Компьютер в бухгалтерском учете и аудите 2000'2
	Home Поиск Издания Контакты k-press.ru

Продолжается подписка на наши издания! Вы не забыли подписаться?

Фирма “СтройСофт”

Автоматизация связи бухгалтерии и сметного дела. А надо ли? И как?

В последнее время все чаще стал раздаваться вопрос по автоматизации взаимосвязи сметного отдела (ПТО, СДО и т.п.) с бухгалтерией. Что вызвало этот вопрос?

Рис. 1

Так уж сложилось в нашей стране (да и во всем остальном мире), что вопросам автоматизации труда бухгалтера уделяется намного больше внимания со стороны сообщества разработчиков программного обеспечения, чем к относительно небольшому классу разработчиков программ для экономической стороны строительного производства. Причин тому несколько.

1. В каждой организации есть бухгалтер.

2. Каждая организация в идеале сдает отчетность в различные организации.

3. Строительных организации, по данным статистики, в 1999 году в России было только 150 000, а реально действовало около 1/3 и, соответственно, сметчиков было не так уж много по сравнению с бухгалтерами.

4. И, наконец, по мнению автора, автоматизация и алгоритмизация бухгалтерии несколько легче, чем построение алгоритма формирования стоимости строительной продукции в виде сметы.

В подтверждение своих доводов можно сравнить количество выставок по вопросам автоматизации бухгалтерии и отсутствием хотя бы одной выставки по вопросам сметного нормирования и расчетов.

Но вернемся к теме статьи. На повестке дня стоит вопрос связи сметных и бухгалтерских программ. На рынке программных средств доминируют несколько десятков программ для бухгалтерии и всего несколько программ для сметчиков. Отсюда возникает вопрос, кто с кем и в каком порядке будет связываться, на основе каких принципов и положений.

По технологии работы строительной организации поток информации выглядит приблизительно следующим образом (рис. 2).

Рис. 2

Из приведенной схемы возникает несколько проблем автоматизации.

1. Бухгалтерия использует правила и условия, выдвигаемые налоговыми и прочими фискальными и финансовыми органами страны.

2. Сметные подразделения используют правила, определенные Госстроем России, а некоторые правила приняты еще в 60-е годы.

3. Системы нормативных документов обоих подразделений в большинстве своем совершенно не согласованы и не упорядочены.

4. Имеется различный подход к “вольности” формирования документов и отчетности. Если сметно-производственные документы в большинстве своем имеют статус рекомендованных к применению, то формы и порядок заполнения бухгалтерской отчетности имеют жесткие правила, следование которым обязательно.

5. Система кодирования ресурсов, применяемых при учете и формировании документов, в бухгалтерии и сметных подразделениях различна и не может быть принята единой (до принятия единой кодировки по всей стране, обязательной везде).

В силу перечисленных выше причин при взаимосвязи бухгалтерских и сметных программ необходимо решать несколько технических и организационных задач программных фирм:

1. Необходимость построения такой модели передачи данных от сметной программы в бухгалтерскую, при которой вопросы кодировки отойдут на второй план.

2. При реализации первого пункта необходимо решить вопрос применения в сметной программе различных видов кодирования ресурсов, в том числе и в одном документе.

3. Уничтожение некоторых стереотипов, принятых в среде разработчиков бухгалтерий, например, представления о невозможности иметь отрицательные значения при учете остатков (краснота), и широко используемых в среде строителей как жизненная необходимость.

4. Решение вопросов взаимодействия различных форматов хранения информации, особенно при функционировании программ в различных средах (DOS и Windows).

Задачи организации, где внедряется взаимосвязь программ:

1. Принятие решения руководством строительной организации о необходимости связи.

2. Назначение или определение стоимости компенсации сотрудникам первоначальных затрат на внедрение технологий связи.

3. Выбор на основе рекомендаций исполнителей программного обеспечения.

Пути реализации поставленной задачи.

В каждом конкретном случае вопрос должен решаться индивидуально, в зависимости от наличия финансовых средств, имеющегося программного обеспечения, парка компьютеров, объема выполняемых работ.

Общая схема построения связи может выглядеть следующим образом (рис. 3).

Рис. 3

Справочник соответствия — это ключевой вопрос связи систем. В зависимости от реализации механизмов обмена этот справочник может содержать либо бухгалтерская, либо сметная система.

В виду того, что количество учетных материалов, применимых на строительной площадке и, соответственно, в учете, не настолько велико, как номенклатура сметных наименований материалов, то возникает необходимость определения множества материалов в сметной документации к одному материалу в бухгалтерском учете. Учитывая, что единицы измерения материалов в различных системах могут быть различны, то необходимо иметь коэффициент пересчета единиц измерения (табл. № 1).

Таблица № 1

Рис. 4

Использование названных выше условий и механизмов ООО “Фирма СтройСофт” и НТЦ “Импульс” была проведена работа по построению данной связи на основе разработанной в ИВЦ “Импульс” настройки для программы 1С, ориентированной для применения в строительной организации и сметных программ “Ресурсная смета” и “Смета 2000”. При практической реализации, несмотря на всю кажущуюся простоту решений, возникла необходимость унификации и стандартизации механизма обмена информацией. Для уменьшения затрат по программированию, снятия вопроса по зависимости от формата хранения данных в наших программах был создан формат обмена информацией между бухгалтерскими и сметными программами.

При создании формата был учтен опыт создания формата передачи данных между сметными программами, сформированный усилиями участников Ассоциации разработчиков программ для строителей. По мере продвижения совместного продукта есть вероятность принятия данного формата как определенного стандарта.

Рис. 5

В результате при работе данной связи происходит максимальное упрощение работы двух отделов организации. Сметный отдел применяет те правила и условности, которые приняты у сметчиков, не заботясь о том, чтобы информация могла быть обработана в бухгалтерии. Бухгалтер не выдвигает требований к сметчику по поводу применения только заданного вида кодирования и примененных материалов. Система сама определяет наличие соответствия применяемых в документах материалов, при его отсутствии предлагает ввести его, не ограничивая кого-либо в правилах его работы. По мере накопления справочника соответствия трудоемкость перевода и учета ведомости М-29 в ведомости М-19 снижается и время этой работы приближается к скорости работы Ваших компьютеров.

К сожалению, данная схема не совсем пригодна при такой организации учета материалов в бухгалтерии, при которой каждое новое поступление материала с другой ценой приводит к появлению нового учетного номера. Но все нельзя объять необъятное.

Описание блока обмена данными между сметными и бухгалтерскими программами по передаче сметных данных в бухгалтерию

1. Блок предназначен для передачи информации по списанию материалов (форма М-29) из сметных программ в бухгалтерские системы.
2. Блок создается как текстовый файл с произвольным именем и расширением в кодовой таблице 1251 (Windows).
3. Блок имеет формат CDF (поля данных разделяются запятыми, текстовые поля заключаются в кавычки (“); использование кавычек в самих текстовых полях не допускается; отдельные записи (строки) блока разделяются символами возврат каретки/перевод строки).
   Разделителем целой и дробной части числовых полей служит точка (.).
   Если значение какого-либо поля не определено, то оно не включается в запись, однако разделители полей (запятые) должны присутствовать. Пустое значение числового поля интерпретируется как 0. Для пустого текстового поля допускается не указывать кавычки (запись,””, и,, эквивалентны).
4. Каждая запись блока состоит из числового типа (кода) записи и некоторого количества текстовых или числовых полей. Количество и состав полей каждой записи определяется ее типом. Программы должны игнорировать записи с типами, не определенными в данном документе.

Рис. 6

Рис. 7

Длины полей (как текстовых, так и числовых) не ограничиваются. Не рекомендуется использовать символьные поля длиннее 64 Кбайт.

Точность (количество десятичных знаков после точки) числовых полей определяется программой, создавшей блок.

Все стоимостные показатели приводятся в рублях.

При создании блока каждая сметная система может накладывать свои ограничения на размеры полей и каждая бухгалтерская система может накладывать свои ограничения. Например, слишком длинные символьные поля могут усекаться. Наличие или отсутствие диагностики при возникновении подобных ситуаций оставляется на усмотрение разработчиков систем.

5. Версия 1.00 блока передачи данных может включать следующие типы записей.

5.1. Тип 0 — комментарий.

5.1.1. Описание полей.

1) Содержание комментария (текст).

5.1.2. Назначение.

Запись используется по усмотрению разработчиков для описания тех или иных алгоритмов, данных и других характеристик информации, представленной в записях других типов. Комментарий относится к записи, непосредственно предшествующей ему в файле. Первой записью файла комментарий быть не может. Несколько идущих подряд записей комментария объединяются.

5.2. Тип 1 — идентификация стандарта.

5.2.1. Описание полей.

1) Наименование и версия стандарта (текст). Для данной версии стандарта это поле должно содержать “БОСБ 1.00” (все буквы русского алфавита) (БОСБ — Блок Обмена Смет и Бухгалтерии).

2) Наименование программы, создавшей файл (текст). Значение определяется разработчиками программ.

3) Номер версии программы, создавшей файл (текст). Значение определяется разработчиками программ.

5.2.2. Назначение.

Запись этого типа обязательно должна быть в файле, причем только одна и только в качестве первой строки файла. Начало этой записи 1, “БОИССиБ 1.00” может использоваться в качестве сигнатуры файла, исключающей случайную обработку файлов другого формата.

5.3. Тип 3 — идентификация документа.

5.3.1. Описание полей.

1) Номер договора (объекта) (текст).

2) Наименование договора (объекта) (текст).

3) Адрес объекта (текст).

4) Номер документа (текст).

5) Наименование документа (текст).

6) Наименование организации-заказчика (текст).

7) ФИО представителя организации-заказчика (текст).

8) Наименование организации-подрядчика (текст).

9) ФИО представителя организации-подрядчика (текст).

10) Наименование организации-субподрядчика (текст).

11) ФИО представителя организации-субподряд­чика (текст).

12) ФИО составителя документа (текст).

13) ФИО контролера документа (текст).

14) Общая стоимость работ по передаваемому документу (смете, акту выполненных работ).

15) В каких ценах составлен документ (число). Поле может содержать информацию об уровне цен, в которых составлен документ, например, 1984, 1991, 1998 — цены 1984, 1991, 1998 годов. Для документов, составленных в текущих ценах, поле не заполняется.

16) Период, за который составлен документ (число). Для ведомостей списания ресурсов поле содержит информацию в формате — год и месяц выполнения в формат ГГГГММ, где ГГГГ — номер года, ММ — номер месяца.

17) Вид нормы списания ресурса (сметные нормы; производственные нормы и т.п.), символьное.

18) Вид кодировки ресурсов (1 — АВС, 2 — цен­ники, 3 — ОКП). Численное.

19) Дата формирование информации в документе в формате ДДММГГГГ.

5.3.2. Назначение.

Запись этого типа обязательно должна быть в файле, причем только одна. Она должна располагаться после идентификации стандарта (тип 1) и (быть может) комментариев к идентификации стандарта.

Используется для идентификации загружаемого документа.

5.4. Тип 10 — Заголовок раздела документа.

5.4.1. Описание полей.

1) Уровень заголовка (целое неотрицательное число). Уровень 0 соответствует наиболее крупным разделам документа. Количество уровней не ограничивается, но при загрузке информации каждая программа может объединять уровни, уменьшая глубину их вложения. При таком объединении названия уровней объединяются, то есть к названию более высокого уровня дописывается справа название входящего в него подуровня.

2) Номер данного раздела (целое неотрицательное число). На нумерацию разделов не накладывается никаких дополнительных требований, например некоторых номеров может и не быть.

3) Наименование раздела (текст).

5.4.2. Назначение.

Запись используется для задания структуры документа. Все позиции (работы) документа после заголовка раздела и до следующего заголовка относятся к данному разделу. Это относится и к заголовкам с большим номером уровня. Например, возможна такая структура документа:

Уровень Заголовок

0 А

Позиции раздела А (любое количество позиций)

0 Б

Позиции раздела Б (любое количество позиций)

1 БА (подраздел раздела Б)

Позиции раздела БА (любое количество позиций)

2 БАА (подраздел БА)

Позиции раздела БАА (любое количество позиций)

1 ББ (подраздел раздела Б)

Позиции раздела ББ (любое количество позиций)

0 В

...

В данном примере выделено 3 уровня разделов документа. Сметная программа, допускающая не более 2-х уровней, должна загрузить этот документ в виде:

Уровень Заголовок

0 А

Позиции раздела А

0 Б

Позиции раздела Б

1 БА (подраздел раздела Б)

Позиции раздела БА

1 БА БАА (подраздел раздела Б)

Позиции раздела БА БАА

1 ББ (подраздел раздела Б)

Позиции раздела ББ

0 В

...

5.5. Тип 20 — Позиция документа. Описание работы, материала, не являющихся предметами учета в бухгалтерской системе в качестве материальной ценности.

5.5.1. Описание полей.

1) Номер строки в документе (целое положительное число).

2) Код позиции (возможно в формате АВС, например Е44-М101) (текст).

3) Единица измерения (текст).

4) Наименование позиции (текст).
Поля 5 — 7 содержат показатели позиции документа на объем работ без учета различных поправочных коэффициентов, зависящих от условий работ. Эти показатели берутся непосредственно из первичного документа.

5) Количество выполненных работ всего в натуральных измерителях.

6)Тип строки (0 — работа (сметная), 1— трудовой ресурс (описание трудового процесса), 2 — машинный ресурс (наименование используемой машины), 3 — материальный ресурс).

7) Количество выполненных работ за период в натуральных единицах измерения.

5.5.2. Назначение.

Записи этого типа задают состав работ документа. Записи относятся к ближайшему предшествующему заголовку раздела. Допускается использование записей сразу после идентификации документа, при этом данные позиции не относятся ни к какому разделу. Загружающая блок программа может ввести фиктивный заголовок раздела, если это требуется для ее нормальной работы.

Номера строк в документе (как и номера разделов) могут следовать не подряд; допустима как сквозная нумерация позиций, так и нумерация в рамках одного раздела.

Если, по мнению пользователя, необходимы какие-либо пояснения к позиции (например, порядок применения поправочных коэффициентов), то они даются в строке комментария, которая может следовать за каждой позицией.

5.7. Тип 30 — Ресурс.

5.7.1. Описание полей.

1) Код ресурса (текст). Следует придерживаться кодов ресурсов, определенных для всего документа, однако допускается использование любого кода, уникального для данного ресурса в данном документе.

2) Единица измерения (текст).

3) Наименование ресурса (текст).

4) Признак типа ресурса (число):

1 — трудовой ресурс,
2 — эксплуатация машин и механизмов,
3 — материал.

5) Норма расхода ресурса на единицу объема работ (число).

6) Цена единицы ресурса нормативная (сметная) (число, руб.).

7) Цена единицы ресурса фактическая (фирменная) (число, руб.).

8) Цена единицы ресурса оптовая (число, руб.).

8) Цена единицы ресурса отпускная (число, руб.).

9) Расход плановый (число).

10) Расход фактический (число).

11) Перерасход (отрицательное значение) (эконо­мия) (число).

12) Фактически списано (число).

13) Примечание (текст).

5.7.2. Назначение.

Записи задают состав и количество ресурсов, необходимых для выполнения позиций документа. Записи ресурсов относятся к ближайшей предшествующей позиции документа. Появление записей ресурсов после раздела документа или идентификации документа не допускается.

6. Во всех программах, поддерживающих данный формат, он должен называться “Блок обмена с бухгалтерией 1.00” и располагаться в меню экспорта/импорта (загрузки/выгрузки и т.п.).

7. При загрузке блока рекомендуется предусмотреть режим просмотра и/или распечатки комментариев, которые могут содержать важную информацию по использованным механизмам ценообразования.

Образец файла

1,”БОСБ 1.00”,”Ресурсная смета”,”1.0.1”
3,”Объект №1”,”Объект №1”,,,,”Строительная организация”,,”Нет”,””,”Нет”,,”Виноградов”,
”Виноградов старший”,,1998,200004,”сметные”,1,5052000
0,”Строка структуры”
10,0,1,”Отделочные работы”
0,”ЭТО первая строка работы”
20,1,”10–53”,”М2”,”УСТРОЙСТВО ПЕРЕКРЫТИЙ С УКЛАДКОЙ БАЛОК ПО КАМЕННЫМ СТЕНАМ С НЕСУЩЕЙ ПОДШИВКОЙ ИЗ ДОСОК”,1,0,0.5
0,”начало ресурсов”
30,”1”,”ЧЕЛ.-Ч”,”ЗАТРАТЫ ТРУДА”,1,1.14,10,0,0,0,0.57,0.6,-0.03,0.57,””
30,”712”,”РУБ”,”ПРОЧИЕ МАШИНЫ”,2,1,20,0,0,0,0.5,0.5,0,0.5,””
30,”2261”,”М3”,”ДОСКИ 2 СОРТ, 25–32 ММ”,3,2,30,0,0,0,1,0.9,0.1,0.9,””
30,”2097”,”М3”,”БРУСКИ 2 СОРТ, 50–60 ММ”,3,3,40,0,0,0,1.5,1.5,0,1.5,””
30,”2784”,”КГ”,”ПАСТА АНТИСЕПТИЧЕСКАЯ”,3,4,50,0,0,0,2,2,0,2,””
30,”2897”,”КГ”,”ПОКОВКИ”,3,5,60,0,0,0,2.5,2.6,-0.1,2.5,””
30,”3177”,”М2”,”ТОЛЬ”,3,6,70,0,0,0,3,3,0,3,””
30,”3254”,”КГ”,”ХОМУТЫ С ГАЙКАМИ”,3,7,80,0,0,0,3.5,3,0.5,3,”совсем не бред”
30,”2792”,”М2”,”ПЕРГАМИН”,3,8,90,0,0,0,4,4,0,4,”относительный бред”
30,”6237”,”РУБ”,”ПРОЧИЕ МАТЕРИАЛЫ”,3,9,100,0,0,0,4.5,4.5,0,4.5,”полный бред”
0,”начало следующей работы”
20,3,”10–57”,”М2”,”УСТРОЙСТВО ПЕРЕКРЫТИЙ С УКЛАДКОЙ БАЛОК ПО РУБЛЕНЫМ СТЕНАМ С НЕСУЩЕЙ ПОДШИВКОЙ ИЗ ДОСОК”,3.3,0.98,0.12,0.04,2.2,0,0,,1.72,0,3.3,0.98,0.12,0.04,2.2,0,0,,1.72,0,1,3,1,0,0,1,1,1,1,””,””
0,”начало ресурсов”
30,”1”,”ЧЕЛ.-Ч”,”ЗАТРАТЫ ТРУДА”,1,1.14,10,0,0,0,0.57,0.6,-0.03,0.57,””
30,”712”,”РУБ”,”ПРОЧИЕ МАШИНЫ”,2,1,20,0,0,0,0.5,0.5,0,0.5,””
30,”2261”,”М3”,”ДОСКИ 2 СОРТ, 25–32 ММ”,3,2,30,0,0,0,1,0.9,0.1,0.9,””
30,”2097”,”М3”,”БРУСКИ 2 СОРТ, 50–60 ММ”,3,3,40,0,0,0,1.5,1.5,0,1.5,””
30,”2784”,”КГ”,”ПАСТА АНТИСЕПТИЧЕСКАЯ”,3,4,50,0,0,0,2,2,0,2,””
30,”2897”,”КГ”,”ПОКОВКИ”,3,5,60,0,0,0,2.5,2.6,-0.1,2.5,””
30,”3177”,”М2”,”ТОЛЬ”,3,6,70,0,0,0,3,3,0,3,””
30,”3254”,”КГ”,”ХОМУТЫ С ГАЙКАМИ”,3,7,80,0,0,0,3.5,3,0.5,3,”совсем не бред”
30,”2792”,”М2”,”ПЕРГАМИН”,3,8,90,0,0,0,4,4,0,4,”относительный бред”
30,”6237”,”РУБ”,”ПРОЧИЕ МАТЕРИАЛЫ”,3,9,100,0,0,0,4.5,4.5,0,4.5,”полный бред”
0,”Строки остатков структуры объекта”
10,1,41,”Ворота”
10,1,39,”Отделочные работы”
10,2,40,”Внутренняя отделка”
10,0,64,”Локальная смета 2”
10,1,65,”Раздел 1”
10,0,42,”Металлоконструкции”
10,0,2,”Наружная отделка 4444”

Виноградов Д.Б.

Copyright © 1994-2016 ООО "К-Пресс"