Компьютер в бухгалтерском учете и аудите 2000'2
	Home Поиск Издания Контакты k-press.ru

Продолжается подписка на наши издания! Вы не забыли подписаться?

Компания "ИНФОСОФТ"

"ФЛАГМАН": УЧЕТ ПЕРСОНАЛА И РАСЧЕТ ЗАРПЛАТЫ

Рекомендуемые параметры рабочих станций: Pentium-150/32/800.

Операционные системы рабочих станций: Windows NT, Windows 9x.

Серверы БД: SQLBase, SQL-Server, Oracle.

Рис. 1

Продолжаем знакомить читателей журнала с возможностями корпоративной информационной системы (КИС) "Флагман" (разработчик — компания "ИНФОСОФТ"). Напомним, что речь идет о системе, охватывающей все сферы учетной и управленческой деятельности предприятий. В состав системы входят 13 подсистем, большинство из которых будут поставляться к концу 2000 года (подробное описание системы "Флагман", план выхода подсистем и прайс-лист приведены в номерах 4 /1999 и 1/2000).

Эта статья посвящена рассмотрению возможностей подсистем “Персонал” и “Зарплата”, входящих в состав КИС “Флагман” 5.4.2.

Подсистема "Персонал"

Основные функции подсистемы:

• ведение штатного расписания;

• учет личного состава;

• ведение табельного учета.

Рис. 2

Структура и логика работы подсистемы "Персонал" построена на взаимосвязи элементов в цепочке "работник — штатная единица — подразделение — предприятие". Отношение "работник — штатная единица" определяет списочный состав предприятия, сформированный в подсистеме как совокупность личных карточек. Связь "штатная единица — подразделение" отражается в штатном расписании и в системе тарифно-квалификационных сеток (ТКС), а цепочка "подразделение — предприятие" определяет организационную структуру предприятия.

Структура предприятия отображается в окне Гида подсистемы "Персонал" в виде древовидной структуры, наглядно показывающей иерархическую подчиненность подразделений (см. рис. 1). Ветви дерева могут быть вложенными, и пользователь может развернуть или свернуть в окне нужный фрагмент структуры. Количество подчиненных уровней системой не ограничивается, поэтому можно отразить структуру предприятия любой сложности.

Пользователь может добавить или удалить подразделение, изменить его код, переподчинить или слить его с другим подразделением. Однако для выполнения таких действий пользователю должны быть присвоены соответствующие права.

Статус сотрудника — одно из ключевых понятий системы. Настройка статуса определяет порядок и условия обработки информации о сотруднике: по-разному, например, должна обрабатываться информация о работающих штатных сотрудниках и о лицах, работающих по договорам гражданско-правового характера. Для каждого предприятия существует своя совокупность статусов сотрудников. Создав список статусов и настроив их реквизиты (см. рис. 2), можно учесть специфику предприятия.

Подсистема позволяет эффективно обрабатывать личные дела основного состава, кандидатов на прием, уволенных сотрудников, внештатных сотрудников и др.

Личная карточка представлена в системе как совокупность сведений о сотруднике, отображаемых в виде экранной формы, содержащей тематические вкладки.

На рис. 3 показана личная карточка, открытая на разных вкладках.

Здесь можно увидеть основные сведения о сотруднике: фамилию, имя, отчество, табельный номер, пол, действующий статус, адрес, номера личного дела и трудовой книжки, наличие внутреннего совместительства и многое другое.

Подсистема "Персонал" поддерживает хранение в электронном виде фотографий сотрудников. Фотографии отображаются в личной карточке сотрудника, на вкладке "Фото". Фотография может быть вставлена или из графического файла, или как OLE-объект.

Программа предусматривает хранение множества разнообразных сведений о сотруднике, однако перед конкретными предприятиями могут стоять и задачи по хранению специфических сведений.

В подсистеме такие задачи решаются за счет создания пользовательских полей в личных карточках и определения пользовательских таблиц, связанных с личными карточками. Это существенно расширяет диапазон применения подсистемы "Персонал".

Рис. 3

Для получения и обработки ретроспективной информации о сотрудниках в базе данных хранится история изменения ставок (окладов) работников, статусов, условий труда, графиков работы и т. д., а также сведения об отпусках, командировках, заболеваниях, поощрениях, сведения, нужные для расчета стажа и пенсии. Формат хранения адресных данных соответствует требованиям, предъявляемым Пенсионным фондом РФ и Министерством по налогам и сборам РФ.

В подсистеме отслеживается взаимное соответствие между списочным составом и штатным расписанием подразделений, автоматически формируется информация о вакансиях.

Прием сотрудника на работу так же, как и его увольнение, производится на основании приказа. Реквизиты приказа и все необходимые данные о сотруднике заносятся в соответствующие поля (см. рис. 4). Подсистема допускает оформление внутреннего совместительства сотрудника.

Используя данные личной карточки, работник кадровой службы может выполнить автоматический расчет количества дней и периода предоставления отпуска, расчет различных видов стажа в зависимости от заданного временного интервала и коэффициента льготности.

В подсистеме фиксируются данные работника отдела кадров, который произвел запись в личной карточке сотрудника фирмы об изменениях условий его труда, а также данные о рабочем месте и компьютере, с которого была произведена эта запись. Такой контроль повышает ответственность работников кадровых служб.

Тарифно-квалификационная сетка (ТКС) — стандартная форма разбиения вилки тарифов (окладов) по должностям (профессиям), классам (разрядам) и видам оплаты труда. Она используется для контроля правильности назначения и ввода тарифа (оклада). В подсистеме ведется история изменений ТКС.

Пользователь имеет возможность разрабатывать собственные виды ТКС, учитывающие условия конкретного предприятия.

Штатное расписание ведется по каждому подразделению предприятия. Из окна Гида подсистемы устанавливается или изменяется количество ставок работников, должности (профессии), плановый фонд оплаты труда и другие параметры. При этом история изменения ставок в штатном расписании сохраняется в базе данных.

Для каждой ставки штатного расписания можно разработать должностную инструкцию, которая будет храниться в базе данных и может быть распечатана на принтере или скопирована в файл. Текст можно набрать непосредственно в окне, скопировать из документа вне системы "Флагман" или из другой инструкции, уже введенной в систему, и внести нужные изменения.

Рис. 4

При вводе в личную карточку сведений о занимаемой должности и ставке подсистема проверяет соответствие этих данных штатному расписанию. При наличии необходимых прав доступа система позволяет не вводить штатное расписание перед началом эксплуатации, а формировать его автоматически при вводе личных карточек сотрудников с подтверждением изменений в штатном расписании.

Воинский учет ведется при наличии на предприятии военно-учетного стола или спецотдела для мониторинга мобилизационных ресурсов.

Учет ведется по воинским составам, группам, профилям и званиям. В базе данных хранятся сведения о годности к строевой или нестроевой службе со ссылкой на статью приказа Министерства обороны РФ, о категории, разряде учета, группе учета, составе, воинском звании и военно-учетной специальности. Фиксируются изменения воинских званий, участие в военных действиях, данные о нахождении на спецучете и т. д.

В воинском учёте используется справочник военкоматов. Он содержит информацию, необходимую для составления сообщений (писем) в военкомат, формирования отчётов, выборок сотрудников: адрес военкомата, должности и фамилии военного комиссара и начальника отдела учета призывников.

Табельный учет в подсистеме ведется либо по фактически отработанному времени, либо по отклонениям от норматива рабочего времени. Для конкретного предприятия может быть настроено произвольное количество графиков рабочего времени. При необходимости, для каждой ставки разрабатывается свой график рабочего времени. Есть возможность создания как простых, так и сложных графиков работы, специфичных для конкретного предприятия, реализующих понятие "график на день".

Функция расчета табеля позволяет учитывать историю изменения статусов сотрудников, графиков работ и условий труда.

Графики рабочего времени связаны со ставками сотрудников. По каждой ставке ведется история изменений графиков рабочего времени.

При учете рабочего времени по отклонениям от норматива табель формируется на основании рассогласования графика рабочего времени и таблиц отклонений. При этом фиксируются только невыходы на работу: отпуска, заболевания, командировки и т. д.

Табельный учет по фактически отработанному времени ведется методом сплошной регистрации: регистрируются как невыходы на работу (отпуска, заболевания и т. д.), так и фактически отработанное время.

Графики рабочего времени формируются автоматически в зависимости от установленных для каждого конкретного графика выходных и праздничных дней на любой произвольный период времени. При создании графиков достаточно указать продолжительность рабочего дня и код вида рабочего времени или сформировать сложный график по настроенному пользователем шаблону. Шаблон создается на произвольное количество дней и может включать одновременно несколько кодов рабочего времени.

Учет отпусков ведется на основании данных личных карточек и графиков работы. Подсистема обеспечивает учет как основных, так и дополнительных отпусков.

Дополнительные функции системы, которые описаны ниже, служат для повышения удобства пользования подсистемой "Персонал".

Работу любого сотрудника кадровой службы невозможно представить без календаря. Поэтому в программе можно вести календарь со встроенным ежедневником. Календарь создается на каждый год, в нем учитываются выходные и праздничные дни, указанные пользователем. Рабочие, выходные дни и дни, на которые имеется запись в ежедневнике, отображаются разными цветами.

Для удобства работы с личным составом в подсистеме реализована функция поиска сотрудников. Поиск может вестись по различным критериям и условиям, задаваемым пользователем.

При работе с таблицей можно выбрать из нее нужные строки по заданным условиям или отсортировать строки, расположенные в заданном порядке. Для этого используется установка фильтра на таблицу и выбирается порядок сортировки.

Галерея картинок содержит набор значков, пиктограмм, используемых при настройке и отображении статусов сотрудников, а также при настройке панели инструментов. Набор включает два вида картинок — крупные и мелкие (см. рис. 5). Пользователь может настраивать отображение данных, изменяя по своему усмотрению набор используемых картинок.

Рис. 5

Для переноса сведений о сотрудниках из внешней базы данных в основную базу (хранилище данных) в подсистеме предусмотрена функция репликации данных по сотрудникам. При наличии прав на выполнение этой операции перенос данных выполняется под управлением встроенного Мастера, который ведет пользователя через последовательность шагов.

В подсистему встроена внутренняя адресная справочная система, в которую входят справочники стран, регионов, городов, улиц и домов. Имеется возможность импортировать адреса из федеральной базы данных или любой другой базы, аналогичной по структуре. Адресный справочник позволяет формировать отчетность, отвечающую требованиям Министерства по налогам и сборам и Пенсионного фонда РФ.

Для расширения возможностей и для удобства выборки и группировки данных могут быть введены дополнительные коды, соответствующие ролям подразделений. С этим справляется функция присвоения ролей подразделениям. Присвоение подразделению той или иной роли позволяет создавать структуры предприятия по различным признакам (например, по функциональному взаимодействию, по материальным потокам).

Выходные документы и отчеты представляют данные, накопленные и обработанные в процессе функционирования системы, в удобной, доступной и информативной форме.

Для быстрого поиска и удобной классификации отчеты организованы в виде иерархической древовидной структуры с разделением их по группам.

Существует зарезервированная за разработчиком группа отчетов. В ней представлено более 80 выходных документов, отвечающих требованиям кадровых служб (формы Т-1, Т-2, Т-4, Т-5, Т-6, Т-8, Т-13 и многие другие). При установке новых версий они обновляются. Все отчеты, входящие в поставочную версию, открыты для доработки под нужды каждого конкретного предприятия.

Подсистема "Персонал" предоставляет возможность формирования произвольных отчетов любой степени сложности. В состав программы входит модуль настройки произвольных пользовательских отчетов, разработан "Мастер настройки отчетов". Информация о структуре баз данных не является закрытой: она описана в удобной для сопровождения форме. С помощью генератора отчетов можно получить доступ к любой информации, хранящейся в базе.

Подсистема "Зарплата"

Основные функции подсистемы:

• ведение табелей и лицевых счетов;

• обработка данных о сдельной выработке;

• расчет и начисление заработной платы;

• обеспечение депонирования зарплаты и выдачи депонированной зарплаты;

• формирование отчетности для налоговой инспекции и внебюджетных фондов;

• формирование внутренней отчетности.

Подсистема "Зарплата" может эксплуатироваться как самостоятельно, так и в составе корпоративной информационной системы (КИС) "Флагман".

При работе в составе КИС "Флагман" подсистема использует данные из личных карточек подсистемы "Персонал". Итоговые сводные данные становятся доступны для подсистемы "Бухгалтерский учет".

Рис. 6

Подсистема "Зарплата" характеризуется гибкостью настроек на конкретные условия данного предприятия. Настроить можно как аналитические справочники, так и применяемую систему бухгалтерского учета (рис. 6).

Основное окно в подсистеме "Зарплата" так же, как и в подсистеме "Персонал",— это окно Гида. Вид этого окна похож на аналогичное окно подсистемы "Персонал" (см. рис. 1). В подсистеме "Зарплата" у Гида есть несколько вкладок. При их помощи можно, не выходя за рамки Гида, просмотреть, например, расчет за текущий месяц или начисления и удержания сотрудника за год (рис. 7).

Рис. 7

Личные карточки широко используются подсистемой при расчете заработной платы. Пользователь может скорректировать или дополнить данные личной карточки. При выделении фамилии конкретного работника в Гиде личная карточка становится доступна для заполнения или корректировки. Если не все реквизиты личной карточки в подсистеме "Зарплата" нужны, то она может быть заполнена частично — система это допускает.

Внутреннее совместительство сотрудника оформляется вводом для него новой ставки; при этом расчеты ведутся отдельно по каждой ставке сотрудника с накоплением информации о совокупном доходе для расчета, например, подоходного налога и вычетов.

Лицевые счета отражают условно постоянные начисления и удержания. Можно обрабатывать разнородную информацию для одной ставки одного сотрудника и/или однородную информацию для множества сотрудников.

Разовые месячные данные могут быть оформлены через входные документы и непосредственно внесены в расчетную таблицу. На входные документы оформляются реестры, которые ведутся в разрезе пользовательской настройки типов реестров. При формировании позиций документа работает мощная система поиска и подсказок. Кроме функции поиска, включающей значительный фиксированный набор критериев и пользовательских запросов к базе, реализована функция формирования позиций документа по данным документа, оформленного ранее в любом из реестров.

Табели учета рабочего времени могут быть использованы в подсистеме как документы-источники. Для этой цели в справочнике видов рабочего времени есть реквизит "Код оплаты".

История изменений фиксируется подсистемой для условий труда, статусов и графиков работы по каждой ставке сотрудника.

Расчет заработной платы выполняется в соответствии с установленной конкретному сотруднику системой оплаты труда (оклад, повременная оплата, сдельная оплата) с учетом выплат по больничным листам и отпускам. Учитываются коэффициенты и надбавки за работу в условиях Крайнего Севера, а также доплаты, надбавки, пособия и премии, действующие на предприятии. Удерживаются налоги и отчисления в Пенсионный фонд РФ. Подсистему можно настроить на любые начисления и удержания в соответствии со спецификой предприятия и с учетом действующего законодательства: в ней есть библиотека алгоритмов расчета начислений и удержаний, которую можно изменять. Количество начислений и удержаний может быть любым, при этом данные сохраняются за любой период времени.

Для обеспечения гибкости настроек подсистемы на различные виды расчетов использованы маски входимостей. Этот простой способ дает программе информацию о том, что включается в расчет, а что нет. Пользователю надо только поставить галочку в нужном окне соответствующего справочника входимостей (см. рис. 8).

Суммы начислений и удержаний могут учитываться в разных аналитических разрезах по различным планам счетов. Допускается выполнение валютных начислений (в тех случаях, когда это разрешено действующим законодательством Российской Федерации).

Расчет отчислений во внебюджетные фонды производится на основании автоматически формируемых данных по облагаемому фонду оплаты труда с учетом действующих тарифов страховых взносов.

Подготовка данных для системы персонифицированного учета оплаты страховых взносов в Пенсионный фонд РФ и сведений о полученных доходах для налоговых инспекций может осуществляться как на бумажном носителе, так и в электронном виде.

Коррекция данных за прошлые месяцы может быть легко выполнена расчетчиком: возможно сторнирование результатов с перерасчетом более поздних начислений и удержаний.

Перечисление заработной платы в банк на лицевой или карточный счет работника все шире используется предприятиями для сокращения объема кассовых операций. Подсистема "Зарплата" обеспечивает оформление соответствующих документов для такого перечисления.

Рис. 8

Кассовые операции при большом количестве сотрудников отличаются значительной трудоемкостью. В подсистеме "Зарплата" для упрощения их ведения оформление платежных документов можно выполнять с разбивкой по реестрам, задаваемым пользователем. Разработан механизм взаимодействия расчетчиков заработной платы и кассиров. Обеспечивается работа с депонентами.

Срок хранения различных данных в базе определяется пользователем программы. В зависимости от объема хранимой информации можно получить за любой учетный период расчетные листки, платежные ведомости, расходные кассовые ордера, сводные ведомости и т. д.

Особенности поставки

Поскольку настоящее издание рассчитано, в первую очередь, на специалистов-практиков, авторы считают небесполезным напомнить условия и особенности поставки программных модулей, входящих в состав корпоративной информационной системы "Флагман".

В состав любой подсистемы, входящей в КИС "Флагман", включаются встроенные утилиты: настройки прав доступа пользователей (настраиваются права доступа как к структурам хранения данных, так и к программируемым функциям системы); конфигурирования рабочих мест (меню задачи) и доступа к данным.

Такая комплектация поставки, наряду с централизованным хранением данных, позволяет использовать любой программный модуль либо как автономную программу, решающую конкретную прикладную задачу, либо как подсистему, работающую в составе интегрированной системы управления предприятием.

Компания "ИНФОСОФТ" учитывает необходимость проведения демонстрации и пробной эксплуатации. Такая возможность закладывается уже на этапе разработки программы. Любая программа компании "ИНФОСОФТ" при отсутствии настроенного аппаратного ключа защиты переходит в режим демонстрационной версии. Демонстрационные версии обычно содержат ограничения на период ввода оперативных данных и удобны для проведения пробной эксплуатации.

Демонстрационные версии программ, входящих в состав КИС "Флагман", можно получить в офисе компании, у региональных партнеров компании "ИНФОСОФТ" или по Интернет.

С другими подсистемами корпоративной информационной системы "Флагман" читатели смогут познакомиться в следующих номерах журнала.

Copyright © 1994-2016 ООО "К-Пресс"