Компьютер в бухгалтерском учете и аудите 2000'2

Home Поиск Издания Контакты k-press.ru


Продолжается подписка на наши издания! Вы не забыли подписаться?

Компания “ЛИМ”

Информационная система “ЛИМ-КОРПОРАЦИЯ” как средство реализации концепции стратегического управления полиграфическим предприятием (Опыт стратегического развития ИПО “Лев Толстой”)

Рыночная экономика по сравнению с директивной повышает требования к качеству внутрифирменных решений. Если прежде цели полиграфического предприятия задавались централизованно, то теперь менеджерам приходится выявлять их самостоятельно. Для этого целесообразно использовать аппарат стратегического управления. Суть его заключается в том, что в организации, с одной стороны, существует четко организованное комплексное стратегическое планирование, а с другой, — структура управления фирмой с выработкой долгосрочной стратегии для достижения целей фирмы и создания управленческих механизмов реализации стратегии через систему тактических планов.

Суть стратегического планирования заключается в процессе формулирования миссии и целей организации, выбора специфических стратегий для определения и получения необходимых ресурсов и их распределения с целью обеспечения эффективной работы организации в будущем. Фактически стратегия представляет собой набор правил, которыми предприятие руководствуется в своей деятельности по достижению поставленных целей.

Разработанная фирмой стратегия не является единственной. Возможны и несколько альтернативных стратегий, фиксирующих иные направления деятельности. Но единую траекторию им задает основная стратегия, реализацию которой обеспечивают вспомогательные и производные частные разработки — тактические планы.

Чтобы быть эффективной, стратегия должна учитывать все сильные и слабые стороны организации, внешние и внутренние условия, возможные изменения ситуации, соответствовать накопленному потенциалу организации и перспективам тех видов деятельности, которыми она занимается. Для успешного выбора стратегии необходим глубокий анализ существующих направлений работы организации, ее позиций в конкурентной борьбе, перспектив на будущее, а также тенденций ее развития, новых видов деятельности, к которым необходимо перейти для повышения эффективности работы полиграфического предприятия.

Подходя к решению задачи стратегического планирования, необходимо прежде всего понимать его отличие от долгосрочного планирования, являвшегося основным в условиях директивной экономики. Основное различие заключается в трактовке будущего. В системе долгосрочного планирования делается допущение, что будущее может быть предсказано путем экстраполяции исторически сложившихся тенденций роста. Руководители полиграфических предприятий обычно исходят из того, что в перспективе итоги деятельности улучшатся по сравнению с прошлым, и эту посылку закладывают в обоснование плана. Результатом такой практики является постановка оптимистических целей развития, с которыми не сходятся реальные результаты. В системе стратегического планирования не делается предположение, что будущее непременно должно быть лучше прошлого и его можно изучать методами экстраполяции. Поэтому в стратегическом планировании важное место отводится анализу перспектив организации, задачей которого является выяснение тех тенденций опасностей, возможностей, а также отдельных форс-мажорных обстоятельств, которые способны изменить сложившиеся тенденции.

Однако прежде чем заниматься вопросами стратегического планирования, выбором и реализацией стратегических альтернатив, необходимо выяснить степень готовности самого предприятия и его руководителей к разработке, а самое главное — к реализации выбранной стратегии.

Разработка стратегического планирования полиграфических предприятий должна основываться на оценке потенциала действующегося или вновь создающегося предприятия. Под потенциалом предприятия понимается возможность достижения поставленных целей при максимально эффективном использовании имеющихся в наличии ресурсов.

Рис 1. Процесс стратегического планирования полиграфического предприятия

Процесс реализации выбранной стратегии основывается:

  1. На организации системы корректировки стратегического направления путем выявления и решения тактических задач полиграфического производства по приобретению новой техники, освоению новых технологий, решению кадровых вопросов и т.д.
  2. На организации системы стратегического контроля и учета как одного из основных механизмов реализации стратегии.

Опыт показывает, что система учета на полиграфическом предприятии будет эффективной лишь при внедрении комплексной системы автоматизации всех сфер деятельности. Проблемой любого полиграфического предприятия является оторванность системы руководства предприятием от структурных подразделений производства. Контроль за движением полиграфического заказа по производству и, как следствие, — организация позаказного учета на полиграфическом предприятии с оптимальным распределением трудовых, финансовых и производственных ресурсов — вот главная цель организации системы комплексного автоматизированного учета. Комплексная система автоматизации позволяет подготовить анализ деятельности предприятия в рамках разработки стратегического плана и организовать контроль на этапе его реализации. Таким образом, комплексная система автоматизации сопровождает процесс стратегического развития полиграфического предприятия на всех стадиях его функционирования.

Рис.2 Реализация процесса стратегического планирования на основе анализа потенциала предприятия

ЗАО “ЛИМ” на базе ИПО “Лев Толстой” разработало систему “ЛИМ-КОРПОРАЦИЯ”, которая представляет собой сетевой интегрированный программный продукт, реализованный по технологии “клиент-сервер” на платформе MS SQL Server в среде Windows и предназначенный для ведения производственного, бухгалтерского и складского учета на предприятии, решения задач производственного и финансового планирования.

Внедрению информационной системы управления предшествовало исследование предприятия, которое включало в себя изучение структуры предприятия, информационных потоков, документооборота, методики бухгалтерского учета, регламента работ, технических предпосылок для построения корпоративной информационной системы. В результате обследования была разработана структура системы, функциональная модель автоматизированного учета, модель автоматизированного документооборота, процедуры оперативного учета. Совместно со специалистами ИПО “Лев Толстой” разработана спецификация на техническое обеспечение проекта.

В состав системы вошли модули базового комплекса информационной системы “ЛИМ-КОРПОРАЦИЯ” в конфигурации “Полиграфия”, а также программные компоненты, разработанные с учетом специфических требований предприятия.

Информационная система “ИПО Лев Толстой” представляет собой полностью интегрированный комплекс программных средств, который условно можно разделить на пять подсистем (рис.3.):

Совокупность данных подсистем позволила решить на полиграфическом предприятии целый комплекс насущных проблем:

Организация работ с использованием информационной системы управления предприятием следующая.

Заказ регистрируется в системе в момент оформления. Оформление заключается в заполнении реквизитов экранной формы (рис. 4.), где определяются основные параметры заказа, такие как вид изделия, формат, тираж, красочность, требования к бумаге, срокам исполнения, состав технологических операций.

Полученная информация используется для расчетов стоимости заказа и потребности в материалах. Результатом оформления заказа является счет на оплату заказа и требование на материалы, если заказчик предоставляет свои материалы, например бумагу. Одновременно оформляется технологическая карта.

Счет автоматически становится на контроль в бухгалтерии предприятия. Факт поступления денежных средств на расчетный счет или в кассу предприятия регистрируется в подсистеме бухгалтерского учета на автоматизированных рабочих местах “Учет банковских операций” или “Учет кассовых операций”.

Автоматизированный бухгалтерский учет в системе ведется по принципу “от документа”. Все хозяйственные операции, подлежащие бухгалтерской обработке, регистрируются в системе посредством электронных документов. Электронный документ представляет собой экранную форму отображения учетной информации, которая характеризуется определенным набором реквизитов и алгоритмами ввода и обработки информации. Электронный документ может быть заполнен оператором вручную или сформирован автоматически различными модулями информационной системы. Независимо от способа формирования документа, в процессе его обработки автоматически выполняются бухгалтерские проводки, корректируются картотеки остатков (для документов материального учета), ведутся книги продаж и покупок, отслеживается выполнение операций в рамках бизнес-процессов.

Регистрация поступления сырья и материалов под заказ, как и все остальные операции движения производственных запасов, выполняется на автоматизированных рабочих местах подсистемы снабжения. Подсистема реализует учет движения сырья, материалов, МБП на складах предприятия, в том числе поступление от поставщиков, внутреннее перемещение, передача в производственные подразделения. Возможен учет запасов на ответственном хранении и расчет стоимости хранения и погрузочно-разгрузочных работ. Бухгалтерская обработка информации — расчет себестоимости остатков, генерация проводок — выполняется модулем “Материальный учет” подсистемы бухгалтерского учета.

Оплаченный и обеспеченный материальными ресурсами заказ передается в производство. Оперативное планирование производства и контроль прохождения заказа по технологическому маршруту обеспечивает подсистема производственного учета.

Рис.3. Структура информационной системы ИПО “Лев Толстой”

Рис.4. Описание заказа

Рис.5. Регистрация заказа на участке

Передача заказа в производство регистрируется АРМом “Диспетчер” (рис.5). В процессе регистрации выполняется подробное пооперационное описание технологического маршрута заказа на производственном участке.

В результате регистрации заказ помещается в конец очереди на указанное оборудование.

В режиме оперативного планирования подсистема производственного учета реализует механизм перемещения заказа в очереди, перевод с машины на машину, корректировку технологического маршрута.

Факт выполнения операции регистрируется на автоматизированных рабочих местах учета прохождения заказа в производстве. В процессе регистрации указываются исполнители операции, время окончания операции, фактическая выработка, в случае повторного выполнения операции, например при исправлении брака, обязательно запрашивается причина.

Производственная информация автоматически поступает в подсистему бухгалтерского учета, где выполняется сбор материальных и трудовых затрат и последующая бухгалтерская обработка данных. По окончании обработки заказа на участке формируется накладная на внутреннее перемещение на следующий по технологическому маршруту участок.

В процессе прохождения заказом технологического маршрута заказчик может изменить требования к изделию, что, в свою очередь, ведет к изменению цены и потребности в материалах. Эти изменения регистрируются в модуле оформления заказа, что сопровождается соответствующими дополнительными счетами на оплату и требованиями на материалы. Автоматически корректируется описание технологического процесса в подсистеме производственного учета.

По окончании производственного процесса заказ передается на склад готовой продукции, что оформляется соответствующей накладной. Отгрузка заказа может производиться по частям. Товарно-транспортные накладные и счета-фактуры формируются с учетом общей стоимости заказа (по всем выписанным счетам) с учетом отгружаемого тиража и, в случае необходимости, с выделением стоимости полиграфических работ и израсходованных материалов и расчетом соответствующих сумм НДС.

Все отгрузочные документы автоматически принимаются к учету подсистемой бухгалтерского учета, что отражается соответствующими бухгалтерскими проводками.

Помимо механизма автоматизированной бухгалтерской обработки хозяйственных операций, система “ЛИМ-КОРПОРАЦИЯ” имеет средства оперативного мониторинга, основанного на принципе моделирования бизнес-процессов и пооперационного контроля их исполнения. На базе этого механизма реализуются такие задачи, как логистика, контроль взаиморасчетов и др.

Например, руководству предприятия требуется оперативная информация о состоянии расчетов с заказчиками. Бухгалтерия имеет эту информацию, но она представлена в специфическом виде (остатки и обороты по балансовым счетам), и особенности процесса бухгалтерского учета не позволяют добиться требуемой оперативности.

Бизнес-процесс оперативного учета взаиморасчетов с заказчиками описывается как последовательность следующих процедур:

Рис.6. Режим регистрации выработки

Рис.7. Оперативный учет расчетов с заказчиками

Именно в таком виде информация должна поступать руководству предприятия сразу по факту оформления соответствующих первичных документов, не дожидаясь бухгалтерской обработки. В случае внесения изменений в первичные документы бухгалтерией (например, исправление ошибок) информация должна сразу же актуализироваться.

Настроенный соответствующим образом бизнес-процесс дает результаты, представленные на рис. 7.

Режим оперативного учета позволяет контролировать расчет стоимости заказа, изменения в описании заказа, первичные документы, движение заказа в производстве (рис. 8).

Рис. 8. Оперативная информация по заказу

Как уже упоминалось выше, каждая хозяйственная операция регистрируется электронным документом, который проходит полный цикл обработки, состоящий из следующих этапов:

Все три этапа обработки могут выполняться одновременно или последовательно. Последовательная обработка дает возможность разграничить зоны ответственности между службами предприятия. Так, большинство предприятий ведет учет запасов по средним ценам. Первичную регистрацию операций выполняют материально ответственные лица соответствующих подразделений. А расчет цен и бухгалтерские проводки выполняет бухгалтер, отвечающий за материальный учет в целом. Разграничение прав доступа к различным режимам обработки документа позволяет реализовать любую схему организации учета на предприятии.

Отдельно стоит остановиться на подсистеме администрирования системы “ЛИМ-КОРПОРАЦИЯ”, которая включает в себя три программных модуля.

Модуль “Администратор системы” предназначен для выполнения наиболее общих настроек информационной системы предприятия, а именно:

Модуль “Администратор материального учета” реализует следующие функции:

Модуль “Администратор доступа” предназначен для управления авторизацией доступа с использованием соответствующих механизмов сервера баз данных, а именно:

В ходе разработки и внедрения автоматизированной системы был полностью налажен документооборот предприятия, резко снижена дебиторская задолженность, налажена система расчета стоимости заказа в режиме on-line (заказ любой сложности рассчитывается в течение 2–3 минут в процессе телефонного разговора с заказчиком), формализован процесс формирования технологической карты прохождения заказа (впервые создан единый алгоритм формализации в едином интерфейсном ключе внесения данных по листовой и книжно-журнальной продукции).

Эффективность внедрения комплексной системы автоматизации в ИПО “Лев Толстой” проявилась в изменении следующих показателей.

  1. Уровень затрат на предприятии в результате организации учета материальных ценностей снизился более чем на 12%.
  2. Разработка концепции дифференцированной ценовой политики позволила поднять уровень рентабельности с 15% до 26% и тем самым максимизировать прибыль предприятия.
  3. Организация маркетинговой службы с использованием автоматизированной системы позволила увеличить оборот предприятия более чем на 20%.
  4. Расчет производственных мощностей позволил изготавливать полиграфическую продукцию в договорные сроки в полном объеме.
  5. Автоматизированная система позволила объективно определять трудоемкость производственных процессов, скорректировать нормы выработки, перевести все производственные подразделения на сдельную оплату, стимулировать увеличение производительности труда.
Зам.генерального директора ЗАО “ЛИМ”
Носов Вадим Александрович

Магистр экономики,
зам.директора ИПО "Лев Толстой"
Павлов Михаил Вячеславович

Copyright © 1994-2016 ООО "К-Пресс"