Компьютер в бухгалтерском учете и аудите 2001'3

Home

Поиск

Издания

Контакты

k-press.ru

Продолжается подписка на наши издания! Вы не забыли подписаться?

Компания "1C-Рарус"

Дневник автоматизации розничного магазина**

Статья, предлагаемая Вашему вниманию, рассказывает об истории автоматизации одного из продуктовых магазинов города Москвы и представляет собой результат литературной обработки:

записей директора этого магазина;
замечаний главного бухгалтера магазина;
отчетов о проделанной работе сотрудников компании, оказывающей услуги по автоматизации;
протоколов рабочих совещаний.

Действующие лица

Магазин — продовольственный магазин, работающий с 8-00 до 22-00. Магазин недавно поменял своих владельцев и был отремонтирован. Тип торговли — самообслуживание, но есть выделенная секция более дорогих товаров. Товар штучный (весового товара нет). Ассортимент товара около 12 тысяч наименований. Торговая площадь чуть меньше 400 м2. В магазине установлено 3 кассы (одна из них в зоне прилавочной торговли). Ежедневное количество покупателей приблизилось к 2 000 человек.

Директор — директор магазина.

Бухгалтер — главный бухгалтер магазина. Он также отвечает и за общий товарный учет.

Внедренец — собирательный образ сотрудников компании, автоматизировавшей магазин.

Вступление

Что же такое автоматизация? Автоматизация — это замена ручного нефизического труда машинным, «замена человека компьютером». Для розничной торговли автоматизация — это, в первую очередь, построение всеобъемлющей и четкой системы учета, базирующейся на компьютерных технологиях.

Автоматизация — это и использование компьютерной программы, и использование штрих-кодов, нанесенных на упаковки товаров, и использование специализированных устройств для ускорения обслуживания покупателей. Все, что помогает заменить ручной труд — все это и есть «автоматизация».

Мысль об автоматизации

Директор: Идея о необходимости автоматизации была у меня сразу. Появилась она после общения со знакомыми. Как говорили раньше: «перенял опыт передовиков». Вообще говоря, от автоматизации я ожидал:

снижения издержек (в первую очередь — за счет снижения общего числа сотрудников);
снижения количества ошибок персонала магазина;
возможности быстрой оценки прибыльности товаров;
механизма для управления ценообразованием;
«поддержки» для формирования заказов товаров.

Знакомство с существующими системами

Директор: Вообще-то говоря, я искал в первую очередь весь комплекс услуг в одном месте — от постановки кассы на учет в “налоговой“ до обучения моего бухгалтера работе с программой. Но оказалось, что все не так-то просто, и различных нюансов очень много. Организации-ЦТО почему-то не берутся за автоматизацию. Продать кассу или проложить кабель — пожалуйста, продать какую-нибудь программу — пожалуйста, но обучить людей, оказать при необходимости консультации — нет. Понятно, что при таком подходе о необходимой нам комплексной гарантии речи и не шло.

Потом мы с Бухгалтером сходили на выставку. Какие-то фирмы я нашел в Интернете, каких-то людей — по рекомендациям знакомых. Звонили, с кем-то из них встречались, нас завалили коммерческими предложениями. Долго выбирал кассы. После этого выяснилось, что с понравившимися мне кассами работают только одна-две программы, которые меня совершенно не удовлетворили. Откровенно говоря, для меня было открытием, что каждая программа работает только с ограниченным перечнем торгового оборудования.

Все это продолжалось где-то около месяца, пока я окончательно не запутался.

Как был сделан выбор

Директор: Более-менее узнав, что существуют на рынке, решил составить список условий, которые нам необходимы. В первую очередь, надо было определиться с выбором исполнителя...

<...>

Итоги

Директор: Итогами нашей работы я в целом удовлетворен. Выгоды от автоматизации — налицо. Во-первых, само по себе наличие автоматизированной системы учета — это огромный плюс — издержки заметно ниже, чем у предшественников, мало как случайных, так и преднамеренных ошибок персонала. Ну и, конечно же, оперативность обработки данных …

Директор: Где заметна польза от использования компьютеров? Да почти везде:

переоценку делаем быстро;
заказы формируются практически автоматически;
следим за товарным остатком;
сразу видим, какой товар «ходовой», какой — нет.

Бухгалтер: А какие этикетки мы клеим красивые!

Внедренец: Вопрос о том, что же все-таки в итоге дает автоматизация, мы задаем практически всегда. Задаем как своим клиентам, так и посетителям нашего сайта. Их обобщенный ответ звучит следующим образом: «Автоматизация дает новые возможности. Эти возможности зачастую имеют очень большую ценность. Но автоматизация требует и дополнительных расходов. Сама по себе она не гарантирует результата и иногда даже может привести к новым проблемам».

Директор: В любом деле нужно думать и четко представлять, что надо достигнуть, тогда и будут — “новые возможности“.

Василий Бычков