числе форм и отчетов.

Как и во всех остальных модулях системы, отображаемые на экранных формах поля можно настраивать для каждого пользователя. Можно также создать для одного пользователя несколько "профилей" рабочего места и хранить их в системе.

Среда разработки MorphX © обеспечивает неограниченные возможности контроля над всем инструментарием системы: пользователь может добавить в нее новые справочники, функции обработки, новые функциональные элементы. Объектно-ориентированное построение системы и концепция слоев позволяют решить задачу обновления версий и переноса в модифицированную версию изменений, сделанных для конкретного клиента.

Рис. 14

Управление материальным производством

Контур управления производством системы АКСАПТА полностью поддерживает функциональность, диктуемую стандартами MRP II / ERP.

Модули системы АКСАПТА для управления материальным производством (УМП): Спецификации, Маршруты, Рабочие центры, Производственные заказы, Сводное планирование. Этот набор модулей объединяет средства автоматизации учета и планирования производственных затрат, ресурсов и мощностей. Он тесно связан с модулями Заказы, Закупки, Расчеты с клиентами, Расчеты с поставщиками, Управление запасами, Управление складом, Главная Книга, Проекты, Персонал. Так, автоматическое создание производственных заказов базируется на данных о клиентских заказах, которые обрабатываются в модуле Заказы. Формирование заявок на поставку комплектующих и сырья происходит с использованием средств модуля Закупки. В модуле Управление запасами и Управление складом ведется автоматический и ручной учет отпуска сырья и комплектующих в производство и оприходования готовой продукции. Модуль Главная Книга автоматически формирует проводки по себестоимости производимой продукции, незавершенному производству и т.д. Данные о производственном оборудовании, поставляемом в рамках инженерных, монтажных и других проектов, рассчитываются в модуле Проекты. Таким образом, система АКСАПТА предоставляет пользователю возможность управлять всем производственным циклом — от составления сметы, планирования ресурсов и затрат до расчета фактической себестоимости продукции.

Концепции управления

Модули УМП поддерживают современные концепции управления производственными ресурсами: стандарт MRP I (Material Requirements Planning), стандарт MRP II (Manufacturing Resources Planning), стандарт ERP (планирование ресурсов на уровне корпорации). Первый стандарт регламентирует планирование потребностей в материалах, второй — процедуры планирования производственных ресурсов. Следование этим стандартам позволяет оптимизировать закупки сырья, загрузку производственных мощностей, другие производственные и связанные с ними процессы.

Множество параметров системы позволяет использовать модуль для построения как индивидуальных, так и массовых производств в самых разных отраслях народного хозяйства: в пищевой, химической, обрабатывающей промышленности и т. д.

Производственный заказ

Базовое понятие системы — "производственный заказ"— включает совокупность материалов, средств производства и операций, обеспечивающих создание продукции. Производственный заказ в АКСАПТА имеет следующие этапы жизненного цикла.

Планирование

Реализованные в системе алгоритмы планирования позволяют рассчитать дату поставки изделия, объемы потребностей в сырье и комплектующих, найти узкие места в производственных мощностях и т. п. (рис. 15).

Рис. 15

Система позволяет планировать производства: вперед и назад (по отношению к дате составления плана), с учетом связанных хозяйственных операций (закупки, заказы, вспомогательные производства), в условиях ограниченной мощности ресурсов и реальной динамики склада расходных материалов. Планирование может осуществляться исходя из: правильной загрузки ресурсов, наименьшей заполненности склада, удовлетворения конкретных заказов, поступления расходных материалов, приоритета заказа и т.д. Система позволяет не только спланировать производство в условиях недостаточности сырья и ресурсов, но и рассчитать сдвиги в графиках из-за отставания той или иной хозяйственной операции и предложить действия для возвращения к запланированным срокам. При планировании система определяет критические ресурсы и расходные материалы. Имеется возможность вести долговременное планирование на основе производственных заказов или графиков поставок сырья, определяемых с использованием складских бюджетов.

Система позволяет:

Формирование производства

Маршрут в системе может содержать любое число операций, быть линейным или сетевым (рис. 16).

Наряду с индивидуальным формированием производства, возможно задание его параметров на основе стандартных производственных маршрутов и спецификаций (комплектующих и сырья). Каждая операция может включать ссылку на используемый инструмент, оборудование и персонал. На основе этих данных планируется загрузка мощностей. Привязав потребление сырья к каждой производственной операции, входящей в маршрут, можно вести попередельный учет любого уровня разбиения. При определении спецификаций и маршрутов можно использовать так называемые варианты производства изделий, отличающиеся от базовой схемы некоторыми операциями и компонентами спецификации. Чтобы задать производство по варианту, не нужно полностью описывать маршрут и спецификации, достаточно указать отличающиеся операции и компоненты.

Рис. 16

Производственные спецификации могут включать сырье, товары, услуги (в том числе внешних подрядчиков), а также вложенные спецификации любого уровня сложности. Последние могут содержать компоненты, закупаемые или производимые как самостоятельно, так и с привлечением сторонних подрядчиков.

Методы учета

Система позволяет комбинировать различные методы учета с целью организации максимального контроля над производственными процессами и текущими расходами. В частности, система позволяет организовать:

Модули УМП позволяют автоматизировать производственный документооборот предприятия.

Формирование себестоимости

Чрезвычайно важный аспект системы — настройка автоматического расчета плановой и фактической себестоимости производимых изделий. Этот расчет выполняется с учетом коэффициентов издержек, задаваемых по каждой производственной операции, мощности включенного в производственный маршрут оборудования, квалификации задействованных рабочих, нормативов отбраковки и т. п.

Система поддерживает:

Полная себестоимость выпускаемой продукции может рассчитываться как на основе плановых показателей с последующим учетом отклонений фактических показателей от плановых, так и на основе только фактических показателей.

В системе реализованы:

Таким образом, контур управления производство системы АКСАПТА предоставляет возможность:

Торговля и логистика

АКСАПТА включает средства эффективного управления финансами, торговлей, логистикой и производством. В числе преимуществ системы — новаторские технологии и уникальная функциональность. АКСАПТА ориентирована на решение основных задач управления: мониторинга финансовых и товарных потоков, принятия решений, обеспечения эффективной работы предприятия и контроля за бизнес-процессами. В целях оптимизации системы за каждое из этих направлений отвечает отдельный модуль. Все модули АКСАПТА тесно связаны и образуют единую интегрированную среду, которая позволяет компании дать адекватный отклик на любые требования рынка.

Эффективное решение торговли

Стандартный модуль системы Торговля расширяет функциональность блока Финансы в плане организации закупок и продаж. Этот модуль адресован предприятиям, нуждающимся в организации торгово-закупочных операций и уделяющим большое внимание учету невыполненных заказов и регистрации возврата. Модуль предоставляет базовые функции контроля складских запасов.

Модуль Логистика дополняет возможности модуля торговли и может удовлетворить запросы самого взыскательного оптового поставщика или дистрибьютора. Модуль содержит функциональность для создания сценариев цен и скидок, регистрации прейскурантов по поставщикам, ведения спецификаций, конфигурирования товаров, ABC-классификации. Наконец, модуль Логистика предоставляет интерфейс к модулям Сводное планирование и Управление складом.

Сводное планирование отвечает за прогнозирование продаж и закупок, составление прогнозов складских запасов и краткосрочное планирование закупок и сборки спецификаций.

Модуль Управление складом имеет дело с оприходованием, идентификацией грузов и контролем выполнения погрузочно-разгрузочных работ, ведает распределением поступающих грузов по ячейкам хранения и упаковкой заказов.

Вместе эти четыре модуля покрывают весь спектр задач оптовой торговли. Все модули теснейшим образом интегрированы с финансовым контуром системы. Возможность дальнейшего расширения средств логистики обеспечивают модули Производство и Проекты, а также дополнительные решения, которые разработаны партнерами компании Damgaard International из разных стран мира.

Наличие среди средств торговли и логистики функций управления ценообразованием, планирования покрытия складских запасов и создания вариантов продукции позволяет решить самые насущные проблемы торгово-закупочных предприятий. В их числе: улучшение качества обслуживания клиентов, повышение эффективности торгово-закупочных операций и снижение затрат на складирование.

Создание закупок и заказов

При создании карточки заказа или закупки достаточно выбрать код контрагента — все реквизиты, условия и график оплаты система извлекает из таблиц клиентов и поставщиков.

Кроме ввода закупок вручную, предусмотрен механизм их автоматической генерации на основе прогноза продаж и производства. Наконец, закупку можно создать напрямую из заказа одним нажатием кнопки. Поддерживаются регулярные поставки товара с неизменными коммерческими условиями. Создание заказов и закупок упрощается благодаря средствам копирования заголовков и строк других заказов, закупок и складских журналов.

Каждый этап обработки заказов и закупок знаменуется оформлением определенного документа. Документы можно оформить на языке заказчика, а стоимостные характеристики хозяйственных операций легко выражаются в любой иностранной валюте, что упрощает внешнюю торговлю.

Организация закупок

Рассмотрим последовательность действий по обработке закупки.

Бухгалтерские проводки создаются согласно настроенным схемам контировок и отражают все финансовые аспекты движения ТМЦ. Уникальный механизм учета налогообложения отражает на счетах главной книги начисление прямых и косвенных налогов.

Продажа товара

Продажа, транспортировка товара и выписывание счета-фактуры являются ключевыми моментами работы любой компании. Интегрированное решение управления предприятием АКСАПТА автоматизирует весь процесс эволюции заказа:

По окончании каждой пользовательской процедуры — будь то этап обработки заказа или закупки — система обновляет информацию в связанных модулях и таблицах. Работая в АКСАПТА, оператор имеет доступ к последним зарегистрированным данным во всей их полноте.

Пакетная обработка

Компания, которую не устраивает рутинное оформление счетов-фактур вручную, может выставлять их в пакетном режиме. Соответствующие заказы выбираются с помощью стандартного для АКСАПТА запроса. По такой методике можно организовать автоматический выпуск документов в конце рабочего дня или вставление фактур по итогам месяца.

В ходе пакетной обработки система позволяет объединить несколько заказов для отправки одному клиенту.

Сквозной просмотр данных

Одна из важнейших функций системы — ведение цельного архива первичной документации по заказам и закупкам. В любой момент пользователь может вывести на экран оригинальный счет или накладную и распечатать документ в том виде, в каком он отправлен клиенту.

Более того, можно проследить, какие изменения повлекло оформление документа, вычленив все связанные бухгалтерские и складские проводки. Наоборот: по каждой бухгалтерской проводке или движению товарно-материальных запасов выводится документ, инициировавший хозяйственную операцию.

Такой механизм сквозного просмотра данных позволяет мгновенно определить источник любой ошибки вне зависимости от срока давности.

Рис. 17

Недопоставка и перепоставка товара

Система контролирует соответствие заказанного и полученного количества товара, определяя величину недопоставки и перепоставки. Обнаружив недопоставку, система ожидает решения ответственного сотрудника: вернуть недопоставленную закупку, оплатить счет на неполную сумму и закрыть закупку или выполнить частичную оплату, ожидая прихода всего количества товара. Выбор того или иного варианта действий основывается на потребности в товаре, уровне складских запасов, наличии альтернативной номенклатуры, и все эти сведения сотрудник предприятия может получить в стандартных запросах и отчетах АКСАПТА.

Аналогично обрабатывается перепоставка: снабженец может отослать излишек товара поставщику, оформив возврат товара с выставлением кредит-ноты, или санкционировать оплату счета-фактуры на полную стоимость закупки.

Для каждого товара можно задать допуск недопоставки и перепоставки в процентном выражении с целью автоматизации обработки закупок. Предусмотрена возможность недопоставки или перепоставки по заказам, то есть отправки заказа в объемах, отличных от договорных.

Возврат товара

Система поддерживает как возврат закупки поставщику, так и регистрацию возврата от клиента. Каждой операции возврата товара присваивается уникальный идентификационный номер, упрощающий обработку возврата и выдачу отчетности.

Рис. 18

Пользователь может определить любое количество причин возврата товара и поставить им в соответствие определенные ответные действия. В зависимости от причины возврата можно забраковать товар, выполнить ремонт, произвести экспертизу, возвратить его на склад или вернуть поставщику.

При возврате товара выполняется откат всех связанных бухгалтерских и складских проводок, что гарантирует точное восстановление статус-кво на момент отправки товара: изделие приходуется по исходной цене с реальными издержками.

Резервирование

Механизм резервирования исключает нехватку складских запасов на выполнение заказа или производства. Резервирование может осуществляться как вручную, так и автоматически. Помимо наличных складских запасов, пользователь вправе зарезервировать предстоящие приходы по закупкам. Система позволяет закрепить за заказом товар из определенной складской ячейки или партии, зарезервировать номенклатурную единицу с выбранным номером серии/партии.

Ценообразование и формирование сценариев скидок

Модуль Торговля содержит средства автоматического расчета цены реализации товара на основе его закупочной цены или себестоимости. Для этого достаточно зафиксировать маржу или ввести надбавку в процентах от накладных расходов.

Модуль Логистика предусматривает удобные средства поддержки индивидуальной ценовой политики в отношении клиентов, поставщиков, а также их групп. При необходимости можно распечатать прайс-лист для конкретного клиента или вывести прейскурант цен, предоставленный поставщиком продукции.

Регистрация коммерческих соглашений ведется с конкретизацией валюты, сроков действия договора, номенклатуры и объемов заказа (закупки).

В системе предусмотрен изощренный механизм формирования сценариев скидок. Поддерживается три типа скидок:

Скидки могут иметь как постоянную составляющую, так и переменную, которая исчисляется в процентах от валовой суммы (рис. 18). Они привязываются к размеру, стоимости партии товара или к дате заключения сделки. Система самостоятельно начисляет скидки с цены реализации и корректирует закупочные цены в соответствии с заданными критериями.

Накладные расходы

В системе предусмотрено автоматическое начисление накладных расходов, то есть затрат на транспортировку товара, оплату пошлин и акцизов, а также услуг сторонних организаций.

Накладные расходы, которые возникают при каждой закупке/заказе, определяются на уровне номенклатурных единиц с опцией включения в цену товара. Модуль Логистика позволяет задать накладные расходы на уровне закупки или заказа. Последний механизм отличается большей гибкостью и позволяет сопоставить накладные расходы клиентам, поставщикам, группам поставщиков и клиентов.

Расходы могут быть как фиксированными, так и процентными. Количество накладных расходов не ограничено, они начисляются как на весь заказ/закупку с обязательным распределением по строкам, так и по отдельным товарным позициям.

Накладные расходы можно отнести на себестоимость продукции, провести по кредитору или отдельному счету главной книги. Поддерживается начисление налогов на накладные расходы.

ABC-классификация

АКСАПТА содержит средства разбиения номенклатуры по трем категориям: A, B и C. Разбиение идет по одной из четырех моделей: по оборачиваемости заказов, по прибыльности, валовому доходу или стоимости запасов. Имеется возможность выбора интервала номенклатурных единиц/групп, подлежащих ABC-классификации.

Классификация номенклатуры повышает эффективность сводного планирования, формируя базу для распределения номенклатуры по методике планирования покрытия. С одной стороны, планирование покрытия потребностей становится адаптивным, а с другой — требует минимальных затрат времени.

Складской учет

В АКСАПТА реализован учет номенклатуры трех типов: готовых товаров или комплектующих, услуг и спецификаций (составных товаров). Поддерживается неограниченное количество единиц складского учета, между которыми задаются правила пересчета. Так, предприятие может закупать товар в контейнерах, а продавать поштучно. Допускается регистрация принятой у клиента или поставщика кодировки номенклатуры.

Система ведет подробный мониторинг товарно-материальных потоков. По каждой партии формируется складская проводка, описывающая движение товара. Проводки характеризуются определенным набором кодов складской аналитики и статусом, который отражает этап движения партии. Сумма проводок определяет уровень наличных запасов, количество заказанных, зарезервированных и отпущенных товаров.

Создание проводки инициируется любым действием, потенциально влияющим на уровень складских запасов: оформлением закупки, производства, созданием журнальной строки. С продажей товара проводки не удаляются, что позволяет выполнять откат операций (например, регистрацию возврата). По каждому движению можно проследить источник формирования запасов, вывести список бухгалтерских проводок.

Наличие такой целостной истории формирования товарно-материальных запасов гарантирует точную оценку запасов и позволяет генерировать исчерпывающие отчеты по состоянию склада.

Инвентаризация

Система поддерживает инвентаризацию склада. Для этого используются специальные журналы инвентаризации. После заполнения журналов автоматически подсчитывается разница между результатами инвентаризации и учтенными в системе запасами, после чего создаются корректирующие складские проводки. Предусмотрен механизм проведения периодической инвентаризации.

Управление погрузочно-разгрузочными операциями

Модуль Управление складом служит центром контроля операций погрузки, разгрузки и транспортировки товаров по складу. Такое управление товарно-материальными потоками на физическом уровне невозможно без точной идентификации местоположения груза, поэтому каждой упаковке товара в АКСАПТА ставится в соответствие набор кодов складской аналитики (координат). В их числе — код склада, номер прохода на складе, стеллаж, полка, позиция ячейки хранения на полке, идентификатор тары.

Цикл обработки груза средствами модуля Управление складом включает следующие этапы:

Рис. 19

Отслеживание серийных номеров и партий

В базовую функциональность модуля Логистика входит нумерация партий и поддержка серийных номеров. АКСАПТА позволяет регистрировать номера, присвоенные товару поставщиком, а также автоматически генерировать серийные номера и номера партий по шаблону. Предусмотрен контроль сроков годности партий товара.

Работа с номерами партий и серий происходит на уровне кодов складской аналитики (складов и ячеек хранения), что позволяет отслеживать движение партий и сопоставлять расходы определенной партии/серийному номеру (вести партионный учет).

Расчет себестоимости

При формировании операций расхода в реальном времени товар списывается по:

В ходе закрытия отчетного периода система производит перерасчет себестоимости по одной из пяти моделей: ФИФО, ЛИФО, ЛИФО на дату (по последнему приходу на момент расхода), средневзвешенной себестоимости и средневзвешенной себестоимости на момент отпуска заказа. Параллельно с закрытием склада система позволяет вносить поправки в себестоимость приходов, генерируя корректирующие бухгалтерские проводки.

Все сеансы перерасчета себестоимости фиксируются в специальном журнале, что позволяет в любой момент отменить операцию закрытия склада или корректировки себестоимости.

Спецификации

Спецификация — это изделие, состоящее из набора комплектующих. Если одна из деталей спецификации является подсборкой, то есть состоит из нескольких элементов, спецификация приобретает сложную древовидную структуру (рис. 19). Количество уровней вложенности спецификаций не ограничено.

Спецификации, как и обычные товары, можно закупать, реализовывать и перемещать между складами. Помимо этого, в модуле Логистика предусмотрены средства сборки, развертывания на отдельные компоненты и расчета цены спецификации.

Сборка спецификации имитирует производство изделия: на первом этапе компоненты в необходимом количестве уходят со склада, на втором — приходуются готовые спецификации. Под развертыванием понимается процедура разбиения заказа на продажу спецификации по отдельным строкам, соответствующим деталям изделия.

Наличие спецификации упрощает расчет отпускной цены товара. Она формируется из себестоимости компонентов и сырья с привлечением индивидуальных настроек прибыльности по каждому компоненту, а также стоимости услуг по сборке.

Версии и конфигурации

Благодаря гибкой функциональности ведения версий пользователь вправе использовать одну и ту же спецификацию с различными номенклатурными единицами и конфигурациями.

При внедрении новой модели изделия создается, утверждается и вступает в силу очередная версия спецификации. Система хранит как последнюю версию спецификации, так и все предыдущие, что позволяет выделить изменения в конструкции и, при необходимости, вернуться к старой версии.

Зачастую ассортимент реализуемой продукции включает сходные товары, различающиеся цветом, наличием того или иного конструктивного элемента. Для работы с такими товарами предусмотрена функциональность конфигурирования (выбора вариантов) номенклатуры.

Допустим, что некоторая компания занимается закупкой и сбытом автомобилей, отличающихся цветом покрытия кузова. Такому товару можно присвоить один код номенклатуры, создав несколько конфигураций по цвету покрытия. Данный метод ведения складского учета гораздо удобнее назначения каждому артикулу товара отдельного номенклатурного кода.

По каждой конфигурации можно вывести отчет о наличных запасах, резервировании, заказанных объемах. Поддерживается независимое планирование продаж и закупок товара различных конфигураций.

Планирование

Под планированием понимается расчет потребностей в товарах и материалах и формирование закупок для восполнения нехватки ресурсов. Планирование производится в два этапа: на первом вводится долговременный прогноз продаж, на втором — рассчитываются потребности в товарах и составляется план закупок.

Прогнозирование закупок и продаж

Прогнозирование в АКСАПТА подразумевает ввод объемов предстоящих продаж и закупок. В рамках так называемых моделей прогнозирования может существовать неограниченное количество прогнозов по различным регионам, подразделениям и т.д. Для отделения оптимистических прогнозов от пессимистических может использоваться поддержка подмоделей.

Предусмотрен ввод профиля распределения валового объема продаж по периоду прогнозирования и номенклатуре, что существенно повышает точность прогноза.

По итогам прогнозирования составляется список валовых потребностей в ресурсах. Специальные запросы позволяют оценить динамику уровня складских запасов. Предусмотрена возможность составления финансового бюджета склада путем проводки прогноза товарно-материальных потоков в главную книгу.

Сводное планирование

Прогноз естественным образом ложится в основу краткосрочного плана закупок и производства — сводного плана. Помимо прогноза, в сводном планировании учитываются открытые заказы и закупки, а также уровень наличных запасов товара.

Механизм планирования потребностей в каждой номенклатурной единице индивидуален. Помимо прямых потребностей, рассчитываются производные потребности в деталях спецификаций.

В процессе сводного планирования система ищет тот вариант плана, который удовлетворил бы десяткам условий и параметров: длительности периодов отрицательной и положительной ликвидности склада, необходимой величине резервного запаса товара, периодичности планирования закупок, страховых резервов времени и т.д.

В итоге создается список запланированных закупок, которые подлежат утверждению и переводу в разряд открытых закупок (рис. 20).

Оптимизация плана

В ряде случаев система выдает пользователю предложения по оптимальной организации закупок и продаж. Порядок активизации этих предложений регулируется параметрами сводного планирования.

Предложения первого типа сводятся к переносу сроков исполнения открытых заказов. Допустим, что ожидается продажа изделия, но обеспечить его наличие на складе не представляется возможным. Тогда система информирует пользователя о срыве сроков поставки товара и предлагает отсрочить заказ.

Рис. 20

Рекомендации второго рода призваны повысить оперативность обслуживания клиентов и сократить затраты на хранение товаров. Это достигается путем коррекции объемов и переноса сроков выполнения спланированных закупок.

Запросы и отчеты

В АКСАПТА предусмотрена выдача отчетов по всем характеристикам складских запасов, закупок и заказов. Всего в модулях логистики имеется более 100 экранных форм и готовых отчетов, каждый из которых запускается с уникальными критериями выборки и сортировки данных, а также условиями вывода промежуточных сумм. Благодаря мастеру отчетов пользователю системы не составит труда составить собственный отчет, отвечающий всем требованиям его работы.

Таким образом, использование контура финансов и логистики в системе АКСАПТА позволяет использовать:

Конечно, в данной статье рассмотрена лишь малая часть возможностей системы АКСАПТА. Теме не менее, даже на этом примере можно убедиться в том, что автоматизация предприятия намного эффективнее именно при комплексном подходе. Действительно, результатом раздельной автоматизации отдельных аспектов деятельности предприятия является появление большого числа разнокалиберного программного обеспечения, во многих случаях не облегчающего, а затрудняющего получение оперативной информации, четкое взаимодействие служб предприятия и возможность комплексного анализа и планирования. Вот почему во многих случаях ключом к решению задачи по автоматизации является использование интегрированных систем управления с единой базой данных и широчайшим функционалом, к которым и принадлежит система АКСАПТА.

Copyright © 1994-2016 ООО "К-Пресс"