 |
Компьютер в бухгалтерском учете и аудите 2000'3
|
|
|
Информконтакт
Автоматизация розничной торговли
с использованием системы ALFA
Введение
Система Alfa представляет собой
комплексную систему автоматизации
торговли и производства, со специальными
возможностями для предприятий розничной
торговли. Функционально система является
полностью законченным продуктом, который с
помощью определения параметров настроек
может быть адаптирован и внедрён с
минимальными затратами на предприятии
розничной торговли любого масштаба — от
отдельного магазина до крупного торгового
холдинга, имеющего филиальную сеть,
распределённую по всей стране, при этом
обеспечивая своевременное предоставление
информации о деятельности всех
подразделений и обмен данными между ними.
В состав системы входит набор
модулей, отражающих все аспекты
деятельности торгового предприятия — работу
магазинов, управление закупками и складами,
финансовый контроль, учёт основных средств,
управление персоналом и начисление
заработной платы, бухгалтерский и
управленческий учёт.
Система строит единое
аналитическое пространство без
ограничений по количеству справочников и
структуре связей между ними и документами.
Среди функций, особенно
необходимых для автоматизации предприятий
розничной торговли, следует отметить
возможность интеграции с торговым
оборудованием, обмен данными между
магазинами, складами и центральным офисом,
автоматическое формирование прайс-листов,
работу с серийными и партионными товарами,
учёт сроков хранения, возможность
использования различных единиц измерения
для одного и того же товара, планирование
товарных запасов, различные методы учёта
себестоимости и автоматическое создание
проводок для бухгалтерского и
управленческого учёта.
Благодаря гибким настройкам
система способна вести учёт на предприятии,
занимающемся розничной торговлей любыми
видами продукции, имеющем оптовые отделы и
даже собственное производство. Ввод
информации в систему может быть полностью
автоматизирован путём интеграции с
контрольно-кассовыми машинами, POS-терминалами,
сканерами штрих-кодов и другими подобными
устройствами. Кроме этого, любые
используемые на практике финансовые схемы
отражаются в модулях в соответствии с
учётной политикой компании. Встроенные
параметрические отчёты позволяют
оперативно получать информацию для
руководства любого уровня, кроме этого
предусмотрена возможность создания
произвольных форм отчётности с помощью
встроенного конструктора методов расчётов.
Используемая в системе
технология удалённой передачи данных
позволяет обеспечить своевременный обмен
информацией между территориально
распределёнными подразделениями, при этом
обеспечивая защиту информации и не
накладывая ограничений на каналы связи, что
в российских условиях является весьма
критичным.
Система Alfa стала первым в России
приложением, полностью использующим
технологию клиент-сервер. Использование в
качестве СУБД сервера Oracle позволило снять
ограничения на объём хранимой и
обрабатываемой информации и существенно
ускорить процедуру получения отчётности.
Модульная структура системы
позволяет строить конфигурации,
необходимые при работе торговой фирмы
исходя из реальных потребностей. К примеру,
в самих торговых точках устанавливается
только модуль розничной торговли Alfa-Retail, на
складе и в отделе логистики — модуль
управления товарно-материальными запасами
Alfa-Stock, в финансовом отделе — Alfa-Payment, в
бухгалтерии — Alfa-Account, у руководства — модуль
получения оперативной информации Alfa-DataSource.
Рис. 1
В данной статье рассматриваются
функции модулей системы Alfa в аспекте
применения для автоматизации различных
сфер деятельности розничных предприятий.
Модуль Alfa-Retail
Модуль Alfa-Retail специально
разработан для автоматизации деятельности
розничных торговых точек. Модуль способен
получать, обрабатывать и передавать
информацию в POS-терминалы и контрольно-кассовые
машины, при этом однократно введённая
информация обрабатывается в остальных
модулях и обеспечивает как логистику
работы (к примеру, своевременное
формирование запросов на склад об отгрузке
новых партий товара), так и формирование
бухгалтерских проводок (совместно с
модулями Alfa-Stock и Alfa-Account).
Функция создания кассовых чеков
предназначена для расширения возможностей
обычных контрольно-кассовых машин.
Формирование чека происходит в системе
либо вручную, либо с использованием
сканеров штрих-кодов, при этом ККМ
используется в качестве фискального
регистратора. Это позволяет фактически
расширить функциональные возможности
обычных ККМ до уровня POS-терминалов.
Набор драйверов POS-терминалов и
ККМ позволяет работать с широким спектром
торгового оборудования, используемым в
нашей стране.
Для контроля финансовых потоков
и движения товарно-материальных ценностей
в розничной торговле предназначены функции
работы с торговыми сменами. Среди этих
функций — регистрация торговой смены,
приём денежных средств по кассе и
расчётному счёту, отслеживание продаж и
возвратов и сдача кассы.
Alfa-Retail имеет ряд встроенных
отчётов для оперативного получения
информации по торговым точкам. Отчёт по
товарным остаткам и розничным ценам
отображает остатки товаров в выбранной
торговой точке на любой момент времени, а
также позволяет оценивать остатки по
выбранному прайс-листу с возможностью
раскрытия информации по сериям товаров.
Отчёт о текущих остатках отображает
товарные остатки на текущий момент с
расширенными возможностями группировки по
товарам и сериям. Отчёт о движении денежных
средств за смену содержит детальную
информацию о движении денежных средств,
связанных с торговыми и другими операциями,
в течение выбранной торговой смены. Журнал
кассира-операциониста показывает
соответствие документов и фактических сумм
денежных средств, принимаемых,
обрабатываемых и сдаваемых кассирами за
выбранный промежуток времени. Товарный
отчёт раскрывает по товарным позициям
входящие остатки, продажи, возвраты,
отгрузки и исходящие остатки в
количественном и суммовом выражении.
Дополнительные отчёты,
необходимые для предприятий розничной
торговли, находятся в других модулях
системы Alfa или могут быть созданы
пользователями.
Рис. 2
Alfa-Stock
Модуль Alfa-Stock предназначен для
автоматизации управления снабжением,
складскими операциями и сбытом и способен
учитывать товарооборот всех подразделений
и складов. Управление движением товарно-материальных
ценностей осуществляется в разрезе единого
аналитического пространства компании.
Для ведения партионного учёта
используется соответствующий
аналитический справочник. Название или код
партии из справочника идентифицирует все
операции, производимые с её содержимым от
прихода до отгрузки покупателям,
привязывая к ней соответствующие услуги и
другие издержки и позволяя рассчитывать
себестоимость продаж, связанных с этой
партией.
Серийный учёт ведётся независимо
от партионного. Функция приходования
товаров в случае, если товар является
серийным, запрашивает код серии (возможно
также автоматическое формирование кода или
вызов ранее введённого). Введённый код
присваивается всем составляющим единицам
ТМЦ. В расходной накладной или заказе на
серийный товар комплектация производится
из имеющихся на складах серий (одной или
нескольких). Таким образом обеспечивается
как логистика работы с серийными товарами,
так и должный расчёт себестоимости.
Alfa-Stock использует общие для всей
системы данные о валютах и курсах. При этом
при создании документа или позиции в
документе возможен выбор различных валют.
При формировании прайс-листов (см. ниже)
также возможно использование нескольких
валют. Все цены и суммы сохраняются в базе
данных в трёх валютах — национальной (например,
в российских рублях), расчётной (чаще всего — доллары
США) и валюте документа (одна из упомянутых
либо любая другая валюта). Это позволяет
хранить все исторические значения сумм и
получать оперативную отчётность, не
используя длительных процедур пересчёта.
При создании документа модуль предлагает
валюту и курс, заданные по умолчанию. В
случае необходимости возможен ручной выбор
валюты и определение курса.
В модуле существует процедура
автоматического связывания документов,
относящихся к одной операции. Возможно
создание одного документа на основании
другого, к примеру, на основании заказа на
продажу создаётся накладная, потом к ним
создаётся счёт, по которому формируется
соответствующий платёжный документ и т.п.
При создании одного документа на основании
другого автоматически заполняются все
соответствующие поля — имена
контрагентов, товарная номенклатура,
значения аналитических справочников и др.
При необходимости можно вручную связать
документы, созданные независимо.
Функция бронирования товаров
позволяет осуществлять резервирование
единиц товарно-материальных ценностей как
при приходе, так и при расходе. Настройка
бронирования позволяет осуществлять его
как при сохранении соответствующих
документов, так и в режиме реального
времени, то есть при вводе товарной позиции
в заказ или накладную ещё до сохранения
документа осуществляется бронирование
соответствующих единиц продукции на
складах. Этим исключается возможность
создания нескольких документов на расход
одних и тех же физических единиц продукции.
При оформлении расходного
документа автоматически отображается
свободное количество по товарным позициям
и при попытке ввести расходное количество,
превышающее свободное, выдаётся
соответствующее предупреждение.
В приходных документах возможно
резервирование на складах заказанных, но
ещё не полученных товаров.
В модуле Alfa-Stock предусмотрено
присвоение одному и тому же товару
различных единиц измерения. Одна из них
является базовой, а другие используются для
различных операций, к примеру, приход
осуществляется в "контейнерах",
внутренние операции в "упаковках", а
продажи — в "штуках".
Для каждой товарно-материальной
ценности в справочнике товаров и услуг
могут определяться дополнительные
характеристики, как качественные, так и
аналитические, например, "плотность",
"цвет", "размер" и т.п. Число
дополнительных характеристик не
ограничено. Кроме характеристик, для
товарно-материальных ценностей могут
определяться атрибуты, используемые для
хранения информации, которая не может быть
стандартизирована, к примеру "дата
изготовления". Количество атрибутов
также не ограничено.
В модуле существует возможность
определения нескольких схем налогового
учёта. В каждую налоговую схему может
входить от одного до нескольких налогов. К
примеру, для розничных товаров могут
определять налоги "НДС 20 %", "НДС 10
%", "Налог с продаж" и т.п. Каждой
позиции справочника товаров и услуг
ставится в соответствие налоговая схема по
умолчанию, которая затем автоматически
заносится во все документы и проводки, в
которых фигурирует данная товарно-материальная
ценность.
При работе со складами модуль
Alfa-Stock позволяет учитывать внутренние
перемещения между подразделениями,
складами или ячейками одного склада, при
этом связывая их с прайс-листами. Кроме
этого, в модуле предусмотрено проведение
инвентаризации. При проведении
инвентаризации в сличительную ведомость
вводятся количества фактически имеющихся
на складах товарно-материальных ценностей
и сравнение их с расчётными данными,
предоставляемыми системой. При
несоответствии количеств приход излишков и
списание недостач могут производиться как
по себестоимости, так и по цене реализации.
Модуль Alfa-Stock предусматривает
использование различных методов списания,
включая FIFO и LIFO. Кроме того, при ведении
учёта серийных товаров система может
списывать в расход товар из одной или
нескольких конкретных серий,
соответствующим образом вычисляя
себестоимость.
Особо стоит отметить расширенные
возможности вычисления управленческой
себестоимости. Услуги, связанные с товарами
(доставка, разгрузка, сборка и т.п.)
распределяются по конкретным документам,
при этом распределение может
осуществляться не только напрямую, но и в
зависимости от различных характеристик
товаров (количество, вес, размеры и т.п.).
В модуле также предусмотрена
функция автоматического формирования
прайс-листов. Количество используемых
прайс-листов может быть любым, к примеру,
для поставщиков могут создаваться
крупнооптовые, мелкооптовые и розничные
прайс-листы, для отгрузки товаров со склада
в розничные точки — внутренние прайс-листы,
а для непосредственной торговли — внешние
розничные. При необходимости в каждом из
этих прайс-листов может быть предусмотрен
автоматический дифференцированный расчет
цены в зависимости от количества
выписанных товаров.
Создание новых прайс-листов
возможно как вручную, так и путём расчётов
на основании уже имеющихся. Алгоритмы
пересчёта, например, могут предусматривать
повышение цен на все товары в зависимости
от инфляции или дифференцированное
повышение цен на основании каких-либо
характеристик товаров.
Для автоматизации складского
учёта и логистики в модуле Alfa-Stock, также как
и в Alfa-Retail, предусмотрено получение
информации от торговых аппаратов и
сканеров штрих-кодов. Поскольку в карточке
каждого товара, партии или серии могут быть
определены штрих-коды, отслеживание
фактического прихода товаров, внутренних
перемещений, отгрузок в розничные торговые
точки и т.п. может быть полностью
автоматизировано, исключая при этом ошибки
ручного оформления документов.
Для работы с контрагентами и
собственными подразделениями в модуле
Alfa-Stock предусмотрена функция
взаиморасчётов. Для любой накладной, заказа
или счёта могут быть автоматически созданы
соответствующие платежи. При этом возможно
также создание платежей на основе
встречных документов — когда у одного
и того же контрагента имеется как
дебиторская, так и кредиторская
задолженность по отношению к различным
филиалам, платёж может формироваться на
основе чистой задолженности по отношению к
холдингу. Информация о сформированных
платежах автоматически попадает в модуль
Alfa-Payment, где производится визирование (для
исходящих платежей) и исполнение.
Информация о фактически осуществлённых
платежах передаётся обратно в модуль Alfa-Stock,
соответствующим образом обновляя документ,
на основании которого этот платеж
производился.
В случае расхождения
документально оформленных и фактически
полученных количеств по товарным позициям
система позволяет сформировать акт
рассогласования, который позволяет
списывать недостачи и приходовать излишки
по соответствующему значению
себестоимости.
В случае обнаружения
бракованного товара имеется возможность
списания его со склада, а также возможен
учёт технологических потерь при хранении и
транспортировке товара.
Проведение бартерных операций
также осуществляется с помощью модуля
Alfa-Payment, при этом с помощью настроек могут
быть реализованы любые схемы,
встречающиеся на практике.
Учёт взаимозачётов и вексельных
схем при расчётах с различными
контрагентами производится с
использованием соответствующих
аналитических справочников. Возможно также
проведение платежей в случае, когда
контрагент входит в группу компаний (корпорацию)
и оплату за подчинённые подразделения
осуществляет головная компания.
На основании любых документов,
создаваемых и обрабатываемых в модуле
Alfa-Stock, могут быть автоматически созданы
проводки для бухгалтерского и
управленческого учёта. Отражение
документов в бухгалтерских и
управленческих записях может
производиться в соответствии с любыми
учётными стандартами с помощью шаблонов, в
которых, кроме этого, определяется, по каким
филиалам и на каких планах счетов
отображается проводимая информация.
Удаление документов, по которым
сформированы проводки, возможно только
после автоматического отката проводок, а
если в документ внесены изменения, система
предлагает автоматически создать
исправительные проводки.
Модуль Alfa-Stock имеет широкий ряд
встроенных параметрических отчётов. Отчёт
о состоянии товаров позволяет
контролировать фактическое,
забронированное, свободное и заказанное у
поставщиков количество товаров, а также
рассчитывать денежный эквивалент по
выбранным позициям, при этом форма
представления данных в отчёте может быть
настроена для каждого пользователя. Отчёт о
бронировании товаров позволяет получить
подробную информацию о забронированных по
расходу и приходу товарах для заданных
подразделений и складов. Возможен выбор
информации о бронировании в разрезе
различных документов — заказам,
накладным, складским ордерам и внутренним
перемещениям. Отчёт об остатках товаров
раскрывает информацию об остатках товарно-материальных
ценностей по филиалам и складам с
возможностью выбора групп товаров, также
отображая себестоимость и цену продажи из
заданного прайс-листа в любой валюте.
Отчёт о движении товаров и услуг
показывает для собственных и комиссионных
товаров или услуг все связанные с ними
операции по документам в количественном и
суммовом выражении.
Оборотная ведомость показывает
для заданных товаров входящие остатки,
приход, расход и исходящие остатки в
количественном и суммовом выражении.
Отчёты по приходу и расходу
товаров и услуг позволяют отслеживать
операции с товарами и услугами, раскрывая в
количественном и суммовом выражении
приобретённые, фактически принятые и
возвращённые товары и услуги в различных
временных диапазонах.
Отчёт о товарах в партиях
анализирует состояние товаров, включая
заявленные, оприходованные, возвращённые,
переведённые и списанные количества с
широкими возможностями фильтрации.
Группа отчётов о взаиморасчётах
дает подробную информацию о планируемых и
фактических финансовых потоках между
компанией, поставщиками и покупателями.
Возможен отбор информации по условиям
оплаты, видам платежей и документов, а также
по срокам возникновения задолженности.
Лицевая карточка контрагента
отображает операции с выбранным
контрагентом по различным документам,
показывая задолженности, фактически
оплаченные суммы и сальдо, а также
дополнительную информацию.
Книга покупок и книга продаж — стандартные
отчёты, показывающие в выбранной валюте и в
разрезе счетов-фактур покупки или продажи
товаров с отображением соответствующих
налогов. Для книги продаж возможен выбор
алгоритмов формирования по оплате или по
отгрузке.
Для формирования отчётов, не
входящих в число встроенных, а также для
произвольных форм документов из модуля
Alfa-Stock производится создание любых форм с
помощью встроенного генератора отчётности.
Использование генератора не требует знания
основ программирования или внутренней
структуры системы и позволяет
обыкновенному пользователю создавать
собственные отчёты. В состав базовой
поставки системы входят все требуемые
законодательством печатные формы
первичных документов.
Рис. 3
Alfa-Payment
Модуль Alfa-Payment предназначен для
управления финансовыми потоками
предприятия. В модуле предусмотрена
возможность настроек всех видов платежей и
финансовых схем, встречающихся на практике.
Обмен данными в другими модулями
оперативного контура (например, Alfa-Stock и
Alfa-Retail), а также автоматическое создание
проводок в учётном модуле Alfa-Account позволяют
осуществлять планирование финансовых
потоков, контролировать проведение
расчётов и составлять и исполнять бюджеты
по различным сценариям.
Для контроля использования
денежных средств в модуле предусмотрена
функция распределения всех сумм и денежных
потоков по статьям платежей. Модуль
предусматривает создание любого
необходимого количества статей платежей, к
примеру "оплата поставщикам", "заработная
плата сотрудников", "выручка от
розничных продаж" и т.п. Для облегчения
распределения часто производимых платежей
предусмотрено создание шаблонов, в которых
вычисление сумм, распределяемых по каждой
статье, производится автоматически.
Созданный шаблон может использоваться как
для ручной регистрации, так и для
автоматического создания платежей в
соответствии с накладными и счетами модуля
Alfa-Stock.
В Alfa-Payment реализованы следующие
типы входящих и исходящих заявок на оплату:
наличные/безналичные, авансовые/фактические,
отчётные/внутренние. Вновь регистрируемая
заявка на оплату приобретает статус
ожидаемого платежа, то есть определяет
планируемое движение денежных средств. Для
разрешения исполнения исходящих платежей
необходимо электронное визирование.
При исполнении заявка должна
быть включена в первичный документ — платёжное
поручение, подтверждение и т.п. При
осуществлении взаимозачётов для
выбранного контрагента выводится список
ожидаемых входящих и исходящих платежей,
которые сопоставляются для вычисления
суммы взаимозачёта.
При регистрации заявок,
созданных на основании документов других
модулей, информация об их исполнении
передаётся обратно в эти модули.
Alfa-Payment предусматривает
возможность формирования и хранения
необходимого количества финансовых
бюджетов по каждому подразделению. В
финансовых бюджетах указывается
планируемое движение денежных средств по
каждой из доходных и расходных статей.
Статьи бюджета могут быть привязаны к
безналичной или наличной форме оплаты,
кроме этого, расходные статьи могут быть не
только плановыми, но и лимитирующими,
позволяя ограничивать использование
денежных средств подразделениями.
Модуль Alfa-Payment предусматривает
интеграцию с платёжными системами типа "Банк-Клиент".
На основании всех платежей,
зарегистрированных в модуле, возможно
автоматическое создание проводок для
бухгалтерского и управленческого учёта
аналогично проводкам по документам модуля
Alfa-Stock.
Модуль имеет набор встроенных
параметрических отчётов. Отчёт о движении
средств выдаёт список платёжных документов
с возможностью выбора по наличной и
безналичной форме, валютам, платёжным
реквизитам и статьям платежей. Расширенная
версия данного отчёта позволяет
пересчитывать данные в различные валюты, а
также сохранять часто используемые наборы
параметров в виде шаблонов.
Отчёт о финансах показывает
наличие денежных средств в кассах и на
банковских счетах, включая ожидаемые
поступления и выбытия.
Кассовая книга — стандартная
форма, отображающая движение денег по
выбранной кассе с подробной информацией о
документах, на основании которых
производились операции.
Отчёт об исполнении финансового
бюджета позволяет контролировать
исполнение бюджета по различным
подразделениям, статьям и валютам.
Alfa-Account
Модуль Alfa-Account предназначен для
автоматизации ведения бухгалтерского и
управленческого учёта в различных
стандартах. Возможность определения
структуры компании или холдинга и
автоматизации создания проводок как
вручную, так и на основании информации,
передаваемой из других модулей, позволяет
вести учёт по различным подразделениям в
Российских стандартах, стандартах GAAP, IAS и с
использованием любых собственных методов.
Аналитический учёт ведётся в
использованием общего пространства
аналитических справочников, то есть
аналитика, введённая в товарные документы,
например, в модуле Alfa-Stock, автоматически
появляется в проводках, сделанных по этим
документам, и отчётах.
Настройки модуля производятся
путём задания учётных стандартов, включая
определение подразделений, по которым
ведётся учёт (при этом в качестве
подразделения может выступать как
отдельное юридическое лицо, так и
структурное подразделение, например, отдел
розничных продаж), создание необходимого
количества планов счетов и настройку
шаблонов типовых проводок. В одном шаблоне
может быть задана проводка сразу в
нескольких стандартах, что избавляет от
необходимости перекладывать бухгалтерскую
информацию из стандарта в стандарт.
Рис. 4
В случае ведения учёта по
нескольким подразделениям модуль
обеспечивает консолидацию данных в режиме
реального времени. Для подразделений,
разделённых территориально, сбор
информации для консолидации производится с
помощью модуля Alfa-DistantLink.
Запись всех проводок в модуле
Alfa-Account производится в трёх валютах,
аналогично документам модуля Alfa-Stock, что
избавляет от необходимости пересчёта при
получении отчётности.
Модуль позволяет создавать
проводки как вручную, так и на основании
документов других модулей.
Alfa-Account имеет ряд встроенных
параметрических отчётов, которые могут
быть распечатаны на принтере или переданы
для последующего анализа в Microsoft Excel.
Главная книга — отчёт,
группирующий для выбранного счёта входящие
остатки по периодам, при этом он может также
включать дебетовые и кредитовые обороты с
отображением сумм в различных валютах.
Оборотный баланс показывает
остатки и обороты по заданному или всем
счетам с возможностью расчёта итогов.
Шахматная ведомость позволяет
анализировать операции по счёту в разрезе
корреспондирующих счетов с возможностями
группировки.
Журнал операций отображает все
проводки по выбранному счёту в
хронологическом порядке с возможностью
отображения в разных валютах, показа
количества и отображения аналитики. Кроме
того, этот отчёт имеет развитую систему
фильтров, позволяющую выбирать именно те
операции, которые представляют интерес в
данный момент.
Универсальный отчёт — одно
из мощнейших аналитических средств системы
Alfa — отбирает информацию для одного
или нескольких счетов с многоуровневой
группировкой по аналитическим
справочникам, счетам, субсчетам,
корреспондирующим счетам, проводкам или
группам проводок и датам записей.
Оборотно-сальдовый отчёт
предназначен для быстрого получения
информации об операциях по выбранному
счёту или группе счетов. Данный отчёт
представляет собой расширенный вариант
универсального отчёта, выбирающий
информацию по отдельным счетам. Кроме
функций, входящих в универсальный отчёт,
возможен поиск по суммам проводок, ключевым
словам, а также настройка отображения с
выбором необходимых колонок и заданием
количества вложенных значений и сумм.
Предусмотренные в системе промежуточные
временные точки, для которых хранятся
предварительно рассчитанные сальдовые
ведомости, позволяют получать информацию в
оборотно-сальдовом отчёте практически
мгновенно.
Для получения произвольных форм
отчётности и документов (к примеру,
комплектов годовой отчётности, формат
которых часто изменяется), так же как и в
остальных модулях, используется Alfa-DataSource.
Остальные модули
Кроме описанных выше модулей, в
состав системы входят модуль управления
персоналом Alfa-Salary, модуль учёта основных
средств Alfa-Assets, модуль расчётов с
подотчётными лицами Alfa-Advance, модуль
управления типовым производством в
соответствии со стандартами MRP Alfa-Manufacturing,
модуль определения прав доступа Alfa-Administrator
и модуль удалённой передачи данных
Alfa-DistantLink.
Андрей Руляков
Copyright © 1994-2016 ООО "К-Пресс"
Home
Поиск
Издания
Контакты
