Компьютер в бухгалтерском учете и аудите 2000'4

Home Поиск Издания Контакты k-press.ru


Продолжается подписка на наши издания! Вы не забыли подписаться?

Компания «Интеллект-Сервис»

ПРОГРАММА ДЛЯ ОФИСА

Львиную долю каждого рабочего дня среднестатистического руководителя предприятия «съедает» решение многочисленных мелких текущих проблем, преодоление всевозможных накладок и неувязок, не говоря уже о банальной рутине. В итоге, на фоне перманентного аврала, при ежедневном «закрытии» одних «амбразур» и появлении новых, теряется самое главное, а именно — способность объективно оценивать настоящее и закладывать фундамент для будущего, т.е. думать о стратегии развития бизнеса. И, несмотря на то, что весь персонал, как говорится, «при деле», трудится в напряженном рабочем ритме, позабыв об обеденных перерывах и отпусках, коэффициент полезного действия фирмы не соответствует желаемому значению. Можно ли как-то повлиять на данную ситуацию и вести свою деятельность более продуктивно?

Очевидно, что одной из главных причин безуспешного «латания дыр» в управлении предприятием является низкое качество информации, поступающей в распоряжение руководства. Неструктурированные, рассогласованные, неточные (порой – умышленно искаженные) и, более того, неактуальные сведения о состоянии дел уменьшают вероятность принятия верных решений и угрожают благополучию бизнеса. Наоборот, получение полной и достоверной информации в нужное время позволяет спланировать и сбалансировать все ресурсы компании, объективно оценивать затраты и результаты работы и наладить полноценное управление материальными и денежными потоками.

Самым действенным средством для избавления от стихийных, а не тщательно выверенных действий на рынке и оценки ключевых показателей бизнеса «на глазок» является использование информационных систем.

«А как же бухгалтеры?» – спросят все те, кто не доверяет компьютерным технологиям. Да, бухгалтерия действительно находится в центре событий, или, вернее, в точке пересечения информационных потоков компании. Однако все данные по экономической деятельности, собранные бухгалтерами, обрабатываются и анализируются по правилам, диктуемым контролирующими органами. Поэтому быстрый «перевод» всех этих сведений на язык, понятный управленческим службам, выливается в дополнительную нагрузку бухгалтеров, измученных копанием в ворохе документов и решением различных «головоломок», связанных с изменениями действующего законодательства и минимизацией налоговых платежей. Кроме того, содержание любого бухгалтерского отчета является по сути исторической справкой, рассказывающей о том, «что было», тогда как для оперативного управления бизнесом требуются ответы на вопросы: «чем мы располагаем сейчас?», «что нужно для решения той или иной задачи?» и «что будет?».

«А стоит ли вкладывать деньги в компьютеры и программы при постоянных прорехах в бюджете?» – поинтересуются те, кто привык на всем экономить. На самом же деле, деньги, затраченные на автоматизацию учета и управления, непременно окупятся. Во-первых, непрерывный контроль и детальный анализ финансовых и товарных потоков помогут избежать вложений денежных средств в бесперспективные бизнес-проекты, блокировать лазейки для «увода» товаров и денег, сократить необоснованные издержки и повысить качество обслуживания покупателей. Во-вторых, применение информационной системы резко сократит количество ошибок в учете и позволит не «раздувать» штат предприятия за счет привлечения новых учетных работников. В-третьих, автоматизация предприятия даст возможность сэкономить драгоценное рабочее время, затрачиваемое на выписку большого количества однотипных хозяйственных документов, и использовать его в других, более важных для бизнеса целях.

Знакомьтесь: «БЭСТ-ОФИС 2.0»

Как не утонуть в океане рыночной экономики, сохраняя и приумножая свои доходы? Как сдать баланс и другую бухгалтерскую отчетность в положенный срок и без лишних усилий? Ответы на эти и многие другие вопросы можно получить, используя новую систему «БЭСТ-ОФИС 2.0» (рис. 1), выпущенную компанией «Интеллект-Сервис» – разработчиком популярных программных продуктов серии «БЭСТ».

Система «БЭСТ-ОФИС 2.0» – программный продукт нового поколения, созданный с применением передовых технологий корпорации Microsoft и ориентированный на небольшие предприятия, представляющие торговлю и сферу услуг. Главным предназначением системы «БЭСТ-ОФИС 2.0» является бесперебойная информационно-аналитическая поддержка руководителей, менеджеров и бухгалтерии. Отметим, что система «БЭСТ-ОФИС 2.0» обеспечивает комплексную автоматизацию предприятия и базируется на единой информационной платформе.

В чем состоят главные преимущества данной программы? С одной стороны, это «коробочный» программный продукт с доступной для всех ценой, с минимумом затрат на внедрение и, что не менее важно, с абсолютно простым интерфейсом, понятным любому, даже начинающему пользователю. С другой стороны, принципы построения системы «БЭСТ-ОФИС 2.0» полностью соответствуют общепринятой логике ведения бизнеса.

Поэтому отправной точкой в системе «БЭСТ-ОФИС 2.0» являются не бухгалтерские проводки, а совершаемые операции и сделки, которые могут или оформляться документально, или проводиться на основании устной договоренности. Другими словами, информационной основой для принятия решений по управлению бизнесом является оперативный учет. Что касается учета бухгалтерского, то он представляет собой последний этап по отражению произошедших событий. Более того, при желании можно вообще отказаться от использования подсистемы бухгалтерского учета.

Рис. 1. Главное меню системы «БЭСТ-ОФИС 2.0»

Рис. 2. Контроль взаиморасчетов

В рамках оперативного учета происходит регистрация данных по платежам, закупкам, продажам и движению запасов на складах предприятия. Задачи оперативного учета решают сотрудники, в обязанности которых входят снабжение, хранение и продажа товарно-материальных ценностей, а также работ и услуг.

Собирая воедино всю информацию, зарегистрированную в оперативном учете, система «БЭСТ-ОФИС 2.0» постоянно держит руководителя в курсе того, что происходит на предприятии, рисуя полную текущую картину состояния денежных средств, товарных запасов, исполнения принятых обязательств и задолженности перед бюджетом, бизнес-партнерами и т.д.

Подчеркнем, что все это происходит еще до создания бухгалтерских записей по документам. При необходимости всю «нарисованную» бизнес-картину (буквально несколькими щелчками мыши) можно разобрать на детали для более углубленного изучения. Так, анализируя дебиторскую задолженность того или иного бизнес-партнера (рис.2), пользователь может в считанные секунды узнать, из каких «элементов» сложилась данная сумма, быстро ознакомиться с историей этих деловых отношений, оперативно «поднять» все необходимые отгрузочные и платежные документы и выяснить «товарное» наполнение возникшего долга. С помощью системы «БЭСТ-ОФИС 2.0» можно получать отчеты, ведомости и справки, позволяющие анализировать Ваши товарные и финансовые потоки в самых различных аспектах – по датам, по бизнес-партнерам, менеджерам, статьям затрат и т.д. Единственное, что потребуется от Вас и Ваших сотрудников – аккуратно день за днем, час за часом вводить в базу данных все документы, а вся остальная нагрузка ляжет на «БЭСТ-ОФИС 2.0».

В результате, используя в работе систему «БЭСТ-ОФИС 2.0», Вы сможете:

Система «БЭСТ-ОФИС 2.0»: инструмент для учета и управления

Такой богатой палитрой функциональных возможностей, которой располагает система «БЭСТ-ОФИС 2.0», может гордиться далеко не каждый программный продукт, адресованный малому бизнесу. С помощью системы «БЭСТ-ОФИС 2.0» Вы сможете успешно решить такие учетные и управленческие задачи, как:

Поэтому программа «БЭСТ-ОФИС 2.0» – действительно мощное средство, способное оказать реальную помощь практически каждому сотруднику предприятия.

Как известно, каждая фирма постоянно вступает в различные деловые контакты с другими участниками рынка, приобретая и продавая товары, продукцию и услуги. Каждая сделка, заключаемая с тем или иным бизнес-партнером – это определенные суммы, номенклатура и сроки.

В зависимости от условий конкретного соглашения, один из его участников осуществляет поставки, а другой их оплачивает. Соответственно, возникает необходимость контроля соотношения сумм оплат и поставок, т.е. баланса сделки. Нередко с одним и тем же партнером ведется одновременная работа по нескольким соглашениям. Таким образом, требуется постоянный контроль за исполнением обязательств, как на уровне каждой сделки, так и по бизнес-партнеру в целом.

Ясно, что чем выше деловая активность организации, тем сложнее отслеживать движение финансовых и товарных потоков по всем обязательствам. Между тем, неполная или неточная информация о состоянии взаиморасчетов создает благоприятные условия для потери доходов, дефицита оборотных средств и конфликтов с деловыми партнерами. Более того, сведения о взаиморасчетах должны быть оперативными, т.е. предоставляться по первому требованию и охватывать самые «свежие» события бизнеса.

Каждое предприятие решает вопрос о способе оформления сделки по-своему. В одних ситуациях это может быть договор или счет, а в других – просто устное соглашение. Однако, как бы там ни было, система «БЭСТ-ОФИС 2.0», не упустив ни мельчайшей детали, проконтролирует ход ее исполнения. Если товар отгружается одному предприятию, а все необходимые платежи вносит другое, то система «БЭСТ-ОФИС 2.0» без труда разберется и с этим, помогая в проведении соответствующих взаимозачетов.

Более того, программа «БЭСТ-ОФИС 2.0» предоставляет и такую возможность, как работа с многоэтапными договорами и, соответственно, контроль за исполнением обязательств по каждому из этапов, осуществляемый на уровне сроков и сумм. При этом программа оперативно извещает пользователя о фактах нарушения графика.

Еще одно преимущество системы «БЭСТ-ОФИС 2.0» заключается в ведении скрытого сплошного товарного учета по партиям, что очень удобно при оперативном учете товарных потоков. При необходимости можно отслеживать сроки годности по каждой из партий.

Кроме работы с договорами купли-продажи, программа «БЭСТ-ОФИС 2.0» поможет и в учете договоров консигнации (рис. 3). Таким образом, если реализуемая номенклатура не является собственностью компании, а взята на консигнацию, то программа самостоятельно проследит, когда и кому были реализованы эти товары и, исходя из итогов данных продаж, с учетом предыдущих оплат и возвратов, автоматически рассчитает те суммы, которые следует уплатить их владельцам. Аналогично, при сбыте товаров на условиях консигнации, программа проконтролирует всю историю их продажи, обработает отчеты фирм-реализаторов и даст подробную картину взаиморасчетов.

Рис.3. Карточка договора о приеме на консигнацию

Что касается общей организации управления продажами, то в программе «БЭСТ-ОФИС 2.0» можно вести любое количество прейскурантов – в рублях и валюте — и гибко настраивать правила расчета отпускных цен.

Возможности системы «БЭСТ-ОФИС 2.0» дополняет новая информационно-аналитическая программа, предназначенная для поддержки руководителя предприятия, которая так и называется: «Директор». При разработке этой программы использовались Интернет-технологии, и она встроена в Web-навигатор корпорации Microsoft, т.е. Internet Explorer. Эта система помогает найти ответ на самый главный вопрос бизнеса: что, когда и в каком количестве следует закупать, чтобы получить максимальную прибыль? Поэтому она обеспечивает детальный анализ текущих данных и данных прошлых периодов. Объектами анализа в системе являются выручка, прибыль, клиенты и номенклатура. Используя эту программу, руководители предприятий смогут выявить плюсы и минусы своей ассортиментной и ценовой политики, найти истинных «лидеров» и «аутсайдеров» в товарных запасах, рационально планировать закупки, не вкладывать средства в неходовые товары и окружить себя выгодными поставщиками и платежеспособными покупателями.

«БЭСТ-ОФИС 2.0»: все для бухгалтера

Преимущество системы «БЭСТ-ОФИС 2.0» заключается также и в том, что она предусматривает оценку хозяйственной деятельности как в управленческом, так и в бухгалтерском ракурсе.

Чем же привлекательна программа «БЭСТ-ОФИС 2.0» с точки зрения ведения бухгалтерии?

Во-первых, все документы, введенные в подсистемах, «отвечающих» за оперативный учет, сразу же попадают в распоряжение бухгалтерии. Во-вторых, бухгалтерам вовсе необязательно делать по ним проводки сию же секунду: отчеты, необходимые для оперативного управления бизнесом, могут быть получены в других функциональных блоках программы. В-третьих, поскольку основная нагрузка по анализу бизнеса ложится на подсистемы оперативного учета, бухгалтеры смогут вести аналитический учет именно так, как им нужно, используя от одного до четырех аналитических признаков (векторов) сразу – по центрам учета (партнерам, подразделениям, сотрудникам, местам хранения и т.п.), по центрам расчетов (сделкам), по центрам продукта (артикулам) и по центрам (статьям) затрат.

Кроме того, система «БЭСТ-ОФИС 2.0» проводит оперативный расчет оборотно-сальдового баланса. Просматривая его на экране компьютера, бухгалтер может немедленно открыть любой оборот, увидеть его «документальное наполнение», а в случае надобности – внести исправления в документы или проводки (рис.4).

Рис. 4. Анализ оборотно-сальдового баланса по выбранному счету

Ну и, конечно же, система «БЭСТ-ОФИС 2.0» поможет решить проблемы и на таких учетных участках, как учет основных средств и расчет заработной платы. Отметим, что эта программа в полном объеме поддерживает новинки законодательства 2001 года, а именно, работу с новым Планом счетов, новые правила исчисления налога на доходы физических лиц, и рассчитывает единый социальный налог.

В системе «БЭСТ-ОФИС 2.0» созданы комфортные условия и для организации налогового учета. С ее помощью бухгалтеры могут настраивать различные алгоритмы расчета налогов и сборов, оформлять документы по начислению и перечислению налоговых платежей, оперативно отслеживать задолженность по каждому виду налогов перед бюджетом и внебюджетными фондами.

Таким образом, система «БЭСТ-ОФИС 2.0» располагает всеми необходимыми инструментами для построения отлаженного управленческого и бухгалтерского учета и, соответственно, для эффективного менеджмента.

 Юлия Банина, эксперт компании
«Интеллект-Сервис»

Copyright © 1994-2016 ООО "К-Пресс"