 |
Компьютер в бухгалтерском учете и аудите 2001'4
|
|
|
Научно-технический центр "Гектор"
Адаптивная система управления транспортом, машинами,
механизмами
Появление новых требований заказчиков и партнеров, изменение
внутренней системы учета, новые формы документов, изменение законодательных,
ведомственных и производственных норм, постоянные изменения тарифов, цен — вот
те факторы, с которыми постоянно сталкиваются пользователи различных
автоматизированных систем и пакетов прикладных программ.
Под адаптивностью понимается способность технической системы
(программного комплекса) приспосабливаться к изменяющимся условиям окружающей
среды или к внутренним изменениям. Такая способность приводит к повышению
эффективности функционирования подобных систем.
Наличие свойства адаптивности — важнейший показатель, который
необходимо учитывать на этапе выбора системы автоматизации.
Среди множества программных продуктов, предлагаемых
Научно-техническим центром "Гектор" и отвечающих указанному выше требованию, в
данной статье рассматривается только один — "ГЕКТОР: ПУТЕВЫЕ ЛИСТЫ".
Разберем основные возможности, которые могут быть реализованы
системой автоматизации управления и учета автотранспорта, машин и механизмов.
Любая подобная система ориентирована на обработку путевых
листов. В соответствии с планом перевозок, на каждый автомобиль (механизм)
выписывается путевой лист (рапорт) установленной формы, который является
основным первичным документом для учета работы и одновременно документом,
удостоверяющим право перевозки груза. Существует много различных форм путевых
листов: рапорта для строительной техники, путевые листы для специального
автомобиля (форма №3 спец.), для грузового автомобиля повременно (форма №4-П),
для грузового автомобиля сдельно (форма №4-С), для автобуса (форма №6), для
легкового автомобиля (форма №3) и другие.
Автоматизированная система должна не только обеспечивать
возможность распечатки путевых листов по разным формам, но и легко настраиваться
самим пользователем для распечатки различных отчетов. Необходимо отметить, что с
практической точки зрения такая возможность может потребоваться только в
организациях с небольшим количеством машин. Если автомобилей, выходящих на
линию, много — диспетчерская служба просто не в состоянии в течение получаса
напечатать все путевые листы. Поэтому информация вписывается в подготовленные
бланки путевых листов, а в дальнейшем вводится в ЭВМ.
Рис. 1
Рис. 2
Одной из возможностей, предоставляемых автоматизированной
системой, должно являться накопление и хранение разнообразной информации по
каждому автомобилю (технический паспорт, "история" изменений — установка и
снятие компонентов, прохождение техосмотров, аварии, ремонт и техническое
обслуживание…).
Непростой задачей является и учет горюче-смазочных материалов
(ГСМ). Планирование расхода горючего до недавнего времени проводилось на основе
нормативов по автомобильному транспорту, утвержденных Департаментом
автомобильного транспорта Минтранса РФ 26.08.93. В настоящее время во многих
организациях используют другие ведомственные и свои производственные нормы.
Автоматизированная система должна иметь гибкую настройку норм расхода топлива в
зависимости от марки машины, горючего, использования прицепов, специального
оборудования, нормы расхода летнего и зимнего и др.
Если в организации есть свой склад ГСМ, то водители могут
заправляться непосредственно в своем автохозяйстве. В противном случае им могут
выделяться деньги, талоны, иные средства платежа для приобретения топлива.
Возникает необходимость проведения расчетов и списания этих средств. Ситуация
осложняется постоянным изменением цен на автозаправочных станциях.
Расчеты с заказчиками (клиентами). В зависимости от вида
работ, перевозимого груза, тары, расстояния и даже от конкретного клиента или
объекта на предприятиях могут использовать различные расценки на выполняемые
услуги. Программное обеспечение должно легко настраиваться на любой алгоритм
расчета стоимости выполняемых работ. Выписка счетов клиентам, ведение реестров
по ним, отслеживание оплат, взаиморасчеты с заказчиками — все это система
автоматизации управления автотранспортом должна выполнять самостоятельно или
формировать соответствующие данные для передачи в универсальную бухгалтерскую
программу.
После прохождения машиной определенного пробега (выработки
агрегатом определенного количества моточасов) по условиям правильной
эксплуатации необходимо проведение так называемых плановых работ — проведение
технического обслуживание, капитальный ремонт, замена агрегата. Технический
отдел (отдел эксплуатации, техническая служба) обычно составляет специальные
графики проведения таких работ и следит за их фактическим выполнением. Функции
составления графиков и контроля за проведением работ также могут быть возложены
на автоматизированную систему.
Одно из главных требований к программам — расчеты и передача
данных о заработной плате водителей, износе транспортных средств и др. в
автоматизированные бухгалтерские системы. Разумеется, такой подход легче
реализовать фирме — разработчику программного обеспечения, имеющей собственную
полноценную бухгалтерскую систему.
Весьма желательной является и возможность работы в сетевом
режиме. Это позволяет на базе локальной вычислительной сети организовать
одновременный доступ к данным для нескольких сотрудников.
В настоящее время Научно-технический центр "Гектор"
разработал принципиально новый программный комплекс автоматизации управления
автотранспортом. Используя большой опыт, накопленный в процессе внедрения и
эксплуатации программы "Гектор: Путевые листы" (DOS-версии) в различных
организациях, создано программное обеспечение, использующее интерфейсные
возможности современных 32-разрядных сетевых Windows-приложений.
Система обеспечивает очень гибкую настройку за счет ввода
"абстрактного" понятия — ресурс. Под ресурсами понимаются величины, за учетом
которых необходимо следить в процессе работы. Примеры: заработная плата
водителя, стоимость работы — для заказчика, расход ГСМ для автомобиля. Для учета
расхода любых ресурсов они должны быть введены в текущий путевой лист (смотри
рис. 1.).
Программный комплекс "Гектор: Путевые листы" (WINDOWS-версия)
позволяет реализовать любые алгоритмы расчета ресурсов за счет возможности ввода
формул самим пользователем (рис. 2.). В результате пользователь может
реализовать учет "чего угодно" — даже, например, износ спецодежды водителей.
В свою очередь, "генератор отчетов" позволит легко создать
разнообразные выходные формы, включая в таблицы любые рассчитанные ранее
показатели. Таким образом, формируются необходимые бумажные документы (путевые
листы по различным формам, реестры по ним, ведомости, справки …).
За счет подобной гибкости и универсальности преодолены
объективные сложности управления транспортом, машинами, механизмами, возникающие
из-за наличия особенностей учета практически в каждой организации. Адаптивная
система управления "Гектор:Путевые листы" (Windows-версия) позволяет настроить и
меняющиеся способы расчета, и выходные документы в соответствии с любыми
требованиями.
Библиографический список
-
Алтунджи В.С., Гинзбург А.В., Каган П.Б. Компьютеризация
производственно-управленческой деятельности строительных организаций //
Компьютер в бухгалтерском учете и аудите, 1997, № 3.
-
Каган П.Б. Автоматизация управления и учета в строительстве
// ПОИСК. От проекта до ключа, 2000, № 9-10.
П.Б.Каган
Copyright © 1994-2016 ООО "К-Пресс"
Home
Поиск
Издания
Контакты
