Компьютер в бухгалтерском учете и аудите 2000'3

Home Поиск Издания Контакты k-press.ru


Продолжается подписка на наши издания! Вы не забыли подписаться?

Компания "Формоза-Софт"

Автоматизация торговых предприятий

Компания "Формоза-Софт" была основана осенью 1995 года как самостоятельная организация в рамках компьютерного холдинга "Формоза". Однако началом деятельности компании можно считать 1993 год, когда практически с первых дней существования ООО "Формоза" стали предприниматься попытки наладить управление стремительно растущим торгово-производственным предприятием.

В 1995 году стартовал проект по созданию информационной системы управления бизнесом "Монополия". Система изначально разрабатывалась как универсальное решение для малых и средних торгово-производственных компаний; уже в начале 1996 года ее первыми пользователями стали предприятия холдинга "Формоза".

Весной 1997 года состоялась первая демонстрация системы на выставке Комтек. В настоящее время КИС "Монополия" успешно работает на десятках предприятий России и СНГ.

Программные продукты

Основные программные продукты компании: корпоративная информационная система (КИС) "Монополия" и Интернет-магазин "Базар.html".

"Монополия"— система для крупных и средних торговых и торгово-производственных компаний.

Автоматизация торгового предприятия

При управлении торговым предприятием возникает множество разнообразных задач: планирование финасово-хозяйственной деятельности компании; управление товарными запасами, закупками, продажами, финансами, персоналом; ведение взаиморасчетов с контрагентами; регулирование документооборота, наконец, постановка бухгалтерского учета.

Под автоматизацией предприятия часто понимают только постановку компьютерного бухучета, другие же не менее важные бизнес-процессы остаются не задействованными системой. Одной из важнейших задач компании "Формоза-Софт" при разработке КИС "Монополия" явилось создание многофункциональной, гибко настраиваемой системы, способной эффективно управлять как небольшим магазином, так и сетью компаний, магазинов, складов без значительных трудозатрат по настройке системы.

Система интегрирована с распространенными офисными приложениями: Microsoft Office, почтовые серверы, Web-серверы, серверы приложений. Практически все справочники системы имеют экспорт и импорт информации в формате Excel. Есть возможность отправки электронной почты прямо через интерфейс системы, причем не только одному лицу, но и списку клиентов, объединенных по какому-либо признаку.

Возможность экспорта и импорта документов в табличном формате позволяет обмениваться документами как между различными системами "Монополии" (например, филиалы холдинга или тесно взаимодействующие партнеры в одном секторе бизнеса), так и с программами других разработчиков, например с 1С-Бухгалтерией.

"Монополия" способна в режиме реального времени работать с любым количеством филиалов. Для единых холдинговых структур, разнесенных территориально, поддерживается репликация как справочников, так и первичных документов. Для поддержки таких распределенных систем достаточно иметь доступ к сети интернет. Возможна также организация распределенных систем с использованием телефонных линий.

Основные функциональные модули системы

В данной статье мы остановимся только на наиболее важных при управлении бизнес-процессами торгового предприятия функциях, реализованных в системе "Монополия".

Справочник товаров имеет иерархическую структуру с произвольным количеством уровней вложенности. КИС позволяет хранить различные характеристики товаров, такие как название фирмы-производителя, интернет— адрес, по которому можно найти информацию о товаре, его графическое изображение, коды производителей и поставщиков товара, штрих-коды, срок хранения, единицы измерения товара и другие свойства. Кроме того, существует возможность задавать произвольные свойства товаров и объединять их по определенному признаку (цвет, размер, материал и т.д.). Справочником поддерживается формирование сложных изделий, состоящих из других товаров.

Ценообразование. Система может работать с произвольным количеством валют, при этом одна из них должна быть выбрана в качестве базовой. Кроме того, по каждой из валют система может хранить произвольное количество курсов пересчета по отношению к базовой валюте. Цены Прайс-листа (см. рис.1) формируются в базовой валюте. "Монополия" поддерживает многоколоночный прайс-лист, при этом цены в колонках определяются как вручную, так и автоматически, в соответствии с профилем цены на заданный товар (группу товаров). Профилей цен (т.е. законов их формирования) может быть произвольное количество. Прайс-лист можно отредактировать на произвольную дату в будущем, и система автоматически задействует новые цены в указанное время.

В системе имеется пять возможных типов цен (рыночная, учетная, дилерская, оптовая и розничная), которые можно регулировать различными способами, и произвольное количество ценовых колонок, задаваемых пользователем на основе линейной комбинации типов цен. Форма Прайс-лист служит для установки четырех типов цен (кроме учетной, которая формируется на основе выбранной учетной политики) и имеет много аналитических возможностей для оптимизации сбытовых цен и товарных запасов.

Рис.1. Форма "Прайс-лист".

Менеджер, ответственный за изменения и/или назначения цен на определенную группу товаров, имеет при работе с прайс-листом полную информацию для принятия решения: наличие свободного и зарезервированного товара на складе, распределение товаров по складам, учетная цена товара, автоматически рассчитываемая системой в зависимости от выбранного метода учетной политики, цена товара последнего прихода, статистика продаж данного наименования товара, а также все приходы данного товара за выбранный отрезок времени с указанием даты, цены, поставщика, номера приходного документа.

На основании предоставляемых системой данных можно также оценить состояние склада по группе товаров в терминах учетных, розничных, оптовых цен и в количественном выражении.

Остается добавить, что прайс-лист автоматически генерируется в html-формате и с заданной периодичностью обновляется на корпоративном WWW-сервере компании.

Резервирование товаров. Механизм резервирования товаров тщательно проработан и продолжает совершенствоваться до настоящего времени. Этапы основания характеризуются настройкой на различные типы резервов. Состояние резерва можно менять при проведении каждого первичного документа. Возможно также распределение резервов по складам, межскладское перемещение зарезервированного товара, создание частичных резервов с переносом недостатка товара в долги. Развита система временного резервирования, которая позволяет по истечении определенного времени автоматически аннулировать резервы или, наоборот, сформировать их из вновь пришедшего товара (рис.2).

Рис.2. Форма для работы с резервами

Расчет себестоимости товара по различным методикам списания, учет партионного товара, учет по серийным номерам, учет возвратов, гарантийная поддержка, возвраты поставщикам, переоценка товара, начисление прямых расходов по доставке, таможенной очистке и страховке на себестоимость товара, отслеживание товара за границей и в пути — вот далеко не полный перечень функций сбыта и логистики, которые выполняет система.

Финансовый анализ

Управленческий баланс. Поскольку в системе "Монополия" учет ведется автоматически от зарегистрированных хозяйственных операций, балансовый отчет доступен в реальном режиме времени. Структура активов и пассивов определяется типами ценностей, зарегистрированных в системе, а раскрытие по статьям дает возможность более детально определить состояние активов или обязательств.

Например, раскрытие статьи баланса "Наличные" дает разбивку денег по кассам и валютам, "Товары и запасы" раскрываются по типам партий, складам, группам товаров, а статья "Дебиторская и кредиторская задолженности" показывает состояние взаимозачетов с поставщиками, покупателями и иными клиентами вплоть до конкретных договоров и счетов. Кроме того, отдельными строками показаны финансовые отношения компании с сотрудниками фирмы. Возможен просмотр баланса по определенной дате, по конкретным организациям холдинга.

Отчет о доходах и расходах. Система дает возможность контролировать формирование капитала за любой промежуток времени. Для удобства анализа и принятия решений этот отчет представлен в виде файла-запроса к Oracle Discoverer, средства представления и работы с агрегированными данными в КИС "Монополия". Таким образом, руководство или финансовые аналитики холдинга имеют возможность не просто изучить динамику формирования доходов и расходов за любой период, но и раскрыть структуру их формирования по таким параметрам, как организация холдинга, подразделение организации, менеджер подразделения, клиент, продукт или услуга, бизнес-процесс и т.д. (всего около 40 параметров), вплоть до конкретного первичного документа.

Отчет о движении денежных средств. Для представления этого отчета используются те же средства, что и для предыдущего отчета. В отличие от доходов и расходов, поскольку речь идет о движении монетарных активов, основным параметром служит оборот денежных средств (наличные и безналичные), поэтому в данном отчете задействуются только документы по кассам и безналичным счетам предприятий холдинга. Анализ этого отчета за различные периоды времени (предусмотрены как стандартные (год, квартал, месяц, неделя, день), так и определяемые пользователем периоды) позволяет составлять бюджеты ДДС на будущее, управлять оперативной ликвидностью предприятия.

Бухгалтерский учет. Кроме оперативного финансового учета, построенного непосредственно на первичных документах, имеется возможность представить финансовую информацию на регистрах настраиваемых планов счетов. Системой поддерживается произвольное количество определяемых пользователем планов счетов, например бухгалтерский план счетов, план счетов акционеров холдинга, ПССУ для инвестора и т.д.(рис. 3).

Рис.3. Настройка плана счетов

На всех планах счетов отражаются одни и те же первичные документы, зарегистрированные в системе, но разнесенные по проводкам в соответствии с настройкой соответствующего ПССУ. Таким образом, в зависимости от настройки хозяйственных операций по проводкам можно на каждом плане счетов получать информацию, детализированную для своего круга пользователей. Так, часть проводок отражает перемещение активов внутри компании и может не проявляться в балансах, предназначенных для внешних пользователей. Кроме того, каждый план счетов может быть настроен на различные принципы учета, например, западные GAAP или отечественные ПБУ.

Помимо встроенной бухгалтерии система "Монополия" имеет стандартную функциональность для экспорта информации в другие бухгалтерские системы. В рамках системы можно задать ряд условий для формирования выборки документов, после чего КИС автоматически перенесет их в другую бухгалтерскую систему. Данный процесс полностью автоматизирован для наиболее распространенной бухгалтерской системы 1С:Бухгалтерия. Это означает, что по завершении процедуры экспорта в 1С:Бухгалтерии появятся первичные документы, пополнятся необходимые справочники, изменятся остатки.

Примеры выполнения бизнес-процесса "СБЫТ"

Рис.4. Типы бизнес-процессов

Бизнес-процесс является основополагающим понятием системы "Монополия" (типы бизнес-процессов см. на рис. 4). При настройке определенного бизнес-процесса определяются варианты резервирования, участвующие в нем типы партий товаров, объекты учета и их последовательность, типы цен, которые могут быть доступны в данном процессе. Варианты прохождения бизнес-процессов в системе носят название типов оснований. Для каждого бизнес-процесса их может быть 20 и более, в зависимости от сложности деятельности компании.

В данной статье мы рассмотрим только два примера, описывающих основные моменты проведения операций по сбыту товара в розницу и оптом.

Реализация товара в розницу

"Монополия" позволяет полностью автоматизировать бизнес-процессы предприятия розничной торговли. В КИС полностью описано действие таких подразделений, как отдел самообслуживания, прилавочная торговля, торговля в киоске, существует возможность работы с ККМ и со штрих-кодом.

Форма "Киоск" была создана специально для работы с розничными покупателями. Рассмотрим исполнение одного из вариантов бизнес-процесса СБЫТ-— "Продажа в киоске".

Уполномоченный менеджер заключает сделку с клиентом — выписывает счет, формализуя при этом соответствующее основание. Проведение этого типа основания подразумевает два обязательных для выполнения этапа (см. рис.5): 1) оплата за товар и 2) реализация товара в розницу. При этом система автоматически проводит оплату товара и списывает товар со склада одновременно с выпиской основания.

Операция "Реализация в розницу за наличный расчет" также предполагает два этапа, разница лишь в том, что в данном случае клиент вносит полную предоплату за товар, после чего товар резервируется на складе, и клиент имеет право получить его в течение 3-х дней.

Реализация оптом по доверенности

Рис. 5. Вариант настройки типа основания "Реализация оптом"

Рассмотрим теперь один из возможных вариантов настройки основания "Реализация оптом" (см. рис. 5). Создание основания такого типа предполагает следующую последовательность этапов.

Первым стоит этап регистрации копии платежного поручения об оплате счета, который является необязательным. Это означает, что при выписке счета мы можем не резервировать товар сразу, а зарезервировать его после проведения документа "Регистрация копии п/п". После регистрации платежного поручения товар резервируется на 3 суток до прихода реальных денег; если же деньги в указанный срок не поступают, резерв аннулируется.

После проведения поступления этой суммы на указанный расчетный счет менеджер, выписавший данное основание, получит сообщение по электронной почте о наступлении следующего, обязательного этапа "Прием доверенности". Только после регистрации доверенности кладовщик сможет распечатать расходную накладную и предоставить ее клиенту вместе с товаром.

Данный тип основания содержит еще несколько необязательных этапов. При необходимости выплаты комиссионных представителю клиента менеджер может внести соответствующие этапы для выплаты разницы между полученными безналичными деньгами и товаром наличными. Однако при достижении этапа "Виза финансового отдела" подпись с основания будет автоматически сброшена и выплата денег будет разрешена только после проведения соответствующего документа финансовым менеджером. После выдачи наличных денег клиенту система автоматически зафиксирует убыток от этой операции.

Настройка данного типа основания не обязательно должна быть именно такой — это только пример того, насколько гибко можно управлять логикой прохождения сделки. С помощью изменения настроек типов оснований топ-менеджеры или управленцы компании могут моделировать любые последовательности прохождения документов, а следовательно, и движения товаров, денег и произвольных документов.

Интернет-магазин БАЗАР.HTML

Рис. 6. Действующий Интернет-магазин компании Формоза

Программный комплекс БАЗАР.HTML является логическим продолжением КИС "Монополия" в сфере интернет-торговли. Интернет-магазин (см. рис.6) фактически обеспечивает доступ клиентов в ИС продавца товаров и услуг, поставляемых через Интернет. Вся функциональность ИМ определяется возможностями "Монополии" и предоставляет покупателю следующие возможности:

Copyright © 1994-2016 ООО "К-Пресс"