Продолжается подписка на наши издания! Вы не забыли подписаться?

Фирма “ФОЛИО”

О чем не пишут в книгах


Сначала еще раз о выборе ПО

Выбор ПО — это только полпути к достижению поставленной Вами цели — автоматизации работы Вашей фирмы. Второй, не менее важный этап достижения успеха — научиться правильно его использовать, то есть применять максимум функциональных возможностей, заложенных в ПО разработчиками. Здравый смысл подсказывает — чтобы оправдать затраты на приобретение, необходимо повышать коэффициент полезного действия инструмента. А для этого необходимо изучать всю сопутствующую документацию и информацию, которую можно получить из прилагаемой к ПО литературе, а также о всех новых изменениях и дополнениях на страничке фирмы-разработчика в Интернете. Странно было бы, купив рояль,— не изучать нотную грамоту, а использовать инструмент для извлечения звуков нажатием на понравившиеся клавиши одним пальцем. Так почему же пользователи программ позволяют себе не читать документацию и список функциональных возможностей даже дорогостоящего ПО. Очень трудно оценить систему по достоинству, только взглянув на несколько экранов ввода и пару отчетов. Конечно, приятно, запустив систему, встретить дружественный интерфейс, с помощью которого без проблем можно ввести первичную информацию, например, заполнить справочники и ввести первичные документы. Но невозможно все функциональные достоинства вытащить на поверхность, что неизбежно привело бы к функциональной и зрительной загруженности экрана, что, в свою очередь, неизбежно вызвало бы раздражение и усталость пользователя. Вывод: если с первого взгляда Вы не увидели в системе реализацию учета интересующих Вас процессов — это еще не значит, что система для этого не пригодна, наверняка предусмотрен набор универсальных механизмов, сочетание которых применимо для Вашей задачи. Поэтому очень важно, чтобы Ваш выбор упал на программу гибкую и многофункциональную (все течет, все меняется, и в деятельности Вашей фирмы в ближайшем будущем могут быть изменения, которые потребуют новых возможностей системы), программу, существующую на рынке не менее 5 лет, так как над ней в качестве постановщиков потрудились тысячи предшествующих пользователей, и система стала ближе к жизни, нежели к теории. Каждый из пользователей предъявляет к системе свои требования, а сочетание реализованных требований в системе и делает программу универсальной. Причем обратите внимание, что программа не обязательно должна быть конструктором, требующим специальной настройки. Универсальной может быть система, предоставляющая все свои возможности сразу после инсталляции, достаточно лишь просмотреть прилагаемое к системе описание. Такой системой, например, можно считать программу складского и управленческого учета для оптовой и розничной торговли “ФОЛИО-WinСклад” фирмы “ФОЛИО”.

Возможности, которых не увидишь в интерфейсе

Рассмотрим на примере этой системы, как, используя в том или ином сочетании существующий набор функций, можно решать учетные задачи, для решения которых система, на первый взгляд, кажется не приспособленной. Возможность регистрации складских и платежных документов и поддержки справочников присутствует в любой современной системе. При выборе системы обращать внимание следует на набор вспомогательных функциональных механизмов, сопровождающих ввод документов, таких как:

Задача 1

Перед пользователем встает задача ведения учета товаров в пути или работа с заказами на товары поставщиков. В программе нет ни одного экрана с явным указанием этих функций, что может поставить в тупик неопытного пользователя, однако реализация такого учета возможна, причем это будет учет достаточно глубокий и аналитичный.

Товары в пути

Воспользуемся возможностью ведения нескольких складов и возможностью перемещения товаров на другой склад. Определимся сначала, что мы понимаем под логическим складом системы — это набор складских документов (приходных и расходных), отражающих движение товаров, объединенных по какому-то признаку (например, по физическому расположению складских помещений или логическому понятию, как товары в пути) в одну единицу учета. Таким образом для отражения товаров, отгруженных поставщиками, но не дошедших до складских помещений Вашей фирмы, выделяем в системе отдельный логический склад. Приходные накладные на склад “Товары в пути” будут регистрировать отправление груза к Вам от поставщика, а расходные накладные — завершение пути, то есть разгрузку на Ваших складах. Текущие остатки справочника товаров этого склада будут отражать количество принадлежащего Вам товара, но находящегося еще в пути. Причем, указывая в документах “кто отправил”, в “типе операции”, например, вид транспорта, а в “контрольном сроке” — контрольный срок доставки — с помощью стандартных отчетов о движении товара и мини-отчетов можно получить информацию об ожидаемом товаре на любой момент времени.

Отдел заказов

Этот же механизм ведения отдельных логических складов можно использовать и для работы отдела заказов, где приходные накладные будут играть роль заказов поставщикам, а расходные накладные — отгрузку товаров со складов поставщика. Таким образом, остатки этого склада — не что иное, как не удовлетворенные поставщиками заказы. Указывая поставщиков в приходных документах заказа и расходных документах отгрузки этого склада, а также контрольные сроки поставки с помощью стандартных отчетов о движении можно получить информацию об оперативности работы Ваших партнеров.

Итак, уже понятно, что для решения этой задачи в целом необходимо вести как минимум 3 логических склада: “Заказы”(1), “Товары в пути”(2), “Ваши складские помещения”(3). В 3-ем складе, выписывая счета Вашим клиентам, Вы резервируете товар на Вашем физическом складе. Однако, если товара недостаточно, Вы можете на основе заказов от покупателей формировать свои заказы поставщикам. Этот процесс можно автоматизировать двумя способами.

ПЕРВЫЙ СПОСОБ: предполагает использование механизма загрузки нескольких документов в один, а именно: загрузки выписанных нами счетов в одну вспомогательную расходную накладную (которую следует удалить после перемещения заказа на склад заказов), суммирующую все заказы покупателей с последующей передачей товара на другой склад (склад “Заказы”). На складе “Заказы” автоматически образуется приходная накладная.

ВТОРОЙ СПОСОБ: формирование заказа поставщику позволяет собрать в лист заказа только недостающий у Вас товар. Количество недостающего товара по каждому поставщику можно увидеть в справочнике товаров Вашего склада с отбором по интересующему Вас поставщику (если он указан у каждого товара) и с отбором по отрицательному свободному остатку в колонке “Свободный остаток”, так как это разница между фактическим количеством на складе и требуемым количеством по счетам. Товары с отрицательным свободным остатком — это и есть готовый лист заказа, который одной кнопкой переносится в вспомогательную расходную накладную и затем в приходную на склад заказов (1), как было описано выше.

Как только к Вам поступила информация об отправке поставщиком Вашего заказа (или его части) — следует снять заказ с поставщика и зарегистрировать, что товар уже в пути. Для этого достаточно войти в склад “Заказы” и оформить расходную накладную с перемещением товара на другой склад — склад “Товары в пути”, в результате чего автоматически будет создана приходная накладная в складе “Товары в пути”. Как только груз достигает Ваших складских помещений, необходимо оприходовать поступивший груз на склад (3), однако разумней было бы начать с оформления расходной накладной в складе “Товары в пути”(2) (чтобы показать, что дошедший товар уже не в пути) и, воспользовавшись перемещением, автоматически создать приход в складе “Ваши складские помещения”(3). При таком учете Вы всегда будете в курсе Ваших складских остатков, как складируемых, так и ожидаемых.

Учет накладных расходов и расчет себестоимости

В приходной накладной есть механизм увеличения себестоимости приходуемого товара за счет накладных расходов. В качестве накладных расходов Вы можете внести сумму за доставку, хранение в пути, таможенные пошлины, зарплату за разгрузку-погрузку, распределив эту сумму пропорционально по каждому товару, таким образом будет сформирована новая себестоимость, что при продаже даст возможность правильно оценить торговую надбавку.

Задача 2

Этот же механизм многоскладского ведения и формирования себестоимости товара можно использовать и для других задач, например, производства: сборки мебели, производства упаковки, жалюзи и др., организовав цех производства как отдельный склад и использовав специальный тип складского документа — накладную сборки, позволяющий фиксировать создание готовой продукции из комплектующих, хранимых на складе. Затем, используя механизм перемещения, передать готовую продукцию со склада производства на склад готовой продукции для отпуска на сторону.

Задача 3

Многие сложные задачи складского учета позволяет решить использование механизма ведения партий по определенным признакам товара:

Мы рассмотрели ряд примеров решения неочевидных, но весьма часто встречающихся в учете задач. Очевидно, что залог успеха в процессе автоматизации Вашей деятельности складывается из 3-х составляющих: хорошей системы, изучения ее возможностей и Вашей смекалки, а также помощи консультационного отдела фирмы-разработчика или дилера. Иногда достаточно знать 3 заветные клавиши — и Ваша задача решена. Не откладывайте, если Вы уже купили систему, прочтите к ней документацию, и Ваша система будет для Вас помощником и другом. Успехов!

Ведущий эксперт фирмы “ФОЛИО”
Овчинникова Инна


Copyright © 1994-2016 ООО "К-Пресс"