Компьютер в бухгалтерском учете и аудите 2000'4

Home Поиск Издания Контакты k-press.ru


Продолжается подписка на наши издания! Вы не забыли подписаться?

Внедренческий центр «1С-Рарус»

Биография системы автоматизированного учета

Трудно представить сейчас бухгалтера, финансиста или аудитора, считающего компьютер “пятым колесом” в своем деле. Требования мира бизнеса диктуют все большую скорость обработки информации и принятия решений. Многие из читателей этой статьи уже не могут обойтись в своей профессиональной деятельности без ставшей незаменимым помощником программы автоматизации бухгалтерского, складского или кадрового учета, хотя не так давно с недоверием и даже опаской относились к ЭВМ. В этой связи вспоминается известное изречение о том, что, представив знания в виде расширяющейся сферы в пространстве неизведанного, обнаруживаешь, что границы этого неизведанного растут с ростом области уже изученного. Этот парадокс как нельзя более применим к так динамично растущей и стремительно набирающей обороты популярности области знаний, какой является сфера информационных технологий (ИТ). Сейчас уже не найти область деловой активности, в которой можно было бы обойтись без использования информационных систем: банковское дело, оптовая и розничная торговля, образование, военное дело, медицина — всюду компьютер становится одним из главных звеньев в системе учета и управления. И чем популярнее он становится, тем большие открываются горизонты применения вычислительной техники во всех сферах человеческой деятельности.

В этой статье мы попробуем описать, как может помочь информационная система бизнесменам, сотрудникам управления и работникам производственных предприятий; какие шаги должны быть предприняты для того, чтобы инвестированные в автоматизированную систему учета и управления деньги принесли максимальную отдачу.

Философия и основные понятия MRP

Для начала — немного теории. В сфере ИТ ещё далеко не все стандартизовано, поэтому в рамках данной статьи назовем весь комплекс программных, аппаратных и организационных составляющих, которые обеспечивают сбор, хранение, обработку и анализ информации, используемой для принятия управляющих воздействий информационной системой управления предприятием (ИСУП). Цель ИСУП — обеспечить информационную поддержку лиц, принимающих решение, для наиболее эффективного использования имеющихся в их распоряжении ресурсов (материальных, денежных, кадровых, временных и т.п.). Не секрет, что основная масса задержек в процессе производства связана с запаздыванием поступления отдельных комплектующих, в результате чего, как правило, параллельно с уменьшением эффективности производства, на складах возникает избыток материалов, поступивших в срок или ранее намеченного срока. Кроме того, вследствие нарушения баланса поставок комплектующих возникают дополнительные осложнения с учетом и отслеживанием их состояния в процессе производства, то есть фактически невозможно определить, например, к какой партии принадлежит данный составляющий элемент в уже собранном готовом продукте. Поэтому основной задачей, решаемой ИСУП, стало планирование ресурсов. Для её решения в 60-х гг. была разработана методология планирования потребности в материалах MRP (Material Requirements Planning). Реализация системы, работающей по этой методологии, представляет собой компьютерную программу, позволяющую оптимально регулировать поставки комплектующих в производственный процесс, контролируя запасы на складе и саму технологию производства. Главной задачей MRP является обеспечение гарантии наличия необходимого количества требуемых материалов-комплектующих в любой момент времени в рамках срока планирования, наряду с возможным уменьшением постоянных запасов, а следовательно разгрузкой склада.

Рис. 1

Рис. 2

На практике MRP-система представляет собой компьютерную программу, которая логически может быть представлена при помощи следующей диаграммы (рис. 1).

Перейдем к описанию логических шагов работы MRP-программы. Цикл ее работы состоит из следующих основных этапов.

  1. Прежде всего, MRP-система, анализируя принятую программу производства, определяет оптимальный график производства на планируемый период.
  2. Далее, материалы, не включенные в производственную программу, но присутствующие в текущих заказах, включаются в планирование как отдельный пункт.
  1. Далее, на основе полной потребности, учитывая текущий статус материала, для каждого периода времени и для каждого материала вычисляется чистая потребность, например, по следующей формуле (рис. 4).
  2. И, наконец, все заказы созданные ранее текущего периода планирования, рассматриваются, и в них, при необходимости, вносятся изменения, чтобы предотвратить преждевременные поставки и задержки поставок от поставщиков.

Рис. 3

Эволюция MRP. Переход от MRP к MRPII

Системы планирования производства постоянно находятся в процессе эволюции. Первоначально MRP-системы фактически просто формировали на основе утвержденной производственной программы план заказов на определенный период, что не удовлетворяло вполне возрастающие потребности.

С целью увеличить эффективность планирования в конце 70-х годов Оливер Уайт и Джордж Плосл предложили идею воспроизведения замкнутого цикла (closed loop) в MRP-системах. Идея заключалась в том, чтобы ввести в рассмотрение более широкий спектр факторов при проведении планирования, путем введения дополнительных функций. К базовым функциям планирования производственных мощностей и планирования потребностей в материалах было предложено добавить ряд дополнительных, таких как контроль соответствия количества произведенной продукции количеству использованных в процессе сборки комплектующих, составление регулярных отчетов о задержках заказов, об объемах и динамике продаж продукции, о поставщиках и т.д. Термин “замкнутый цикл” отражает основную особенность модифицированной системы, заключающуюся в том, что созданные в процессе её работы отчеты анализируются и учитываются на дальнейших этапах планирования, изменяя при необходимости программу производства, а следовательно и план заказов. Другими словами, дополнительные функции осуществляют обратную связь в системе, обеспечивающую гибкость планирования по отношению к внешним факторам, таким как уровень спроса, состояние дел у поставщиков и т.п.

В дальнейшем усовершенствование системы привело к трансформации системы MRP с замкнутым циклом в расширенную модификацию, которую впоследствии назвали MRPII (Manufactory Resource Planning), ввиду идентичности аббревиатур.

Рис. 4. Скриншот программы “1С-Рарус:Производство 2000”

Рис. 5

Эта система была создана для эффективного планирования всех ресурсов производственного предприятия, в том числе финансовых и кадровых. Кроме того, система класса MRRPII способна адаптироваться к изменениям внешней ситуации и эмулировать ответ на вопрос “Что, если?”. MRPII представляет собой интеграцию большого количества отдельных модулей, таких как планирование бизнес-процессов, планирование потребностей в материалах, планирование производственных мощностей, планирование финансов, управление инвестициями и т.д. Результаты работы каждого из модуля анализируются всей системой в целом, что собственно и обеспечивает её гибкость по отношению к внешним факторам. Именно это свойство является краеугольным камнем современных систем планирования, поскольку большое количество производителей производят продукцию с заведомо коротким жизненным циклом, требующую регулярных доработок. В таком случае появляется необходимость в автоматизированной системе, которая позволяет оптимизировать объемы и характеристики выпускаемой продукции, анализируя текущий спрос и положение на рынке в целом.

В последние годы системы планирования класса MRPII в интеграции с модулем финансового планирования FRP (Finance Requirements Planning) получили название систем бизнес-планирования ERP (Enterprise Requirements Planning), которые позволяют наиболее эффективно планировать всю коммерческую деятельность современного предприятия, в том числе финансовые затраты на проекты обновления оборудования и инвестиции в производство новой линейки изделий. В российской практике целесообразность применения систем подобного класса обусловливается, кроме того, необходимостью управлять бизнес-процессами в условиях инфляции, а также жесткого налогового прессинга, поэтому системы ERP необходимы не только для крупных предприятий, но и для небольших фирм, ведущих активный бизнес. На следующей диаграмме представлена логическая схема системы планирования ресурсов производственного предприятия (темным цветом обозначены участки, реализованные в типовом решении “1С-Рарус:Производство 2000”).

Практика внедрения

Однако, от теории — к практике. Параллельно с разработкой концепций и методологий систем управления предприятием развивалась технология внедрения этих систем на конкретных объектах — заводах, торговых фирмах, организациях-поставщиках разнооборазных услуг. Выделились и оформились этапы жизненного цикла (ЖЦ) систем, отражающие различные состояния ИСУП — от момента возникновения необходимости в ней до момента её полного выхода из употребления всех без исключения пользователей. Традиционно выделяются следующие основные этапы ЖЦ.

  1. Анализ требований.
  2. Проектирование.
  3. Программирование.
  4. Тестирование и отладка.
  5. Эксплуатация и сопровождение.

Рассмотрим подробнее содержание этих этапов на примере внедрения программы “1С-Рарус: Производство” на различных промышленных предприятиях.

При возникновении потребности в автоматизации системы управления на предприятии руководитель назначает ответственного за этот проект (как правило, из числа сотрудников управления или отдела АСУ). Тот опрашивает потенциальных пользователей системы, анализирует ситуацию на рынке программных продуктов, аппаратного обеспечения и консалтинговых услуг. После выбора фирмы-системного интегратора и наступает начало первой стадии проекта автоматизации — анализ требований к будущей системе — целью которого является преобразование общих, неясных знаний о существующей ситуации в системе учета и требований к будущей автоматизированной системе в точные определения и схемы. Это позволить устранить неоднозначность понимания одних и тех же терминов представителями предприятия-заказчика и фирмы-исполнителя, а также увидеть будущую систему на бумаге до того, как она будет реализована физически. Это самый важный и одновременно самый малоизученный и трудный этап ЖЦ. Применяемые на этой стадии инструменты реализуют, как правило, методологию так называемого структурного анализа, когда исследование системы начинается с её общего обзора, а затем каждый участок детализируется, приобретая иерархическую структуру со все большим числом уровней. В качестве примера такой детализации в статье приводятся две схемы движения материальных потоков, составленные в результате предпроектного обследования одного из крупных автомобилестроительных предприятий (рис. 6).

Полученная в результате этого этапа модель документооборота будет полезной в любом случае — продолжится проект или нет. Ведь надо признать, далеко не на всех предприятиях и не на всех уровнях управления менеджеры ясно и четко представляют себе детальную картину бизнес-процессов. К тому же результаты первого этапа ЖЦ “отвязывают” заказчика от конкретного поставщика программных услуг, времени и инструментария — проект может быть продолжен даже через несколько месяцев (в случае стабильности схемы бизнес-процессов) и реализован, быть может, силами собственных специалистов отдела АСУ. В традиционном варианте завершается стадия анализа требований разработкой технического задания, которое включает в себя:

На рис. 7 показана структура рабочих мест ИСУП, разрабатываемой на Московском эндокринном заводе.

Следующий этап — проектирование — отвечает на вопрос: как, с помощью чего реализуются требования к ИСУП, порожденные и зафиксированные на этапе анализа? В результате прохождения этапа должна быть построена модель реализации, демонстрирующая, как система будет удовлетворять поставленным требованиям (без технических подробностей). Фактически модель реализации является развитием и уточнением модели требований, а само проектирование является мостом между анализом (“as is”) и реализацией (“to be”). В качестве примера приведем схему “to be” для цеха, модель материалооборота которого иллюстрировала в этой статье этап анализа требований (фрагмент) (см. рис. 8).

Рис. 6. Основной материальный поток через производство

 

Рис. 7

Рис. 8

 

Рис. 9

Далее, на этапе реализации, осуществляется создание системы как комплекса программно-аппаратных средств, начиная с проектирования и создания телекоммуникационной инфраструктуры (см. на рисунке схему связи информационных баз в территориально распределенной структуре), выбора СУБД ( программы, управляющей средой хранения данных) и заканчивая разработкой и инсталляцией приложений, настройкой интерфейсов и печатных форм (рис. 10).

Рис. 10

Рис. 11

Рис. 12

Вопросы разработки собственно приложения (конфигурации) могут решаться либо созданием системы “с нуля” (очень специфичный управленческий учет), либо адаптацией типового решения “1С-Рарус:Производство 2000”. На этом этапе чрезвычайно важно создать на предприятии рабочую команду, которая вместе с представителями подрядчика будет организовывать и координировать работы по внедрению системы.

Как это ни прискорбно, в каждой программе содержится хотя бы одна ошибка. В сложных программах таких ошибок бывает не один десяток. Поэтому нельзя не сказать о том, что тестирование и отладка — один из самых утомительных и непредсказуемых этапов разработки системы. Все лица, участвующие в проекте по внедрению ИСУП, должны отдавать себе отчет, что стадия тестирования и отладки может занять до S всего времени разработки. Это неумолимая статистика, и нужно быть готовым к тому, что, разрабатывая систему “с нуля”, разработчики попадут под этот закон (“Если отладка — процесс удаления ошибок, то программирование должно быть процессом их внесения.” Э.Дейкстра). Естественно, в случае адаптации (настройки) готового продукта время этого этапа ЖЦ ИСУП резко снижается.

Наконец, прошедших огонь и воду заказчиков и подрядчиков ожидает завершающий этап автоматизации — эксплуатация и сопровождение системы. “Прозрачность” материальных и финансовых потоков, сокращение издержек, повышение качества и надежности выпускаемой продукции, достижение конкурентного превосходства — не мечты, а результат кропотливого труда (рис. 12).

Хотя не стоит обольщаться. Оперативная и достоверная информация о предприятии у Вас будет, но вот программы, заменяющей интеллект и интуицию, пока, увы (или к счастью) не придумано. Все в Ваших руках. Творите — теперь это легко!

Владимир Смирнов,
эксперт внедренческого центра «1С-Рарус»

Copyright © 1994-2016 ООО "К-Пресс"