Компьютер в бухгалтерском учете и аудите 2001'4
	Home Поиск Издания Контакты k-press.ru

Продолжается подписка на наши издания! Вы не забыли подписаться?

Компания "Ининг Бизнес Софт"

Компьютерная система для сети торговых агентов

Одним из эффективных каналов сбыта является сеть торговых агентов. Ряд крупных компаний имеют межрегиональные торговые представительства с широкой сетью торговых агентов. Торговый агент – это лицо фирмы, который, работая с торговыми точками, обеспечивает координацию и обратную связь с центральным офисом. Для удобства, торговые точки разделены по зональному признаку и приписаны к определенной группе торговых агентов. Перед торговым агентом обычно ставится следующий ряд задач:

• обойти за день ряд «своих» торговых точек на предмет сбора заказов и размещения рекламных материалов;

• попутно охватить незадействованные точки, на предмет дальнейшей с ними работы.

Далее эти заказы обрабатываются и реализуются в виде доставки заказанного в торговую точку.

На первый взгляд задачи не сложные если брать в масштабе одного торгового агента, но если торговая компания активно работает не в одном городе и в нескольких регионах, то возникает ряд задач на уровне центрального офиса по координации информационных и материальных потоков, а также анализу эффективности работы торговых агентств.

Конфигурация компьютерной Системы

Когда перед нами была поставлена задача по автоматизации этого процесса, первое что необходимо было решить, это централизованное ведение единой базы данных по различным регионам.

За основу была взята архитектура “Клиент – сервер“, реализующая технологию быстрого доступа с клиентских рабочих мест в регионах к базе данных, размещенной на сервере в центральном офисе, которая имеет трёхзвенную архитектуру:

• в качестве хранилища данных используется сервер MS SQL Server 7.0 или выше;

• клиентская часть реализуется на языке Java (SUN) и устанавливается на компьютеры, оснащённые любой из ОС MS Windows 9х, MS Windows NT, MS Windows 2000, Linux, и может сопровождаться из центрального офиса;

• для оптимизации трафика (сокращения объемов передаваемой информации) между клиентской и серверной частями может использоваться специальная программа-посредник, устанавливаемая на отдельный компьютер с ОС MS Windows.

Web-технология, по результатам наших исследований, не позволила обеспечить требуемую функциональность системы и высокий уровень сервисных возможностей для пользователей.

Используя все выше перечисленные подходы к решению этой задачи, была реализована компьютерная система Retail-SQL.

Возможности и описание системы

Компьютерная система Retail-SQL версия 1.0 для MS Windows предназначена для планирования и учета работы торговых агентов, которые в определенном регионе выполняют плановые посещения торговых точек для сбора заказов. Система обеспечивает:

• ввод и поддержку стандартных маршрутов обхода торговых точек (шаблоны маршрутов);

• планирование порядка посещения торговых точек по дням;

• учет посещений в сопоставлении с планом;

• ввод и обработку данных по собранным торговыми агентами заказам;

• импорт данных из других систем (по номенклатуре товаров, ценам, заказам);

• поиск интересующей информации в заданный период времени по тому или иному известному признаку или их сочетанию и получение на экране соответствующей информации;

• подготовку и печать различных отчетных документов.

Компьютерная система Retail-SQL:

• использует специализированные справочники по товарам, торговым точкам, партнерам, торговым агентам и т.д.;

• обеспечивает ввод текущей информации для планирования и учета работы торговых агентов;

• содержит алгоритмы внесения, проверки и обработки информации;

• имеет механизмы поиска и выборки необходимых сведений, фильтрации и сортировки данных;

• формирует итоговые отчеты;

• разграничивает различным пользователям права доступа к отдельным программам системы.

Авторизация доступа пользователей к системе организуется по программам и их группам, по регионам и подразделениям, с указанием режима доступа (только чтение или чтение и редактирование).

В систему встроен механизм автоматического шифрования передаваемых данных.

Поддерживается мультиязычный интерфейс системы.

В системе подготавливаются все необходимые для обеспечения работы торговых агентов и анализа результатов руководящие, справочные и отчетные документы в соответствии с установленным документооборотом. Они выдаются на экран для просмотра, на печать (формат А4), выгружаются в файл. Ряд отчетов готовится на русском и английском языках.

При подготовке любого отчета может быть наложен фильтр: период, регион, подразделение, вид объекта и другие группирующие признаки, статус.

Работа осуществляется в ОС MS Windows с дружественной для пользователя организацией интерфейса. Легкость в работе с системой обеспечивается удобными в применении инструментами, использованием понятного диалога при общении с компьютером. Создание на начальном этапе настройки развитой системы справочников и возможность их обновления обеспечивает простую и удобную работу с системой.

Настройка системы

Основные действия по настройке системы – это заполнение и ведение Справочников, т.е. ввод исходных данных общего характера в поля окон-карточек, на основании чего формируются записи в специальных базах данных. Ниже для каждого справочника приведены его назначение и схема, в которой, при необходимости, даны (кратко или развернуто для некоторых типовых вариантов) указания по вводу данных и особенностям заполнения полей.

• Филиалы. В справочник Филиалы для каждого филиала фирмы вводятся уникальный числовой код филиала и его название или местонахождение.
• Проекты. Различным направлениям деятельности филиалов приписываются проекты, например, для целей учета.
• Зоны. Данные в справочнике Зоны вводятся в двух окнах: в первом, основном, вводятся уникальный код зоны и ее развернутое или сокращенное название, во втором, дополнительном, создаются записи по группам торговых точек в данной зоне с указанием агента, обслуживающего эту группу торговых точек.
• Партнеры. Все предприятия, фирмы и организации (региональные партнеры, дистрибьюторы, дилеры, торговые точки), с которыми Вы взаимодействуете, должны быть внесены в справочник Партнеры. Здесь можно внести дополнительные данные: Адресные данные, Банковские реквизиты, Прочие данные, Торговые точки, Схожие партнеры.
• Торговые сети/Рынки. Справочник Торговые сети / Рынки содержит сведения по торговым сетям и рынкам филиала. При вводе уникального числового кода его очередное значение предлагается системой.
• Торговые точки. Справочник Торговые точки содержит сведения о названии и типе торговой точки, ее владельце и местонахождении.
• Типы торговых точек. Для разделения торговых точек по типам (магазин, павильон, киоск и т.д.) используется справочник Типы торговых точек.
• Типы площади точек. Справочник Типы площади точек необходим для разделения торговых точек по используемой площади.
• Торговые агенты. Справочник Торговые агенты содержит сведения по торговым агентам и их привязке к конкретному проекту.
• Характер работы. Для разделения рабочего времени по характеру работы (полный рабочий день, неполный рабочий день, учеба, на больничном и т.п.) используется справочник Характер работы.
• Причины непосещения. Справочник Причины непосещения кодирует (для последующего анализа) возможные причины непосещения агентом торговой точки, запланированной к посещению.
• Товарные группы. Справочник Товарные группы определяет принятое у Вас распределение товаров по группам. Если внутри группы существует распределение товаров по подгруппам, то для каждой из них создается дополнительная запись.
• Товары. Справочник Товары содержит разделение товаров по группам и характеристики его измерения в оптовой продаже, в складском учете и в розничной продаже.
• Прайс-листы. В справочнике Прайс-листы задаются цены товаров, сведенные в перечни цен – прайс-листы.
• Единицы меры. Справочник нужен для унификации используемых единиц меры и установления связи между полными и сокращенными наименованиями различных мер, используемых в учете товаров.
• Условия оплаты. В справочник вносятся формулировки условий оплаты товаров, используемые при расчетах с партнерами.
• Страны. В справочник вводятся названия и условный числовой код стран мира.
• Регионы. Справочник Регионы необходим, если Ваша организация имеет объекты в различных регионах страны. В запись вводится условный код региона, его название и название государства, дополнительно задаются транспортные тарифы с другими регионами.
• Типы населенных пунктов. Справочник нужен для разделения населенных пунктов, в которых расположены обслуживаемые торговые точки, по размерам.
• Населенные пункты. Справочник Населенные пункты содержит сведения о населенных пунктах и их привязку к регионам.
• Типы улиц. В справочник вносятся используемые названия уличной сети: улицы, проспекты, переулки, тупики и т.д. с применяемыми сокращениями названий.
• Улицы. Справочник Улицы нужен для хранения данных по названиям улиц с привязкой к населенным пунктам.
• Организационная форма. Справочник Организационная форма содержит перечень видов организационных форм предприятий и организаций.
• Классы партнеров. В справочнике Классы партнеров выполняется классификация партнеров по профилю деятельности.
• Статус партнера. Справочник содержит возможные типы статуса партнера (активный, пассивный и проч.).
• Холдинги партнеров. Партнеры могут быть объединены в холдинги, сведения о которых вводятся в справочник Холдинги партнеров. При необходимости в записи можно дать краткое или описание данного объединения.
• Валюты. Справочник Валюты предназначен для ввода в систему всех используемых валют (до 999), указания их характеристик и ведения истории курсов. Одна из валют задается в качестве национальной и через нее происходит пересчет одной денежной единицы в другую. Справочник изначально частично заполнен и содержит две записи: рубль и доллар США. Грамматические указания рода и склонения названий валют (в зависимости от количества) требуются для правильного автоматического заполнения поля «Сумма прописью» в создаваемых системой документов. Ведется *архив курсов обмена* для просмотра истории курсов валют.

Общая схема системы Retail-SQL

Блок Порядок работы с системой содержит программы, используемые в повседневной работе для ввода и обработки исходной и текущей информации, анализа результатов и составления отчетности. Программы входят в модули Маршруты, Учет заказов, Отчеты, Импорт данных.

Общая схема работы с компьютерной системой Retail-SQL представленная ниже, наглядно демонстрирует функциональные модули, решаемые задачи, взаимодействие друг с другом.

Предполагается, что торговые агенты, получив в центре заранее подготовленные планы посещений (на базе шаблонов маршрутов с разбивкой по дням) и объездники (таблицы-бланки для ввода рабочей информации), обходят торговые точки по запланированным маршрутам и выполняют сбор заказов по номенклатуре и количеству требующихся торговым точкам товаров. Затем в центре выполняется ввод и обработка данных по собранным торговыми агентами заказам. При необходимости возможен импорт данных из других систем (по номенклатуре товаров, ценам и заказам).

Для контроля работы торговых агентов ведется учет посещений торговых точек в сопоставлении с планом. При каких-либо изменениях возможна оперативная корректировка запланированного маршрута.

Анализ результатов выполняется по подготавливаемым в системе отчетам.

Маршруты

Шаблоны маршрутов

Планирование обхода торгового агента происходит с помощью специального модуля системы Шаблонов маршрутов. Шаблон создается на определенный срок (длина шаблона в днях), и на каждый день. В нем отражается информация о филиале и торговом агенте, а также проект, в рамках которого запланирована эта акция. Дополнительно, по дням указываются запланированные для посещения торговые точки с подробной детализацией (адрес, частота посещения, «своя» или «чужая»). Шаблоны маршрутов позволяют запланировать обход точек в днях, но не конкретизируют даты их посещений. Затем, на их основе будут сформированы маршруты.

Маршруты

Модуль Маршруты применяется для указания периода в планируемых визитах и привязки плана посещений к определенному шаблону. Именно здесь происходит ввод в действие с заданной даты запланированных шаблонов маршрутов торговых агентов.

Если ранее запланированный маршрут необходимо скорректировать, то модуль Маршруты обеспечивает также перенос плана на другой день, если это диктуется сдвигом рабочего времени из-за праздничных или выходных дней.

Результатом работы модуля Маршруты является первичный документ торгового агента — План посещений , с которым он и осуществляет запланированный обход торговых точек, отмечая результат посещения в каждой точке.

Контроль посещений

Модуль Контроль посещений необходим для отслеживания фактического выполнения торговым агентом плана посещений торговых точек . Этот модуль позволяет учитывать обход агентов по нескольким критериям:

• Торговая точка посещалась и входит в зону обслуживания торгового агента;

• Посещаемая точка не входит в зону обслуживания торгового агента;

• Запланированная к посещению торговая точка не посещалась. В этом случае указывается причина непосещения: ремонт, ликвидация, перепрофилирование, не перспективная, изменение частоты визитов;

• Посещаемая точка не была запланирована к посещению.

Дополнительно указываются проект, в рамках которого производилось посещение, и характер работы агента.

Учет заказов

Модуль Ввод заказа отвечает за ввод и обработку данных, по собранным торговыми агентами заказам.

Заказ оформляется для отдельной торговой точки, дополнительно указывается торговый агент, который его доставил для оформления.

Заказы автоматически номеруются, здесь же указывается дата заказа и дата доставки заказанного товара.

В товарных позициях указывается: наименования заказанных товаров, объем заказанного, суммы по каждой позиции и общая сумма заказа.

В каждом заказе присутствует привязка к поставщику заказанного товара, дополнительно вносятся условия оплаты товара.

На основе обработанной информации составляется отчетный документ Принятые заказы (см. раздел Отчеты).

Отчеты

Система позволяет формировать различные отчеты. Спектр выводимой в отчетах информации, можно сузить или расширить, задавая необходимые для поиска параметры в окнах-запросах. Результатом является выдача требуемых сведений как на экран, так и в отчетный документ для печати на принтере. Как правило, выводимые сведения представляются в отчетах в табличном виде.

При формировании отчетов широко применяется варьирование выводимых данных, т.е. форма отчетов может быть оперативно изменена самим пользователем путем перестановки, изменения размеров и удаления колонок с данными, в зависимости от требований анализа.

Результатом работы системы являются следующие отчеты:

• Распечатка планов для корректировки. Программа формирует План посещений, который составляется по результатам работы в программах Шаблоны маршрутов и Маршруты и для торгового агента является руководящим документом при выполнении запланированных визитов в торговые точки.

• Распечатка объездников. Объездник – это таблица-бланк, выдаваемая торговому агенту на каждую дату маршрута и предназначенная для ввода рабочей информации при визите в торговую точку.

• База данных торговых точек. В отчет База данных торговых точек выводятся сведения по торговым точкам с указанием обслуживающих их торговых агентов.

• Запланированные торговые точки не из своей зоны. Документ Запланированные торговые точки не из своей зоны выводит список торговых точек, запланированных к посещению, но входящих в зону, не совпадающую с зоной агента.

• Принятые заказы. В отчетный документ Принятые заказы сводится информация по заказам, принятым торговыми агентами при посещении торговых точек. Выборка сведений по заказам может проводится по различным условиям, например, в приведенной ниже схеме – в филиале Москва по проекту A выбраны заказы, объединенные общим временем доставки – с 1 по 5 января 2001 года.

• Количество визитов в день по плану. Документ Количество визитов в день по плану предоставляет загрузку торговых агентов, показывая выполняемое ими количество визитов – как по дням маршрута, так и среднее значение для агента.

• Заказы, взятые не в своей зоне. Документ Заказы, взятые не в своей зоне дает информацию по заказам, которые оформлены в торговых точках, входящих в зону, не совпадающую с зоной агента.

• Торговые точки из плана с заказами. В отчетном документе Торговые точки из плана с заказами выводится список торговых точек, запланированных к посещению, посещенных и оформивших заказы. Рассчитываются денежные значения Суммы продаж и Среднего заказа.

• Торговые точки планировались, посещались, но не брали заказы. Выводится список торговых точек, запланированных к посещению, посещенных, но не взявших заказы.

• Торговые точки планировались и не посещались. Информацию по торговым точкам, которые были запланированы к посещению, но визиты в которые по каким-либо причинам не состоялись, выводит отчетный документ Торговые точки планировались и не посещались.

• Торговые точки из резервной базы с заказами. В отчетный документ Торговые точки из резервной базы с заказами выводится список оформивших заказы торговых точек из резервной базы. Рассчитываются денежные значения Суммы продаж и Среднего заказа.

Служебные программы

Блок Служебных программ используется для разграничения прав доступа пользователям системы.

Так как система подразумевает работу нескольких пользователей в компьютерной сети, то системный администратор может назначать права различные права доступа разным типам пользователей: текущая работа – обычным, аналитика отчетов – привилегированным пользователям.

Опыт эксплуатации Системы Retail-SQL показал, что централизованное накопление информации из нескольких регионов дает объективную картину спроса-продаж. Это позволяет оптимально спланировать заказы-доставку между региональными представителями и генеральным поставщиком (поставщиками). Отслеживать рентабельность проектов, под которые происходит отгрузка товаров, обоснованно формировать заявки на производство.

Борковой В.И.

Copyright © 1994-2016 ООО "К-Пресс"