Компьютер в бухгалтерском учете и аудите 2001'4

Home

Поиск

Издания

Контакты

k-press.ru

Продолжается подписка на наши издания! Вы не забыли подписаться?

Компания “Экстракод“

Недорогое средство управления делами предприятия

В последнее время перед многими российскими предприятиями стоит сложная задача по внедрению систем управления предприятием и, в частности, систем управления качеством. Все понимают, что оперативное управление бизнес-процессами, а также аналитические исследования деятельности предприятия могут серьезно улучшить качество работы предприятия. Следовательно, хочется и себе что-то такое приобрести.

На рынке присутствует огромное количество систем предназначенных для управления предприятием. И, наконец, Вы решаетесь приобрести себе систему, которая решит все Ваши проблемы, и поднимет доходы на небывалую высоту.

Какую же систему выбрать? Все системы на первый взгляд одинаковы. Все они сделаны в технологии клиент-сервер, все автоматизируют как минимум две-три сотни различных функций, все используют современнейшие информационные технологии, и т.п.

Но! При ближайшем выяснении обнаруживается, что если Вы собрались автоматизировать свою работу, то Вам потребуется как минимум три-четыре месяца, чтобы специалисты вникли в структуру Вашего бизнеса, произвели настройку своей системы, установили ее на всех рабочих местах, обучили персонал, не говоря уже о том, сколько денег Вам придется за это заплатить.

Но, самое обидное при этом то, что когда все это настроено и реализовано, то оказывается либо Вы что-то недодумали и все сделано не так, как хочется, либо обстановка изменилась и структура бизнес-процессов также изменилась, а тяжелая система автоматизации не успела измениться вслед за ними. И, по-прежнему половина работы делается и контролируется “на коленке“, и приходится вкладывать все новые и новые деньги в систему, чтобы адаптировать ее к новым условиям. Каким же образом вырваться из этого порочного круга?

Поставить цель

Прежде всего, следует задаться вопросом: “А для чего мы хотим автоматизировать наше предприятие?“ Есть много разных ответов на данный вопрос, начиная от “Чтобы все было хорошо“, до “Хочу пройти сертификацию по стандарту 9001“. Все эти ответы показывают различную степень понимания задачи, но, в любом случае, понять окончательно, как и что нужно автоматизировать можно только после того, как автоматизация завершена.

Давайте попробуем сформулировать основные требования, которым должна отвечать система управления предприятием. При этом мы будем предполагать, что в компании пока не было внедрено специальных средств автоматизации управления.

Просто

Первым и часто самым главным требованием можно назвать простоту системы. Есть несколько аспектов простоты:

простота установки;
легкость обучения пользователей;
простота дальнейшей поддержки;
сложность адаптации и расширения под нужды предприятия.

Каждый из них может играть ту или другую роль в процессе выбора системы, например, для небольших предприятий более важными являются первые два пункта, а для крупных, скорее, последние два.

Чем более проста и понятна система, тем больше вероятность, что она будет использоваться.

Выгодно

При расчете дохода от использования системы следует учитывать множество разных приходов и расходов. При покупке и внедрении системы основными расходами являются:

средства на покупку системы;
расходы на дополнительное аппаратное и программное обеспечение;
расходы на адаптацию для Вашего предприятия;
расходы на установку системы, обычно на сервере и рабочих местах (с учетом простоев работников в это время);
расходы на обучение пользователей;
расходы на поддержку системы в случае возникновения ошибок и появления новых версий;

В качестве положительных моментов автоматизации управления можно назвать следующие:

уменьшение затрат времени на выполнение управляющих функций;
увеличение качества выполнения работ;
возможность более оперативного управления;
уменьшение простоев, возникающих за счет нестыковок работников между собой;
правильное распределение функций между работниками, что позволяет каждому сосредоточиться на своей задаче.

Прикинув соотношение расходов и доходов можно оценить, насколько Вам следует выбирать ту или иную систему.

Удобно

Удобство работы подразумевает, что:

выполнение бизнес-функций с помощью системы становится проще;
система является универсальной, то есть пользователям надо один раз с ней научиться работать, после чего они могут выполнять множество различных задач;
руководитель имеет доступ в произвольную часть системы, какую захочется;
есть возможность руководства вне зависимости от местонахождения руководителя.

Лучше всего, конечно, управлять предприятием прямо с пляжа где-нибудь на Гавайях.

SQ – контроль дел

Система “SQ – контроль дел“, о которой пойдет речь, является одной из систем автоматизации управления делами предприятия. Она обеспечивает регистрацию и ведение дел, контроль их исполнения, выбор приоритетов, а также проведение аналитических исследований эффективности работы компании см. рис. 1.

Рис. 1. Интерфейс пользователя

Краткий обзор

Цель данной системы: максимально повысить эффективность выполнения дел.

Система предназначена для регистрации дел. Дело – это небольшая задача, которая возникает в ходе выполнения Проекта. Каждое дело представлено своей карточкой, которая создается при возникновении дела и пополняется в процессе его жизни. В карточку входит информация о виде, типе и срочности дела, а также вся остальная информация о том, кто, когда и что делал по данному делу.

Рис. 2. Диаграмма переходов дел

Пользователи системы могут играть различные роли по отношению к делу. Сразу после создания дело попадает к Менеджеру, который должен утвердить его и отправить на разработку. Потом дело попадает к Исполнителю, который занимается его выполнением. Каждое дело должно быть обработано Контролером, проверяющим правильность выполнения дела. Контролер закрывает дело и отправляет его в архив, либо возвращает на доработку см. Рис. 2.

Все дела имеют свой приоритет, который задает порядок их выполнения. При создании дела он формируется на основе срочности дела и желательной даты его исполнения. Далее Менеджер может изменить порядок выполнения дел для каждого исполнителя.

Рис. 3. Схема программного обеспечения системы

Рис. 4. Стоимость продукта

На основании информации о жизни дел можно строить аналитические отчеты об эффективности работы, как компании, так и каждого пользователя отдельно, например:

среднее время выполнения дела, сгруппированное по видам дел;
время исполнения дел для каждого пользователя;
количество дел, сгруппированное по пользователям, и т.п.

Менеджеры могут создавать новые виды отчетов при помощи генератора запросов.

Система выполнена в архитектуре клиент-сервер. В качестве сервера используется компьютер под управлением Windows NT, с установленными на нем MS SQL сервером и Internet Information сервером (возможно использование Apache).

Пользователям на клиентском месте не нужно никакого специального программного обеспечения. Все клиентские места реализованы на основе стандартного броузера Internet Explorer см. рис. 3.

Как система отвечает выдвинутым требованиям?

Рассмотрим, как система отвечает ранее выдвинутым требованиям к системе управления предприятием.

Система “SQ — контроль дел“ изначально была спроектирована так, чтобы установка, обучение и работа с ней выполнялись максимально просто. Система не имеет отдельного клиентского рабочего места, а обеспечивает работу через интернет/интранет, что требует устанавливать и обновлять ее только на сервере.

Функции простых пользователей сводятся к двум-трем основным нажатиям кнопок. Простому пользователю достаточно прослушать краткую лекцию об идеологии системы, после чего ему вручается памятка, и он сразу может начать полноценно работать. Функции менеджеров более широки, они могут назначать ответственных и менять приоритеты дел. Администраторы также должны производить настройку системы и заводить пользователей.

Стоимость системы весьма низка относительно других систем подобного класса. Несмотря на то, что система сделана на основе клиент-серверной технологии и использует для хранения данных SQL сервер, для небольшой компании ее стоимость составляет менее 1000$, для средней компании (100 пользователей) порядка 2000$, а для более крупных компаний стоимость одной пользовательской лицензии падает до 6$ и менее см. рис. 4.

Система предполагает, что все сотрудники предприятия включены в цикл управления. При этом двойная ответственность за исполнением дела позволяет руководящему составу не заботиться о точности выполнения дел – эта задача возлагается на отдельных пользователей системы – контролеров. В результате руководители могут сосредоточиться на более главных и нужных задачах.

Система изначально содержит достаточно универсальную схему документооборота дел (см. рис. 3), которая, тем не менее, может быть расширена при необходимости. Наличие стандартной схемы позволяет начать реально работать сразу после установки системы.

Система позволяет обеспечить выполнение большинства основных требований стандартов серии ISO 9000. То есть, приложив небольшие дополнительные усилия, можно будет легко сертифицировать предприятие на соответствие этим стандартам.

Примеры использования

Система имеет несколько базовых применений, на которые она была ориентирована, и для которых реально использовалась.

Регистрация ошибок

Одно из стандартных применений данной системы – это контроль ошибок, возникающих в процессе разработки, тестирования и эксплуатации программного продукта. В систему включаются все разработчики программы и все тестировщики. В качестве менеджеров выступают руководители проекта.

В качестве дел в системе фигурируют сообщения об ошибках. Ошибки разбираются руководителями проектов и отправляются тем или иным разработчикам. После исправления ошибка переходит к тестировщикам, которые проверяют исправление и либо отправляют на доработку, либо принимают данное исправление.

Торговая компания

При использовании системы в торговых компаниях она может использоваться даже при отсутствии компьютеров у большинства ее сотрудников. Компьютеры необходимы лишь руководящему составу, а также секретарям.

В конце дня начальники отделов составляют план на завтрашний день для подчиненных – кому чем следует заняться. Секретарь распечатывает план работ на день для каждого сотрудника и раздает им. В конце дня все сотрудники отчитываются, что выполнено и с каким результатом. Секретарь вводит эту информацию в систему, после чего руководитель может принять решение о делах на следующий день.

Издание атласов

Данная система использовалась в довольно нетипичной предметной области, такой, как издание карт и атласов. Атлас состоит из множества страниц, каждая из которых проходит ряд технологических этапов. Это первичная оцифровка, а также проверка и исправление ошибок, которые производятся в несколько этапов – от трех до пяти.

В данном случае была создана новая цепочка документооборота, соответствующая данной технологии. По каждой странице атласа заводилось дело, которое проходило по всем технологическим этапам. Руководитель в любой момент может посмотреть, сколько страниц находится на каком этапе изготовления, и оценить общую готовность атласа к изданию.

И какой из этого следует вывод?

Если у Вас ранее не было системы для автоматизации управления предприятием, и Вы хотите понять, что это такое и что от этого можно получить, мы рекомендуем Вам использовать систему “SQ – контроль дел“ в качестве первого опыта использования подобного рода систем.

Требуя в качестве общих вложений весьма небольшую сумму, данная система позволяет Вам автоматизировать многие из существующих у Вас бизнес-процессов. Вы попробуете поработать используя электронное средство управления вместо бумажного, сможете поиграть с настройкой Ваших бизнес-процессов, и, в конце концов, поймете, что же Вы хотите от систем данного класса.

Возможно, что Вам окажется вполне достаточно тех возможностей управления, которые обеспечивает данная система и не следует тратиться на нечто более дорогое и сложное.

Если же Вы захотите развить систему управления, включив в нее средства обеспечения формального документооборота, учета и тому подобные средства, то все Ваши бизнес-процессы уже будут обкатаны на данной системе и вполне понятны большинству Ваших сотрудников.

Желаем Вам успехов в управлении Вашим предприятием!

А. Ю. Черных,
Генеральный директор
ООО “Экстракод“