Компьютер в бухгалтерском учете и аудите 2000'4

Home Поиск Издания Контакты k-press.ru


Продолжается подписка на наши издания! Вы не забыли подписаться?

Компания «R-Style Software Lab.»

Аналитический и управленческий учет в программном комплексе RS-Balance

Сегодня все чаще руководители российских компаний и предприятий задаются проблемой управления бизнесом. Объясняется это тем, что в рыночных условиях для эффективного функционирования и развития нужен регулярный профессиональный менеджмент на основе современных технологий. Процесс управления сочетает в себе планирование, организацию, мотивацию, координацию, контроль и регулирование. Сбор, регистрация и обобщение информации, которая необходима для принятия управленческих решений, осуществляется в рамках управленческого учета. Заменить его традиционным бухгалтерским учетом нельзя по ряду причин. В частности, многие руководители справедливо считают, что бухгалтерский учет не содержит данных, необходимых для принятия оперативных управленческих решений. Кроме того, форма и содержание бухгалтерской отчетности строго регламентированы и предназначены для внешних пользователей, в то время как постановка управленческого учета индивидуальна и служит внутренним интересам организации.

В отличие от бухгалтерского учета, который охватывает деятельность всего предприятия в целом, управленческий учет может затрагивать небольшие участки или виды его деятельности, отдельные конкретные задачи или проекты. Следует также отметить, что бухгалтерский учет отражает уже свершившиеся факты, а для повседневного управления требуется оперативная информация, более того, возможно, что понадобятся не только сведения о происшедших событиях, но и прогноз.

Программный комплекс RS-Balance версии 2.7, который предлагает компания «R-Style Software Lab.», предназначен для комплексной автоматизации финансово-хозяйственной деятельности предприятия и позволяет вести оперативный, бухгалтерский и управленческий учет одновременно. В его составе несколько интегрированных между собой подсистем, каждая из которых автоматизирует какой-то один из аспектов деятельности предприятия, причем эти приложения могут работать не только в комплексе, но и автономно. Сопоставимость данных обеспечивается едиными принципами построения регистров учета, а также за счет общей для всего комплекса нормативно-справочной информации (справочников товаров, поставщиков, клиентов и т.д.).

Подсистема «Учет хозяйственных операций», автоматизирующая снабжение, производство и реализацию, а также подсистемы «Основные средства», «Учет ТМЦ и МБП», «Касса», «Зарплата», «Кадровая служба», «Розничная торговля» осуществляют оперативный учет. Данные первичных документов и операций затем передаются в подсистему «Универсальная бухгалтерия», где ведется бухгалтерский и управленческий учет полученной информации.

Рассмотрим чуть более подробно основные вопросы ведения управленческого учета с помощью данной подсистемы.

Руководитель определяет, какого рода сведения будут интересовать его в процессе управленческой деятельности. Набор востребованных им данных, как правило, индивидуален и зависит, с одной стороны, от специфики предприятия и круга решаемых задач, а с другой, от того, какие из них выберет руководитель, ведь чаще всего он принимает решения на основе знакомых и понятных ему данных.

Далее в подсистеме «Универсальная бухгалтерия» конструируется система регистров учета необходимых данных — иерархическая структура, состоящая из синтетических счетов, каждый из которых может иметь субсчета нескольких уровней вложенности. По принципу построения такой управленческий план счетов аналогичен бухгалтерскому, только в последнем наименования счетов и хранящаяся информация строго регламентированы Минфином России, а «наполнение» первого полностью зависит от пользователя.

К любому синтетическому счету (субсчету) можно «привязать» набор объектов учета (регистров аналитического учета). Каждый из этих объектов, в свою очередь, относится к определенному виду, по которому их можно объединять в группы с иерархической структурой, что позволяет получать консолидированную информацию по всем аналитическим объектам на каждом уровне. Немаловажно, что управленческих планов счетов можно сделать несколько. Например, в случае, когда предприятие работает сразу над тремя-четырьмя проектами, для отражения информации по каждому из них удобно создать отдельный план.

После того как управленческий план счетов сконструирован, нужно отладить технологию сбора данных. «Универсальная бухгалтерия» предоставляет различные варианты сбора и регистрации данных на счетах: одновременно с бухгалтерскими проводками или отдельно от них, вручную или автоматически — с помощью набора стандартных операций, определяющих проводки. Собранная таким образом информация требует дальнейшей обработки и анализа. Подсистема «Универсальная бухгалтерия» предоставляет для этого следующие возможности:

Программный комплекс RS-Balance автоматизирует деятельность предприятий и организаций с любой структурой: предусматривающей разветвленную филиальную сеть, представляющую собой холдинг, территориально распределенной и т.д. Проблема безопасности корпоративной информации, которая играет очень важную роль, решается здесь следующим образом. Построение системы в трехуровневой архитектуре «клиент—сервер», во-первых, дает возможность реализовать удаленный режим работы с базой данных, а во-вторых, позволяет установить базу данных за пределами офиса, тем самым исключив физический доступ к ней. Кроме того, специализированная служба «Системный сервис» выполняет управление доступом пользователей к информации (разграничение прав доступа) и защиту информации при обработке и хранении (шифрование данных).

Рассмотрим простейшую организацию постановки управленческого учета на примере некой компании «Х», осуществляющей реализацию товаров через сеть розничных магазинов. В ее деятельности можно выделить несколько бизнес-процессов, которыми необходимо управлять. Обратимся к одному из них — движению товаров. Его можно представить таким образом.

  1. Компания «Х» закупает товары у оптовых продавцов и помещает на центральный склад (операция «Закупка»).
  2. С центрального склада товары передаются фирме-перевозчику (операция «Списание»).
  3. Фирма-перевозчик доставляет товары в розничные точки (операция «Доставка»).
  4. Сеть розничных точек реализует (отпускает) товары фирмам-клиентам (операция «Выборка»).

Для учета информации о передвижении товаров составим с помощью подсистемы «Универсальная бухгалтерия» небольшой план счетов «Движение товаров». Основные корневые счета отражают следующие данные: о закупках товаров у оптовых поставщиков (счет «Закупки у оптовиков»); о наличии и движении товаров через центральный склад (счет «В хранилище»); о товаре, который находится в пути (счет «В пути»); о наличии товара в розничных точках (счет «РТ»); о товарах, отпущенных клиентам (счет «Отпущено клиентам»). Каждый из этих счетов имеет субсчета, соответствующие виду товара. В приведенном примере (рис. 1) выбраны «Товар 1», «Товар 2» и «Товар 3». Теперь можно получать информацию не только о передвижении товаров в целом, но и о перемещении отдельно каждого из его видов.

Помимо этого набора синтетических счетов, введем виды объектов учета:

Рис. 1. Форма отчета о передвижении топлива

Приложение «Универсальная бухгалтерия» позволяет собирать информацию о передвижении товара на регистрах учета как в стоимостном, так и в количественном выражении.

Далее нужно сформировать набор стандартных операций для автоматической проводки по этим регистрам учета (счетам и объектам) на базе сведений об операциях с товаром. При проведении этой проводки на основании конкретной сделки нужно лишь выбрать объекты двух видов: «ОПТ» и «ХРНЛ». Если складов и поставщиков не очень много, то соответствующие им объекты можно внести в шаблон стандартной операции. Тогда для того, чтобы отразить информацию о сделке на счетах, достаточно просто выбрать такую операцию и нажать кнопку «Провести». Программа позволяет совместить отражение данных об одной и той же операции на счетах разных планов счетов. Это значит, что бухгалтерские и управленческие проводки для любой операции могут выполняться одновременно.

В результате построена система регистров для учета управленческих данных и отлажена технология регистрации на них информации об операциях фирмы. Полученные сведения можно обрабатывать и анализировать. В представленном примере (см. рис. 1) в заголовке отчета (выполненного в Excel) указаны его параметры, а в прографках таблицы приведены итоговые и оборотные данные по соответствующим счетам и объектам управленческого плана счетов «Движение товара». Начальная и конечная даты периода, отраженного в отчете, а также объекты или группы объектов вида «ХРНЛ», «ПРВЗ» и «РТ», по которым имеется информация, заложены в заголовке отчета. Значения этих параметров можно изменять, а также, выбрав режим «Перерассчитать», переделать весь отчет, используя их новые значения. Данные счетов станут основой для формирования отчетов в произвольной форме, удобной и понятной пользователю, причем не только в форме таблицы, но и в виде графиков или диаграмм.

И последнее. Если компания является холдингом, то «Универсальная бухгалтерия» позволит вести несколько самостоятельных баз данных (так называемых «Главных книг») для различных предприятий, входящих в состав объединения.

Ирина Субботина,
менеджер отдела продаж
компании «R-Style Software Lab.»

Copyright © 1994-2016 ООО "К-Пресс"