Компьютер в бухгалтерском учете и аудите 2000'3

Home Поиск Издания Контакты k-press.ru


Продолжается подписка на наши издания! Вы не забыли подписаться?

Компания "R-Style Software Lab."

Технологии розничных продаж в программном комплексе RS-Balance

С тех пор как в нашей стране стали появляться первые торговые кооперативы, коммерческая розничная торговля развивается быстрыми, даже, можно сказать, стремительными темпами. Акционировались бывшие крупные государственные универмаги и универсамы, получили приставки "ТОО" и "ООО" магазины поменьше, действует множество частных торговых предприятий — как продовольственных, так и промтоварных, ну и, конечно, повсюду рынки и торговые ряды.

Однако беззаботное детство розничной торговли давно позади. Закончилась и шальная юность. Подступила зрелость, со всей своей строгостью и ответственностью. Государство серьезно взялось за упорядочивание своих взаимоотношений с торговыми организациями, и выражается это примерно так:

— Кассовые аппараты — на все торговые точки!

— Любые аппараты?

— Нет, только прошедшие сертификацию.

— А у нас есть POS-терминал.

— На POS-терминалы ставить только "правильные" программы!

— А можно использовать фискальный регистратор?

— Можно, но на них уже заведен государственный реестр...

Конца этой скрытой войне пока не видно. Многим же крупным торговым компаниям уже не до азартных игр с налоговыми службами — хочется стабильности и постоянства. А ведь зачастую даже и без того огромный штат бухгалтеров с трудом справляется с прибывающим потоком информации из многочисленных филиалов.

Приходит время, когда руководители предприятия вдруг осознают, что разветвленная структура предприятия уже не позволяет должным образом отслеживать все товарные потоки. К примеру, два магазина простаивают без товара, а он мертвым грузом завис в третьем. Продукцией, которая не пользуется спросом, забиты все хранилища, а той, что продается влет, на складах не хватает. Да и внутри каждого отдельного магазина тоже вечные неувязки. Помните сакраментальный вопрос: "А у вас есть такой же, но с перламутровыми пуговицами?". Так вот, раньше, учитывая ассортимент советских магазинов, можно было сразу, не задумываясь, ответить, что нет. А сейчас продавец заинтересован в покупателе, и он сперва потратит полчаса на поиски, хотя и нет гарантии, что нужный товар все-таки найдется. Или возьмем совсем прозаичную ситуацию: кассир спросонья ввел неправильную дату в кассовый аппарат, да еще и успел пробить чек. И что же? Приходится срочно ехать в местную ГНИ, получать разрешение на снятие пломбы и вызывать специалиста из сервисной службы, чтобы все исправил. В общем, проблем много, и решать их надо. Тем более, что решение есть — это автоматизация торговой деятельности.

На российском рынке действует множество компаний, которые предлагают свои программы для предприятий, работающих в самых разных областях экономики. Об одном из решений в сфере розничной торговли — системе комплексной автоматизации финансово-хозяйственной деятельности предприятий RS-Balance производства компании "R-Style Software Lab." — и пойдет речь.

Общие сведения о RS-Balance

Комплекс RS-Balance изначально был ориентирован на автоматизацию деятельности компаний, входящих в холдинг "R-Style", то есть "с рождения" имел уклон в сторону собственного производства и торговли. В основе его построения лежит принцип модульности: каждая составная часть программы "отвечает" за свою область учета. В данный момент в RS-Balance входят следующие подсистемы:

Взаимодействуют перечисленные приложения на основе тщательно проработанных схем. За счет этого, а также благодаря наличию общей справочной системы RS-Balance функционирует как единый организм, и пользователи избавлены от необходимости многократно вводить одну и ту же информацию.

Предположим, что товар был закуплен по безналичному расчету центральным отделением торгового предприятия, затем передан в несколько филиалов и там продан. В этом случае работа с системой будет построена следующим образом. Оплату товара зафиксируют в "Центральной бухгалтерии", его приход и передачу в магазины оформят в "Торговом доме", продажа будет отражена в "Розничной торговле", а итоговый отчет вернется в центральное отделение. Несмотря на кажущуюся сложность такой технологии, на самом деле она позволяет легко отследить весь путь товара и денег. И что весьма важно, каждый оператор, участвующий в данном процессе, работает со своим модулем и обрабатывает привычную и необходимую только ему информацию.

Следует отметить, что схемы взаимодействия модулей, подобные описанной в примере, настраиваются один раз при внедрении системы и в дальнейшем работают автоматически. При этом пользователи, обращаясь как к штатным возможностям RS-Balance, так и к собственным процедурам, созданным с помощью мощного языка программирования RSL, имеют поистине неограниченные возможности по формированию документооборота. С другой стороны, все модули комплекса являются независимыми и могут работать автономно. Например, используя функциональные возможности подсистем "Торговый дом" и "Розничная торговля", можно оперативно отслеживать весь товарооборот и движение денежных средств, в нем участвующих. Или, скажем, вести бухгалтерский учет, эксплуатируя одну "Универсальную бухгалтерию". Такой подход к автоматизации позволяет внедрять комплекс поэтапно, что значительно экономит средства пользователей.

Модуль "Розничная торговля"

Технология работы с модулем "Розничная торговля" полностью соответствует требованиям организации рабочего места кассира. Проще говоря, запуск одного модуля — это ввод в эксплуатацию одной кассы. Устанавливается валюта кассы, заносится исходная сумма наличных денег, определяется тип кассового устройства — и рабочее место готово. В процессе работы можно выписывать все типы чеков (продажа, аннулирование, возврат), переносить денежные средства из кассы в кассу, осуществлять инкассацию. По окончании дня строятся отчеты о проведенных операциях. В общем, в модуле предусмотрены все те операции, которые выполняет кассир, работая с обычным кассовым аппаратом.

Функциональные особенности

В отличие от применения автономного кассового аппарата, совместное использование компьютерной техники и контрольно-кассовых машин (или фискальных регистраторов) дает колоссальные преимущества как кассиру, так и всему предприятию торговли в целом.

Во-первых, взаимодействие с другими модулями комплекса, в частности с "Учетом хозяйственной деятельности", позволяет решить такую серьезную проблему, как организация гибкой системы скидок. В условиях жесткой конкуренции многие торговые предприятия используют этот маркетинговый ход. Скидки, зависящие от общей стоимости покупки, скидки на отдельные товары, создание института дисконтных карт, выделение "особых" клиентов — все это становится возможным, причем практически без непосредственного участия кассиров.

Во-вторых, в модуле "Розничная торговля" можно вести неограниченное количество средств платежа. Вы хотите организовать продажу по пластиковым карточкам "Visa" и "Master Card"? По своим собственным картам? Пожалуйста! При этом в рамках одной кассы деньги отслеживаются в разрезе каждого средства платежа, отдельно производится внесение, изъятие и инкассация денежных средств.

В-третьих, прямо на рабочем месте кассир сможет получить информацию о наличии в продаже любого товара, точно узнать его количество и выяснить различные качественные характеристики. То же относится и к товарам, продаваемым в развес. Несомненно, это значительно ускорит отпуск товара, а значит минимизирует причины конфликтных ситуаций.

В-четвертых, даже при использовании сложного и дорогостоящего торгового оборудования вы ограничены его техническими характеристиками. Что делать, если у вас номенклатура чуть больше, чем позволяет память самого дорогостоящего кассового аппарата? Выходить из такого положения приходится довольно неуклюже: одна касса обслуживает первый и второй отдел, вторая — третий и четвертый и т.д. При использовании же подсистемы "Розничная торговля" каталог товаров даже в 500 тысяч позиций перестает быть проблемой.

Кроме всего вышесказанного, компьютерные технологии предоставляют разнообразный дополнительный сервис, включающий использование периферийных устройств (в том числе, сканеров штрих-кодов), проверку вводимой информации (помните пример с неправильной датой чека?), распечатка товарных чеков, оперативный контроль со стороны менеджера зала за наличием товаров и пр.

Технологические решения

Автоматизация магазина, торгующего в розницу, удаленного от головного предприятия, укладывается в следующую схему:

При этом благодаря особому техническому решению (реализация "тонкого клиента" за счет применения трехуровневой архитектуры "клиент—сервер"), в качестве рабочих мест может использоваться самая дешевая компьютерная техника — от IBM PC 286. Обмен данными с центральным отделением может осуществляется как в "on-line"-режиме (через Интернет или по выделенной телефонной линии), так и в режиме "off-line" (с помощью дискет). В случае, когда магазин совмещен с центральным офисом, специальной организации обмена данными не потребуется, так как работа выполняется в едином информационном пространстве.

К рабочим местам кассиров подключаются кассовые аппараты. Модуль "Розничная торговля" программного комплекса RS-Balance обеспечивает поддержку фискальных регистраторов и контрольно-кассовых машин. Здесь возможны два режима функционирования.

  1. Контрольно-кассовая машина работает в активном режиме — все операции осуществляются непосредственно в ККМ, а данные об операциях передаются на компьютер. Такая технология обеспечивает использование всех возможностей ККМ, но компьютер в этом случае лишь регистрирует операции.
  2. Использование фискального регистратора — все операции осуществляются на компьютере, а фискальный регистр только печатает кассовые чеки и заносит операции в фискальную память. При такой схеме в распоряжении пользователей вся функциональная мощь модуля "Розничная торговля": оформление чеков продажи происходит на компьютере с применением всех видов справочных данных (цены, упаковка, названия и т.д.). А если исходить из того, что в настоящее время ПК стоят относительно дешево, то пользователи получают очень удобное современное решение для организации розничной торговли. Поэтому мы считаем, что данное решение предпочтительнее.

Работа подсистемы "Розничная торговля" в составе комплекса RS-Balance

Как одна из составляющих комплекса RS-Balance, модуль "Розничная торговля" тесно связан с остальными подсистемами этого программного продукта. Работая с ним, можно использовать всю общесистемную справочную информацию, в том числе каталог товаров, справочники цен, упаковок, единиц измерения, клиентов, скидок и т.д. На основе информации о поступивших наличных и безналичных средствах (в любой валюте) формируются проводки в бухгалтерских подсистемах. Сведения же о проданных товарах моментально отражаются в модуле, автоматизирующем склад.

Таким образом, подсистема "Розничная торговля" в составе программного комплекса RS-Balance позволяет торговому предприятию оперативно и в полном объеме вести бухгалтерский учет своей хозяйственной деятельности, используя при этом аналитические возможности программы, что значительно повышает эффективность выполняемой работы.

Стоит ли закупать компьютерную технику, настраивать оборудование, обучать персонал новым методам работы — решать вам. Если у вас не маленькое предприятие, торгующее десятком-двумя видами продукции в пределах одной точки, и если вы хотите выжить в условиях жесткой конкуренции, то, скорее всего, стоит. Тем более, что вводить новые технологии проще на начальных этапах развития, и уже далее, по мере необходимости, расширять штат высококвалифицированных работников и парк техники. А специалисты компании "R-Style Software Lab.", имея за плечами огромный опыт автоматизации предприятий торговли, всегда готовы помочь вам, предоставив весь комплекс необходимых услуг — от консультаций и обучения персонала до полного внедрения программного комплекса RS-Balance.

Вадим Петров,
менеджер по работе с клиентами
компании “R-Style Software Lab.”

Copyright © 1994-2016 ООО "К-Пресс"