Компьютер в бухгалтерском учете и аудите 2000'3
	Home Поиск Издания Контакты k-press.ru

Продолжается подписка на наши издания! Вы не забыли подписаться?

Бухгалтерский учет в корпоративной системе "ФЛАГМАН"

Читатели журнала "Компьютер в бухгалтерском учете и аудите" уже знакомы с новой разработкой компании "ИНФОСОФТ"— корпоративной информационной системой "Флагман". В прошлых номерах вы познакомились с подсистемами "Документооборот", "Персонал и зарплата". В этой статье приводится краткий обзор возможностей подсистемы "Бухгалтерский учет".

Рекомендуемые параметры рабочих станций:
   Pentium-150/32/800.

Серверы БД:
   SQLBase, SQL-Server, Oracle.

Основные функции подсистемы:

• учет денежных средств;
• учет валютных ценностей;
• учет материальных ценностей;
• учет вложений в ценные бумаги и других финансовых вложений;
• учет основных средств и нематериальных активов;
• учет расчетов с дебиторами и кредиторами, покупателями и поставщиками;
• учет товарных операций;
• учет реализации;
• учет потерь и недостач;
• учет расчетов по претензиям;
• учет производственных затрат;
• учет прибыли, налогов и капитала;
• учет кредитов, займов и целевого финансирования;
• формирование финансового результата от реализации продукции (работ, услуг) и прочих активов; учет внереализационных доходов и расходов;
• формирование журналов-ордеров;
• формирование финансовой и статистической отчетности.

В системе “Флагман” связь бухгалтерского и управленческого учета предприятия отражается при помощи интеграционных процедур и поддержки информационного взаимодействия между подсистемами. В рамках этого взаимодействия подсистема “Бухгалтерский учет” на основе первичных документов формирует информацию о хозяйственных процессах и результатах деятельности предприятия, помогает выявить и мобилизовать внутрихозяйственные резервы, обеспечивает контроль за наличием и движением имущества и обязательств, за эффективным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов.

При ведении бухгалтерского учета в корпоративной информационной системе "Флагман" можно использовать любое количество планов счетов. Каждому плану счетов соответствует своя система учета: российская коммерческая, российская бюджетная, GAAP, система забалансовых счетов и т. п.

Корпоративная модель

"Флагман"— система, обеспечивающая работу не только в рамках отдельного предприятия, но и в более сложных организационных структурах — таких, как холдинг, корпорация и т.п. Работа в системе ведется в контексте выбранного предприятия или бизнес-единицы.

На рисунке 1 изображена часть системного меню (панель регистрации пользователя), на которой отображена кнопка выбора бизнес-единицы и код текущей бизнес-единицы.

Рис. 1

Бизнес-единица трактуется в системе как организационное образование (предприятие, юридическое лицо), имеющее собственную систему учета, внутренний круг документооборота и зарегистрированное в системе в качестве самостоятельной учетной единицы.

Для каждой бизнес-единицы настраивается собственная учетная политика (в том числе планы счетов, учетные регистры, валюта по умолчанию), документооборот, справочники и другие нормативно-учетные характеристики.

Оперативные данные по каждой бизнес-единице системы ведутся изолированно, а доступ к нормативно-справочной информации со стороны бизнес-единиц определяется для каждого справочника и классификатора.

Для каждой бизнес-единицы в системе можно определить организационную структуру (иерархический список подразделений). В свою очередь, список всех бизнес-единиц, введенных в системе, образует финансовую структуру предприятия.

Разработка плана счетов

В системе "Флагман" используется представление плана счетов, фактически ставшее в последние годы стандартом — раскрывающийся иерархический список. Особенности представления плана счетов в системе — неограниченное число уровней иерархии. В иерархическом списке (см. рис. 2) отображаются коды счетов и их краткое наименование. Код счета может содержать до 24 символов и принимать символьное или числовое значение.

Обратите внимание на то, что отображаемый список счетов зависит от выбранной системы учета (см. рис. 2) и бизнес-единицы, код которой отображается в панели регистрации пользователя (см. рис. 1).

Для каждого счета необходимо определить его тип: активный, пассивный или активно-пассивный.

С помощью флажков на вкладке "Общие" (см. рис. 2) можно присвоить счету нужный статус.

Например, статус "итоговый" говорит о том, что счет является собирательным по всем счетам его уровня, и что по нему нельзя ввести корреспонденцию.

Статус "технологический" означает, что сальдо по нему ведется, а обороты главной книги по нему не считаются и в баланс он не входит. Технологическими счетами могут быть счета забалансовые (в контрольном примере, входящем в поставку, забалансовые счета вынесены в отдельный план счетов).

Статус "формировать выполн. проводку" означает, что проводка вне зависимости от прав на смену состояния, сразу формируется в состоянии "выполненной" и принимает участие в пересчете сальдо и оборотов.

Рис. 2

Статус "условная валюта" позволяет вести учет в валютном покрытии, что эквивалентно ведению параллельного учета в двух валютах.

В подсистеме "Бухгалтерский учет" хранится история счета. Каждый счет имеет дату начала и дату окончания действия. Закрыть счет можно только завершив обработку данных по окончании месяца.

Для каждого счета или субсчета можно определить список признаков аналитического учета (аналитических разрезов). Признаки аналитического учета запрашиваются при вводе проводок и типовых хозяйственных операций. Использование аналитических признаков позволяет сократить количество счетов (субсчетов) в плане счетов, а также облегчает формирование сложных выходных документов.

В подсистеме можно использовать до 15-ти аналитических признаков. Из них 11 признаков — "стандартные" (субъект учета, объект учета, подразделение, центр затрат, статья затрат, документ, валюта, количество1, количество2, аналитика дата и аналитика строка), а в качестве любого из оставшихся четырех может быть использован пользовательский справочник. Последнее особенно удобно для решения задач, не укладывающихся в стандартные рамки, поскольку в системе обеспечивается и возможность ведения собственных справочников, и возможность их использования в качестве аналитики.

Аналитический признак "Количество2" используется в случаях, когда требуется ведение учета в двух единицах измерения; "Аналитика дата" и "Аналитика строка" служат для ввода данных, не содержащихся в аналитических справочниках.

При задании аналитических признаков к счету пользователь может (см. рис. 2 — колонка "№") установить последовательность их отображения и указать для признака имя-синоним (алиасное имя) в колонке "Название". Например, для счетов "Расчеты с подотчетными лицами" признак "Субъект" логично назвать "Сотрудник".

Если порядок и алиасное имя не задано, то в проводках мы увидим порядок и наименования аналитических признаков по умолчанию, как задано в системе.

Права доступа к счету определяются для каждого бухгалтерского счета через задание набора атрибутов, определяющих объем прав для конкретного рабочего места (рис. 3).

Рис. 3

Администратору доступны следующие атрибуты:

"И"— Изменение;

"З"— Запись;

"Ч"— Чтение;

"У"— Удаление;

"Н"— смеНа состояния;

"М"— Модификация счета;

"С"— просмотр Сальдо;

"П"— Пересчет сальдо;

"Ы"— ЗакрЫтие периода по счету.

Столь большой набор атрибутов позволяет создавать практически любые схемы разделения ответственности между участками и отдельными сотрудниками бухгалтерии как по доступу к отдельным счетам, так и по действиям с учетной информацией, отражаемой на этих счетах.

К одному счету может быть организован доступ от любого количества автоматизированных рабочих мест (АРМ) с разными правами доступа, разрешающими для данного счета изменение, запись, чтение, удаление, модификацию информации и т. п. Тот АРМ, с которого в план счетов вводится новый счет, автоматически получает все права доступа к счету.

Эксплуатация подсистемы

Ввод начальных сальдо по счетам осуществляется на подготовительном этапе запуска системы в эксплуатацию. Ввод сальдо — достаточно нудная, но необходимая работа. Для того, чтобы в дальнейшем получать верные результаты, при вводе системы в эксплуатацию необходимо тщательно подсчитать итоги в разрезе каждого счета и аналитического разреза. Для ввода начального сальдо служит форма, показанная на рис.4

Рис. 4

Обратите внимание на то, что первичная информация в подсистему "Бухгалтерский учет" может поступать также и из других подсистем "Флагмана".

Пересчет сальдо — довольно часто выполняемая операция. Для обеспечения большей гибкости существует два режима расчета: с сохранением сальдо, установленных вручную, и без их сохранения.

В подсистеме есть функция, позволяющая настроить вид представления сальдо. Пользователь может настроить оборотно-сальдовую ведомость, отразив интересующие его счета и любые аналитические признаки по ним.

При просмотре рассчитанного сальдо пользователь может перейти к проводкам, сформировавшим его, а также просмотреть итоги по счету в денежном и количественном выражении.

Ввод бухгалтерской информации в подсистеме "Бухгалтерский учет" реализован в трех видах: работа "от документа", работа "от операций" и работа "от проводки".

Журнал проводок и журнал хозяйственных операций разделены. По каждому типу плана счетов ведется отдельный журнал проводок. В нем отражаются записи, введенные непосредственно через данную форму, и записи, полученные от "операций" и от "документа". Для ввода проводок и полупроводок используется форма "Журнал проводок" (рис. 5).

Рис. 5

В подсистеме поддерживается возможность формирования так называемых полупроводок, т. е. проводок с односторонней корреспонденцией счетов. Это позволяет, например, для одного счета проводки иметь несколько сумм с разбивкой их по статьям аналитического учета, а для другого счета той же проводки иметь одну общую сумму по единственной для этого счета статье аналитического учета или вообще без аналитики. Поддержка формирования проводок с односторонней корреспонденцией счетов упрощает разделение участков бухгалтерского учета.

Кроме того, использование полупроводок позволяет использовать западные стандарты бухучета.

Каждой проводке может быть присвоен статус — состояние “выполненной”, “отложенной” или “отвергнутой”. “Отложенные” и “отвергнутые” проводки не участвуют в формировании сальдо.

В журнале проводок пользователь может управлять отображением отдельных колонок на экране монитора. Это позволяет упростить представление информации, оставив в таблице только нужные колонки.

Типовые хозяйственные операции предназначены для удобства ввода данных о хозяйственной деятельности предприятия. Использование типовых операций облегчает повседневную работу бухгалтера, уменьшает количество ошибок. Настроив операцию, бухгалтер может в дальнейшем управлять процессом ввода информации и ее начальной обработкой, определять, какие проводки будут формироваться, как будут рассчитываться суммы, какая аналитика будет выбираться из справочников, а какая запрашиваться.

В данной системе можно выполнить настройку проводок одной типовой операции с использованием нескольких планов счетов. Это позволяет вести бухгалтерский учет и формировать отчетность одновременно по нескольким системам учета, стандартам.

Для программирования алгоритмов хозяйственных операций могут быть использованы встроенный язык SALUTE, а также пользовательские функции, работающие с информацией, содержащейся в базе данных.

Ввод хозяйственных операций

Рис. 6

При вводе хозяйственной операции регистрируются основные сведения об операции: дата, номер, код ТХО (типовой хозяйственной операции), наименование типовой хозяйственной операции; сумма, валюта; сведения о документе, по которому она была проведена. Кроме того, для контроля фиксируются сведения о том, кем и с какого рабочего места была введена операция. И в таблице "Журнал операций", и в форме ввода операции (см. рис. 6) можно просмотреть проводки, сформированные по операции.

При работе с журналом операций можно выполнить следующие действия: создать проводки, создать и сразу же выполнить проводки, выполнить ранее созданные проводки, отложить выполнение проводок и удалить отложенные проводки.

В журнале операций пользователь также может управлять отображением на экране монитора отдельных колонок в таблице, оставляя для просмотра и работы только нужные колонки.

Первичные документы наиболее часто используются для ввода в подсистему данных о хозяйственной деятельности. В этом случае сначала оформляются первичные документы, а на их основе автоматически формируются хозяйственные операции. Для создания первичного документа используются функции настройки документов, встроенные во все подсистемы корпоративной системы "Флагман". Пример экранной формы документа приведен на рис. 7.

Рис. 7

Для документов одного вида могут существовать разные варианты настроек. В подсистеме "Бухгалтерский учет" есть уже настроенные первичные документы: платежные поручения, приходные и расходные кассовые ордера, накладные и т. д.

Первичные документы распределены по реестрам, содержащим основные сведения из этих документов. Добавление, изменение и удаление документов может производиться прямо из реестра. Для отбора нужных документов из большого списка удобно использовать фильтр (см. рис.8).

Рис. 8

Редактирование документов выполняется в их регистрационных карточках, которые открываются из реестра. Внешний вид карточки, расположение полей, поясняющие тексты и весь сценарий заполнения документа настраивается пользователем.

При работе с документами возможно выполнение так называемой процедуры отката. Во время отката удаляется запись регистрации соответствующей операции, осуществляется возврат к состоянию документа до проведения данной операции, определяемое ее настройкой для этого варианта документа, а также производятся соответствующие изменения в данных подсистемы.

Когда пользователь работает с документом в режиме регистрационной карточки, он всегда может узнать, что и в какой срок ему надо сделать, а также, что и кем уже было сделано в рамках данного документа.

Одновременно с выполнением операции по документу происходит рассылка личных заданий по данной операции. Список рассылки определяется при настройке варианта документа.

Отчетные формы являются одним из основных материализованных результатов работы бухгалтера в системе автоматизированного учета. Их можно условно разделить на стандартные и произвольные.

В подсистеме "Бухгалтерский учет" для анализа хозяйственной деятельности используется ряд стандартных отчетов. Вид этих отчетов привычен для любого бухгалтера, однако их возможности расширены: в них можно задавать разнообразные критерии выборки и широко использовать параметры аналитического учета, предлагаемые системой.

В поставку подсистемы "Бухгалтерский учет", входят не только стандартный набор отчетов, необходимых для опертивного анализа бухгалтерской информации, но и средства разработки "внешней" финансовой и статистической отчетности, представляемой в ГНИ, ПФ, Госкомстат и т.д. Эти же средства могут успешно использоваться и для формирования внутрифирменной отчетности.

Как показывает опыт, для этих категорий отчетов необходимо достаточно часто изменять внешний вид, поэтому для упрощения и ускорения перенастройки системы "Флагман" в качестве инструмента для создания таких отчетов был выбран популярный бухгалтерский пакет Microsoft Excel.

Для обеспечения доступа к данным, хранящимся в системе "Флагман", была разработана специальная библиотека пользовательских функций, оформленных как надстройка MS Excel. В подсистеме реализован набор функций для работы с датой, получения информации по балансовым счетам, информации о документах, вызова внутренних алгоритмов и др.

Рис. 9

Получить отчет MS Excel можно с помощью формы "Финансовая отчетность" (см. рис. 9). В левой части формы отображается список шаблонов отчетов, каждый из которых может быть запущен на выполнение с управляющими параметрами, расположенными в правой части формы.

Нажатие кнопки редактирования отчета приводит к вызову MS Excel, загрузке соответствующего шаблона (шаблоны хранятся в базе данных системы "Флагман") и расчету ячеек в соответствии с настройкой шаблона и значениями управляющих параметров.

На рис. 10 в качестве примера показан результат вызова формы годового бухгалтерского баланса.

Последний результат построения отчета можно хранить в базе данных системы "Флагман".

Рис. 10

Краткое резюме

Подсистема "Бухгалтерский учет" может быть настроена на различные варианты учетной политики по реализующим ее элементам (способ учета отгрузки продукции, способ учета товарно-материальных ценностей на складах и т. д.). Обеспечивается автоматизированное формирование учетных регистров, соответствующих журнально-ордерной и мемориально-ордерной формам бухгалтерского учета. Осуществляется автоматический пересчет сумм по валютным операциям в отчетную валюту, расчет курсовых разниц.

Пользователю предоставляется возможность комплексного ведения бухгалтерского учета по нескольким, в том числе разнопрофильным, юридическим лицам в рамках единой бухгалтерии и единой, интегрированной базы данных. Различные бизнес-единицы могут быть настроены на произвольную валюту отчетности. При необходимости производится консолидация данных в соответствии с иерархией финансовой структуры хозяйственного субъекта.

Особенности поставки

В состав любой подсистемы, входящей в КИС "Флагман", включаются встроенные утилиты: настройки прав доступа пользователей (настраиваются права доступа как к структурам хранения данных, так и к программируемым функциям системы); конфигурирования рабочих мест (меню задачи) и доступа к данным.

Такая комплектация поставки, наряду с централизованным хранением данных, позволяет использовать любой программный модуль либо как автономную программу, решающую конкретную прикладную задачу, либо как подсистему, работающую в составе интегрированной системы управления предприятием.

Компания "ИНФОСОФТ" учитывает необходимость проведения демонстрации и пробной эксплуатации. Такая возможность закладывается уже на этапе разработки программы. Любая программа компании "ИНФОСОФТ" при отсутствии настроенного аппаратного ключа защиты переходит в режим демонстрационной версии. Демонстрационные версии обычно содержат ограничения на период ввода оперативных данных и удобны для проведения пробной эксплуатации.

Демонстрационные версии программ, входящих в состав КИС "Флагман", можно получить в офисе компании, у региональных партнеров компании "ИНФОСОФТ" или через Интернет (www.flagman.com.ru).

С другими подсистемами корпоративной информационной системы "Флагман" читатели смогут познакомиться в следующих номерах журнала.

Федотова С. В.
Веселков К.А.
Соловьев А.А.

Copyright © 1994-2016 ООО "К-Пресс"