Компьютер в бухгалтерском учете и аудите 2000'3

Home Поиск Издания Контакты k-press.ru


Продолжается подписка на наши издания! Вы не забыли подписаться?

Компания "Эйс"

Гепард — система комплексной автоматизации розничной торговли

В данной статье пойдет речь о программно-аппаратном решении для розничной торговли, его сути и множестве вариантов решений.

Информационная система —  зачем она нужна?

Большинство небольших фирм не представляют себе, зачем им нужна комплексная автоматизация, ведь весь учет достаточно легко вести и в какой-нибудь простой системе (Excel) или на бумаге. Более крупные фирмы, наоборот, не понимают, как можно обходиться без информационной системы. Но если рассмотреть вопрос более широко, то информационная система — это не только и не столько автоматизация торговых операций, её предназначение в гораздо большем. Развитая информационная система является носителем и хранителем технологии ведения бизнеса, некой информационной ДНК.

Любая целостная система (в её наиболее полном понимании) содержит в себе "зерно", являющееся генетическим наследником своего родителя, которое может также развиться в полноценную систему. Так вот, если раньше считалось, что свободные деньги могут дать новый бизнес, то сейчас новый бизнес может дать только информационная составляющая бизнеса, вкупе со свободными инвестиционными средствами от самой фирмы или от внешнего инвестора, но именно информация о ведении бизнеса позволит открыть новый бизнес, расширив возможности первого. Поэтому каждая фирма должна открыть у себя свою информационную ДНК (технологию ведения бизнеса), позволяющую размножить бизнес. Пример такого "размножения" наблюдается в виде:

  1. сети магазинов одной фирмы ("Перекресток", "Рамстор" и т.д.), где основным инвестором и хозяином выступают сами фирмы;
  2. Франчайзинг ("McDonald's", "Baskin Robins", и т.д.). В таких фирмах внешнему инвестору передали технологию ведения бизнеса (она же ДНК), а инвестором и хозяином выступает полностью независимая компания.

В дальнейшем будут появляться и другие схемы организационного решения для бизнеса, но так или иначе они все завязаны именно на информационную составляющую в большей степени, так как финансовые средства можно получить в виде кредита в банке.

Структура информационной системы

Существуют три базовые функции розничной торговли: управлять, торговать и обеспечивать. Для того чтобы выполнить эти функции, фирма должна поддерживать баланс между четырьмя компонентами деятельности фирмы:

  1. товар (товародвижение и /или производство);
  2. деньги (все финансовые операции, расчеты с дебиторами и кредиторами);
  3. люди (персонал фирмы);
  4. информация (маркетинг, идеология фирмы, законодательство, налогообложение).

При этом схему взаимовлияния можно представить следующим образом (рис.1).

Риc.1

Таким образом, информация есть то, что заставляет нас принимать решения. Но любая информация должна быть "необходима и достаточна" для принятия решения. Ведь говорят, что нет неправильных решений, есть недостаток информации.

Но с другой стороны, избыток информации также мешает принять нужное решение вовремя. Соответственно, любая информационная система должна давать необходимую достаточность информации для принятия правильных решений по фирме.

Конечно, гораздо удобней, когда вся информация находится в одной, единой системе, когда она не только сразу отражает торгово-финансовый процесс, но и тут же осуществляет мониторинг всего процесса, а ещё лучше — просчитывает и предполагает наиболее вероятный путь развития, т.е. подсказывает максимально оптимальное решение.

Рис.2

А теперь, признайтесь себе сами, Вы встречали где-нибудь такую систему? Думаю, вряд ли, потому что стоила бы она таких денег, что легче было бы закрыть магазин, и не один.

Так вот, чтобы удешевить это решение, разработчики целого ряда информационных систем интуитивно поделили её на три уровня поступления и обработки информации (рис.2).

Каждый из этих трех уровней характеризуется целым спектром задач, предлагая как дешевые, так и дорогие решения.

Взаимодействие уровней информационной системы

Как уже отмечалось, система делится на Front-office и Back-Office.

Front-office — представляет собой систему, автоматизации рабочего места кассира, его работы с периферийным оборудованием, таким как сканер штрих-кодов, считыватель кредитных или дисконтных карт, ККМ или POS-терминалом, весы и т.д. Осуществляет ведение учета по товарам, фиксирование скидок и организацию процесса обмена данными с Back-Office-ной частью системы. При этом вся работа Front-office может охватывать не только один кассовый аппарат или POS-терминал, но целую сеть касс, а также сеть касс в распределенной сети территориально разнесенных магазинов.

В свою очередь, основное предназначение Back-Office заключается в полном учете товародвижения до момента продажи товара через кассы, ведении взаиморасчетов с поставщиками, формировании планов по закупкам товаров, анализа всей деятельности фирмы и её отдельных направлений, ведении бухгалтерского учета и прочих видов поддержания внутренней учетной организации фирмы.

Однако с точки зрения единства информационной системы, всегда встаёт вопрос шлюза, то есть оперативного обмена данными между разными системами. К тому же, согласно условиям сертификации POS-терминалов, на них может использоваться только сертифицированное программное обеспечение именно с данной моделью POS-терминала, что накладывает существенное ограничение по использованию модулей Back Office-ной системы. Таким образом, взаимодействие в основном осуществляется в режиме off-line.

Схемы организации процесса продажи

С технической точки зрения

В комплексе различаются две основные схемы организации продаж.

ON-LINE: рабочие места кассиров, кладовщиков, бухгалтеров объединены в локальную сеть; прайс-лист формируется автоматически при активизации рабочих мест кассиров на основе товарных остатков в секции и может обновляться из кассовой программы; при продаже товара кассиром происходит одновременное списание с остатков товарной базы. В свою очередь, вновь поступивший товар сразу становится доступным для продажи.

OFF-LINE: рабочие места кассиров работают автономно; прайс-лист формируется в начале рабочего дня и передается на рабочее место кассира; при продаже товара автоматически формируется отчет о продажах; в конце дня или смены на основании отчета о продажах производится списание проданного товара с остатков товарной базы.

С организационной точки зрения

Основная отличительная характеристика данной схемы — это обслуживание покупателей на выходе из торгового зала. При этом все ККМ работают с едиными остатками торгового зала, в который поступают товары с различных складов (рис.3).

Рис. 3

Прилавочная торговля

Продавец имеет на своем рабочем месте ККМ, который работает только с товаром своей секции. Данные по продажам и возвратам автоматически отражаются в единой информационной базе данных (рис.4).

Рис.4

Менеджер формирует счет для клиента, при этом товар резервируется на складе. Кассир, на основании счета, принимает деньги у клиента. Кладовщик осуществляет отгрузку товара.

Киоски (павильоны)

Автономно работающий кассовый аппарат с компьютером, на котором ведется полный торговый учет (рис.5).

В киосках устанавливается пассивный кассовый аппарат с устройством Memo+. В момент очередной поставки товаров в него с переносного компьютера загружается новый прайс-лист с новыми остатками и снимается отчет о проданных товарах. После этой процедуры кассовый аппарат с этим устройством работает автономно. А все данные по киоскам объединяются в офисе, где осуществляется управление товародвижением (рис.6).

Требования при выборе торгового оборудования

Рис.5

Рис. 6

Кассовое оборудование

Одним из важных элементов автоматизированной системы управления розничной торговлей является кассовый аппарат. Выбор конкретной модели зависит от ряда факторов:

Среди всего богатства выбора кассовых аппаратов существует несколько решений, которые можно разделить по их стоимости. Как правило, решение на базе POS-терминалов отличается высокой функциональностью, надёжностью и рядом прочих достоинств, но стоимость их весьма высока. Программное обеспечение, установленное на таких POS-терминалах, являющееся Front Office, как правило, разрабатывается и поддерживается специализированными фирмами, которые не имеют собственной развитой Back Office-ной части информационной системы, что в конечном итоге даёт высокое качество готового решения.

Кроме этого решения существует и более дешёвое решение, которое может работать на базе пассивных ККМ или фискальных регистраторов.

В комплексе "Гепард" обеспечивается работа как с теми, так и с другими видами оборудования. Самым главным достоинством такого решения является его on-line режим работы с ККМ. Однако по последнему постановлению ГМЭК (в июле 2000 года) в таком режиме можно использовать только фискальные регистраторы, то есть чековые принтеры с фискальной памятью. В настоящий момент комплекс "Гепард" поддерживает работу с двумя основными фискальными регистраторами: Мёбиус, M-Star.

Дополнительное торговое оборудование

Специфика розничной торговли предполагает использование большого количества технических средств, облегчающих и упрощающих процесс продажи товара.

С помощью штрих-кодов можно легко производить идентификацию товара, заносить информацию о весе товара, при использовании стандарта CODE-39 в штрих-код можно внести информацию о коде товара и подразделении, которому товар принадлежит.

При использовании мобильного терминала можно ввести информацию о имеющихся на складах и секциях товарах, сравнить фактические сведения с ожидаемыми и тем самым легко произвести инвентаризацию. С помощью принтера штрих-этикеток можно не только напечатать наклейки со штрих-кодом на товар, но и напечатать наклейки с аннотацией к импортному товару на русском языке.

Back Office — комплекс "Гепард"

Задачи, решаемые комплексом

Характеристики товара

Для описания любого товара используется группа и код товара, артикул, наименование товара, две независимые единицы измерения (количество и вес), серийные номера, штрих-коды, понятие упаковка и вес брутто и многое другое.

При описании товара можно указать до 5-ти различных процентных ставок налогов и величину минимального запаса.

Закупочная деятельность

Комплекс позволяет вести договора на поставку в рублевых и мультивалютных ценах, автоматически формировать заказ на закупку товара, отслеживать товар в пути, осуществлять расчет себестоимости поступивших товаров с учетом транспортных, таможенных и других настраиваемых затрат, в рублевом и мультивалютном покрытии, отслеживать суммы и сроки оплаты поставок с учетом частичных оплат.

Управление складской деятельностью

Учет ведется в учетных ценах в рублях и валюте, пооперационно, попартийно.

Комплекс обеспечивает возможность работы со всем спектром операции с товаром на складе.

В модуле "Склад" можно подготовить этикетки штрих-кодов и оформить счет-фактуру, накладную, акт и другие документы.

Расчеты с поставщиками и покупателями

Комплекс позволяет производить разнесение оплаты по договорам поставки, накладным как в целом по документу, так и по номенклатуре; учитывать и обрабатывать закупки через подотчетных лиц; рассчитывать задолженность по поставщикам на любой момент времени, с пересчетом в любой валюте и с учетом сроков оплаты (при этом расчет производится на основе первичных документов, то есть без использования проводок, что позволяет добиться представления информации "день в день"); отслеживать выполнение договоров в целом и поэтапно; осуществлять работу с товаром, взятым на реализацию; оптимизировать планируемые доходы и расходы.

Связь с бухгалтерией

К любому документу, созданному в комплексе, можно привязать бухгалтерские проводки. Формировать проводки можно как при оформлении, так и при просмотре/редактировании документа. Имеется и специальный, полностью автоматический режим создания проводок за любой выделенный период времени — по всем или выделенным операциям с товарами. Кроме того, возможно настроить систему для создания проводок в целом к документу или на основе номенклатуры документа, что особенно удобно для товаров с разной ставкой налогов.

Маркетинг

С помощью комплекса можно получить ответы на такие вопросы: какой поставщик или покупатель выгоднее, какой товар лучше продается, в какой период года лучше покупают тот или иной товар.

Есть возможность трансформации данных в ПО фирмы "Тора-Инфо Центр" для проведения детального анализа и прогнозирования, ситуационного оперативного управления. С помощью комплекса Вы легко зафиксируете все контакты с потенциальными партнерами и клиентами и, впоследствии, сможете быстро найти всю необходимую информацию.

Связь с филиалами

Комплекс может обслуживать как филиалы, интегрированные в единую локальную сеть, так и физически разнесенные подразделения. В случае удаленных филиалов операция экспорта-импорта может осуществляться любым доступным способом: через электронную почту, интернет и непосредственно через электронные носители.

Аналитические отчеты

Комплекс содержит более 300 отчетных форм, среди которых:

Кроме этого имеется возможность выводит результаты в графическом виде. Комплекс снабжен мощным генератором формирования отчетных форм, который отличается простотой обращения и мощностью выполняемых операций. В генераторе предусмотрено формирование и запоминание условий выборки и группировки данных.

Планирование и прогнозирование

Не всегда к этой теме относятся с должным пониманием, как к задаче, которую вполне может решать информационная система. Большинство руководителей так или иначе решает все эти задачи.

Задачи, которые решаются на данном уровне информационной системы.

Конечно, это только основные задачи, которые желательно решать оперативно, но к сожалению, от самой информационной системы здесь не так уж много зависит, и очень сильно зависит от того человека, которой будет использовать полученную информацию и использовать вовремя, иначе можно добиться только обратного эффекта.

Комплекс "Гепард", как информационная система, позволяет не только получать свободные данные по всей цепочке товарно-денежных отношений, но и проводить экспресс-анализ целого ряда базовых показателей, необходимых для прогнозирования. К таким показателям, по каждому товару, относятся: среднедневная продажа; коэффициент ликвидности; количество дней в наличии; коэффициент оборачиваемости; эффективность; валовая прибыль; динамика продажи; объем реализации и возврата и многое другое.

Основываясь на этих показателях, можно просчитывать прогнозируемые величины объема закупок с целью его оптимизации.

При этом Гепард позволяет получать эти данные, как в табличном виде, так и в графическом (рис.7).

Вы легко можете экспортировать их в стандартные внешние форматы, такие как Excel, Lotus, dbf, txt и прочие.

В качестве наиболее интересного варианта, мы предлагаем экспортировать эти данные в прогностическую систему фирмы "Тора инфоцентр", который уже непосредственно просчитывает варианты развития будущего и занимается оптимизацией различных торговых процессов.

Какие проблемы испытывают фирмы, занимающиеся розничной торговлей

Рис. 7

Оптимизация управления с помощью продуманных стратегий

Времена работы только на "цене "или на монополизме постепенно проходят. Работать на "обороте" приходится все большему числу магазинов и торговых фирм. Наша фирма постоянно прислушивается к потребностям наших клиентов и непрерывно совершенствует технологии, приводящие к наиболее оптимальной стратегии продаж. К настоящему дню уже накоплен достаточный набор эффективных стратегий, проверенных у наших клиентов.

С помощью комплекса наши клиенты:

В комплексе предусмотрен контроль за расчетами с поставщиками, что также снижает объем оборотных средств за счет планирования выплат. Комплекс поддерживает работу с филиалами, обеспечивая интеграцию потоков информации и получение консолидированной отчетности. В комплексе предусмотрено отслеживание сроков реализации, что приводит к снижению уровня брака и списания, и соответствие товара сертификатам годности (и, при необходимости, выдача покупателю справки об этом). Продуманные стратегии обеспечивают снижение налогооблагаемой базы.

Отличия комплекса

Комплекс выгодно отличает:

Алексей Борисов

Copyright © 1994-2016 ООО "К-Пресс"