Бухгалтерская Операционная Система версия 2.0 для WINDOWS

Данная статья является продолжением публикаций в данном журнале, посвященных изложению архитектуры и технологии предыдущих версий системы. Новая сетевая WINDOWS-версия системы отличается дополнительной функциональностью и интерфейсом, расширившим число и границы экранных объектов. Но при этом сохранена внутренняя архитектура и соглашения системных баз, что дает возможность работать с одной информационной средой в локальной сети с разных операционных платформ DOS или WINDOWS. Некоторые сведения о системе будут повторены с целью сохранения целостности и понимания материала.

Назначение системы

Основным назначением Бухгалтерской Операционной Системы, далее БОС, является автоматизация бухгалтерского, складского и прочих видов учета на предприятиях различных по виду и масштабам деятельности. Основные категории и понятия учета встроены в ядро системы и легко доступны при настройке на требуемую методологию учета.

БОС также является универсальной системой хранения и обработки любой справочной информации. С ее помощью можно автоматизировать другие участки управления предприятием, не связанные с учетом. Например, можно организовать в среде БОС рабочие места для маркетинга, планирования, отдела кадров, вплоть до создания КОМПЛЕКСНЫХ СИСТЕМ управления предприятием.

В идеологию системы положены следующие основные принципы.

Для настройки или перенастройки среды БОС используются инструментальные компоненты системы, называемые генераторами. Генераторы позволяют быстро создать новую или изменить существующую среду БОС под текущие потребности пользователя. Оригинальная технология работы в генераторах использует визуальные методы настройки экранных форм объектов и, самое главное, АЛГОРИТМОВ обработки информации. В последнем случае используется принцип связывания структур данных и процессов, являющийся НОУ-ХАУ Компании ЭФЕС и названной LDP-технологией. Построение обработки данных с применением LDP-технологии почти полностью исключает применение языковых программных средств и всех сопутствующих этому традиционному способу программирования ошибок.

Система позволяет заменить дорогостоящий труд профессиональных программистов на работу администраторов системы с общими знаниями работы на компьютере и основ бухгалтерского учета. Инструментальные средства системы позволяют быстро создавать большое количество типовых объектов среды БОС со всеми формами и функциями контроля информации. В арсенале системы используются методы наследования, тиражирования, импорта объектов и даже процессов. Последнее — результат LDP-технологии. И все это увязано мощными средствами диагностики, контролирующими взаимную корректность объектов и процессов при любых изменениях структур данных.

В итоге значительно сокращается время на функциональную разработку, отладку, а главное — на периодическую модификацию информационной среды при развитии или изменении учетной политики предприятия. Администраторы могут быть сами постановщиками задач в среде БОС или работать вместе с заказчиком. Причем процесс постановки органично совмещается с непосредственной работой в генераторах системы, которые имеют функционально полный набор инструментов для создания любых сценариев ввода и обработки информации.

Термины и определения

СРЕДА ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ — совокупность всех информационных объектов и процессов, обеспечивающих потребности учетных и прочих информационных задач.

АНАЛИТИКА — совокупность аналитических признаков, однозначно идентифицирующих объекты бухгалтерского учета и справочной информации. Количество признаков или, иначе, глубина аналитики диктуется потребностями анализа информации с большей или меньшей степенью детализации в конкретном объекте среды БОС.

СИСТЕМНЫЙ СЧЕТ — кодовое обозначение двух логически связанных объектов среды: ОБОРОТЫ счета и ОСТАТКИ счета, в которых хранится однородная по аналитике учетная информация. Номер системного счета используется в обозначении файлов соответствующих объектов на диске компьютера. Количество системных счетов определяется потребностями разбиения основного плана счетов, забаланса и нестандартных схем учета. Если последняя потребность является единственной, то основной план счетов может отсутствовать, а созданные системные счета получают произвольную интерпретацию, что удобно для организации автономных сред типа: факт-оффис, склад, касса и тому подобное.

БАЛАНСОВЫЙ СЧЕТ — кодовое обозначение объекта учета материальных и/или денежных средств предприятия. Используется в корреспонденции проводок хозяйcтвенных операций и для обработки бухгалтерской информации. Полный номер балансового счета состоит из четырех цифр, которые можно использовать для обозначения основного счета и его субсчета, хотя жестких правил кодировки балансовых счетов в системе нет (Пример: 1201, 1202, 7001). Каждый балансовый счет относится к одному из системных счетов с подходящей аналитикой. И дальнейшее наращивание глубины аналитического учета производится поименованными уровнями аналитических признаков системного счета. Один системный счет хранит информацию по нескольким балансовым счетам, не смешивая их обороты и остатки. Группировку (или проецирование) балансовых счетов по системным счетам производит пользователь при настройке. Количество балансовых счетов определяется потребностями разбивки плана счетов на субсчета. Поэтому балансовый счет в системе дополнительно трактуется как субсчет и используется как специальный аналитический признак в объектах среды БОС.

ПРОВОДКА — логический акт перемещения материальных или денежных средств с одного балансового счета на другой в одной или нескольких единицах учета. Проводки отражают содержание хозяйственных операций, производимых предприятием в процессе своей деятельности.

КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ СЧЕТОВ — пара балансовых счетов, между которыми допускается проводка. Правильность корреспонденции в системе при выполнении ручных операций контролируется по специальному справочнику проводок, который формируется главным бухгалтером или автоматически при появлении новых, ранее неизвестных проводок. Проводки автоматических операций могут иметь любую корреспонденцию и при настройке ничем не ограничены.

СВЯЗИ — иерархические отношения между объектами среды БОС, определяющие контроль вводимой информации, для обеспечения целостности и непротиворечивости последней. Система поддерживает собственную таблицу связей, обеспечивающую более широкие функциональные возможности обработки и контроля данных по сравненнию с обычной СУБД.

ФИРМА — или база, конкретная поименованная среда, в которой производится отдельная работа с целостной информацией. Фирмы (базы) можно рассматривать как среды различных предприятий (офисов, складов), и как образы одной и той же среды в различные моменты её деятельности. Фирма, как база данных, может целиком копироваться, переноситься, архивироваться. Между фирмами может производиться обмен информацией на уровне объектов, как в административном, так и в пользовательском режимах.

ОТЧЕТНЫЙ ПЕРИОД — календарный период, равный месяцу, кварталу или году, по истечении которого в данной фирме производится пересчет всех оборотных записей по балансовым счетам в итоговое сальдо на следующий период. После пересчета обороты прошлого периода удаляются, хотя остаются доступными в базе прошлого периода или в базе текущего периода через каналы подключения информации.

АВТОМАТИКА — обобщающее понятие некоторых категорий системы. Включает в себя автоматические расчеты и операции. Термин означает то, что обработка информации производится автоматически без участия пользователя или с его минимальным привлечением.

Категории среды

Среда пользователя состоит из двух основных категорий: информационных объектов и процессов их обработки.

К ОБЪЕКТАМ относятся следующие категории.

К ПРОЦЕССАМ относятся следующие категории.

Автоматические процессы вышеуказанных категорий образуют отдельную группу категорий автоматики, использующих LDP-технологию с визуальной настройкой.

Архитектура среды

Категории среды образуют следующую архитектуру. Основу среды составляют информационные объекты: справочники, обороты, остатки, документы (рис. 1). Справочники контролируют ввод информации в обороты, остатки и другие справочники, а также экспортируют информацию в буфера документов. Обороты изменяют информацию остатков, с которыми они соединены логической связью (по одинаковым системным счетам). Эта связь проявляет себя при получении отчетов, смене отчетного периода и диагностике. Объекты среды окружены "оболочкой" из процессов обработки информации: отчетов, расчетов и операций.

Отчеты имеют доступ к справочникам, оборотам и остаткам. Они являются основным средством анализа информации в указанных объектах. Кроме отчетов, доступ к этим же и другим объектам можно получить через универсальную таблицу БОС, которая дает технический взгляд на записи базы данных c возможностями просмотра, редактирования, сортировки, поиска и селекции записей.

Расчеты имеют доступ к каждому из объектов среды для любой обработки информации, как на чтение, так и на запись. Кроме того, расчеты выполняют функции вспомогательных процессов, обеспечивающих выполнение проводок автоматических операций поиском различной информации в объектах среды.

Через каналы подключений расчеты могут обращаться к другим средам на чтение/запись информации объектов БОС. Это позволяет организовывать сложные технологии синхронной работы изолированных сред.

Операции добавляют информацию оборотов и остатков, при этом одновременно изменяется информация оборотов и остатков как минимум двух счетов в случае выполнения одной проводки.

Связи среды

При создании среды между её объектами устанавливаются связи по принципу сверху вниз или иначе ОТЕЦ ==> СЫН. Основное назначение такой связи в системе заключается в контроле информации, поступающей в объект сына по имеющейся информации в объекте отца. Значения аналитических признаков в объекте отца являются единственно допустимым их набором в объекте сына. Когда пользователь вводит информацию в объект среды и на каком-то аналитическом признаке система сообщает об ошибке, это означает, что проверка по связи показала отсутствие вводимого значения в отце.

С точки зрения связей объекты среды можно выстроить в определенную иерархию согласно их подчиненности. Наглядно такую иерархию можно представить в виде пирамиды объектов среды, в которой опускающиеся вниз связи "диктуют" правила поведения сыновьям (рис.2).

В нижней части пирамиды находится основание среды, состоящее из объектов счетов: оборотов и остатков. Эти объекты могут участвовать в связях только как сыновья.

Верхняя часть пирамиды состоит из справочников, связанных друг с другом и с объектами счетов. Самые верхние справочники, не имеющие над собой отцов, являются вершиной иерархии и допускают ввод в них любых значений аналитики.

Основной задачей справочников в данной пирамиде является постоянный контроль за непротиворечивостью и корректностью информации в объектах счетов и, как следствие,— всей учетной информации бухгалтерии в целом.

В среде могут быть и справочники, не связанные ни с одним из объектов счетов и другими справочниками. Такие справочники служат другим целям. Например, на их базе могут организовываться рабочие места других сфер управления предприятием: делопроизводство, кадры, планирование, маркетинг и тому подобное.

Некоторые справочники могут быть объявлены ГЛОБАЛЬНЫМИ. Такие справочники становятся доступными изо всех сред, установленных на компьютере или в сети, а их местонахождение локализуется за пределами сред по указанному маршруту. Глобальные справочники удобны для организации корпоративной работы нескольких фирм, использующих общую информацию справочников: Банки, ЮрЛица, Товары, Статьи затрат и тому подобное. Положительным моментом такой организации управления являются прозрачные консолидированные отчеты, группирующие информацию в единой кодировке и нотации данных.

Фирма — база среды

Для одновременной работы с разными средами БОС в системе введено понятие фирма (база). Фирма имеет уникальный номер и наименование, отражающее содержание среды, на которую она указывает. Информации разных фирм абсолютно независимы друг от друга. Поэтому здесь можно говорить о ведении параллельного бухгалтерского или иного учета разных фирм с разным планом счетов и учетной политикой.

Интерпретация информации, лежащей в среде каждой фирмы, дело пользователя. Это может быть информация разных предприятий, информация одного предприятия по разным отчетным периодам, информация одного предприятия на конкретные даты одного периода, либо и то и другое вместе.

Работа в системе начинается с выбора фирмы (рис. 3), после чего все объекты и процессы среды данной фирмы становятся доступными пользователю. Переход из одной фирмы в другую можно производить не выходя из сеанса работы с системой. При этом все изменения, произведенные в информации текущей фирмы, сохраняются.

В любой момент можно создавать новые фирмы, копировать среду одной фирмы в другую, копировать в архив или на дискету, удалять ненужные фирмы. Всего может быть создано 999 фирм, если на компьютере достаточно свободной дисковой памяти. На одну фирму без информации требуется в зависимости от сложности среды от 1 до 2 мб. При накоплении информации одна фирма может занимать от 2 до 50 мб памяти и более.

Работа в среде

При работе в среде пользователь произвольно выбирает любой объект: справочники, обороты, остатки, документы,— и вводит либо корректирует в нем информацию. По мере необходимости производится запуск расчетов или операций для более сложной обработки. Периодически с помощью отчетов и средств экранного интерфейса производится контроль накопленной информации и принятие решений о дальнейших действиях.

По мере необходимости пользователь выводит на печать подготовленные документы, отчеты или напрямую информацию из объектов среды, используя штатные средства экранного интерфейса. При желании печать можно направить в файл или на другое устройство компьютера.

В конце отчетного периода после получения всех итоговых отчетов, в том числе оборотного баланса, и полного копирования информации в архив или другую фирму производится смена отчетного периода. После чего в текущей фирме продолжается работа в новом периоде, а к предыдущему периоду можно обратиться в той фирме, куда было произведено копирование.

Если в большой бухгалтерской среде часть участков учета завершила свою работу, можно сделать досрочную смену месяца и продолжать работу одновременно в двух и более отчетных периодах. Специальный режим позволяет переносить между периодами новые остатки по балансовым счетам и измененные документы, что делает возможным корректировку очень удаленной в прошлом оборотной информации с ее отражением на результаты текущего периода.

Еще одна особенность системы. Если на компьютере или в локальной сети установлены несколько сред БОС разных фирм, то возможна консолидированная сборка их отчетов и баланса, даже при разном плане счетов в каждой из них.

Интерфейс пользователя

Поскольку среда БОС может иметь в своем составе тысячи объектов, то для работы с каждым из них используются универсальные штатные средства по вводу и корректировке информации. К ним относятся несколько типов экранных объектов: панель ввода, таблица, панель отчетов, меню, списки, запросы к пользователю. Интерфейс WINDOWS c полной поддержкой традиционной клавиатурной работы DOS плюс продуманный интуитивный сценарий работы с функциональными режимами позволяют: 1) быстро вводить большие объемы информации; 2) надежно контролировать корректность и целостность информации как в рамках текущего объекта, так и в рамках всей среды в целом; 3) значительно уменьшить время на освоение работы с незнакомыми ранее объектами, в силу одинаковой технологии работы с каждым из них.

Например, ввод информации в справочник "Физические лица" может выглядеть, как показано на рис.4, а ввод информации в документ "ПРИХОД-ОТГРУЗКА" показан на рис. 5.

При заполнении аналитических признаков в панели ввода текущего объекта производится их контроль по иерархически связанным справочникам. При этом доступна клавиша F2 для выбора значения в справочнике или F3 для оперативного изменения информации в справочнике. Для просмотра информации текущего объекта используется клавиша F4. Для вызова автономных процессов расчета или калькулятора используется клавиша F9. Эти и другие штатные режимы панели ввода и таблицы всегда доступны для всех объектов.

В тело панели ввода могут быть установлены кнопки вызова дополнительных (нештатных) режимов работы, которые определяются только для конкретного объекта с помощью генераторов системы. В приведенном примере в панель вставлена кнопка <ТОВАРЫ> для вызова на экран и активации необходимого сценария ввода предмета накладной, он, в свою очередь, также является объектом среды (справочник), который скрыт от прямого доступа к нему пользователя через штатную панель.

В WINDOWS-версии сняты ограничения на число и размеры экранных форм, с которыми пользователь можнет одновременно вести работу, как показано на рис. 6. Это особенно удобно при работе с "развесистым" набором связанных справочников, документов и отчетов. Улучшены и добавлены новые средства контроля и расчетов вводимой информации, создаваемых настройкой объектов в генераторах системы.

Ввод операций и режим корректировки оборотов объединен в одну многофункциональную форму с традиционной для БОС двухпанельной идеологией ("рожденной" в 1991 году), отражающей "дуальность" самой сути проводки, как показано на рис.7.

Отчеты БОС получили новое развитие. Сняты многие ограничения, связанные с размером экрана в DOS-версии. Введены дополнительные функции. Появилась возможность работать сразу с несколькими отчетами на экране, в том числе с консолидированными по нескольким фирмам.

Рис. 6. Работа с несколькими справочниками и документами

Вывод информации отчета производится в одну многофункциональную форму с традиционной для БОС идеологией аналитической карточки ("рожденной" в 1992 году), отражающей принцип анализа и просмотра учетной информации, как показано на рис.8.

Печатные документы БОС работают по той же технологии: текстовый шаблон плюс информационный образ из буфера печати создают печатный образ. Но есть и новшества — печатный образ можно предварительно просмотреть на экране. Это относится ко всем видам печати: список, таблица, отчеты, документы. Работа с буфером печати документа показана на рис.9.

Еще одно функциональное дополнение: документ может иметь до 9 шаблонов, которые могут легко меняться или печататься одновременно. В этом случае одна и та же информация буфера документа может превращаться на бумаге в разные по форме или абсолютно различные документы. Например, накладная на отпуск плюс товарно-транспортная накладная.

Открытость системы

Каждому объекту системы соответствует файл базы данных, в котором отражена индивидуальная аналитическая структура объекта. За исключением системных атрибутов этих баз, все прочие атрибуты являются пользовательскими. Их определение может быть выполнено в генераторах системы или другими известными способами.

Ввод/вывод информации в объектах БОС может производиться любыми другими средствами и системами, обрабатывающими формат DBF. В системе предусмотрен для этого вызов чужих программных модулей в различном оформлении (FXP, EXE, COM и т.д.).

Файловая структура системы позволяет гибко маршрутизировать все объекты среды, в том числе и в локальной сети, для каждой фирмы отдельно. Диагностика на уровне файлов, системных соглашений и информации позволяет своевременно выявить и устранить возможные ошибки при эксплуатации системы чужими средствами.

Информация по системным соглашениям на уровне баз данных всегда доступна для администраторов БОС. Консультации по этим и другим вопросам проводят разработчики системы по телефону или в офисе компании ЭФЕС.

Наименование	Цена
Пользовательский комплект БОС	$ 190
Инструментальный комплект БОС	$ 990
Среда БОС "Семейная бухгалтерия"	$ 30
Среда БОС "Финансовые документы"	$ 50
Среда БОС "Малая бухгалтерия"	$ 70
Среда БОС "Пансионат"	$ 100
Среда БОС "Зарплата"	$ 130
Среда БОС "Путевые листы"	$ 150
Среда БОС "Склад товаров"	$ 170
Среда БОС "Торговое предприятие "	$ 200
Среда БОС "Торговля и себестоимость"	$ 300
Создание и доработки готовых сред	$ 100 — 5 000

Параметр	Значение
Количество балансовых СЧЕТОВ (субсчетов)	до 9999
Разрядность балансового счета (субсчета)	4 знака
Количество СПРАВОЧНИКОВ	любое
Количество аналитических признаков в объекте	до 240
Количество ОТЧЕТОВ	9999
Количество ДОКУМЕНТОВ	Любое
Количество РАЗДЕЛОВ в документе	до 99
Количество автоматических РАСЧЕТОВ	до 9999
Количество автоматических ПАКЕТОВ	до 9999
Количество автоматических ОПЕРАЦИЙ	до 9999
Количество макетов ПРОВОДОК в автоматической операции	до 99
Количество устанавливаемых сред ФИРМ	до 999
Количество станций локальных сетей	до 99

Мин.конфигурация компьютера/станции	P-100/1300/16/SVGA
Желат.конфигурация компьютера/станции	P-233/2500/32/SVGA
Желательная конфигурация сервера	P-II/4000/128/SVGA
Операционная система компьютера	Windows95/ Windows98
Операц.системы локальных сетей	Novell, Windows NT, BanWin
Используемые принтеры	любые

ШАВЛЮГИН Андрей Геннадьевич
Компания "ЭФЕС"

Компьютер в бухгалтерском учете и аудите 2000'3