Продолжается подписка на наши издания! Вы не забыли подписаться?

Компания “ЛИМ”

АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ПОЛИГРАФИЧЕСКИМ ПРЕДПРИЯТИЕМ

В объединении “Лев Толстой” внедрена система, предназначенная для ведения производственного, бухгалтерского и складского учета на предприятии, решения задач производственного и финансового планирования. Эта система, разработанная ЗАО “ЛИМ” и получившая название “ЛИМ-КОРПОРАЦИЯ”, представляет собой интегрированный программный продукт с использованием самой современной технологии “клиент-сервер” на платформе MS SQL Server в среде Windows. Система не только позволяет автоматизировать учет и планирование, но и является первым этапом в реализации концепции стратегического управления полиграфическим предприятием (к теме стратегического управления авторы намереваются обратиться в ближайших номерах журнала).

Внедрению информационной системы управления предшествовало исследование предприятия, которое включало в себя изучение структуры предприятия, информационных потоков, документооборота, методики бухгалтерского учета, регламента работ, технических предпосылок для построения корпоративной информационной системы. В результате были разработаны структура системы, функциональная модель автоматизированного учета, модель автоматизированного документооборота, процедуры оперативного учета. Совместно со специалистами ИПО “Лев Толстой” разработана спецификация на техническое обеспечение проекта.

В состав системы вошли модули базового комплекса информационной системы “ЛИМ-Корпорация” в конфигурации “Полиграфия”, а также программные компоненты, разработанные с учетом специфических требований предприятия.

Информационная система “ИПО Лев Толстой” представляет собой полностью интегрированный комплекс программных средств, который условно можно разделить на пять подсистем (рис.1):

Совокупность данных подсистем позволила решить на полиграфическом предприятии целый комплекс насущных проблем:

Рис.1.Структура информационной системы ИПО “Лев Толстой”

Рис.2.Экранная форма описания заказа

Управление предприятием с использованием информационной системы предусматривает следующий порядок организации работ.

Заказ регистрируется в системе в момент оформления. Оформление заключается в заполнении реквизитов экранной формы (рис. 2), где определяются основные параметры заказа, такие, как вид изделия, формат, тираж, красочность, требования к бумаге, срокам исполнения, состав технологических операций.

Полученная информация используется для расчетов стоимости заказа и потребности в материалах. Результатом оформления заказа является счет на оплату заказа и требование на материалы, если заказчик предоставляет свои материалы, например бумагу. Одновременно оформляется технологическая карта.

Счет автоматически становится на контроль в бухгалтерии предприятия. Факт поступления денежных средств на расчетный счет или в кассу предприятия регистрируется в подсистеме бухгалтерского учета на автоматизированных рабочих местах “Учет банковских операций” или “Учет кассовых операций”.

Автоматизированный бухгалтерский учет в системе ведется по принципу “от документа”. Все хозяйственные операции, подлежащие бухгалтерской обработке, регистрируются в системе посредством электронных документов. Электронный документ представляет собой экранную форму отображения учетной информации, которая характеризуется набором реквизитов и алгоритмами ввода и обработки информации. Электронный документ может быть заполнен оператором вручную или сформирован автоматически различными модулями информационной системы. Независимо от способа формирования документа, в процессе его обработки автоматически выполняются бухгалтерские проводки, корректируются картотеки остатков (для документов материального учета), ведутся книги продаж и покупок, отслеживается выполнение операций в рамках бизнес-процессов.

Регистрация поступления сырья и материалов под заказ, как и все остальные операции движения производственных запасов, выполняется на автоматизированных рабочих местах подсистемы снабжения. Подсистема реализует учет движения сырья, материалов, МБП на складах предприятия, в том числе поступление от поставщиков, внутреннее перемещение, передачу в производственные подразделения. Возможен учет запасов на ответственном хранении и расчет стоимости хранения и погрузочно-разгрузочных работ. Бухгалтерская обработка информации — расчет себестоимости остатков, генерация проводок — выполняется модулем “Материальный учет” подсистемы бухгалтерского учета.

Оплаченный и обеспеченный материальными ресурсами заказ передается в производство. Оперативное планирование производства и контроль прохождения заказа по технологическому маршруту обеспечивает подсистема управления производством.

Передача заказа в производство регистрируется автоматизированным рабочим местом “Диспетчер” (рис. 3). В процессе регистрации выполняется подробное пооперационное описание технологического маршрута заказа на производственном участке.

В результате регистрации заказ помещается в конец очереди на указанное оборудование.

В режиме оперативного планирования подсистема управления производством реализует механизм перемещения заказа в очереди, перевод с машины на машину, корректировку технологического маршрута.

Факт выполнения операции регистрируется на автоматизированных рабочих местах учета прохождения заказа в производстве. В процессе регистрации указываются исполнители операции, время окончания операции, фактическая выработка, а в случае повторного выполнения операции, например при исправлении брака, обязательно запрашивается причина (рис. 4).

Рис. 3. Регистрация заказа на участке

Рис. 4. Регистрация прохождения заказа

Производственная информация автоматически поступает в подсистему бухгалтерского учета, где выполняется сбор сведений о материальных и трудовых затратах и последующая бухгалтерская обработка данных. По окончании обработки заказа на участке формируется накладная на внутреннее перемещение на следующий по технологическому маршруту участок.

В процессе прохождения заказом технологического маршрута заказчик может изменить требования к изделию, что ведет к изменению цены и потребности в материалах. Эти изменения регистрируются в модуле оформления заказа, что, в свою очередь, сопровождается соответствующими дополнительными счетами на оплату и требованиями на материалы. Автоматически корректируется описание технологического процесса в подсистеме управления производством.

По окончании производственного процесса заказ передается на склад готовой продукции, что оформляется соответствующей накладной. Отгрузка заказа может производиться по частям. Товарно-транспортные накладные и счета-фактуры формируются с учетом общей стоимости заказа (по всем выписанным счетам) и учетом отгружаемого тиража, а в случае необходимости — с выделением стоимости полиграфических работ и израсходованных материалов и расчетом соответствующих сумм НДС.

Все отгрузочные документы автоматически принимаются к учету подсистемой бухгалтерского учета, что отражается соответствующими бухгалтерскими проводками.

Помимо механизма автоматизированной бухгалтерской обработки хозяйственных операций, система “ЛИМ-Корпорация” имеет средства оперативного мониторинга, основанного на принципе моделирования бизнес-процессов и пооперационного контроля их исполнения. На базе этого механизма реализуются такие задачи, как логистика, контроль взаиморасчетов и др.

Например, руководству предприятия требуется оперативная информация о состоянии расчетов с заказчиками. Бухгалтерия имеет эту информацию, но она представлена в специфическом виде (остатки и обороты по балансовым счетам), и особенности процесса бухгалтерского учета не позволяют добиться требуемой оперативности.

Бизнес-процесс оперативного учета взаиморасчетов с заказчиками описывается как последовательность следующих процедур:

Именно в таком виде информация должна поступать руководству предприятия сразу по факту оформления соответствующих первичных документов, не дожидаясь бухгалтерской обработки. Если бухгалтерия вносит изменения в первичные документы (например, исправляя ошибки), информация должна сразу же актуализироваться.

Настроенный соответствующим образом бизнес-процесс дает результаты, представленные на рис. 5.

Режим оперативного учета позволяет контролировать расчет стоимости заказа, изменения в описании заказа, первичные документы, движение заказа в производстве (рис. 6).

Как уже упоминалось выше, каждая хозяйственная операция регистрируется электронным документом, который проходит полный цикл обработки, состоящий из следующих этапов:

Все три этапа обработки могут выполняться одновременно или последовательно. Последовательная обработка дает возможность разграничить зоны ответственности между службами предприятия. Так, большинство предприятий ведет учет запасов по средним ценам. Первичную регистрацию операций выполняют материально ответственные лица соответствующих подразделений. А расчет цен и бухгалтерские проводки выполняет бухгалтер, отвечающий за материальный учет в целом. Разграничение прав доступа к различным режимам обработки документа позволяет реализовать любую схему организации учета на предприятии.

Отдельно стоит остановиться на подсистеме административного руководства, которая включает в себя три программных модуля.

Задача модуля “Администратор системы” — выполнение наиболее общих настроек информационной системы предприятия, а именно:

Рис. 5. Оперативный учет расчетов с заказчиками

Рис. 6. Оперативная информация по заказу

Модуль “Администратор материального учета” реализует следующие функции:

Модуль “Администратор доступа” предназначен для управления авторизацией доступа с использованием соответствующих механизмов сервера баз данных, а именно:

В ходе разработки и внедрения автоматизированной системы был полностью налажен документооборот предприятия, была резко снижена дебиторская задолженность, налажена система расчета стоимости заказа в режиме on-line (заказ любой сложности рассчитывается по телефону в течение 2-3 минут), формализован процесс формирования технологической карты прохождения заказа (впервые создан единый алгоритм формализации в едином интерфейсном ключе внесения данных по листовой и книжно-журнальной продукции).

Эффективность внедрения комплексной системы автоматизации в ИПО “Лев Толстой” проявилась в изменении следующих показателей.

  1. Уровень затрат на предприятии в результате организации учета материальных ценностей снизился более чем на 12%.
  2. Разработка концепции дифференцированной ценовой политики позволила поднять уровень рентабельности с 15% до 26% и тем самым максимизировать прибыль предприятия.
  3. Организация маркетинговой службы с использованием автоматизированной системы позволила увеличить оборот предприятия более чем на 20%.
  4. Расчет производственных мощностей позволил изготавливать полиграфическую продукцию в договорные сроки в полном объеме.
  5. Автоматизированная система позволяет определять трудоемкость производственных процессов, скорректировать нормы выработки, перевести все производственные подразделения на сдельную оплату, стимулировать увеличение производительности труда.
В.Носов,
заместитель директора ЗАО “ЛИМ”,
М.Павлов,
заместитель директора ИПО “Лев Толстой”


Copyright © 1994-2016 ООО "К-Пресс"