Компьютер в бухгалтерском учете и аудите 2000'2

Home Поиск Издания Контакты k-press.ru


Продолжается подписка на наши издания! Вы не забыли подписаться?

Columbus IT Partner

Средства управления и планирования деятельности предприятия в системе управления "КОНКОРД"

Эффективность управления предприятием во многом зависит от оптимального распределения имеющихся ресурсов между различными направлениями деятельности, проектами и подразделениями. Для этого необходима четко организованная система планирования движения финансовых, товарно-материальных и иных видов ресурсов.

Составление бюджетов является центральным звеном планирования. Они позволяют лимитировать ограниченные ресурсы, концентрировать их на наиболее важных направлениях деятельности, а контроль за их исполнением является важным направлением анализа эффективности работы различных подразделений и всей хозяйственной деятельности предприятия в целом.

Практика работы процветающих западных компаний показывает, что в них составляются весьма подробные бюджеты по разным направлениям деятельности. В их числе операционный и финансовый бюджеты, бюджеты маркетинга, капиталовложений, производственных и общефирменных затрат, бюджет дополнительного финансирования и т.д. При этом используются разные методы бюджетирования: от простой индексации бюджетов прошлых периодов до сложных расчетов, основанных на оптимизационных и имитационных экономико-математических моделях. Естественно, что работа по составлению и анализу исполнения бюджетов немыслима без использования современных информационных технологий.

При автоматизации соответствующих расчетов используются два основных подхода. Первый (и достаточно распространенный) состоит в применении средств офисной автоматизации общего назначения и, прежде всего, электронных таблиц. В условиях небольшого предприятия этот путь вполне приемлем из-за относительно небольшого объема обрабатываемой информации. Однако, применяя электронные таблицы, бывает трудно эффективно увязать плановую информацию с данными учета и нормативной базой предприятия. Все-таки что ни говори, а электронные таблицы не лучшим образом приспособлены для обработки основной модели данных бухгалтерского учета — двойной записи. В результате для многих задач требуется повторный ввод данных, что в условиях больших информационных потоков неприемлемо. Поэтому лучше, когда средства автоматизации составления и контроля за исполнением бюджетов интегрированы в комплексную информационную систему предприятия.

На настоящий момент российский рынок программного обеспечения (ПО) в избытке предлагает системы автоматизации бухгалтерского и оперативного учета. Однако функции планирования и бюджетирования в большинстве разработок либо полностью отсутствуют, либо имеются в весьма урезанном виде. В западных системах автоматизации функции составления бюджетов являются неотъемлемым компонентом, однако и здесь во многих разработках имеются существенные ограничения, связанные с недостаточной адаптацией к российским условиям.

Система управления предприятием КОНКОРД, представляемая на российском рынке компанией Columbus IT Partner, является одним из самых удачных управленческих решений, сочетающим широкие функциональные возможности с полным соответствием всем требованиям российского законодательства, в том числе и в области бюджетирования и составления отчетности. Одной из причин этого является уникальная модульная архитектура системы, позволяющая, с одной стороны, использовать все возможности, которые способна предоставить современная система управления предприятием, а с другой — наиболее полно соответствовать специфике деятельности данной организации.

Модули системы КОНКОРД

Модуль Главная Книга 1 позволяет вести налоговый, финансовый и корпоративный учёт на уровне счетов плана счетов. Помимо базовой функциональности, обеспечивающей ввод многовалютных проводок и анализ информации с учетом четырех аналитических измерений, этот модуль включает средства по ведению смет (бюджетов), валютной переоценки, ведению двойного учета и выполнению перекладки. В этот модуль стекаются все бухгалтерские проводки, автоматически сформированные в других модулях системы.

Главная Книга 2 является дополнением к модулю Главная Книга 1, которое включает средства автоматизации трудоёмких участков бухгалтерского учёта. Функциональность этого модуля обеспечивает автоматическое распределение по счетам (например, распределение проводок по затратам по отделам), сложные модели смет с установкой зависимости смет по различным счетам, взаиморасчёты между филиалами и дочерними компаниями, прогнозирование движения наличности по валютам, а также Генератор отчетов с расширенными возможностями и Генератор российской отчетности.

Модуль Дебиторы используется для расчетов с покупателями и заказчиками, клиентами и прочими дебиторами. Функциональность этого модуля включает регистрацию счетов, направляемых дебиторам, и пришедшей оплаты, переоценку валютной задолженности, автоматический расчёт и выставление счетов по пеням и штрафам и прочие возможности, необходимые для эффективного управления дебиторской задолженностью.

Модуль Кредиторы автоматизирует расчеты с поставщиками, подрядчиками и прочими кредиторами на всех этапах работы с ними — от регистрации поступающих счетов поставщиков, их одобрения, оприходования и разноски до оплаты, включающей автоматическое формирование платежных документов.

Модуль Заказы является расширением модуля Дебиторы и используется для автоматизации цикла сбыта (реализации), который охватывает подготовку коммерческих предложений, регистрацию заказов, выпуск счетов, накладных и счетов-фактур и пр. В набор функций данного модуля включено управление ценообразованием, резервирование товара на складе и в ожидаемых поставках, множество управленческих отчетов по анализу деятельности и многое другое.

Модуль Закупки расширяет возможности модуля Кредиторы в плане управления системой снабжения. Функциональность данного модуля включает создание заявок поставщикам, регистрацию поступающего по накладным товара и обработку счетов и счетов-фактур.

Модуль Склад используется для ведения складского учёта и управления запасами. Он включает такие возможности, как ведение номенклатурного справочника по товарам, услугам и комплектам, ведение количественного бюджетирования, автоматизированный расчет требуемых поставок, ведение неограниченного числа складов, расчёт себестоимости по различным методам и т.д.

Модули Проекты предназначены для автоматизации ведения консалтинговых, инженерных и прочих проектов, включая средства для планирования людских ресурсов, издержек, материалов, выставления счетов и др. Модуль Проекты 2 расширяет функциональность модуля Проекты 1, предоставляя дополнительные возможности по детализации проектов по двум дополнительным уровням — секциям и деятельности.

Модуль Основные Средства позволяет вести регистрацию и учёт основных средств и нематериальных активов на всех участках — от оприходования, приобретения дополнений и амортизации до продажи или списания ОС.

Модуль Зарплата используется для расчета заработной платы и включает средства переопределения и добавления начислений, удержаний и льгот, обеспечивает расчет любых групп сотрудников — с месячными окладами, почасовыми ставками, сдельщиков и т.п. Данной конфигурацией лицензирован расчет зарплаты для 500 сотрудников.

Модуль Управление Персоналом (УП) дополняет модуль Зарплата возможностью обработки произвольной информации, необходимой для отдела кадров по каждому сотруднику.

Модуль УМП 1 позволяет автоматизировать расчет потребностей в сырье и материалах с учетом производственных планов, а также расчет нормативной и фактической себестоимости. Данный модуль содержит широкий набор функций для работы с производственными спецификациями, технологическими маршрутами, вариантами изделий, автоматического учета потерь и т.п.

Модуль УМП 2 является расширением модуля УМП 1, позволяя осуществить планирование загрузки производственных мощностей в соответствии с существующим оборудованием и производственным планом. Данные по планированию производства могут просматриваться и изменяться в графическом виде — на графиках Ганта.

Кроме того, дополнительный модуль УМП 3 — расширение модуля УМП 2 — дает возможность более детально планировать производственные мощности, причем не только на уровне групп ресурсов, но и на уровне отдельных производственных ресурсов (станков, линий и т.п.).

Бюджетирование можно вести в системе на уровне Главной Книги — по бухгалтерским счетам, а также на уровне Склада — по номенклатурным единицам. При необходимости бюджетирование можно производить на уровне не основных, а специальных счетов Главной Книги — счетов типа "Счетчики" и "Итоговые по счету". Счета указанных типов используются также для анализа соответствия бюджетных данных фактическим.

Принципы автоматизации бюджетирования

Под моделью бюджета в системе КОНКОРД понимается совокупность показателей, комплексно характеризующих состояние ресурсов (финансовых, материальных, трудовых и др.) предприятия. При этом может существовать несколько моделей, различающихся в зависимости от прогноза динамики изменения макро— и микроэкономических параметров, так или иначе влияющих на функционирование предприятия. Кроме того, модели бюджета могут строиться в зависимости от целей управления (годовой бюджет, пересмотренный бюджет, прогнозы и т.д.). Система позволяет создавать любые модели бюджетов в зависимости от потребностей организации.

Возможность составления и одновременного ведения неограниченного числа бюджетов отличает КОНКОРД от многих других разработок. Поддержка множественных бюджетов необходима, если требуется заранее оценить влияние различных вариантов изменения параметров внешней среды на хозяйственную деятельность предприятия. Это позволяет заранее предвидеть последствия различных сценариев развития. Например, могут быть составлены наиболее вероятный, пессимистический и оптимистический бюджеты.

Система позволяет выполнять увязку бюджетов различных видов ресурсов. Кроме того, весьма развиты функции манипулирования данными бюджетных моделей. Например, можно скопировать одну модель в другую, сдвинуть даты, к которым привязаны бюджетные данные и т.д. На основе одних бюджетов могут составляться другие. Так, на основе наиболее вероятного бюджета может быть построен оптимистичный бюджет. Для этого определяется базисный бюджет и правила преобразования его показателей в показатели производного.

Финансовые бюджеты

Ядром системы бюджетов организации являются бюджеты финансовых средств. В системе КОНКОРД бюджетные данные формируются непосредственно в разрезе бухгалтерских счетов, что позволяет легко интегрировать плановую и бухгалтерскую информацию.

Бюджетные данные по каждому счету могут создаваться на основании имеющихся фактических данных по сальдо счетов за предыдущие периоды. При этом можно использовать сальдо не только за предыдущий, но и за другие предшествующие периоды. Это актуально, например, тогда, когда производство и сбыт подвержены сезонным или циклическим колебаниям.

Используя механизмы распределения, можно создавать бюджеты одних счетов на основе других. Это удобно, когда бюджетные данные по одним счетам находятся в какой-либо функциональной зависимости от бюджета базового счета. К примеру, таким образом можно создать бюджет на рекламу в процентном отношении к объему продаж. Далее можно детализировать его по отдельным статьям (реклама на ТВ, наружная реклама и т.д.) и в разрезе филиалов. Бюджеты по приходу денежных средств и расходов на рекламу по филиалам генерируются в соответствии с настройками распределения, установленными в данной модели бюджета для счета реализации.

Бюджетные суммы привязываются к конкретным датам. Можно определять периодические повторяющиеся платежи и поступления денежных средств. Это является основой для получения платежного календаря — прогноза движения денежных средств, позволяющего выявлять периоды, в которые может возникнуть их недостаток или, наоборот, избыток и планировать на основе этого адекватные управленческие решения.

Бюджеты товаров и производственных ресурсов

Рис. 1

КОНКОРД позволяет составлять бюджеты товарно-материальных ценностей, вплоть до движения каждой номенклатурной единицы. Бюджет можно построить "с нуля" или сформировать его на основе уже имеющегося.

При формировании "с нуля" для каждого вида товара указываются группы дебиторов, параметры поступления и отгрузки товара по периодам, цены и скидки. По этим данным система рассчитывает распределенную по периодам величину потребности в данном товаре, себестоимость заготовления и прогнозируемый финансовый результат от его реализации. При формировании плана на основе уже имеющегося выполняется специальная операция копирования или переноса модели, при выполнении которой задаются параметры модификации.

Особо подчеркнем, что система полностью поддерживает стандарты MRP-1 и MRP-2. Это означает, что при составлении товарно-материальных бюджетов они могут разрабатываться под совокупность уже имеющихся и планируемых заказов. Это позволяет точно планировать закупки и производство под реальные потребности в сбыте и формировать календарно-сетевые графики закупок и производства под установленные договорными обязательствами с заказчиками сроки и объемы поставок. При этом КОНКОРД предоставляет развитые возможности по сравнению различных вариантов планов закупки и реализации товаров, а также анализа уровня их запасов.

На основе товарных бюджетов можно автоматизировать процесс формирования заявок на закупку необходимых товаров у поставщика в зависимости от товара, имеющегося в наличии, заказов покупателей и прогнозируемых продаж. При этом система оценивает, возможно ли своевременное выполнение заказов, и автоматически создает предложения на закупку товара, а также предложения по внесению изменений в существующие заказы на закупки у поставщиков (увеличить, уменьшить, ускорить, отложить закупку). Для товаров, продаваемых как порознь, так и в комплектах, потребность можно прогнозировать как в целом по комплектам, так и с учетом отдельных комплектующих, в том числе с детализацией до заданного уровня иерархии вхождений отдельных компонентов.

Помимо товарных и финансовых бюджетов, КОНКОРД позволяет составлять бюджеты и по другим видам ресурсов: рабочим часам, производственным мощностям, складским площадям и т.д. Эти бюджеты могут детализироваться по отдельным проектам и подразделениям.

Увязка финансовых и товарных бюджетов

Система взаимосвязанных бюджетов ресурсов является основой планирования деятельности предприятия. Плановые данные по нефинансовым ресурсам могут использоваться при формировании бюджетов расходов, отражаемых в Главной книге. Товарные и иные специализированные бюджеты увязываются с финансовыми путем выполнения специальной процедуры их переноса в бюджеты счетов Главной книги.

Рис. 2

В частности, на основе складского бюджета продаж могут быть автоматически сгенерированы бюджеты реализации и прихода денежных средств. При этом бюджетирование может осуществляться с точностью до указания конкретных поставщиков/покупателей товаров и потребителей материальных ресурсов. Эта детализированная информация может быть в последующем использована для анализа и повышения эффективности партнерских отношений с покупателями и поставщиками.

Средства анализа

Рис. 3

КОНКОРД содержит развитые средства анализа бюджетов бухгалтерских счетов и товарно-материальных ценностей. Для каждой из составленных бюджетных моделей можно провести анализ ликвидности и дать сравнение фактических данных с имеющимися бюджетными моделями. Практически все показатели динамики движения денежных средств и товарных запасов могут быть представлены как в форме отчетов, так и в форме наглядных диаграмм.

Пользователь может получить развернутую статистику, необходимую для анализа продаж, закупок, уровня запасов и управления себестоимостью, например, сравнительные данные по оборотам, брутто-прибыли и проценту прибыли за любые периоды, по которым имеются данные. Система может рассчитать скорость оборота складских запасов на выбранную дату и за последние 12 месяцев, что позволяет своевременно выявлять сверхнормативные запасы.

Статистика может быть получена в детализированной и сводной форме. В первом случае можно использовать карточки товаров, где представлена полная информация о движении конкретной номенклатурной единицы, ее себестоимости, оборачиваемости, уровне запасов, фактическом наличии, резерве под поставки по договорам, заключенным с покупателями, величине партий, заказанных у поставщиков и т.д. Кроме того, из карточек дебиторов и кредиторов можно получить развернутую информацию о взаимоотношениях с конкретными контрагентами. Обобщенная информация может быть получена из разнообразных отчетов, обеспечивающих пользователя данными разного уровня агрегирования и представления.

Возможности расширения функций бюджетирования

Помимо готовых встроенных средств автоматизации составления бюджетов, КОНКОРД предоставляет специалистам информационных отделов предприятий широкие возможности их самостоятельного развития. Дело в том, что в систему включены развитые инструментальные средства, за счет которых можно настроить ее на любые нестандартные схемы организации планирования.

Они включают встроенный язык программирования XAL уровня 4GL, средства модификации структур информационной базы, а также проектирования экранных форм и отчетов. Поддерживаются стандартные интерфейсы ODBC, DDE, VBX, DLL. За счет этого возможна интеграция с приложениями общего назначения (Excel, Access, Crystal Reports и др.) и разработками других поставщиков специального программного обеспечения.

Формирование отчетности в системе КОНКОРД

Система КОНКОРД предоставляет пользователю широкие возможности для анализа данных и подготовки отчетов. В комплект поставки входит более 200 готовых отчетов, несколько десятков форм-запросов, а также средства для графического представления информации. Помимо этого, в систему встроено четыре вида генераторов отчетов, рассчитанных на пользователей разного уровня компьютерной подготовки. Они позволяют создавать отчеты для выборки необходимой информации из системы без использования встроенных средств разработки. В их числе:

  1. Стандартный генератор отчетов.
  2. Генератор пробных балансовых отчетов.
  3. Генератор специальных отчетов главной книги.
  4. Генератор российской отчетности.

Помимо этого, для проектирования отчетов могут использоваться встроенные средства разработки системы, рассчитанные на специалистов по ее конфигурированию и развитию, а также специальные средства, обеспечивающие подключение к системе внешних программ построения отчетности, созданные на основе традиционных средств разработки общего назначения.

Общие механизмы настройки и формирования отчетов

Большинство отчетов в системе КОНКОРД являются параметрически настраиваемыми. Это означает, что пользователь имеет возможность установить необходимую фильтрацию данных, определить порядок сортировки и вывода промежуточных итогов, степень детализации представляемых в отчете данных. Допустимо любое число уровней сортировки и подведения промежуточных итогов.

Выборка может производиться по любым критериям, связывающим существующие поля данных, а также использовать фильтрацию с помощью выражений на встроенном в систему языке XAL. К примеру, пользователь может осуществить выборку проводок по нескольким диапазонам счетов, нескольким диапазонам дат, типам операций и кодам аналитики. Можно производить выборку информации по определенным дням недели и сортировать ее в любом порядке.

В системе поддерживается развитый инструментарий графического представления информации. Он позволяет в удобной для восприятия форме представить данные по бухгалтерскому счету, дебиторам, кредиторам, номенклатурным единицам, загрузке производственных мощностей, использованию людских ресурсов и т.д.

Отчеты могут быть выведены на печать или в специальным образом форматированные текстовые файлы для возможности последующей обработки в других программах.

Стандартный генератор отчетов

Стандартный генератор отчетов ориентирован на опытных пользователей системы и предназначен для выборки данных из одного источника с возможностью их сортировки и вывода промежуточных итогов. Он предназначен для быстрой разработки новых форм отчетов.

Рис. 4

Для применения стандартного генератора отчетов пользователь должен знать модель данных системы — имена таблиц, полей, индексов и связей между ними, а при необходимости включения в отчет вычисляемых полей необходимы еще и начальные знания встроенного в КОНКОРД языка программирования XAL.

Форма отчета задается путем определения колонок отчета, в которых для каждой строки (за исключением строк итогов) выводится однотипная информация. При определении колонки указывается ее ширина, тип выводимых значений (строковый или числовой). В колонке может выводиться значение определенного поля таблицы базы данных или вычисляемое выражение. При описании отчета можно использовать вспомогательные переменные, которые определенным образом рассчитываются, используются в выражениях для расчета других колонок, но сами в отчет не выводятся.

При описании отчета могут быть заданы критерии сортировки и формирования промежуточных итогов. Однако это определение не является строгим и, как уже указывалось выше, может быть уточнено при задании параметров формирования отчета.

Генератор пробных балансовых отчетов

Генератор пробных балансовых отчетов ориентирован на бухгалтеров и управляющий персонал и предназначен для получения различной информации по счетам компании. В отличие от стандартного генератора отчетов, в данном случае от пользователя не требуется знания информационной модели системы или элементов среды разработки.

Генератор позволяет проектировать отчеты, строки которых представляют различные данные о счетах бухгалтерского учета. В колонках отчета по каждой строке может отображаться информация о коде и названии счета, его сальдо в валюте или национальной денежной единице, данные о бюджете счета в соответствии с выбранной бюджетной моделью, остаток в натуральных измерителях, если они предусмотрены для данного аналитического счета, различные процентные соотношения и т.д.

Генератор специальных отчетов Главной книги

Генератор специальных отчетов Главной книги ориентирован на бухгалтеров и управляющий персонал, а его применение не требует специальных технических знаний о системе. Основное назначение генератора специальных отчетов состоит в построении разнообразных форм итоговой финансовой отчетности и представления бухгалтерских итогов в удобном для анализа виде.

В отличие от стандартного генератора и генератора пробных балансовых отчетов, в которых подлежат определению только колонки, а строки являются простым перечислением однотипных реквизитов, генератор специальных отчетов Главной книги позволяет формировать сложную матричную структуру отчета по проведенным проводкам. Здесь за счет комбинирования описаний различных строк и столбцов фактически могут отдельно задаваться правила формирования каждой ячейки отчета, находящейся на пересечении конкретной строки и столбца. За счет этого можно смоделировать сложную структуру финансового отчета и получать в результате одной операции целый пакет финансовой отчетности с оглавлением и дополнительными комментариями.

Конкретная ячейка может содержать текстовую или числовую информацию. Ее значение может определяться как сальдо или оборот (дебетовый или кредитовый) того или иного синтетического или аналитического счета, а также может быть рассчитано по специальной формуле как арифметическое выражение над величинами сальдо и оборотов нескольких счетов и других ячеек. Данные могут быть выбраны практически за любой интересующий пользователя период.

Генератор российской отчетности

Генератор российской отчетности специализирован для получения российской финансовой отчетности, представляемой в статистические и налоговые органы.

Поставщик системы КОНКОРД на российском рынке — фирма Columbus IT Partner — проделала большую работу по настройке форм регламентированной российской отчетности. На настоящий момент со стандартной версией системы поставляется 35 настроенных и полностью готовых к эксплуатации форм российской отчетности, которые постоянно обновляются при изменениях требований государственных органов и передаются клиентам. Список готовых к использованию отчетов пополняется от версии к версии. К примеру, только в версию 2.71 было включено 9 новых форм отчетов.

Следует отметить, что помимо форм статистической и налоговой отчетности, КОНКОРД позволяет печатать все виды документов, регламентированных российским законодательством: приходные и расходные кассовые ордера, авансовые отчеты, кассовый отчет, журнал регистрации авансовых отчетов, оборотные и контрольно-шахматные ведомости общепринятых форматов и т. п. Важность генератора российской отчетности в локализованной версии системы КОНКОРД подчеркивается хотя бы тем обстоятельством, что его описание вынесено в отдельный том документации.

Использование генератора собственно для построения и модификации готовых отчетов не требует специальных технических знаний о системе. Однако для составления новых бланков отчетов пользователь должен иметь представление о встроенных средствах разработки системы КОНКОРД.

Порядок описания отчета в генераторе российской отчетности в какой-то степени похож на ту же процедуру в генераторе специальных отчетов Главной книги. Так же, как и там, описание порядка вычисления отдельных ячеек выполняется раздельно. Однако здесь в качестве базы вычислений, помимо сальдо и оборотов счетов, могут использоваться также обороты между корреспондирующими счетами проводок. Это принципиально важно, поскольку вычисление ряда показателей российской отчетности без данных такого рода просто невозможно. В западной же отчетности обороты между корреспондирующими счетами не используются, да и не могут быть вычислены в силу системных особенностей формирования проводок.

Средства проектирования сложных отчетов

Наряду с относительно простыми средствами проектирования отчетов, ориентированными, главным образом, на конечных пользователей системы, КОНКОРД предоставляет возможность специалистам информационных отделов предприятий создавать новые или изменять существующие отчетные формы любого уровня сложности, используя встроенные средства разработки, основанные на полнофункциональном специализированном языке программирования XAL уровня 4GL. Эти возможности доступны предприятиям-пользователям, если они лицензировали встроенные средства разработки, обеспечивающие доступ к возможностям модификации встроенной функциональности системы.

Генератор отчетов, входящий в состав средств разработки, предназначен для использования специалистами, знакомыми с программированием, и дает возможность построения отчетов произвольного формата с использованием всех данных и всех возможностей системы.

Интересной особенностью генератора сложных отчетов является то, что проектируемые с его помощью выходные формы не привязаны к особенностям какой-либо программно-аппаратной платформы. Они специальным образом компилируются системой и в дальнейшем могут исполняться соответствующим ядром КОНКОРД в различных операционных системах (HP-UX, SCO Unix, DOS, Windows 95, Windows NT, OS/2 и др.) и под управлением любых, поддерживаемых СУБД, в числе которых MS SQL-Server, Oracle, а также изначально встроенная СУБД. Благодаря этому при переходе на другую платформу уже не нужно заботиться о переносе на нее ранее разработанных отчетов.

Использование внешних программ для построения отчетов

Помимо рассмотренных выше разновидностей генераторов отчетов, КОНКОРД позволяет использовать для построения отчетов и такие стандартные средства, как Excel, Access, Crystal Reports и др. При этом внешние программы могут в рамках установленных администратором ограничений иметь доступ к информации, хранящейся в информационной базе системы.

Интеграция с внешними программами может осуществляться несколькими способами.

Простейший состоит в том, что необходимая для построения отчета информация выгружается из базы данных во внешние файлы и далее обрабатывается внешней программой, например, средствами Excel. Порядок выгрузки может гибко регулироваться, что обеспечивает совместимость структуры выгружаемых данных со структурой, необходимой для функционирования внешней программы формирования отчета.

Второй способ предполагает осуществление обмена через стандартные интерфейсы ODBC, DDE или компоненты VBX, DLL, если их поддерживает внешняя программа. В этом случае обмен данными может быть двунаправленным, что позволяет полностью интегрировать систему с собственными разработками предприятия или приложениями других поставщиков.

Автоматизация планирования закупок

Функциональные возможности системы КОНКОРД в финансово-управленческой сфере не исчерпываются бюджетированием и составлением отчетности. Являясь полноценной системой класса MRP II, система предоставляет, наряду со средствами учета уже совершившихся фактов товародвижения, инструменты планирования закупок товаров у поставщиков.

Рис. 5

В системе КОНКОРД ядром круга функций, обеспечивающих управление материально-техническим снабжением, является модуль "Склад". Здесь автоматически регистрируется информация из остальных модулей системы, используемая при расчете потребностей в закупках, а именно:

Таким образом, при расчете потребностей можно учитывать не только фактические, но и прогнозные данные.

Механизм расчета потребностей

Календарный план потребностей в сырье, материалах и комплектующих система может формировать по выборке номенклатуры или по всей номенклатуре. Расчет можно ограничить диапазоном дат. Закладывая в расчет различные варианты развития событий, можно сформировать несколько планов потребностей в товарах.

В процессе проведения расчета происходит многоуровневое развертывание номенклатуры. Так, если в готовое изделие входят сборочные комплекты, система будет анализировать наличие на предприятии этих сборочных комплектов. Если сборка производится на самом предприятии, то она также анализирует наличие компонентов данных комплектов и т.д.

Система позволяет спрогнозировать остатки на складе по каждой номенклатурной единице. Информация по остаткам может быть представлена в графическом виде. Глобальный механизм расчета потребностей можно запускать в пакетном режиме.

В результате выполнения расчета система формирует предложения по закупке у поставщиков. Пользователь может просмотреть, модифицировать и утвердить эти предложения, то есть перевести их в реальные закупки, которые будут размещены у поставщиков.

Рис. 6

Она также автоматически формирует предложения по оптимизации деятельности предприятия — так называемые действия. Система может предложить, например, объединить две поставки для уменьшения накладных расходов, если сроки, к которым предприятию нужны поставляемые номенклатуры, отличаются незначительно.

Еще один результат — информация о том, что определенные заказы/производства/проекты не состыковываются с текущим планом поставок. При этом система дает информацию о дате фактически ожидаемого поступления товара, его количестве и другие сведения.

Наконец, система подготавливает данные о загрузке производственных мощностей, рассчитанные по каждому производственному ресурсу с учетом плановых сроков производства.

Методы расчета потребностей

Система поддерживает три основных и два производных метода расчета потребностей в товарах, материалах, комплектующих.

Расчет по методу "По потребностям" обычно применяется в тех случаях, когда товар является дорогим или стоимость его складирования высока, и необходимо минимизировать количество товара на складе. Важным условием эффективности его использования является короткое и легко прогнозируемое время поставки (как гарантия соблюдения графиков поставок).

Для планирования периодических закупок можно воспользоваться методом "Управление по периодам". Он позволяет объединить в одно сводное предложение несколько предложений на закупку, сформированных исходя из потребностей, возникших в течение выбранного временного интервала. Этот метод часто применяется при работе с зарубежными поставщиками, например, когда расходы на доставку велики, но могут быть снижены путем одновременной закупки крупной партии товара. Эффективность метода повышается при условии, что цена товара и стоимость его хранения не намного превышают экономию, которую дают доставка и скидки по крупной партии.

Метод управления "Минимум/Максимум" целесообразно применять при необходимости пополнения запасов каждого вида товаров до их предельно допустимого уровня. В результате формируются предложения на закупку, которые позволяют максимально пополнять складские запасы при снижении их уровня ниже минимального. Этот метод часто употребляется для оценки потребностей в недорогих расходных материалах и сырье, для которых характерны использование в больших объемах и достаточно легкое прогнозирование.

С помощью метода "Минимум закупки" определяется нижняя граница эффективной величины объема поставок. В результате формируются предложения на закупку, покрывающие потребность в товарах и минимизирующие расходы, связанные с закупками.

При работе по методу "Минимизировать число предложений" система создает план, в котором минимальный запас, определяемый в карточке товара, может быть временно уменьшен, если уже запланирована закупка, восстанавливающая его необходимый уровень. В результате строится такой график закупок, по которому товарные запасы могут по отдельным позициям временно уменьшаться ниже минимального норматива, но будут своевременно пополняться.

Для каждого склада, на котором хранится рассматриваемая номенклатура, можно задать отдельный метод расчетов.

Параметризация расчетов

Чтобы сформировать схему расчета потребностей, необходимо задать ряд параметров. В частности, в карточке товара нужно определить поставщика номенклатуры, код которого будет автоматически подставляться в создаваемые системой предложения на закупку. При рассмотрении и утверждении предложения специалист компании может выбрать другого поставщика. Здесь же нужно задать срок поступления номенклатуры (отсчитываемый с момента ее заказа у поставщика) и метод расчета потребностей, занимающий центральное место в методике выполнения расчета.

Установив в карточке товара, например, параметр "Страховой запас в днях", можно застраховаться от несоблюдения сроков поставки, если имеется опасность не получить товар от поставщиков вовремя. В этом случая график предложений на закупку по всем или отдельным товарам будет сдвинут на величину заданного страхового временного периода. С помощью параметра "Пополнять минимальные запасы только при расходе" система будет отодвигать создание предложения, если обнаружит, что запас товара ниже минимально допустимого. В этом случае пополнение минимальных запасов происходит совместно с закупкой товара, покрывающей дефицит, образующийся в результате отгрузки со склада.

Ряд параметров, регулирующих порядок формирования предложений на закупку, определяют общие правила осуществления расчетов. В частности, можно указать системе на необходимость ограничения срока действий по оптимизации движения товара по рассмотренным выше критериям. Ведь вполне очевидно, что степень детализации планирования для различных периодов должна быть различной. На краткосрочный период можно составлять детальный план, поскольку уже сформирован портфель заказов и следует оптимизировать под него план закупок. Для более длительного периода детальная оптимизация нецелесообразна, ввиду того, что в портфель заказов могут быть внесены существенные коррективы, например, из-за изменения макроэкономической ситуации.

КОНКОРД позволяет хранить в базе данных и далее использовать несколько версий оценки потребностей, выполненных при различных начальных условиях по разным критериям оптимизации. Это позволяет анализировать последствия принятия различных решений и формировать оптимальную стратегию действий.

Адаптация системы при нестандартной организации бизнес-процессов

Из приведенного выше материала следует, что в системе реализован весьма гибкий и мощный механизм планирования закупочной деятельности, позволяющий организовать многовариантные схемы расчетов, основанные на разных предположениях и критериях оптимизации. Весьма привлекательной чертой продукта является наличие в нем встроенного языка программирования XAL уровня 4GL, на котором реализована вся бизнес-функциональность системы. Это делает возможным ее адаптацию к самым экзотическим и нетрадиционным схемам организации бизнес-процессов, которые встречаются на предприятиях, так или иначе связанных с оптовыми поставками товаров или продукции собственного производства. Эти средства доступны специалистам самого заказчика. С помощью этих средств они могут реализовывать в системе новые бизнес-процессы и модифицировать имеющиеся. Открытая архитектура и архитектура слоев системы гарантирует безопасность таких доработок.

Copyright © 1994-2016 ООО "К-Пресс"