Компьютер в бухгалтерском учете и аудите 2001'4

Home Поиск Издания Контакты k-press.ru


Продолжается подписка на наши издания! Вы не забыли подписаться?

Компания "Информконтакт"

Корпоративная информационная система Alfa

Введение

Корпоративная информационная система Alfa предназначена для ведения бухгалтерского и оперативного учёта и автоматизации управления компанией. В состав системы входит набор взаимосвязанных модулей, имеющих гибкие настраиваемые связи, который позволяет вести учёт и получать своевременную информацию для руководства, как в небольшой компании, так и в крупном холдинге, имеющем сложную территориально-распределённую структуру.

В течение 8 лет своего существования система прошла серьёзные испытания в различных отраслях промышленности и торговли. Опыт, накопленный разработчиками и консультантами, занимающимися внедрением системы Alfa, позволил создать универсальный продукт, сочетающий в себе все необходимые функции для предприятий, занимающихся самыми различными видами деятельности. Более 80 компаний-клиентов доверили критическую информацию системе Alfa, что позволило им существенно повысить эффективность управления.

Система Alfa предоставляет полный набор настраиваемых функций, отражающих все бизнес-процессы. Обработка информации в оперативном контуре, включая приход материалов, складские операции, планирование и контроль производства, отгрузку товаров, розничную торговлю и осуществление платежей, происходит в едином информационном пространстве. Информация оперативного контура автоматически отражается в бухгалтерских проводках в соответствии с учётной политикой компании.

Любые финансовые и операционные схемы, стандарты учёта и виды отчётности реализуются путём определения параметров настроек модулей. Это позволяет легко адаптировать систему к условиям компании, а также проводить модификации при изменении учётной политики. Неограниченная гибкость настроек даёт возможность реализовать любые встречающиеся на практике схемы оперативного, бухгалтерского и управленческого учёта.

Для компаний, имеющих территориально-распределённую структуру, в системе Alfa предусмотрена возможность использования технологии удалённой передачи данных, которая обеспечивает своевременный обмен необходимой информацией между подразделениями.

При разработке системы использованы самые передовые подходы и технологии. Система Alfa стала одной из первых подобных программ в России, использующей полнофункциональное решение класса «клиент-сервер». Использование в качестве системы управления базами данных сервера Oracle позволило предоставить клиентам широкие функциональные возможности и снять ограничения на объём хранимой и обрабатываемой информации. Различные варианты поставки дают возможность выбора именно тех функций, которые необходимы клиенту в данный момент, при этом не ограничивая возможностей развития в дальнейшем.

Рис. 1

Alfa-Account

Бухгалтерский и управленческий учёт

Модуль Alfa-Account предоставляет все необходимые функции для ведения бухгалтерского и управленческого учёта. С его помощью можно решать задачи учета, как в отдельных компаниях, так и в холдингах, имеющих сложную, территориально-распределённую структуру. Ведение финансового учёта в Российских стандартах, GAAP, IAS, вместе с управленческим учётом по любым внутренним правилам производится автоматически в соответствии с настройками, позволяя концентрироваться на управлении компанией, а не на проблемах с преобразованием и консолидацией отчётности.

Неограниченные возможности построения аналитического пространства позволяют обрабатывать информацию с необходимыми для управления предприятием уровнями детализации и группировки. Являясь общим для всей системы Alfa, аналитическое пространство позволяет всем пользователям «разговаривать на одном языке», облегчая работу на всех уровнях организации: — от сотрудника, регистрирующего документы, до высшего руководства.

Однократный ввод данных позволяет отображать информацию для всех подразделений, участвующих в рассматриваемой операции, в соответствии с используемыми стандартами учёта. Alfa-Account используется как для ручного ввода информации, так и для автоматического создания проводок на основе документов, обрабатываемых другими модулями системы Alfa

Задачи, решаемые модулем

Функции модуля

Использование нескольких стандартов учёта

Модуль Alfa-Account с помощью параметрических настроек позволяет использовать различные стандарты учёта. Российский бухгалтерский учёт, стандарты GAAP, IAS, внутренний управленческий учёт ведутся одинаково легко, при этом однократный ввод информации позволяет осуществлять проводки во всех стандартах.

Также в модуле предусмотрено использование различных планов счетов — предприятий, банков, страховых компаний, GAAP и т.п. При создании плана счетов может использоваться как один уровень нумерации (счёт), так и два (счёт/субсчёт).

Особо стоит отметить возможность создания различных проводок для налоговой отчётности и внутреннего использования. Каждая операция может по-разному отображаться в налоговых и внутренних проводках, обеспечивая различные степени детализации, выборочное отражение операций и т.п.

Корпоративный учёт и консолидация

Модуль Alfa-Account позволяет вести бухгалтерский и управленческий учёт для нескольких подразделений. При этом в качестве подразделения могут выступать не только отдельные юридические лица, но и составляющие единицы компании, выделенные на отдельный баланс для управленческой отчётности.

Для наборов подразделений определяются консолидаторы — балансовые единицы, в которых автоматически отображается сводная отчётность составляющих единиц. Правила консолидации задаются с помощью настроек и могут быть различными для различных подразделений.

Рис. 2

Ведение аналитического пространства

Alfa-Account позволяет определять и вести неограниченное количество аналитических справочников. При работе используется ряд системных справочников, в дополнение к которым пользователи, в соответствии с их потребностями, создают собственные. Справочники подключаются к счетам, корреспонденциям проводок, документам, другим справочникам и т.п., позволяя создать любые аналитические комбинации.

Для обработки информации, которая не может быть стандартизирована, позициям справочников и документам присваиваются атрибуты — текстовые или числовые поля, в которые заносится любая дополнительная информация об объекте. Количество атрибутов так же, как и справочников, не ограничено.

Мультивалютный учёт

В Alfa-Account предусмотрена запись проводок в различных валютах. При этом для каждой записи суммы хранятся в трех валютах: национальной, расчётной и валюте документа, на основе которого делается проводка. Для каждой пары валют определяется любое количество взаимных курсов, которые могут быть как симметричными (курс одной валюты по отношению к другой определяет обратный курс), так и несимметричными (прямые и обратные курсы определяются независимо). При необходимости осуществляется ручной ввод курсов валют для конкретных операций.

Вычисление курсовой разницы производится автоматически по предварительно определяемым алгоритмам, при этом проводки распределяются по счетам в соответствии с используемыми стандартами учёта.

Автоматизация ввода проводок

Для облегчения регистрации часто повторяющихся операций Alfa-Account хранит заранее определённые шаблоны проводок. Шаблон проводки может быть сколь угодно сложным — от одной строки корреспонденции без аналитики до комплексного алгоритма распределения суммы и количества для разных филиалов по нескольким планам счетов с использованием сложных аналитических комбинаций. Настройка шаблона проводки достаточно проста, благодаря наличию удобного конструктора методов расчётов, позволяющего пользователю, не знакомому с основами программирования и внутренними алгоритмами системы Alfa, создавать или изменять шаблоны, оперируя привычными в работе понятиями и арифметическими операциями.

Формирование проводки с использованием шаблона производится либо вручную в модуле Alfa-Account, либо посредством передачи информации из модулей оперативного учёта.

Операции с учётными периодами

Функция закрытия периодов в модуле Alfa-Account позволяет определять отрезки времени, в которых разрешено редактирование информации и ввод новых проводок. Определение открытых и закрытых периодов производится в любых комбинациях, кроме того, возможно повторное открытие периодов, к примеру, с целью внесения исправлений.

При работе каждый пользователь определяет текущий период, по которому создаются все отчёты. Это позволяет быстро получать именно ту информацию, которая необходима для принятия решений в данный момент.

Встроенные параметрические отчёты

Модуль Alfa-Account имеет набор встроенных отчётов, при подготовке которых пользователь может задать параметры, определяющие способ получения и подготовки информация. В качестве параметров выступают аналитические разрезы, периоды, счета и т. п. Любой параметрический отчёт может быть распечатан на принтере или экспортирован в Microsoft Excel. В отчётах, имеющих большое количество настраиваемых параметров, предусмотрена возможность сохранения часто используемых наборов.

Главная книга — группирует для выбранного счёта входящие и исходящие остатки по периодам (месяцам, кварталам и годам). Отчет может строиться на основе данных, предназначенных или не предназначенных для официальной публикации, помимо остатков в него могут быть включены дебетовые и/или кредитовые обороты, а суммы могут быть показаны в национальной или расчетной валюте.

Оборотный баланс — отчёт, показывающий остатки и обороты по заданному счёту (либо всем счетам) в выбранных валютах, по балансовым или забалансовым счетам и различным видам отчётности, с возможностью расчёта итогов.

Шахматная ведомость — позволяет анализировать обороты по заданному счёту в разрезе корреспондирующих счетов и субсчетов с возможностями группировки.

Журнал операций — отображает все проводки по заданному счёту (либо всем счетам) в хронологическом порядке, с возможностью отображения в разных валютах, показа количества и отображения аналитики. Кроме того, журнал операций имеет развитую систему фильтров, позволяющих выбирать именно те операции, которые представляют интерес в конкретный момент, с возможностью сохранения установок фильтров.

Универсальный отчёт — одно из наиболее мощных аналитических средств модуля Alfa-Account. Для счёта или набора счетов производится выбор информации с многоуровневой группировкой по аналитическим справочникам, счетам, субсчетам, корреспондирующим счетам, проводкам или группам проводок и датам записей. Фактически этот отчёт представляет собой параметрический конструктор, с помощью которого пользователь, не имеющий навыков программирования, быстро и без затруднений может получить любую необходимую информацию. Возможность сохранять настройки в виде шаблонов превращает универсальный отчёт в эффективное средство для получения управленческой информации.

Оборотно-сальдовый отчёт — предназначен для быстрого получения информации об операциях по выбранному счёту или группе счетов. Данный отчёт представляет собой расширенный вариант универсального отчёта, отбирающий информацию по отдельным счетам. Кроме функций, входящих в универсальный отчёт, возможен поиск по суммам проводок, ключевым словам, а также настройка отображения с выбором необходимых колонок и заданием количества вложенных уровней значений и сумм. Предусмотренные в системе промежуточные временные точки, для которых хранятся предварительно рассчитанные сальдовые ведомости, позволяют получать информацию в оборотно-сальдовом отчёте практически мгновенно при количестве записей в базе данных, исчисляемом миллиардами. Как и в универсальном отчёте, предусмотрена возможность сохранения шаблонов.

Произвольные формы отчётности

Для получения отчётов и форм документов, имеющих утверждённые законодательством, регулирующими органами или руководством компании бланки, в модуле Alfa-Account имеется возможность создания произвольных форм. Бланки форм могут быть созданы с помощью конструктора форм Alfa-DataSource, встраиваемого в Microsoft Excel. В состав базовой поставки системы Alfa входят шаблоны для получения всех законодательно установленных форм налоговой и другой отчётности, кроме того, в процессе внедрения и эксплуатации могут быть созданы дополнительные формы, исходя из требований конкретного клиента.

Простота создания шаблонов свободных форм отчётности позволяет создавать или изменять шаблоны самим пользователям, что значительно снижает расходы на сопровождение системы.

Alfa-Salary

Управление персоналом

Модуль Alfa-Salary предназначен для решения задач, связанных с управлением персоналом и расчётом заработной платы и налогов. Обладая большим количеством параметров настройки, модуль позволяет моделировать и рассчитывать компенсационные схемы любой степени сложности. Простота и гибкость настройки модуля делают его применимым как в небольшой компании, так и в огромном холдинге, с разветвлённой структурой и различными видами выплат и зарплатных схем. Настройки налогов и удержаний позволяют производить вычисления с использованием любых налоговых схем. В составе информационной системы Alfa данный модуль позволяет автоматически формировать бухгалтерские проводки и регистрировать платежи, связанные с начислением и выплатой заработной платы и налогов.

Задачи, решаемые модулем

Функции модуля

Управление организационной структурой

В модуле Alfa-Salary предусмотрена возможность определения организационной структуры компании и подразделений. В состав каждого подразделения может входить необходимое число подчинённых структур. Внутри подразделения задаётся схема подчинения руководства и сотрудников. Штатное расписание позволяет определять количество позиций, в том числе занятых и вакантных. Таким образом, отдел кадров может в любой момент иметь текущую информацию о требуемом персонале.

Для каждой единицы организационной структуры, от компании до отдельного сотрудника, могут задаваться виды учётной информации, к примеру, оклад, различные удержания и налоги и т.п.

В случае привлечения сотрудников и подразделений к работе над отдельными проектами, модуль предусматривает задание видов учётной информации для проектов, то есть сотрудники, участвующие в каком-либо проекте, будут получать заработную плату и платить налоги, как по своей штатной позиции, так и по результатам работы над проектом.

Ведение картотеки персонала

Для каждого сотрудника в модуле предусмотрено хранение информации, полностью соответствующей форме Т-2, кроме того, возможно задание любой дополнительной информации в соответствии с требованиями руководства компании. Каждый вид учётной информации хранится в соответствии с реальными историческими значениями, то есть, к примеру, для сотрудника на протяжении его работы на предприятии хранится вся история заработной платы, начислений, выплат, перемещений между позициями, повышений, руководителей и т.п. Виды учётной информации, которые необходимо хранить для конкретных сотрудников, подразделений или проектов, задаются в настройках модуля, и при необходимости легко могут быть изменены и дополнены

Расчёт начислений, налогов и удержаний

Модуль Alfa-Salary позволяет использовать схемы начисления заработной платы и других компенсационных выплат в соответствии с любыми российскими и зарубежными стандартами. Алгоритмы вычислений задаются в настройках модуля, и могут быть изменены при появлении новых требований законодательных и регулирующих органов или руководства компании.

Методы расчёта налогов и удержаний также настраиваются, при этом в качестве налогооблагаемой базы могут выступать любые необходимые виды учётной информации в произвольных комбинациях.

Ведение истории

Модуль хранит всю историю видов учётной информации, включая начисления и фактические выплаты. Интеграция с модулем Alfa-Payment позволяет контролировать фактически произведённые выплаты и другие денежные потоки, связанные с персоналом. Информация о подразделениях, проектах и сотрудниках может храниться в базе данных неограниченно долго, обеспечивая получение отчётности для налоговых органов и внутреннего использования за любой период времени в истории компании.

Получение отчётности

Модуль Alfa-Salary позволяет получить все требуемые законодательством и регулирующими органами формы отчётности. В число форм, которые можно распечатывать из модуля, в частности, входят:

Кроме этого, в модуле предусмотрена возможность создания любых произвольных отчётов с помощью встроенного редактора форм.

Рис. 3

Создание бухгалтерских проводок

Связь модуля Alfa-Salary с модулем бухгалтерского учёта Alfa-Account позволяет полностью автоматизировать бухгалтерский учёт, связанный с расчётом и выплатой заработной платы и налогов. Любые начисления, удержания и другие операции автоматически создают необходимые бухгалтерские проводки в соответствии со стандартами учёта, принятыми в компании, при этом для любой операции может быть определён уровень подробности, согласно которому она отразится в налоговой и внутренней отчётности.

Alfa-Payment

Управление финансами

Модуль Alfa-Payment предназначен для управления финансовыми потоками предприятий. Гибкие настройки модуля позволяют контролировать финансовые операции в компаниях, имеющих любые размеры и структуру.

В модуле предусмотрены возможности настройки всех видов платежей, встречающихся на практике. Использование неограниченного числа валют, в сочетании с настройками типов платежей позволяет реализовать и контролировать самые сложные схемы взаиморасчётов.

При работе с денежными потоками модуль Alfa-Payment автоматически привязывает суммы платежей к соответствующим статьям доходов и расходов, что позволяет установить строгий контроль над использованием денежных средств.

Одной из наиболее эффективных для управления компанией функций модуля Alfa-Payment является бюджетирование. Создав необходимое количество бюджетов, пользователи могут анализировать финансовую деятельность компании в сравнении с прогнозами, а также получают возможность ограничивать расход денежных средств по отдельным статьям.

Связь с модулем бухгалтерского учёта Alfa-Account позволяет автоматически создавать проводки, связанные с перемещением денежных средств в соответствии с учётной политикой компании.

Общее для всей системы Alfa аналитическое пространство предоставляет средства обработки информации о платежах в необходимых разрезах аналитических справочников

Задачи, решаемые модулем

Функции модуля

Распределение денежных средств по статьям платежей

Все финансовые потоки, обрабатываемые модулем Alfa-Payment, распределяются по статьям платежей. Модуль предусматривает определение любого необходимого количества статей, к примеру, «оплата поставщикам», «заработная плата сотрудникам», «внесение средств в уставный капитал» и т.п. При регистрации платежа его сумма распределяется по одной или нескольким статьям.

Для облегчения расчётов часто производимых платежей предусмотрено определение шаблонов. В шаблоне задаётся процентное распределение общей суммы по статьям платежей, что не только ускоряет ввод документов, но и существенно снижает вероятность ошибок, возникающих при ручных вычислениях. Кроме статей, в шаблоне могут быть заданы и другие параметры: — тип платежа (факт, аванс, под отчёт), аналитические признаки из общего для всей системы пространства, а также задана соответствующая этому платежу типовая бухгалтерская проводка.

Созданный шаблон используется как для ручной регистрации, так и для автоматической генерации платежей в соответствии с накладными, счетами и заказами, которые создаются в модуле Alfa-Stock.

Контроль перемещения денежных средств

В Alfa-Payment реализованы следующие типы входящих и исходящих платежей: наличные/безналичные, авансовые/фактические, отчётные/внутренние. Вновь зарегистрированный платёж приобретает статус ожидаемого, то есть определяет планируемое движение денежных средств. Для разрешения исполнения исходящих платежей необходимо электронное визирование.

При исполнении платёж должен быть включен в платёжный документ — платёжное поручение, подтверждение, и т.п. В каждый из документов может включаться несколько однотипных платежей.

В случае осуществления взаимозачётов для заданного контрагента выводится список ожидаемых входящих и исходящих платежей, которые сопоставляются для задания суммы взаимозачёта.

При регистрации платежей, созданных на основе накладных, заказов и других документов модуля Alfa-Stock, информация об их исполнении передаётся обратно в эти модули.

Работа с платёжными документами

В Alfa-Payment все платёжные документы делятся на восемь основных типов: приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, платёжное подтверждение, платёжное поручение, взнос наличными, чек, кросс-документ и взаимозачёт. Для каждого из первых шести типов документов создаются шаблоны, определяющие формирование платежей в типовых ситуациях.

К каждому шаблону платёжного документа привязывается шаблон платежа, а также задаются валюта, основание и примечания (очерёдность и т. п.). В шаблоне наличного платежа также определяется, будет ли информация о его осуществлении отображаться в финансовой отчётности.

Бюджеты

Alfa-Payment предусматривает ведение необходимого набора бюджетов по каждому подразделению. В бюджетах указывается планируемое движение денежных средств по каждой из доходных и расходных статей. Статьи бюджета могут быть привязаны к безналичной или наличной форме оплаты, при этом наличные расчёты могут включать входящие и не входящие в официальную отчётность статьи. Кроме этого расходные статьи могут быть не только плановыми, но и лимитирующими, позволяя ограничивать использование денежных средств подразделениями.

Встроенные параметрические отчёты

Также как и в других модулях, в Alfa-Payment имеется возможность получения оперативной информации с помощью набора встроенных параметрических отчётов. В число параметров отбора входят аналитические срезы, реквизиты, валюты, типы платежей и т. п. Данные из любого параметрического отчёта могут быть распечатаны на принтере либо переданы в Microsoft Excel.

Движение средств — выдаёт список платёжных документов с возможностью выбора по безналичной и наличной форме, валютам, платёжным реквизитам и статьям платежей. Также возможна фильтрация записей по периодам, подразделениям, контрагентам, суммам, статьям бюджета и аналитическим справочникам.

Расширенное движение денежных средств — в дополнение к предыдущему отчёту позволяет получать данные в различных валютах, а также выбирать информацию по приходу и расходу денежных средств. Данный отчёт позволяет сохранять предварительно определённые наборы параметров в виде шаблонов.

Финансы — показывает наличие денежных средств в кассах и на банковских счетах, включая ожидаемые поступления и выбытия. Так же, как и в отчёте о движении денежных средств, возможна фильтрация записей.

Кассовая книга — стандартная форма, отображающая движение денег по выбранной кассе с подробной информацией о документах, на основании которых производились операции.

Исполнение бюджета — позволяет контролировать исполнение бюджета по различным подразделениям, статьям, валютам, с возможностью группировки по видам документов и статьям платежей.

Произвольные формы отчётности

Для получения произвольных форм отчётности, а также печати установленных форм документов (к примеру, платёжных поручений), предусмотрена возможность определения бланков документов при помощи прилагаемого средства создания бланков отчётов. Также существует возможность создания шаблонов для получения подобных документов в Microsoft Excel.

Alfa-Stock

Управление снабжением, складом, сбытом и взаиморасчётами

Модуль Alfa-Stock является ядром контура оперативного учёта системы Alfa и представляет собой полный набор инструментов для управления снабжением, складами, сбытом и взаиморасчётами, способный учитывать товарооборот всех подразделений и складов. Управление движением товарно-материальных ценностей осуществляется в разрезе единого аналитического пространства предприятия.

В модуле представлены все необходимые объекты для организации товарооборота в компании, имеющей структуру подразделений, складов и производственных цехов любой степени сложности, и ведущей операции с любым ассортиментом товаром, материалов и услуг.

Все операции, производимые с товарами и услугами, отражаются во взаимосвязанных документах и могут быть проанализированы от момента заказа материала у поставщика до отгрузки готовой продукции покупателю.

Широкий выбор встроенных отчётов позволяет отслеживать перемещения материалов и товаров, рассчитывать потребность в ресурсах и контролировать взаиморасчёты, связанные с товарными операциями.

Интеграция Alfa-Stock с модулем бухгалтерского учёта Alfa-Account, модулем управления финансами Alfa-Payment и модулем управления розничной торговлей Alfa-Retail позволяет в любой момент иметь своевременную информацию о положении дел в компании.

Задачи, решаемые модулем

Функции модуля

Ведение партионного и серийного учёта

Модуль Alfa-Stock предоставляет возможности ведения учёта товарно-материальных ценностей в организациях, работающих с партиями и сериями товаров. Название или код партии, заданные в аналитическом справочнике, идентифицируют все операции, производимые с её содержимым от прихода до отгрузки покупателям, привязывая к ней соответствующие услуги и другие издержки и позволяя рассчитывать себестоимость продаж готовой продукции, связанных с этой партией.

Серийный учёт ведётся независимо от партионного. При приходовании товара, являющегося серийным, указывается код серии, который присваивается всем составляющим единицам ТМЦ. При этом возможно повторное приходование товаров одной и той же серии. В расходной накладной или заказе на серийный товар комплектация производится из имеющихся на складах серий (одной или нескольких). Таким образом, обеспечивается как логистика работы, так и расчёт себестоимости серийных товаров.

Проведение операций в различных валютах

Alfa-Stock использует общие для всей системы данные о валютах и курсах. Любой документ в модуле и даже отдельная позиция в документе может рассчитываться в собственной валюте. При формировании прайс-листов также возможно использование нескольких валют. Все цены и суммы сохраняются в базе данных в трёх валютах — национальной, расчётной и валюте документа, что позволяет в любой момент получать отчёты, не используя длительных процедур пересчёта, а также облегчает вычисление курсовых разниц.

При создании документа модуль предлагает валюту и курс, заданные по умолчанию. В случае необходимости пользователи, имеющие соответствующие права доступа, могут выбирать другие значения.

При изменении валюты документа или товарной позиции может производиться автоматический пересчёт сумм.

Обеспечение взаимосвязанности документов

Документы модуля Alfa-Stock, относящиеся к одной операции, являются взаимосвязанными, обеспечивая непрерывный процесс документооборота. Предусмотрена функция создания одного документа на основании другого, к примеру, на основании заказа создаётся накладная, затем счёт, по которому впоследствии формируется платёжный документ. При создании одного документа на основании другого автоматически заполняются все соответствующих поля — имена контрагентов, товарная номенклатура, значения аналитических справочников и т. п. В дальнейшем все эти документы остаются взаимосвязанными, то есть возможен переход, к примеру, из накладной в заказ, на основании которого она была создана. Также предусмотрена возможность связывания документов, созданных независимо.

В дополнение к этому возможно копирование документов, что облегчает создание повторных заказов, накладных, счетов и т.п.

Бронирование товаров

В модуле Alfa-Stock предусмотрена возможность бронирования товаров по расходным и приходным операциям. Бронирование может осуществляться как при сохранении документов, так и в режиме реального времени, то есть при вводе товарной позиции в заказ или накладную модуль ещё до сохранения документа бронирует необходимое количество на соответствующих складах. Этим исключается возможность создания нескольких документов на расход одних и тех же физических единиц товара.

При оформлении расходного документа автоматически отображается свободное количество по товарным позициям (разница между фактическим количеством товара на складе и количеством, забронированным по предыдущим документам). При попытке ввести расходное количество, превышающее свободное, выдаётся соответствующее предупреждение. Отгрузка товара также производится с контролем превышения свободного количества.

В приходных документах, в соответствии с настройками модуля, возможно резервирование на складах заказанных, но ещё не полученных товаров, что предоставляет дополнительную гибкость в работе логистиков.

Товарный учёт в различных единицах измерения

В модуле Alfa-Stock предусмотрено определение любых единиц измерения. При заведении нового товара ему присваивается базовая единица измерения, к примеру, «штука», а также определяются другие — «ящик», «упаковка» и т.п. Для каждой дополнительной единицы задаётся коэффициент пересчёта по отношению к базовой. В дальнейшем различные единицы измерения могут использоваться для разных целей, например, приход осуществляется в «ящиках», производственные операции в «штуках», а расход — в «упаковках».

Единицы измерения могут присваиваться как товарам, так и услугам. В случае услуг данное присвоение не является обязательным.

Учёт характеристик товарно-материальных ценностей

Для каждой товарно-материальной ценности могут определяться дополнительные характеристики, как качественные, так и аналитические. Число дополнительных характеристик не ограничено, то есть они могут создаваться в соответствии с различными правилами сортировки ТМЦ.

Атрибуты, присваиваемые товару или услуге, расширяют возможности хранения дополнительной информации за пределы аналитических справочников. Количество атрибутов также может быть любым.

Использование нескольких схем налогового учёта

В модуле существует возможность определения необходимого количества налоговых схем, (к примеру, в соответствии с действующими законодательствами тех стран, в которых находятся контрагенты). В каждую схему могут входить несколько налогов, кроме того, схемы могут объединяться в группы. Группы налогов предназначены для обеспечения целостности данных при изменении действующих налоговых ставок, введении новых налогов, упразднении старых и т.п. Для любой группы могут быть определёны сроки действия составляющих налогов, поэтому при изменении налогообложения документы остаются привязанными к одной и той же группе, но с разными налогами в различные периоды времени, обеспечивая последовательный документооборот.

При заведении нового товара или услуги им может быть поставлена в соответствие налоговая схема по умолчанию, согласно которой производится расчёт налогов во всех документах и проводках, в которые включён данный товар или услуга. Пользователи, имеющие соответствующие права доступа, могут, при необходимости, выбирать другую налоговую схему для товара при создании документов.

Учёт внутренних перемещений

Модуль Alfa-Stock позволяет проводить и контролировать перемещения товарно-материальных ценностей между подразделениями и складами. При оформлении задаются склад-отправитель, склад-получатель и ответственные лица. Внутренние перемещения могут быть связаны с прайс-листами, позволяя автоматизировать процесс трансфертного ценообразования.

Проведение инвентаризации

В процессе инвентаризации склада в модуле Alfa-Stock производится ввод в сличительную ведомость количеств фактически имеющихся на складах товарно-материальных ценностей и сравнение их с расчетными данными, предоставленными системой. При несоответствии количеств приход излишков и списание недостач могут производиться как по себестоимости, так и по цене реализации.

До закрытия сличительной ведомости склад является «закрытым» для системы, то есть проведение операций по нему невозможно. Все сличительные ведомости сохраняются в системе, позволяя вести историю инвентаризаций.

Работа с комплектами товарно-материальных ценностей

Модуль Alfa-Stock позволяет составлять комплекты товарно-материальных ценностей. При формировании комплекта выбираются его составляющие из списка ТМЦ, а также выполняется привязка к соответствующему значению справочника готовой продукции или полуфабрикатов. В дальнейшем с комплектом могут производиться различные действия, включая передачу в производство, замену составляющих, расформирование, и т.п.

Использование различных методов списания

В модуле Alfa-Stock возможно использование различных методов списания, включая FIFO и LIFO. Кроме того, при ведении учёта серийных товаров система может списывать в расход товар из одной или нескольких конкретных серий, соответствующим образом вычисляя себестоимость.

Особо стоит отметить расширенные возможности расчёта управленческой себестоимости. Модуль предоставляет функции для распределения затрат на услуги, связанные с товарами (доставка, погрузка и др.) по конкретным документам, при этом распределение может осуществляться в зависимости от различных характеристик товаров (количество, вес, размеры и т.п.)

Для расчёта произвольных схем себестоимости используются вычисления, производимые модулем Alfa-Account. Информация из проводки, рассчитанной и выполненной в Alfa-Account, передаётся в документы Alfa-Stock для определения фактической себестоимости отгружаемого товара.

Расчёт прайс-листов

В модуле предусмотрено создание и хранение необходимого количества торговых и производственных прайс-листов.

При создании торгового прайс-листа (для покупок или продаж) для каждого товара из списка задаётся цена в соответствующей валюте. При необходимости задаётся дифференциация цены в зависимости от количества продаваемых или покупаемых товаров.

Создание новых прайс-листов возможно непосредственно «с нуля» или копированием существующего прайс-листа. Кроме этого, предусмотрено создание алгоритмов пересчёта, с целью автоматизированного получения новых прайс-листов (к примеру, при общем изменении цен).

Производственные прайс-листы создаются для расчёта нормативной себестоимости материалов, полуфабрикатов и товаров. При этом возможен автоматический расчёт себестоимости в соответствии с хранимой в системе информацией.

Оформление актов рассогласования

В случае, когда количество отгруженного и фактически принятого товара различно, модуль Alfa-Stock позволяет отразить информацию об этом с помощью акта рассогласования. Акт составляется для каждого документа, в котором есть различие количеств отгруженных и фактически полученных товаров.

Взаимодействие с POS-терминалами, ККМ, штрих-сканерами

Модуль предусматривает возможность интеграции с приборами автоматического ввода информации. Для работы с подобными устройствами предусмотрено хранение штрих-кодов для товаров. При приходовании или продаже товаров, имеющих штрих-код, информация со сканера автоматически принимается и обрабатывается модулем.

Интеграция с ККМ и POS-терминалами обеспечивает получение и обработку отчётов о реализации с данных устройств.

Учёт взаиморасчётов и связь с Alfa-Payment

При работе с контрагентами и собственными филиалами в модуле Alfa-Stock предусмотрена функция взаиморасчётов. Для накладной, счёта или заказа могут быть автоматически созданы соответствующие платежи. Информация о платежах попадает в модуль Alfa-Payment, где производится визирование (для исходящих платежей) и исполнение. Информация об исполненных платежах передаётся обратно в Alfa-Stock, соответствующим образом обновляя данные в документах, на основании которых производились платежи.

Совместно с модулем Alfa-Payment рассматриваемый модуль также позволяет проводить практически любые встречающиеся на практике бартерные операции.

Учёт взаимозачётов и вексельных схем при расчётах с различными контрагентами производится с использованием соответствующих справочников. Возможно также проведение платежей в случае, если контрагенты входят в группу компаний (корпорацию), а платить за подчинённых членов группы будет головная компания.

Автоматическое создание бухгалтерских проводок

Для документов, создаваемых и обрабатываемых модулем Alfa-Stock, определяются соответствующие шаблоны проводок. Отражение документов в бухгалтерских записях может производиться в соответствии с любыми учётными стандартами. При определении шаблона проводки задаётся, по каким филиалам и на каких планах счетов отображается проводимая информация.

Удаление документов, по которым созданы проводки, возможно только после отката проводок, а при внесении изменений в такие документы система автоматически формирует и передает в Alfa Account проводки по суммовым отклонениям.

Рис. 4

Встроенные параметрические отчёты

Alfa-Stock предоставляет широкий набор встроенных параметрических отчётов. Любой из них может быть получен в необходимый момент путём задания параметров отбора, группировки и вычислений. В каждом из отчётов предусмотрена возможность фильтрации информации по значениям аналитических справочников, а также сортировка результатов по любой комбинации полей. Как и в остальных модулях системы Alfa, любой параметрический отчёт может быть распечатан на принтере или передан для дальнейшего анализа в Microsoft Excel.

Состояние товаров — отчёт, позволяющий контролировать фактическое, забронированное (по накладным и заказам), свободное и заказанное у поставщиков количество товаров, а также рассчитывать денежный эквивалент по выбранным позициям. При подготовке отчёта возможен пересчёт количеств в различные единицы измерения.

Бронирование товаров — показывает подробную информацию о забронированных по расходу или приходу товарах для заданных подразделений и складов. Возможен выбор информации о бронировании по различным документам — заказам, накладным, складским ордерам и внутренним перемещениям.

Остатки товаров — в данном отчёте раскрывается информация об остатках товарно-материальных ценностей по филиалам и складам с возможностью выбора групп товаров. В отчёт также включается себестоимость товаров и цена продажи из выбранного прайс-листа, отображаемые в заданной валюте

Отчёты о движении товаров и услуг — для собственного или комиссионного товара или услуги отображаются все связанные с ними операции по документам в количественном и суммовом представлении. Возможен отбор по видам документов.

Оборотная ведомость — для заданных товаров показываются в количественном и суммовом выражении входящие остатки, приход, расход и исходящие остатки для заданных филиалов и складов.

Отчёты по приходу и расходу товаров и услуг — данная группа отчётов позволяет отслеживать операции с товарами и услугами, раскрывая в количественном и суммовом выражении приобретённые, фактически принятые и возвращённые товары и услуги.

Анализ товаров в партиях — показывает подробную информацию о состоянии товаров в партиях, включая заявленные, оприходованные, возвращённые, переведённые и списанные количества с широкими возможностями фильтрации.

Взаиморасчёты — группа отчётов, отображающая подробную информацию о взаиморасчётах с поставщиками и покупателями. Возможна фильтрация по условиям оплаты, видам платежей и документов, а также отбор задолженностей по срокам возникновения.

Лицевая карточка контрагента — отображает операции с выбранным контрагентом по различным документам, показывая задолженности, фактически оплаченные суммы и сальдо, а также другую информацию.

Анализ прибыльности — отчёт, показывающий информацию и прибыльности операций по товарам, услугам или их группам.

Книга покупок и книга продаж — стандартные отчёты, показывающие в выбранной валюте и в разрезе счетов-фактур покупки или продажи товаров с отображением соответствующих налогов. Для книги продаж возможен выбор алгоритмов формирования по оплате или по отгрузке.

Произвольные формы отчётности

Для формирования отчётов, не входящих в число встроенных, а также для печати утверждённых законодательными и регулирующими органами бланков, используется прилагаемый генератор произвольных форм отчётности. Кроме того, в состав базовой поставки системы входят все требуемые законодательством печатные формы первичных документов.

Создание дополнительных и модификация существующих форм производятся с использованием встроенного мастера функций и не требуют навыков программирования или знания структуры базы данных и программного кода модуля.

Alfa-Manufacturing

Типовое производство

Модуль Alfa-Manufacturing предназначен для организации управления производством в компаниях и холдингах. С использованием модуля можно осуществлять планирование по стандарту MRP, составлять прогнозы снабжения и сбыта, контролировать производственные процессы, рассчитывать себестоимость готовой продукции и незавершённого производства.

Также модуль Alfa-Manufacturing позволяет анализировать тенденции спроса, повышая эффективность производственных программ.

Задачи, решаемые модулем

Функции модуля

Контроль производства готовой продукции

В модуле Alfa-Manufacturing информация о производимой продукции обрабатывается в соответствии со спецификацией изделия, которая представляет собой перечень материалов, деталей и узлов, используемых для сборки. В свою очередь, любые составляющие компоненты могут иметь собственные сборочные спецификации.

Для каждого изделия или составляющего узла может быть определено несколько вариантов норм списания для различных периодов времени. На основе действующей в текущий момент нормы списания будет осуществляться отпуск расходных материалов в производство, с автоматическим формированием акта списания. В случае, если в момент реального производства происходит отклонение от заданных спецификаций, система обрабатывает и эту информацию, к примеру, замену материалов, изменение процентов выхода при технологических операциях и т.п. При этом создаются соответствующие акты замены расходных материалов и акты проработки, в которых может также отражаться процесс естественной убыли.

Составление производственных планов

Процесс планирования в модуле Alfa-Manufacturing можно условно разделить на несколько этапов: сбор информации о спросе, формирование производственной программы, выявление чистых потребностей в материалах, сравнение с имеющимися запасами на складе, учёт незавершённого производства и формирование конечной потребности, которая может быть преобразована в заказы на покупку необходимых материалов.

Анализ спроса

При анализе спроса составляются прогнозируемые заказы на продажу. При выявлении новых потребностей может быть произведён выбор компонентов, необходимых для формирования заказов на покупку. Так, например, можно исключить учёт незавершённого производства или резервных запасов. Помимо этого, могут быть определены конкретные склады, влияющие на конечную потребность в материалах.

Формирование производственных программ

После выявления тенденций спроса производится формирование производственной программы. Созданная программа может быть скорректирована в зависимости от реального спроса. В целях моделирования ситуации можно создавать любое количество планов выпуска продукции. Объектами этих планов могут быть как однородные, так и серийные материальные ценности.

Для предприятий в условиях жёсткой конкуренции, когда на поставку продукции имеется меньше времени, чем на её производство возможно составление производственной программы по сборочным единицам (ведомости модулей). Таким образом, основные модули изготавливаются на основании прогнозируемого спроса, а окончательная сборка осуществляется по мере поступления заказов от покупателей. Используя данную методику можно производить комплекты. При этом повышается эффективность, так как вместо выпуска сборочных единиц, число которых значительно, возможно формирование комплектов и включение их в производственную программу.

В процессе выполнения производственной программы возможно внесение изменений в спецификации. Модуль позволяет выбрать, для каких позиций производится коррекция — для производственной программы, для данных о потребности в материалах (чистых, конечных и т.п.).

Формирование лимитно-заборных карт

В процессе производства структурные подразделения предприятия составляют лимитно-заборные карты, определяющие потребность в расходных материалах для выполнения производственной программы. Лимитно-заборная карта отображает количество расходных материалов, имеющихся у подразделения и необходимых для производственной деятельности.

Используя механизм внутренних перемещений между производственными цехами и складами, можно заказать материалы, необходимые для производства и переместить излишки на склад. Полное документирование позволяет отразить нормативное и сверхлимитное количество материалов, использованных при производстве каждого вида продукции и учесть отклонения от спецификации в материалах (в акте замены расходных материалов) и технологических операциях (в акте проработки). Приход готовой продукции на склад может отражаться как в нормативной, так и в фактической себестоимости единиц продукции.

Расчёт себестоимости

Калькуляцию себестоимости можно условно разделить на исчисление нормативной и фактической себестоимости единицы продукции с учётом прямых и косвенных затрат. Сформировав производственную программу, можно получить плановую себестоимость в разрезе видов продукции, отдельных единиц или непосредственно всего производственно плана.

Документарное оформление производственных процессов формирует фактическую себестоимость, так как учитывает реальную стоимость расходных материалов, отклонения в спецификации в связи с заменами или изменениями процентов выхода и количество произведённого брака.

Модуль Alfa-Manufacturing даёт возможность получать точную и своевременную информацию о себестоимости выпущенной, незавершённой и планируемой продукции. Окончательный расчёт себестоимости производится в бухгалтерском модуле Alfa-Account, позволяющем учесть все прямые и косвенные затраты в разрезах видов продукции.

Alfa-Assets

Учёт основных средств

Модуль Alfa-Assets предназначен для ведения учёта основных средств и нематериальных активов. Как и во всей системе Alfa, учёт может производиться и для отдельного юридического лица и для холдинга.

Процессы учёта, включая приходование, начисление амортизации, переоценку и выбытие, полностью автоматизированы. Набор возможных методов начисления амортизации позволяет применять Alfa-Assets для учёта основных средств и нематериальных активов по широкому спектру учётных стандартов.

Учёт ведётся с использованием общесистемных справочников, что позволяет интегрировать информацию об основных средствах и нематериальных активах в единое аналитическое пространство. Автоматическое формирование бухгалтерских позволяет исключить ручной ввод данных и возникновение ошибок.

Задачи, решаемые модулем

Функции модуля

Работа с карточками основных средств и нематериальных активов

Регистрация нового основного средства или нематериального актива в модуле Alfa-Assets производится путём заведения карточки. В карточку вносятся все необходимые данные, включая наименование, номер, имя подразделения, к которому приписан данный актив, и фамилию материально-ответственного лица. Кроме этого указывается первоначальная стоимость, способ начисления и нормы износа или амортизации и другие параметры.

К каждой карточке основного средства можно приписывать значения общесистемных аналитических справочников.

В модуле Alfa-Assets регистрация основных средств возможна как непосредственно, так и путём задания позиции из справочника «Товары и услуги», что позволяет автоматически передавать в карточку данные о приобретённой или произведённой на предприятии товарно-материальной ценности, которая регистрируется как основное средство.

В карточке актива впоследствии отражается вся информация о произведённых с ним операциях — начислении амортизации и износа, переоценке, дооценке и т.п.

Автоматическое начисление амортизации

Начисление износа и амортизации в модуле Alfa-Assets производится автоматически согласно параметрам, указанным в карточках. Выбрав вид амортизации, пользователь получает список основных средств, к которым он применяется. После указания периода модуль автоматически выполняет все необходимые вычисления и заносит информацию в карточки соответствующих активов.

Переоценка и дооценка

Переоценка и дооценка основных средств и нематериальных активов может производиться как вручную, так и автоматически, путём задания соответствующих коэффициентов. Результаты вычислений модуль заносит в карточки.

Интеграция с модулем Alfa-Account

Для всех операций с основными средствами и нематериальными активами могут быть заданы шаблоны бухгалтерских проводок. При этом, как и для всех других операций в системе Alfa, проводки могут создаваться одновременно в нескольких стандартах учёта.

Встроенные параметрические отчёты

В модуле Alfa-Assets существует набор параметрических отчётов для оперативного получения информации. Любой полученный отчёт может быть распечатан на принтере, либо передан в электронные таблицы Microsoft Excel для последующего анализа.

Лицевая карточка ОС — отчёт, отображающий для выбранного основного средства детали всех операций, производившихся с ним от ввода в эксплуатацию до выбытия.

Универсальный отчёт — мощный аналитический инструмент для получения информации об имеющихся активах. Для выбранных групп основных средств или нематериальных активов выбирается информация по интересующим операциям в заданный период времени. Возможна группировка результатов в разрезах любых используемых в системе аналитических справочников.

Alfa-Retail

Автоматизация розничной торговли

Модуль Alfa-Retail предназначен для автоматизации деятельности предприятий розничной торговли. Функции модуля позволяют полностью автоматизировать работу торгового зала, как небольшого магазина, так и супермаркета.

При использовании с контрольно-кассовыми машинами, модуль Alfa-Retail предоставляет возможность с минимальными затратами расширить их функции до уровня POS-терминалов, при этом интегрируя информацию в базу данных системы Alfa.

Совместно с модулями Alfa-Stock и Alfa-Payment модуль Alfa-Retail образует полнофункциональную систему, автоматизирующую все торговые и складские операции в розничных торговых точках.

Задачи, решаемые модулем

Функции модуля

Работа с контрольно-кассовыми машинами

При использовании Alfa-Retail с контрольно-кассовыми машинами модуль предоставляет возможность создания кассовых чеков. Формирование чека происходит в системе, при этом ККМ используется в качестве фискального регистратора. Это позволяет получить всю необходимую функциональность в торговой точке без использования сложного и дорогостоящего оборудования. Настройки модуля предусматривают работу с различными моделями ККМ.

Обработка информации о торговых сменах

Модуль Alfa-Retail предоставляет возможность контроля движения денежных средств при работе торговых смен. Процессы регистрации смены, приёма денежных средств по кассе или расчётному счёту, отслеживания продаж и возвратов, сдачи кассы и т.п. отражаются в едином информационном пространстве системы Alfa, что позволяет полностью контролировать все финансовые потоки в розничных торговых точках.

Формирование ценников и этикеток

В модуле Alfa-Retail предусмотрена функция создания ценников и этикеток для товаров. Созданные ценники могут быть распечатаны на принтере. В случае применения штрих-кодов для кодирования товаров, возможно использование принтеров штрих-кодов или печать ценников на обычных принтерах с подстановкой специальных шрифтов.

Интеграция с другими модулями

Все операции, обрабатываемые модулем Alfa-Retail, автоматически отражаются в соответствующих документах модуля управления запасами Alfa-Stock. Проводимые платежи создают соответствующие записи в данных модуля управления финансами Alfa-Payment. В дальнейшем на основании этой информации автоматически создаются бухгалтерские проводки в модуле учёта Alfa-Account.

Параметрические отчёты

В модуле Alfa-Retail имеется набор встроенных параметрических отчётов, предназначенных для оперативного получения информации. Любой из этих отчётов может быть распечатан на принтере или передан для дальнейшего анализа в электронные таблицы Microsoft Excel.

Отчёт по товарным остаткам и розничным ценам — позволяет контролировать товарные остатки в заданной торговой точке на любой момент времени, а также оценивать остатки в суммовом выражении по выбранному прайс-листу, с возможность раскрытия данных по сериям товаров.

Отчёт о текущих остатках — аналогичен предыдущему, но показывает остатки на текущий момент с расширенными возможностями группировки по товарам и сериям.

Отчёт о движении денежных средств за смену — отображает детальную информацию о движении денежных средств, связанных с торговыми и другими операциями, происходившем в течение выбранной торговой смены.

Журнал кассира-операциониста — отчёт, отображающий соответствие документов и фактических сумм денежных средств, принимаемых, обрабатываемых и сдаваемых кассирами-операционистами за выбранный промежуток времени.

Товарный отчёт — раскрывает по товарным позициям входящие остатки, продажи, возвраты, отгрузки и исходящие остатки в количественном и суммовом выражении за заданный промежуток времени.

Alfa-Advance

Обработка авансовых отчётов

Модуль Alfa-Advance предназначен для обработки взаиморасчётов с подотчётными лицами. Интеграция с остальными модулями позволяет обрабатывать информацию в разрезах общего аналитического пространства, а также выполнять привязку к конкретным документам и платежам, обрабатываемым другими модулями.

Задачи, решаемые модулем

Функции модуля

Обработка авансовых отчётов

При создании авансового отчёта для выбранного подотчётного лица задаются документы, на основании которых будут рассчитываться платежи. При этом документы могут быть выбраны из числа существующих (созданных с модуле Alfa-Stock) или созданы вновь (также автоматически регистрируясь в Alfa-Stock).

На основании отобранных документов модуль проверяет платёжный баланс, после чего предлагает создать платежи на сумму отрицательного платёжного баланса в выбранной валюте.

Отчёт о расчётах с подотчётными лицами

Данный отчёт позволяет отобразить для выбранного подразделения данные об операциях по авансовым отчётам в разрезе подотчётных лиц за указанный период времени. Для каждого подотчётного лица указывается входящий остаток, сумма выданных денег, сумма принятых авансовых отчётов, сумма возврата и выходящий остаток.

Alfa-Transaction

Автоматическое создание проводок

Модуль Alfa-Transaction предназначен для автоматизации и контроля передачи данных из оперативного в бухгалтерский контур. Все документы, по которым необходимо осуществить проводки, попадают в этот модуль из Alfa-Assets, Alfa-Payment, Alfa-Stock и Alfa-Salary.

Проводки по документам могут осуществляться двумя способами. Во-первых, для ускорения процесса, все документы могут быть проведены пакетом, при этом процесс полностью автоматизирован и не позволяет контролировать сами документы. Во-вторых, при необходимости контроля правильности документов (например, при проведении документов, созданных новым сотрудником), возможно создание проводок по каждому документу отдельно, с контролем данных документов.

Alfa-Transaction также обеспечивает взаимосвязь между документами и проводками. В случае, если по какому-либо документу были сделаны проводки, удаление документа невозможно. При необходимости удаления документа, в модуле возможен автоматический откат проводок. После отката проводок документы, по которым они были сделаны, становятся доступными для удаления.

При внесении изменений в документы, созданные модулями оперативного контура, Alfa-Transaction позволяет автоматически сформировать исправительные проводки в бухгалтерском и управленческом учёте.

Alfa-Administrator

Определение прав доступа

Модуль Alfa-Administrator позволяет организовать доступ к объектам системы Alfa в соответствии с полномочиями сотрудников организации. Структура базы данных системы Alfa позволяет определять права пользователей и групп с любой необходимой степенью подробности. Для каждого объекта системы могут быть определены отдельные права на создание, просмотр, редактирование и удаление.

В модуле Alfa-Administrator права доступа определяются для субъектов трёх уровней. Наивысшим уровнем является узел, который может представлять собой подразделение или удалённый филиал. При этом отдельные подразделения могут получить права доступа только к данным, относящимся непосредственно к ним, а головной офис может контролировать всю информацию.

Следующим уровень — группа пользователей. В группу, как правило, включаются сотрудники, имеющие аналогичные должностные обязанности, к примеру, бухгалтеры по учёту основных средств или сотрудники, занимающиеся обработкой заказов на продажи.

Последним уровнем являются отдельные пользователи. Любой пользователь, входящий в группу, может получать доступ только к тем объектам, к которым определён доступ для группы, при этом для отдельных пользователей может быть определено меньше прав, чем для всей группы.

Alfa-DistantLink

Удалённая передача данных

Модуль Alfa-DistantLink предназначен для организации удалённой передачи данных в компаниях, имеющих территориально-удалённые подразделения.

При необходимости работы в режиме “business-to-business“ модуль позволяет организовать обмен информацией между подразделениями, партнёрами и клиентами, обеспечивая соответствующую защиту информации.

Настраиваемые параметры передачи данных позволяют регулировать и отслеживать данные, передаваемые в каждый удалённый узел. Технология сжатия данных обеспечивает снижение загрузки канала передачи и исключает возможность получения конфиденциальной информации третьими лицами.

Модуль Alfa-DistantLink позволяет организовать обмен данными между узлами с произвольной маршрутизацией.

Возможность задания расписания передачи данных даёт возможность автоматизировать процесс обновлений в соответствии с требованиями подразделений компании, при этом период обновлений может быть любым (от нескольких минут до нескольких дней.

Задачи, решаемые модулем

Функции модуля

Передача данных в удалённые подразделения

Для связи с удалёнными подразделениями в модуле Alfa-DistantLink предусмотрена настройка территориально-распределённой структуры и определение данных, передаваемых между узлами. Эта функция обеспечивает создание файлов специального формата, содержащих изменения, произошедшие в системе с момента последнего обмена. Созданные файлы могут быть переданы через сеть, по электронной почте, помещены на ftp-страницу для загрузки подразделениями или переданы на магнитных носителях. Формат данных исключает использование содержащейся в них информации третьими лицами, поскольку даже после расшифровки данные не могут быть использованы вне системы Alfa, настроенной на приём конкретного пакета данных.

Защита от сбоев каналов связи

Все передаваемые файлы имеют уникальные идентификационные коды, обеспечивающие последовательность приёма и обработки информации. В случае обрыва связи или некачественной передачи какого-либо файла, модуль Alfa-DistantLink не позволит принять следующий пакет до завершения обработки предыдущего, выдав соответствующий запрос на повторную пересылку.

Настройка на различные схемы передачи данных

Модуль Alfa-DistantLink может быть настроен на любые схемы передачи данных. Даже для подразделений, не имеющих связи друг с другом, данные могут передаваться через третьи подразделения без потерь целостности.

Схемы типа «звезда», «цепочка», «треугольник», и любые другие могут быть легко настроены и адаптированы для запросов конкретной компании и подразделений.

Рис. 5

Фильтрация данных

В модуле Alfa-DistantLink предусмотрена настройка любых комбинаций фильтров передаваемых данных. К примеру, торговое подразделение получает только ту информацию, которая относится к его собственной деятельности, при этом не имея доступа к информации о финансовом состоянии головной компании. При работе в режиме “business-to-business“ на рабочую станцию компании-клиента передаются только документы, с которыми должен работать этот клиент (заказы, выписки по счетам, прайс-листы и т.п.), гарантируя конфиденциальность информации о других клиентах и самой компании.

Передача данных по расписанию

С целью оптимизации процесса обмена данными в модуле Alfa-DistantLink предусмотрена возможность передачи и приёма данных по расписанию. Настройки расписания позволяют передавать информацию в необходимые сроки и в оптимальном объёме, к примеру, информация о поступлении заказов на продажу в торговом подразделении может передаваться на склад ежечасно, а бухгалтерские проводки, созданные по результатам продаж, отправляются один раз в день

Alfa-DataSource

Произвольные формы отчётности

Модуль Alfa-DataSource предназначен для получения печатных отчётов произвольных форм. В дополнение к встроенным параметрическим отчётам системы Alfa, данный модуль позволяет получать любые необходимые бумажные документы.

Для создания новых печатных форм используется технология экспорта данных в Microsoft Excel. Шаблоны новых отчётов создаются при помощи модуля Alfa-DataSource, в котором присутствует удобный конструктор методов расчётов, позволяющий выбрать из базы данных информацию и обработать её в соответствии с требованиями к отчёту.

В состав базовой поставки системы Alfa входят все законодательно установленные формы отчётности и первичных документов. Простота использования модуля Alfa-DataSource позволяет пользователям, не имеющим навыков программирования, легко вносить изменения в поставляемые формы, создавать собственные, как для внешнего, так и для внутреннего использования, а также получать любые другие печатные формы документов на основе информации, находящейся в базе данных системы Alfa.

Alfa-PRO

Отраслевые решения

Набор компонентов Alfa-PRO предназначен для быстрого создания специфических решений для управления производством и интеграции их в систему Alfa. В дополнение к базовым функциям производства стандарта MRP, представленных модулем Alfa-Manufacturing, набор Alfa-PRO позволяет организацию сложных и нестандартных схем, включая диспетчеризацию производственных процессов и управление оборудованием.

Отраслевые решения, созданные с использованием Alfa-PRO, успешно используются во многих отраслях промышленности и торговли, а также на предприятиях, оказывающих различные услуги. Неограниченная гибкость приложений, созданных на основе Alfa-PRO, позволяет с минимальными затратами построить информационную систему, отвечающую самым сложным и специфическим требованиям клиента. Полная интеграция создаваемого приложения в систему Alfa обеспечивает управление производством компании в разрезе единого информационного пространства системы.

При изменении потребностей компании, к примеру, при появлении новых видов производства система может быть легко адаптирована к новым бизнес-процессам, динамически развиваясь вместе с компанией.

Реализованные проекты

Торговая сеть "Аптеки 36,6"

Предыстория: Сеть аптек "36,6" была создана холдингом "Время" (www.vremja.ru) в 1996 году. В основе работы новой организации лежала простая и плодотворная идея: предоставить людям весь ассортимент товаров для здоровья по невысоким ценам. Последующие несколько лет доказали правильность такого подхода к торговле: аптеки "36,6" стали пользоваться успехом у широкой аудитории покупателей. К 2000 было открыто уже 40 магазинов "З6,6" в разных районах Москвы.

Вопрос автоматизации управления организации стоял перед руководством "Аптек 36,6" еще при создании бизнес-проекта сети. В итоге было отдано предпочтение "лоскутной автоматизации": в центральном офисе была установлена одна система управления, а в торговых точках компании — другая. На определенном этапе развития компании.

Цель внедрения: управление работой широкой сети магазинов из центрального офиса в режиме реального времени.

Внедрение: проект внедрения стартовал в сентябре 2000 года. Ключевая роль в настройке и пуске системы отводилась сотрудникам отдела АСУ "Аптек 36,6". Перед началом проведения работ проектная команда "Аптек 36,6" прошла курс обучения по системе Alfa, который существенно помог сотрудникам "Аптек 36,6" в решении вопросов, связанных с настройкой системы. Необходимо отметить, что настройка системы была выполнена по регламенту учетного документооборота, разработанного под руководством специалистов отдела внедрения компании "Информконтакт" на основании "Спецификаций требований пользователя", представленных специалистами "Аптек 36,6".

В рамках проекта был введен в эксплуатацию финансовый блок, включающий подсистемы управления финансами Alfa-Payment и комплексную бухгалтерию Alfa-Account. Проектная команда настроила аналитические справочники и планы счетов, создала шаблоны бухгалтерских проводок для оптимальной работы в отчетной системе "Аптек 36,6"; учетные данные были полностью перенесены из ИС "Галактика" в системное пространство Alfa.

Блок товарооборота Alfa-Stock оптимизировал операции снабжения и сбыта медикаментов в многочисленных магазинах компании. Внедрение было завершено вместе с вводом в эксплуатацию модуля кадрового учета и расчета заработной платы Alfa-Salary, приведенного в соответствие с вновь принятыми нормами законодательства.

Проект автоматизации был завершен к июню 2001 года. После внедрения системы Alfa "Аптеки 36,6" получили возможность работать в едином информационном пространстве и широкие возможности аналитического учета.

Отзыв: "В Alfa изначально заложена неплохая идея связи товарного контура с бухучетом. Alfa — гибкая и открытая система. — говорит Виктор Петрович Живов, руководитель отдела информационных технологий "Аптек 36,6", — "многие параметры программного комплекса могут быть настроены пользователем или системным администратором. Предоставляемая модель данных системы позволит нам самостоятельно разрабатывать необходимое ПО связанное с нашей спецификой, опираясь на ядро Alfa".

Торговая сеть "TJ-Collection"  

Профиль клиента: TJ Collection — одна из крупнейших корпораций на мировом рынке обуви и аксессуаров. Компания зародилась в Великобритании, и за более чем 15 лет работы открыла свои филиалы и представительства во многих странах Европы, Азии и Америки. В 1991 году открылось представительство "TJ Collection" в России. Высококачественная продукция скоро завоевала доверие и популярность широкого круга потребителей. Основой успеха TJ является постоянная кропотливая работа над ассортиментом. По словам одного из членов совета директоров компании, "необходимо постоянно держать руку на пульсе изменения ассортимента модной обуви". Поэтому при выборе информационной системы основными критериями была способность программного обеспечения отражать все многообразие схем торговли и взаимоотношений с контрагентами наряду с широкими возможностями по анализу товарооборота. К тому же для TJ необходима была корпоративная система, в которой возможно представление не только своей компании в виде дерева филиалов, но и всех партнеров и дистрибуторов с возможностью ведения взаиморасчетов на всех уровнях.

Существовавшая на начало 1997 года информационная система не только не удовлетворяла всем требованиям, но и работала на пределе возможностей архитектуры файл-сервер — только различных товарных позиций необходимо учитывать более 50.000. В ходе выбора достойной замены интегрирующей товарный и финансовый учет были рассмотрены почти все представленные на рынке системы корпоративного класса. Наиболее полно все требования "TJ Collection" удовлетворила Система Alfa компании "Информконтакт", функционирующая в архитектуре клиент-сервер под управлением Oracle Server.

Концепция внедрения: территориально-распределенная система управления товарооборотом и торговыми операциями.

Внедрение: Ядро проектных работ составляла миграция данных из старой системы путем разработки шлюза программистами "Информконтакта". Были перенесены не только информация о товарных остатках на складах, но и вся история взаимоотношений с клиентами.

На первом этапе проекта были введены в эксплуатацию модули управленческого учета Alfa-Stock. Это позволило оперативно отслеживать складские запасы и ассортимент на центральных складах и филиалах, контролировать взаиморасчеты с клиентами, учитывая все нюансы корпоративной структуры, вести взвешенную ценовую политику с учетом себестоимости изделий и ситуации на рынке. А подключение модуля Alfa-Retail позволило устранить ручной труд обработки отчетов, предоставляемых салонами и филиалами: корпорации — данные POS-терминалов экспортируются и импортируются автоматически.

На втором этапе проекта вводятся в эксплуатацию модули бухгалтерского учета Alfa-Account, Alfa-Assets (основных средств) и Alfa-Salary (расчета заработной платы). Основной целью данного этапа является получение консолидированной бухгалтерской информации по всем подразделениям и филиалам.

Когда TJ решал вопрос, как более быстро реагировать на изменения рынка и какие существуют возможности для контроля ассортимента в филиалах, Сергей Бобров высказал замечательную идею: "Оптимальной была бы система обработки данных, с помощью которой информация обо всем товародвижении филиалов и удаленных складов в режиме "offline" передавалась бы в центральный офис в Москве. Тогда появится возможность контролировать товарные остатки и ассортимент филиалов, оперативно реагировать на изменения спроса". Версия репликации данных, созданная для "TJ Collection", позволила воплотить эту идею в реальность.

"Московский Завод Полиметаллов", ГП

Профиль компании: Московский Завод Полиметаллов — одно из крупных промышленных предприятий Московского региона. "МЗП" имеет уникальный технологический комплекс, а продукция завода применяется в таких отраслях экономики, как, например, атомное машиностроение. Подобное высокотехнологичное производство неизбежно требует применения возможностей ERP-систем.

Собственные программные разработки на основе АРМ (автоматизированных рабочих мест) к 1999 году перестали отвечать возросшим потребностям во внутренней системе обмена управленческой информацией. Первая — и очевидная — цель автоматизации заключалась в необходимости замены устаревшей системы бумажного документооборота на электронный и обеспечения быстрого создания многомерных аналитических отчетов по производству и сбыту.

На основе анализа учетных и производственных процессов "Московского Завода Полиметаллов" рабочей группой отдела АСУ был сформирован детальный список требований, предъявляемых к системе автоматизации: трехэтапное оформление товарной документации (договор — заявка на поставку/отгрузку — накладные на приход/расход) с возможностью осуществления контроля взаиморасчетов на каждом из этапов; разработка методики калькуляции полной фактической себестоимости выпуска в различных аналитических разрезах; расчет бюджетного НДС с учетом специфики деятельности ГП "МЗП", и т. д.

В процессе поиска ERP-системы, максимально отвечающей этим и другим требованиям предприятия, рабочей командой был выбран программный продукт компании "Информконтакт" — корпоративная информационная система Alfa. От западных аналогов система выгодно отличалась сравнительно недолгим периодом внедрения и стоимостью, а среди отечественных программных продуктов для бизнеса выделялась достаточно глубокой проработкой производственного модуля и привлекательной схемой внедрения.

Профиль внедрения: Обеспечение автоматизированного ведения бизнес-процессов производственного предприятия в едином информационном пространстве.

Внедрение: Проектной командой из 5 человек, сформированной из специалистов бухгалтерии "Московского Завода Полиметаллов" и сотрудников отдела внедрения компании "Информконтакт" в достаточно сжатые сроки (весь процесс внедрения занял 11 месяцев: с августа 2000 по июнь 2001 года), были настроены под специфику "МЗП" и внедрены все модули системы Alfa — модуль типового производства Alfa-Manufacturing, модуль контроля товарооборота Alfa-Stock, бухгалтерско-финансовый блок Alfa-Account-Alfa-Payment, включая подсистему учета основных средств Alfa-Assets, модуль расчета заработной платы и кадровой политики — Alfa-Salary, подсистема администрирования системы — Alfa-Administrator. Параллельно процессу внедрения системы шло обучение 50 сотрудников "МЗП" работающих в среде КИС Alfa. В результате внедрения КИС Alfa "Московский Завод Полиметаллов" получил весь необходимый инструментарий для планирования и осуществления бизнес-процессов, предоставляемый современной ERP-системой.

Авиакомпания "East Line"

Профиль клиента: Авиакомпания "East Line" является крупнейшим предприятием группы "East Line". Деятельность авиакомпании достаточно сложно структурирована, и включает оптовые и розничные грузовые перевозки, таможенную обработку, хранение и доставку грузов заказчикам. Также "East Line" занимается пассажирскими авиаперевозками и организацией туров. В силу специфики своего бизнеса, а именно сложной структуры, включающей международные подразделения, Авиакомпания имеет разветвлённую сеть филиалов, представительств, дочерних и зависимых юридических лиц как в России, так и за рубежом.

В 1998 году перед руководством компании стоял ряд проблем, которые в условиях конкурентной борьбы и экономической ситуации в стране требовали быстрого решения. Среди этих проблем — низкая платёжная дисциплина структурных подразделений, плохо контролируемая дебиторская задолженность, недостаточно эффективное управление затратами, неадекватное определение прибыльности филиалов и видов бизнеса, нехватка оборотных средств и уплата необоснованно высоких налогов в местный и федеральный бюджеты.

Концепция внедрения: создание территориально-распределенной системы управления, консолидация подразделений компании.

Внедрение: В сентябре 1998 года было принято решение о создании единой корпоративной финансовой системы. Основными требованиями к этой системе были охват всех юридических лиц и возможность реализации оперативного, бухгалтерского и управленческого учёта без повторного ввода информации.

В качестве консалтинговой компании для разработки и внедрения корпоративной финансовой системы был выбран "Информконтакт". За период с сентября по декабрь 1998 года совместная проектная команда выполнила комплекс работ, предваряющих внедрения информационной системы. В состав работ, в частности, входили:

После утверждения этих документов руководством Авиакомпании было начато внедрение корпоративной информационной системы Alfa, перед которым были разработаны корпоративный план счетов и планы счетов филиалов, позволяющие получать и обрабатывать данные в соответствии с "Методикой учёта затрат".

Внедрение системы Alfa происходило в период с декабря 1998 по май 1999 года и включало в себя два основных этапа. На первом этапе система была установлена во всех подразделениях компании, выполнены работы по её настройке, обучению персонала и шеф-контролю. Одновременно с этим Alfa была интегрирована со специальным программным обеспечением Авиакомпании, включая системы учёта реализации авиабилетов, диспетчеризации рейсов, управления грузами. На следующем этапе были проведены работы по созданию единой корпоративной базы данных и получению корпоративных отчётов по всем структурным подразделениям в головном офисе.

Строительный холдинг "Никпа"

Профиль клиента: Лидер рынка строительных и отделочных материалов, холдинг "Никпа" работает на российском рынке с 1992 года и имеет свои представительства в шести городах России. Основой успешной деятельности "Никпы" является постоянный процесс расширения ассортимента товаров и оперативный сервис. Большой объем товарных потоков требовал проведения сложнейших логистических операций. Поэтому закономерно, что на определенном этапе развития компании решение вопроса об автоматизации предприятия стало насущной необходимостью. Предполагаемый для установки программный комплекс должен был отвечать следующим требованиям: во-первых, иметь модуль логистики с широкими возможностями аналитики и, во-вторых, обрабатывать большие массивы информации на многочисленных рабочих местах. При выборе системы руководство компании было вынуждено принимать во внимание и еще один аспект: невозможность по техническим причинам установить связь в режиме "онлайн" с главным складом компании, находящимся в районе Южного речного порта.

Концепция внедрения: обеспечение оперативного контроля над товарными операциями, интеграция подразделений компании.

Внедрение: Рассмотрев представленные на российском рынке корпоративные системы, руководство холдинга "Никпа" остановило свой выбор на системе Alfa, программном комплексе класса MRP II, представленном компанией "Информконтакт". Alfa соответствовала всем выдвинутым холдингом требованиям, обеспечив, в частности, гибкую организацию движения и бронирования товаров посредством внедрения подсистемы Alfa-Stock. Процессы оборота финансов и отчетности по ним были автоматизированы с помощью модуля Alfa-Payment. Быстро была решена и проблема постоянного информационного обмена с центральным складом компании: модуль удаленного доступа Alfa-Distant Link обеспечил оперативную трансмиссию данных между подразделениями холдинга. СУБД Oracle, на базе которой работает Alfa, позволила одновременно работать с более чем 2 млн. записей, что в полной мере информационной насыщенности фирмы. Бухгалтерская подсистема Alfa-Account значительно усовершенствует систему финансовой отчетности холдинга "Никпа".

В рамках сотрудничества компаний "Никпа" и "Информконтакт" можно отметить то, что проект внедрения был осуществлен отделом АСУ холдинга при минимальном участии специалистов из "Информконтакта" — высочайший профессионализм экспертов по информационным технологиям "Никпы" и открытость системы настройкам под любого пользователя позволили успешно осуществить такой вариант внедрения.

Copyright © 1994-2016 ООО "К-Пресс"