Компьютер в бухгалтерском учете и аудите 2000'3

Home Поиск Издания Контакты k-press.ru


Продолжается подписка на наши издания! Вы не забыли подписаться?

Фирма "Компьютер-Сервис"

Программа "Розничная торговля"

Система автоматизации деятельности предприятия давно стала необходимой и важной частью любого бизнес-процесса. Жесткая конкуренция между торговыми фирмами ставит их руководителей перед необходимостью оперативного владения самой различной информацией: как идут продажи, сколько товара осталось на складе, в торговом зале, когда следует заказать следующую партию, какой товар расходится быстро, а какой лежит "мертвым грузом", сколько я должен и сколько должны мне и многое-многое другое.

Решением этих задач занимается "складское программное обеспечение". На сегодня круг фирм-разработчиков складского ПО достаточно оформился и время их жизни на этом рынке дает право думать, что это серьезные специалисты и на их компетентность можно положиться. Одной из таких фирм является фирма "Компьютер-Сервис". Уже много лет мы уделяем самое пристальное внимание проблемам автоматизации учета складской и торговой деятельности предприятий. Не секрет, что в отличие от системы ведения бухгалтерского учета, которая отлаживалась многими десятилетиями (хотя бухгалтеру до сих пор не до отдыха), количество вариантов ведения складского учета не только намного больше, но и значительно менее систематизировано. То есть, поскольку складской учет — это внутреннее дело предприятия, то каждый ведет его так, как считает нужным, выбирая наиболее оптимальный для себя вариант. Учитывая, что жизнь богаче любых придуманных схем, мы сразу решили разработать свои программы так, чтобы пользователь имел возможность самостоятельно настраивать их под свою специфику учета. О подобных разработках говорят, что они относятся к классу "торговый конструктор". Конечно же, это вовсе не означает, что вам продают "конструктор Лего". Базовая версия программ функционально наполнена, можно легко определить свою схему работы, выбрав нужное для себя сочетание переключателей различных режимов работы или открыть "нажатием одной клавиши" полезные дополнительные модули (например, партионный учет, менеджеры, многоценовость, договора и т.д.). При этом ничто не помешает пользователю создать свой собственный справочник, добавить колонку в существующий, дописать свой расчетный модуль, разработать уникальный аналитический отчет, формы ввода информации.

На сегодня наша фирма представляет вниманию пользователей как базовые программные пакеты для автоматизации оптовой и розничной торговли, так и специальные отраслевые программы. Поскольку все программы написаны на одном инструментарии, то возможность конфигурирования (настройки) программ присуща им в одинаковой степени. Различаются они функциональными схемами и некоторыми справочниками и отчетными формами. Рассмотрим немного подробнее программу "КС:Розничная торговля", предназначенную для автоматизации розничных предприятий.

Исторически сложилось так, что большинство тиражных складских и торговых программ было изначально написано под оптовую торговлю. Розничная торговля имеет ряд специфических особенностей, которым в большинстве торговых программ уделяется мало внимания. Прежде всего, многие торговые программы рассчитаны на учет по себестоимости (в закупочных ценах), тогда как в розничной торговле весь учет ведется в продажных ценах. Для розничной торговли характерны операции переоценки и уценки, история изменения продажных цен по всему предприятию, а также по каждой торговой точке в отдельности, расчет продажной цены на основании приходной, несколько продажных цен на разные партии одного и того же товара (партионный учет).

Рис. 1

Проанализировав ситуацию на рынке, фирма "Компьютер-Сервис" выпустила специальную версию "КС:Розничная торговля". Интерфейс программы эргономичен и интуитивно понятен пользователю. Дублирование ввода информации исключается благодаря наличию всех необходимых справочников, предусмотрена сквозная автоматическая нумерация первичных документов с возможностью ручной коррекции. Программа позволяет вводить новые документы, удалять или менять существующие за любое число, при этом остатки товара и себестоимость списываемого товара будет пересчитана. Программа позволяет обрабатывать и выводить на печать основные первичные документы — накладные, счета, счета-фактуры, платежки, приходные и расходные ордера — формировать книгу покупок и продаж.

Основные характеристики программы:

Остановимся подробнее на некоторых пунктах.

В программе отражено все многообразие взаиморасчетов с поставщиками. Вы можете покупать товар у поставщика за наличный и безналичный расчет, делать поставщику предоплату, а затем выбирать товары по предоплате, брать товар на реализацию (с указанием срока оплаты, при необходимости) и делать частичную оплату, возвращать товары поставщику, работать по бартеру, делать взаимозачеты. Если Вы берете товары на реализацию и должны рассчитаться за них до определенного срока (товарный кредит), то Вам помогут отчеты по просроченным документам. Если Вы берете товары на консигнацию и должны расплачиваться с поставщиком по мере их продажи, то Вам поможет отчет "Реализация товаров по поставщикам", в котором Вы можете увидеть, сколько и каких товаров по каждому поставщику продано за указанный период. Кроме этого, Вы можете увидеть, какую выручку и какой доход принес каждый поставщик и какова рентабельность работы с ним.

Пользователь без труда сможет вести в программе учет по составу затрат, включаемых в себестоимость продукции. В состав издержек обращения включаются расходы предприятий торговли, возникающие в процессе движения товаров до потребителя. Это транспортные расходы, расходы на оплату труда, ремонт, рекламу, таможню и др. Конечный финансовый результат (прибыль или убыток) формируется из финансового результата по реализации продукции, уменьшенного на сумму затрат по этим операциям. С помощью аналитических отчетов можно посмотреть общие долги по затратам перед поставщиком, суммы затрат, "накрученных" на товар, с анализом по поставщикам (товар -> поставщики, поставщик -> товары), суммы затрат за период с разбиением по видам затрат.

В рамках программы реализован модуль "Управление закупками/продажами". Модуль дает пользователям возможность оформлять в программе различные виды Договоров, в т.ч. Договора купли-продажи. В любой момент времени Вам будет доступна информация о том, какие товары/услуги, в каком количестве и на какую сумму Вам осталось получить или поставить по каждому Договору. Полноценное ведение Договоров позволит предприятию планировать исполнение своих обязательств таким образом, чтобы свести к минимуму различные издержки (например, расходы по хранению товара), составить план закупок в соответствии с заключенными Договорами, вовремя оформить заказ конкретному поставщику на допоставку продукции.

Большое внимание в программе уделено процессу продажи товара, формированию розничных цен. Для этого в программу введен специальный справочник "История цен". Заполнение справочника происходит в автоматическом режиме в момент оприходования товара на фирму или в момент переоценки через функцию "переоценка". Цена товара для каждой товарной позиции запоминается на дату операции. Кроме того, внутри даты возможно разделение продажных цен для одного и того же товара в зависимости от торговой точки, и внутри торговой точки в зависимости от партии товара и времени переоценки товара. Приведем пример. Фирма владеет сетью розничных магазинов в Москве и Подмосковье. Один из магазинов расположен в центре города, другой на окраине, третий за пределами столицы, для них используется различная политика ценообразования на один и тот же товар. Предположим, цены на товар "йогурт "Danon Волшебный" на 29 июня 2000 года были следующие: для магазина №1 — 18 руб., для магазина №2 — 17 руб., для магазина №3 для йогурта со сроком годности до 10 июля — 15 руб., а со сроком годности до 2 июля — 14 руб. Более того, предположим, руководство магазина № 3 в 2 часа дня решило, что йогурт со сроком годности до 02.07.2000 г. они не успеют продать в срок по цене 14 руб., и была проведена уценка остатка до 10 руб. Все эти нюансы можно достаточно легко оформить в нашей программе. Причем, переоценить можно не весь остаток товара, а лишь его часть, допустим, для случая, когда в магазине внедрена система дисконтных карт для постоянных клиентов или часть товара потеряла товарный вид.

Не меньшее внимание уделено возможности интеграции программы с кассовыми аппаратами и другим торговым оборудованием. Совокупное использование самой программы, ее связи с кассовыми аппаратами, сканеров, внутреннего штрих-кодирования товаров и модуля разграничения уровня доступа пользователей поможет руководству фирмы осуществить оперативный контроль за наличием товара в торговом зале, существенно повысит скорость регистрации покупки, исключит случаи недобросовестной работы персонала.

Мы не стали останавливаться на разработке связи программы с конкретной моделью ККМ, сканера и т.д. Далеко не каждая фирма захочет тратить деньги на покупку нового оборудования "под программу", если прекрасно работает уже имеющееся. Для этого в программу был встроен универсальный механизм, с помощью которого можно настроиться на работу с любой кассой, зная формат данных драйвера кассы (аналогично для сканера, чекового принтера и т.д.). Работа с кассовыми аппаратами в программе "Розничная торговля" ведется с использованием драйверов сторонних производителей. Касса может работать с программой в 2-х режимах: режим Off Line и режим On Line "Фискальный регистратор". Какой из этих режимов будет у Вас — зависит от Вашего желания. Рассмотрим оба из них подробнее. Вариант Off Line — работа проходит следующим образом, в программе запускается специальный модуль, который записывает в кассовый аппарат информацию о товаре (код, название, цена, остаток и пр.), зависит от типа ККМ. Продажа товара идет непосредственно с кассового аппарата. Для приема данных с кассы в программе запускается модуль приема данных с кассы, который снимает продажи и оформляет операцию продажи в системе. Преимущества этого метода:

Ограничение: необходимость проводить перенос данных с помощью специальной процедуры, информация о продажах попадает в систему порциями один или два-три раза в день. Соответственно, о нехватке какого-либо товара в секции мы узнаем только после переноса данных. Для небольших магазинов это обстоятельство не является критическим.

Режим "Фискальный регистратор " — вместе с кассой (фискальным регистратором) устанавливается компьютер. Кассир работает на компьютере через специальный кассовый интерфейс, а кассовый аппарат используется для фискализации операции и распечатки чеков. Преимущества данного метода:

Ограничения: реализация такой схемы дороже, чем в первом случае, надежность системы в целом зависит от надежности сервера, на котором хранятся данные, и надежности сети.

Для работы с программой можно подключить и другое торговое оборудование. Например, с помощью сканеров штрих-кодов Вы сможете автоматизировать ввод информации о товаре (покупка, продажа), используя модуль для связи с чековыми принтерами, можно в автоматическом режиме распечатать чек штрих-кодов товара.

В программе представлено большое количество аналитических отчетов. Поскольку основной учет в рознице ведется в продажных ценах, большинство отчетов формирует суммовые показатели и в ценах закупки, и в ценах продажи. Это "Остатки товара на складе" (в количественном и суммовом выражении), "Остатки товара в торговой точке", "Сальдово-оборотная ведомость", "Учетная карточка товара" и многие другие. В отчетах отражаются все проводимые операции с товаром, включая те, что изменяют лишь суммовую задолженность, не трогая количества, например, операции уценки и переоценки.

Рис. 2

Пользователю будет интересен специфичный для розницы "Товарный отчет", в котором отражена информация о движении товара (приход, расход) одновременно по закупочным и продажным ценам и рассчитана наценка. Полезный отчет — "Долг торговой точки". С его помощью можно сравнить результаты проведенной на торговой точке инвентаризации (определяется реально проданное количество товаров и общая сумма в продажных ценах) и сданной выручки. Если полученная сумма меньше продажной стоимости товаров, то выясняется причина недостачи и недостающая часть списывается в убыток или возмещается материально ответственными лицами. Отчет "История изменения цен" напомнит Вам, как менялась со временем цена на товар и, возможно, поможет сделать из этого интересные выводы.

Руководящему звену фирмы будет интересен модуль "Управленческий анализ". Цель этого модуля — дать пользователю возможность на основе анализа происшедших явлений выработать для себя рекомендации на будущее. Вы сможете проследить по дням, начиная с сегодняшнего дня, какими темпами будете получать деньги с должников и как должны расплачиваться сами (с балансом на каждый день). Пользователю будут интересны отчеты по товарным запасам в днях, динамике изменения товарного запаса, динамике движения товара за период в суммовом выражении (с учетом, сколько денег приносит товар в единицу времени и какова от него прибыль). Использование в программе информации по затратам, включаемым в себестоимость товара, поможет пользователю оценить рентабельность получения одного и того же товара от различных поставщиков, соотношение между выручкой от реализации товара, затратами и прибылью. Отчет по планируемым прибылям даст пользователю оперативную информацию о том, сколько ему должны отдать денег по отгруженным товарам, на какую сумму фирма выставила счета за предыдущий период, по которым еще ничего не отгружено и которые пока не оплачены и многое другое. Информацию можно просмотреть в виде графиков и диаграмм.

Модуль "Удаленный склад" предоставляет пользователю уникальную возможность — синхронизация пользовательских удаленных данных. С его помощью можно реализовать процесс переноса данных из удаленных точек в головной офис и наоборот. Заметим, что под удаленными точками подразумеваются склады, филиалы, магазины и т.д., которые должны передать часть данных головному офису (главная точка, центральный склад), в котором собирается вся необходимая информация. Так как на количество головных офисов ограничений нет, то реализуема и иерархическая структура, где каждое подмножество главных офисов передает данные головному офису.

Программа “КС:Розница” позволяет сформировать бухгалтерские проводки и построить все основные бухгалтерские отчеты. Важная особенность программы состоит в том, что она формирует не только проводки, как это делает большинство программ, но и аналитические признаки (добавляет аналитику в 1С и в план счетов Инфо-Бухгалтера, создает файл аналитических признаков в формате Турбо-Бухгалтера), причем пользователь может сам определить, по каким счетам ему нужна аналитика, а по каким нет, например, аналитику по клиентам обычно переносят, а по товарам нет).

Рис. 3

Проводки можно сворачивать по счетам (все проводки с совпадающими счетами дебета и кредита — одна проводка), по документам, товарам, складам, датам и вообще не сворачивать. И, наконец, существует возможность задать диапазон дат для переноса проводок.

Программа "КС:Розничная торговля" совместима с известными бухгалтерскими программами "КС:Бухгалтерия", "1С:Бухгалтерия", "Инфо-Бухгалтер", "Турбо Бухгалтер", "Парус", "Бэст", "Инфин" и др. Что делать пользователю, у которого бухгалтерская программа не входит в вышеперечисленный список и которому хочется осуществить стыковку? Такие пользователи при наличии необходимой квалификации по настройке нашей программы могут настроить стыковку с собственной бухгалтерской системой самостоятельно.

Таким образом, программа позволяет розничной фирме вести полноценный количественный и суммовой учет, дает возможность обеспечить связь практически с любым торговым оборудованием, сформирует все данные по торговому учету для Вашей бухгалтерии.

Наталья Юкаева
Заместитель директора фирмы
“Компьютер-Сервис”

Copyright © 1994-2016 ООО "К-Пресс"