Продолжается подписка на наши издания! Вы не забыли подписаться?

Компания «Информконтакт»

Бухгалтер или программист?

В последние годы процесс автоматизации бухгалтерского учёта на предприятиях России позволил забыть о временах, когда бухгалтер с профессиональным мастерством стучал костяшками счётов, рассчитывая зарплату для тысячи сотрудников или начисляя износ основных средств огромного предприятия оборонной промышленности. Сейчас практически невозможно найти организацию, в которой не были бы автоматизированы хотя бы наиболее трудоёмкие бухгалтерские вычисления. Обилие российского и зарубежного программного обеспечения захватывает дух и может заставить растеряться даже опытного главного бухгалтера со стажем работы в несколько десятков лет. Уже практически преодолены проблемы обучения сотрудников бухгалтерии работе на компьютере. Однако остаётся одна проблема, которая в значительной степени снижает эффективность автоматизации процедур учёта и получения отчётности. Речь идёт о сложности настроек большинства бухгалтерских информационных систем и проблемах, возникающих при их внедрении и использовании. В данной статье рассматриваются основные моменты, с которыми сталкиваются бухгалтеры при выборе и работе с системами, а также приводится пример решения этих проблем с использованием корпоративной информационной системы Alfa.

Начнём с момента выбора информационной системы. Оставив в стороне теперь уже не настолько распространённый случай, когда информационная система создаётся силами сотрудников предприятия, обратимся к процессу выбора системы из числа имеющихся на рынке. Традиционно в этом процессе принимает участие бухгалтерия и отдел автоматизации. В каждом из этих подразделений работают люди, привыкшие к вычислениям, однако практически сразу выясняется, что они говорят на разных языках. Требования к системе, составленные бухгалтерией, трансформируются в техническое задание, оформленное отделом автоматизации, зачастую полностью теряя первоначальный смысл. Бухгалтер хочет получить пакет, наиболее полно автоматизирующий производимые им операции в как можно более короткий срок и с наименьшими затратами. С другой стороны, сотрудник отдела автоматизации, с трудом представляя реальные проблемы бухгалтера, оценивает имеющиеся в продаже пакеты по возможностям того, что с их помощью можно получить, зачастую только теоретически, без серьёзного анализа сроков и затрат. Возникает вопрос, за что платятся деньги поставщику системы. В случае, когда приобретается законченный пакет, не требующий доработок со стороны покупателя, ответ на этот вопрос достаточно ясен, и, сопоставив затраты на систему с имеющимся в ней набором функций, относительно легко ограничить круг потенциальных поставщиков. С другой стороны, сотруднику отдела автоматизации идеологически может быть наиболее близок один из пока ещё распространённых на рынке «конструкторов бизнес-приложений». Теоретически такие конструкторы позволяют создать любое приложение, однако в их базовую поставку нередко входят лишь самые элементарные операции, недалеко уходящие от заведения плана счетов и настройки проводки по амортизации основных средств. Сотрудник отдела автоматизации, видя перед собой, казалось бы, неограниченные возможности, к тому же напоминающие о каком-нибудь давно ему знакомом языке программирования, зачастую поддаётся на удочку и усердно продвигает эту идею бухгалтеру, при этом не обращая внимания на сроки, за которые может быть «написано» всё, что входит в техническое задание, и связанные с этим затраты, не говоря уже об элементарной проверке надёжности и работоспособности предлагаемого «конструктора». В данный момент может ещё проявляться осознание собственной важности этим сотрудников, прекрасно понимающим, что без его участия бухгалтер не сможет изменить ни одну настройку системы. По наблюдениям автора данной статьи, внедрения «конструкторов» редко заканчиваются успешно. В момент, когда становится ясно, что для достижения поставленных целей требуется несравненно больше времени и средств, чем можно было себе представить, либо прекращается развитие системы и бухгалтер вынужден довольствоваться тем, что уже имеется, либо ставится вопрос о смене программного обеспечения.

В данной ситуации основной рекомендацией является более строгий контроль процесса выбора со стороны бухгалтера. Он должен отбирать программы, которые уже способны делать то, что ему нужно (а таких на рынке достаточно много), и слова сотрудника отдела автоматизации о том, что этой функции в программе нет, но её можно написать, должны насторожить его в самом начале.

Одним из примеров системы, позволяющей избежать описанной выше проблемы, является система Alfa. При создании системы использовался подход, обеспечивающий автоматизацию всех участков учёта и исключающий необходимость доработки системы покупателем. При внедрении остаётся лишь определить набор параметров, характеризующих учётную политику данного предприятия, например, план счетов управленческого учёта, центры затрат, структуру подразделений и их взаимоотношения, внутренние виды отчётности и т.п. Задание этих параметров в системе может произвести сам бухгалтер, так как для этого не требуется опыта программирования. В дальнейшем, при изменении учётной политики бухгалтер может переопределить соответствующие параметры учёта и продолжить работу. Роль сотрудника отдела автоматизации ограничивается установкой программного обеспечения, определением прав доступа, поддержанием работоспособности аппаратной части и обучением вновь принимаемых на работу сотрудников основным принципам использования системы.

Теперь рассмотрим подробнее процедуры настройки и сопровождения системы. Не секрет, что даже у наиболее известных и распространённых систем некоторые настройки требуют опыта в программировании, иногда даже достаточно глубокого. В основном это касается процедур создания отчётов и определения шаблонов проводок. Многие серьёзные производители включают в базовую поставку практически все настройки, необходимые бухгалтеру, но при возникновении необходимости их изменения, например при специфических требованиях, связанных с управленческим учётом или сложной структурой компании, зачастую требуется участие компании-разработчика, всегда ведущее к дополнительным затратам. В любом случае редкий бухгалтер способен самостоятельно внести даже минимальные изменения в настройки многих известных систем. Вновь приглашается сотрудник отдела автоматизации, и вновь возникают проблемы с взаимопониманием и затраты времени на внесение изменений. Наиболее передовые производители информационных систем уменьшают эту проблему путём замены процесса программирования при настройке системы процедурой определения параметров, согласно которым система сама производит модификации программного кода и структуры данных. Например, если бухгалтеру требуется создать новый аналитический справочник и подключить его к нескольким счетам, обычно требовалось изменение экранных форм, переписывание программного кода и т.п., что было по силам только опытному программисту. В современных системах бухгалтер самостоятельно вызывает список, задаёт там имя и параметры нового справочника и счета, к которым он должен быть подключен, и система самостоятельно модифицирует программный код и создаёт соответствующие таблицы в базе данных. Аналогично решается и проблема получения отчётности, например, с использованием этого нового справочника. Бухгалтер запускает режим отчётности, вводит в список критериев отбора имя вновь созданного справочника и требуемые значения, и сразу получает необходимые данные.

В системе Alfa подобные процедуры полностью автоматизированы. Количество аналитических справочников, которые можно создать, не ограничено. Кроме этого, их можно подключать к счетам, документам и друг к другу в любых комбинациях. Особенно хотелось бы отметить процедуру создания шаблонов проводок. При создании новой проводки или формы отчётности, или изменении существующего шаблона используется встроенный мастер функций, выводящий на экран привычные бухгалтеру понятия — входящие остатки, дебетовые обороты, даты проводок — и позволяющий, оперируя этими понятиями, создавать шаблоны проводок любой сложности. Система преобразует введённый текст в программный код, что позволяет увеличить надёжность и скорость работы. Сотруднику отдела автоматизации в данном случае отводится чисто консультационная роль, например, при создании очень сложных функциональных комбинаций.

Наконец, хотелось бы остановиться на проблеме комплексной автоматизации предприятия. Большинство программ, имеющихся на рынке, позволяют автоматизировать лишь отдельные области деятельности предприятия, например, бухгалтерский учёт, управление производством, расчёт заработной платы или складские операции. То же самое касается и приложений, созданных силами сотрудников самого предприятия. При возникновении необходимости покупки дополнительного программного обеспечения необходим серьёзный анализ затрат, связанных с его интеграцией в общую информационную структуру. Примером интеграции может являться передача данных из программы, рассчитывающей заработную плату или ведущей учёт складских операций, в бухгалтерскую программу для получения соответствующих проводок. Процесс «стыковки» продуктов различных производителей всегда связан с высокими затратами на создание процедур передачи данных и проверки их целостности, не говоря уже о том, что иногда данные возможно переносить только вручную. Этот процесс полностью контролируется отделом автоматизации, часто требует привлечения разработчиков программ, и далеко не всегда отвечает требованиям бухгалтерии и руководства предприятия. В случае технических сбоев работа бухгалтерии и других подразделений может быть полностью блокирована. Ситуация особенно усложняется, если у предприятия имеются удалённые подразделения, между которыми необходимо наладить обмен информацией в электронном виде. Большинство специалистов в данной области, включая и автора данной статьи, придерживаются точки зрения, согласно которой наиболее оптимальным является использование единой информационной системы, в которой производятся все операции, при этом использование дополнительных приложений оправдано только тогда, когда оно абсолютно необходимо, например, для управления уникальным оборудованием или технологическими процессами. В то время как производители программ, автоматизирующих отдельные участки, являются серьёзными специалистами в них, существуют приложения, которые принято называть корпоративными информационными системами, которые покрывают все области деятельности с точностью, не уступающей узкоспециализированным программам.

К примеру, система Alfa представляет собой набор специализированных модулей, ответственных за автоматизацию всех участков деятельности производственного или торгового предприятия. Стандартная поставка системы включает модули управления финансами, персоналом, снабжением, складами и сбытом, учёта основных средств, автоматизации розничной торговли и бухгалтерского и управленческого учёта. Поскольку учёт ведётся в единой базе данных и модули полностью совместимы друг с другом, проблема с преобразованием данных полностью отсутствует. Например, факт отгрузки товара со склада является основанием для автоматического создания бухгалтерских проводок. Кроме этого, в состав системы входит модуль удалённой передачи данных, позволяющий организовать обмен информацией с территориально-распределёнными подразделениями вне зависимости от качества каналов связи.

В качестве заключения стоит отметить основное направление, которого стоит придерживаться при выборе информационной системы для бухгалтерии и других подразделений. Выбором должны заниматься именно те люди, которые будут использовать эту систему в работе, и если они не видят некоторых необходимых им функций или не могут получить простого объяснения того, как эти функции работают, имеет смысл задуматься, стоит ли внедрять подобную систему.

Андрей Руляков,
консультант компании «Информконтакт»



Copyright © 1994-2016 ООО "К-Пресс"