Компьютер в бухгалтерском учете и аудите 2000'3

Home Поиск Издания Контакты k-press.ru


Продолжается подписка на наши издания! Вы не забыли подписаться?

Компания "Арсеналъ"

"ДЕКАРТ"— ПРАВИЛЬНЫЙ ПОДХОД К ДЕНЬГАМ

Не секрет, что в наше беспокойное время ценным качеством любого человека стало умение правильно считать деньги, то есть эффективно распоряжаться своими доходами и расходами. Причем это умение должно быть присуще не только рядовому человеку, но и руководителю любого уровня. Естественно, что калькулятора в таких случаях недостаточно, поэтому на помощь приходят прикладные компьютерные программы учета финансов.

Программа "Декарт", разработанная российской компанией "Арсеналъ", предназначена для тех, кто хочет точно знать, откуда берутся и куда уходят деньги. Это не бухгалтерская система, и для работы с "Декартом" не требуется специальных знаний ни в финансовой, ни в компьютерной области — только элементарные навыки работы в среде Windows и здравый смысл.

"Декарт" может использоваться не только для личного и семейного учёта денег. Он также будет полезен руководителям малых и средних предприятий. Обобщённый взгляд на финансы удобен для руководителя, и "Декарт" оказывается полезен даже при наличии бухгалтерии, оснащённой профессиональным программным обеспечением.

"Декарт" позволяет всегда иметь перед глазами общую картину движения средств и эффективности их использования. Чтобы помочь читателю решить, будет ли "Декарт" полезен именно ему, рассмотрим применяемую в нём модель учёта и вытекающие из неё основные возможности программы.

Счета, закладки, карты

Для учёта любых операций с деньгами в "Декарте" служат счета, причём содержимое кошелька будет отражено в системе так же, как и реальный банковский счёт, отличаясь от него только названием: счёт "Наличные".

Отдельные счета пользователю "Декарта" есть смысл заводить для выделенных каким-то образом денежных потоков. Выделение может быть связано, например:

Когда вы заводите в "Декарте" новый счёт, автоматически создаётся одноименная закладка с таблицей операций, которая и будет "лицом" счёта на экране (рис. 1).

Рис. 1

Кроме того, вы сами можете создать дополнительные закладки-фильтры, настроив их на работу с определёнными операциями. В такой закладке будут показаны лишь операции, удовлетворяющие заданным правилам отбора, при этом исходной базой данных может служить тот или иной набор счетов.

На одной закладке можно установить фильтр "операции текущего дня", на другой — "затраты на оборудование", на третьей — "закупка товаров", на четвёртой — "есть копия платёжки, но деньги ещё не пришли" и т.д. (рис. 2).

Рис. 2

При вводе операций в таблицу закладки-фильтра вы указываете "Декарту", с каким счётом следует связать эту операцию. Например, занося в таблицу "закупки" расходы на партию товара, менеджер торговой фирмы может отнести сумму на банковский счёт при безналичной оплате или на счёт "Наличные руб.".

Закладки позволяют объединить в одной таблице учёт определённого круга операций и уже при вводе данных дают возможность взглянуть на ваши финансы под углом зрения, интересным именно здесь и сейчас, т.е. при работе с операциями данного типа.

Аналогичный механизм использован в "Декарте" для учёта кредитных операций, причём предварительной настройки для этого не требуется — закладки "Долги" и "Ссуды" создаются автоматически. Для каждой операции получения денег в долг или выдачи ссуды будет вестись отдельный учёт возврата как основной суммы, так и причитающихся процентов.

Вполне возможна ситуация, когда с одним и тем же адресатом (так в "Декарте" называются ваши партнёры по денежному обороту) вас связывают несколько долговых обязательств, взятых в разные сроки и с разными условиями погашения. При регистрации отдачи какой-то части долга, которую можно провести по любому из открытых в системе счетов, "Декарт" показывает вам список всех долгов (по адресатам и датам), и вы указываете, в счёт погашения какого именно долга надо отнести данную операцию. В результате на закладках "Долги" и "Ссуды" вы всегда видите свою кредитную историю, аккуратно разложенную по полочкам отдельных кредитов: кому и сколько на сегодняшний день должны вы, кто должен вам. Можно поручить "Декарту" выдавать предупреждения за несколько дней до приближающегося срока возврата долга.

"Декарт" позволяет отдельно учитывать в рамках одного банковского счёта операции по нескольким открытым на нём пластиковым картам, таким образом, карта является для счёта подуровнем. Отметим, что двухуровневая классификация применяется в "Декарте" очень широко, и это даёт большую гибкость в настройке системы. Даже если фактически у вас нет пластиковых карт, вы можете воспользоваться возможностью выделить отдельные "подсчета" внутри любого счёта.

Учет операций

Каждую операцию с деньгами "Декарт" позволяет охарактеризовать различными параметрами, создав ту или иную классификацию в соответствии с конкретными задачами пользователя (рис. 3).

Рис. 3

Категория. Системе статей прихода и расхода в "Декарте" отвечает деление операций по категориям. Деньги приходят, уходят и перекладываются из одного кармана в другой; соответственно этому категории делятся на приходные, расходные и внутренние переводы с одного счёта на другой.

Пока вы не определили собственные категории, "Декарт" знает следующие: приход, расход, перевод со счёта, начисление процентов, долг, ссуда, возврат долга и ссуды, проценты по долгу и ссуде.

Приход и расход (как, впрочем, и остальные категории) можно разложить по статьям, отвечающим разным каналам поступления и траты денег. Подуровнями категории приход отдельные статьи доходов предприятия; подуровнями расхода разумно сделать расходы на материалы, заработную плату, канцелярские принадлежности для офиса и т.д.

Можно построить классификацию более разветвлённую — скажем, завести приходные категории заработок, прибыль, гонорары и уже их делить на подуровни.

Категория перевод со счёта применяется для учёта внутренних перемещений денег между вашими счетами. Например, вы сняли деньги со счёта или положили наличные в банк — совершен перевод со счёта. При этом вы уточняете, на какой именно из ваших банковских счетов и на какую карту следует отнести ушедшую со счёта "Наличные" сумму.

Другой пример перевода со счёта — обмен валюты, когда деньги перемещаются между счетами в разных валютах. Таким образом, категориями типа перевод со счёта могут быть и "покупка долларов", и "доход по вкладу"— получение наличными деньгами начисленных на вклад в банке процентов. В отличие от обмена валюты, доход по вкладу надо рассматривать как статью дохода. Эту категорию вы сможете присоединить к прочим приходным операциям при настройке фильтра закладки или при формировании отчёта.

Назначение. Одни и те же по характеру (на что истрачено) расходы могут быть разными по своему назначению (для кого или для чего). Этот аспект учитывается в "Декарте" как назначение операции. Отмечая разное назначение расходов, вы получите картину целевого распределения вложений. Аналогичную дифференциацию можно провести и для приходных категорий (правда, слово назначение для этого неудачно, надо бы сказать источник). Например, назначением в категории "выручка" может быть тот или иной магазин.

Адресат. Это ваш финансовый партнёр по операции. При учёте семейных расходов вряд ли есть смысл фиксировать свои покупки в конкретных магазинах. Однако в бизнесе при большом количестве партнеров важно знать их место по денежному обороту: кто в лидерах, кто на втором месте и т.д. Ясно, что тот, через кого протекают большие суммы, требует более пристального внимания. Указывайте адресатов операций, и "Декарт" в любой момент покажет вам их рейтинг.

Метки. "Декарт" позволяет ввести дополнительную классификацию операций, помечая их условными знаками (флажками, галочками, ромбиками и т.д. разных цветов). Вы можете отмечать операцию неоднократно и по разным поводам, снабдив её целым набором значков. Например, для контроля поставок по безналичному расчёту можно завести такой ряд меток:

Текстовые поля Содержание и Примечания не учитываются при получении выборки операций или формировании отчёта; их содержимое печатается в полной выписке по счёту. Предполагается, что в поле Содержание пользователь может записать, на что конкретно были затрачены или за что получены деньги.

Детализация. Иногда возникает необходимость разбить текущую операцию на несколько составных частей. Например, за один визит в универмаг (или в рамках одного контракта с поставщиком) вы можете приобрести самые разные товары, покупку которых надо бы разнести по разным статьям (категориям).

Чтобы не загромождать таблицу счёта отдельными операциями по каждому конкретному товару, можно сделать общую операцию "Поставка" главной, а суммы за отдельные товары записать как подоперации по соответствующим категориям. Все подоперации будут иметь одну и ту же дату, но могут иметь разную категорию, назначение, адресата, набор меток, содержание и примечания.

Периодические операции. Арендная плата, коммунальные услуги, различные взносы, начисление процентов, а также получение зарплаты имеют периодический характер. "Декарт" позволяет вводить такие операции автоматически. Зададим в описании свойств операции её период 1 (2,3…) и день (неделя, месяц, квартал, год), и каждый раз по истечении этого срока текущая операция будет автоматически добавлена в таблицу. При необходимости с какого-то момента можно прервать ввод или изменить процентную ставку; можно и попросить "Декарт" предупреждать о вводе периодических операций.

Если выбрать вариант ввести в заданном интервале, "Декарт" сразу же введёт в указанном интервале времени все периодические операции. Эта функция позволяет "заглянуть в будущее" и попытаться спланировать свой бюджет.

Интерфейс и сервис

"Декарт"— не строгий бухгалтерский пакет, поэтому его интерфейс можно настраивать. В частности, имеется возможность придать таблицам разноцветный полосатый вид, украсить их разными шрифтами, на свой вкус скрыть, показать или переупорядочить те или иные диалоговые панели, закладки с таблицами счетов и их отдельные графы. Казалось бы, что интересного в заполнении поля даты? Щелчок мыши — и на экране возникнет календарик, с помощью которого и устанавливается нужная дата (рис. 4).

Рис. 4

Категории и адресаты операций выбираются из всплывающих списков, что и удобно, и позволяет избежать разночтений. А когда дело доходит до ввода цифр, на экране появляется калькулятор, с помощью которого можно перед вводом данных в таблицу выполнить по ходу дела необходимые расчеты (рис. 5).

Рис. 5

Калькулятор даёт ещё одну удобную возможность: заносить данные об операциях в валюте, отличной от валюты счёта. Щёлкнув при вызванном калькуляторе правой кнопкой мыши, вы можете выбрать из появившегося рядом списка нужную валюту и ввести сумму в этой валюте — при вводе в таблицу она будет автоматически пересчитана в валюту счёта. При этом в графе Примечания появится запись, напоминающая о расчёте в другой валюте.

Мультивалютные расчеты

Счета в "Декарте" можно вести в любой валюте. По каждой валюте ведется справочник курсов.

Пересчёт курсов валют производится на основе таблицы курсов, заполняемой либо вручную, либо автоматически при каждой новой обменной операции. При формировании отчетов данные можно свести к единой валюте.

Экспорт и Импорт

Пункты "Экспорт" и "Импорт" в меню "Документы" служат для обмена данными между "Декартом" и другими программами. Экспорт данных может осуществляться для отчетов Word и Excel, а также данные могут переводиться в текстовый файл.

Отчеты

Уже в процессе ввода данных "Декарт" предоставляет возможности для их обзора и анализа. Пожалуй, наиболее мощной из них являются закладки-фильтры, на которых всегда показана нужная именно при работе с операциями данного вида выборка данных. Конечно, необходима предварительная настройка фильтра на получение желаемого среза базы данных.

Другая полезная возможность — сортировка данных в пределах таблицы. Она осуществляется очень быстро: щелчок мышью по заголовку графы упорядочивает таблицу по содержимому данной графы, ещё щелчок — порядок сортировки меняется на обратный. Сортируются как даты и числовые данные, так и текстовые поля. Порядок сортировки каждой из таблиц по умолчанию можно задать при настройке системы.

"Декарт" формирует отчеты следующих видов:

Эти отчеты формируются по заданному набору операций одновременно. Отчеты "Динамика операций", "Структура операций" и "Общий баланс" могут быть как табличными, так и графическими — в виде различных диаграмм.

"Выписка по счету"— это сокращенная таблица операций, отобранных с учетом заданных признаков. В отчете по динамике операций вы видите их группировку по заданным отрезкам времени с подсчетом сумм для каждого отрезка. Отчёт по структуре операций покажет распределение денег по операциям разных категорий, например, структуру ваших доходов при отчёте по приходным операциям или расходов — при отчёте по расходным статьям. При желании можно сформировать структурный отчёт и по адресатам или назначениям операций.

В общем балансе показан баланс каждого из счетов и итоговый баланс по всем счетам. Все балансы приводятся к единой валюте, заданной при настройке отчёта.

Нажав в рамке Вид отчёта кнопку График, вы дадите "Декарту" команду преобразовать табличные данные в наглядную диаграмму. Можно использовать столбцовые и секторные диаграммы различного вида, выбирая тот или иной вариант из списка (рис. 6).

Рис. 6

Защита данных

Сохранение данных производится автоматически в ходе работы, а также при выходе из "Декарта" (интервал времени автосохранения можно настраивать). Если пользователь не отказался от создания резервных файлов, будет сохранено и предыдущее состояние базы данных.

При необходимости можно обеспечить конфиденциальность информации, установив пароль для входа в систему. Пароль не только не даст посторонним запустить "Декарт", он будет использован и для шифрования данных, доступ к которым без знания пароля станет невозможным и на вашем, и на другом компьютере.

"Декарт" является простой, но удобной программой, позволяющей пользователю быстро ориентироваться не только в собственных доходах и расходах, но и в финансовых потоках организации. Богатый набор всех необходимых функций, простота в использовании, гибкий интерфейс и сравнительно небольшая стоимость программы делают "Декарт" незаменимым помощником для делового человека.

Морозова Нина,
Базылько Сергей

Copyright © 1994-2016 ООО "К-Пресс"