 |
Компьютер в бухгалтерском учете и аудите 2001'4
|
|
|
Компания «Интеллект-Сервис»
«БЭСТ-ОФИС»: поговорим о товарах
Источник дохода (и, следовательно, предмет особой заботы)
любого торгового предприятия – это товары. Что, у кого и на каких условиях
закупать? Как и по какой цене продавать? Какие товарные группы самые выгодные, а
какие «проблемные»? Правильность ответов на эти и многие другие вопросы,
жизненно важные для каждой торгующей фирмы, зависит от того, как налажены
контроль и анализ товарных потоков и от того, какие подходы при этом
используются. Ясно, что разобраться со всем многообразием товарных запасов, имея
под рукой калькулятор – занятие не из легких. Оперативная информация по
окончании ее обработки превращается в архивную справку. В данные неизбежно
«вкрадываются» ошибки, а при их сравнении то и дело возникают различные
нестыковки. Кроме того, на фирме наверняка найдутся такие сотрудники, которые
будут использовать данное положение дел с выгодой для себя. Поэтому первым (и
единственно правильным шагом) на пути к эффективному управлению товаропотоками,
и, стало быть, к сокращению потери товаров и денег, является автоматизация
торгово-складского учета.
В настоящее время на рынке программных продуктов представлено
множество различных систем, успешно справляющихся с этой задачей. Однако, помимо
ввода и выписки накладных и счетов и получения справок об остатках на складе
(т.е. стандартного списка обязанностей обычной торговой программы), хотелось бы
получить и дельный совет по совершенствованию и развитию бизнеса. Такие советы
может дать программа «БЭСТ-ОФИС», выпущенная компанией «Интеллект-Сервис».
«БЭСТ-ОФИС» контролирует состояние и движение товарных
запасов, отражает «товарные» документы в бухучете и проводит анализ
ассортиментной и сбытовой политики предприятия. Наряду с контролем товарных
потоков, «БЭСТ-ОФИС» помогает в планировании и учете финансов, отслеживает
расчеты с партнерами и персоналом, считает зарплату, учитывает имущество,
готовит баланс и другую отчетность для налоговых органов.
Итак, какие же проблемы учета, контроля и анализа товарных
потоков могут быть «сняты» при помощи программы «БЭСТ-ОФИС»?
Есть такая партия!
Очевидно, что принятию любого решения должен предшествовать
анализ существующей ситуации. В свою очередь, предметом такого анализа должна
быть реальная информация обо всех хозяйственных операциях, совершаемых при
ведении бизнеса. Поэтому первое, что требуется от учетной системы – наличие
комфортных условий для ввода и обработки такой информации.
Как известно, в процессе торговли предприятию нужно
периодически пополнять свой товарный запас. Для этого оно заключает сделки с
поставщиками. Понятно, что условия и способы оформления этих сделок могут быть
самыми разными. Поэтому в программе «БЭСТ-ОФИС» учтены любые нюансы, связанные с
учетом закупок. Договор купли-продажи? Пожалуйста! Приемка товара на реализацию
(консигнацию)? Запросто! Договор носит долгосрочный характер и включает в себя
ряд этапов, выполнение которых требуется четко отслеживать? «БЭСТ-ОФИС»
позаботится и об этом. Контроль поставок и платежей по обычному счету? Учет
обязательств по сделке должен вестись не в рублях, а валюте? Нет проблем, «БЭСТ-ОФИС»
справляется и с такими задачами. И, конечно же, Вы оперативно получите справку о
том, кому, когда и за какие товары должна Ваша фирма.
Как же ведется учет товаров в «БЭСТ-ОФИС»? Для организации
учета запасов программа поддерживает единый классификатор, который называется
номенклатура предприятия. Эта номенклатура состоит из отдельных объектов –
артикулов. У каждого артикула есть некий набор определенных характеристик.
Однородные по свойствам артикулы образуют группы номенклатуры.
Программа поддерживает и партионную, и сортовую модели учета
материальных запасов. Выбор модели напрямую влияет на технологию создания и
ведения карточек в картотеке складского учета (рис.1). При этом для каждой
группы товаров может быть выбран свой способ учета.
Если указан партионный способ учета, то для каждой новой
поставки (т.е. партии) этого товара создается своя отдельная карточка складского
учета. В свою очередь, у каждой из партий существует свой собственник (что
позволяет «отличить» купленный товар от принятого на консигнацию) и имеются
индивидуальные количественные и ценовые характеристики. Таким образом, при
выборе партионной модели карточка складского учета характеризуется артикулом,
собственником, местом хранения (складом) и накладной, по которой была
оприходована данная партия. Преимущества этого подхода к учету запасов вполне
очевидны. Во-первых, в любой момент времени можно получить информацию не только
о суммарном остатке такого товара, но и об остатке по каждой из партий и, более
того, знать цены данных остатков. Во-вторых, поскольку всегда известна цена
поступления партии, то можно легко оценить себестоимость при списании.
В-третьих, видна вся история движения каждой партии, буквально с момента ее
поступления и вплоть до выбытия. В-четвертых, при торговле скоропортящимся
товаром можно узнать сроки годности каждой из партий.
Наоборот, при выборе сортовой модели с карточкой складского
учета связано любое количество партий товара. Следовательно, для каждого
артикула, собственника и места хранения создается одна карточка складского учета
и все партии заносятся именно в данную карточку.
Система поддерживает все существующие учетные политики
материальных запасов – учет по фактическим, отпускным и нормативным ценам.
Расчет себестоимости списания осуществляется методами ФИФО, ЛИФО и средних.
И, конечно же, вся информация о наличии и движении товарных
запасов доступна в режиме реального времени и именно так, как это удобно
бухгалтеру предприятия, будет отражена в бухучете.
Рис.1 Карточка складского учета
Лицом к покупателю
Ясно, что каждое уважающее себя предприятие «борется» за
увеличение объемов продаж и привлечение новых клиентов. Использование программы
«БЭСТ-ОФИС» поможет быстро оформить и найти все необходимые документы, правильно
рассчитать отпускные цены, проконтролировать платежи и отгрузки. Так же как и
сделки закупки, сделки продажи в программе «БЭСТ-ОФИС» могут быть оформлены
договорами купли-продажи и консигнации, счетами или не иметь
документа-основания. Для получения информации о расчетах с клиентами Вам
потребуются считанные секунды: «БЭСТ-ОФИС» моментально покажет всю «хронику»
каждой сделки, включая содержимое всех связанных с ней документов.
Программа позволяет вести любое количество прейскурантов и
настраивать в них формулы для расчета отпускных цен. Товары, указанные в
договорах и счетах на продажу, можно зарезервировать на складах предприятия. При
оформлении сделок продажи «БЭСТ-ОФИС» показывает не фактический остаток товара,
а остаток, свободный к распределению. В общем случае этот свободный остаток
определяется как текущий остаток на предприятии плюс ожидаемое количество минус
распределенные запасы. Ожидаемое количество вычисляется по данным договоров и
счетов на закупку, а распределенное – по данным договоров и счетов на продажу.
Сам алгоритм расчета можно отрегулировать в режиме настройки, а если
потребуется, то и вовсе отключить резервирование. Для показа ожидаемых, реально
имеющихся, зарезервированных и свободных количеств товарных запасов в реальном
масштабе времени, в программе «БЭСТ-ОФИС» существует такой удобный раздел,
который носит название «Номенклатура продаж» (рис.2).
Рис.2 Раздел «Номенклатура продаж»
Не секрет, что оформление документа, который включает в себя
большое количество товарных позиций – процесс достаточно трудоемкий. Для
облегчения подобной работы в программе «БЭСТ-ОФИС» имеется так называемый
«Мастер ввода спецификаций». Принцип работы с «Мастером ввода спецификаций»
напоминает подбор товара в Интернет-магазинах.
«БЭСТ-ОФИС» легко разберется и с такой ситуацией, когда товар
отгружается одному предприятию, а платит совершенно другое. Если руководителю
интересно, какова «отдача» каждого менеджера, то программа «расскажет» ему и об
этом.
«Директор» – директору
Как уже говорилось, от программы ждут не только учета
совершаемых торгово-складских операций. От нее ожидают гораздо большего –
выявления просчетов в ассортиментной и ценовой политике предприятия и нахождения
путей для увеличения прибыли.
Разумеется, «БЭСТ-ОФИС» предоставит разнообразные отчеты,
ведомости и справки, помогающие сориентироваться в том, что происходит на фирме
и выработать на их основании верный план действий. Однако отчеты и справки – еще
далеко не все, чем может быть полезна эта программа с точки зрения управления
бизнесом.
В ее состав входит система «Директор», созданная специально
для руководителя предприятия. Как известно, директору небольшой фирмы приходится
брать на себя и такую работу, которую в более крупных компаниях поручают обычным
сотрудникам. В итоге контролю и анализу бизнеса уделяются чуть ли не считанные
минуты, что не может не сказываться на финансовых результатах. Это положение дел
легко исправляется с помощью системы «Директор». Работа с этой системой строится
по принципу «сиди, смотри и делай выводы». Во-первых, не нужен ввод информации –
все нужные для анализа сведения уже собраны в базе данных программы «БЭСТ-ОФИС».
Во-вторых, ориентация в пунктах меню настолько проста, что сделать что-то не так
практически невозможно. В-третьих, (и это, пожалуй, самое главное) – все
результаты анализа, появляющиеся на экране компьютера, абсолютно понятны и не
нуждаются ни в каких дополнительных комментариях и тем более в переводе «на
нормальный язык». Другими словами, в системе «Директор» сделано все возможное,
чтобы сэкономить рабочее время руководителя и дать ему средства для быстрой и
адекватной оценки положения дел и, соответственно, для принятия верных решений
(рис.3).
Рис.3 Интерфейс системы «Директор»
Итак, о чем же «расскажет» руководителю система «Директор»?
Естественно, она «покажет» объем продаж( товарооборот) предприятия за требуемый
период в сопоставлении с аналогичным предыдущим периодом. Конечно же, она
проинформирует руководство, как обстояли дела с закупками, какие товары хранятся
на складе, какова ситуация с наличием денежных средств и каков структурный
состав дебиторской и кредиторской задолженности. Но главная ценность системы
«Директор» заключается в том, что она проводит оперативный многоаспектный анализ
продаж, исследуя такие важнейшие показатели, как выручка, прибыль, товары и
клиентура.
Поговорим об анализе выручки. Система анализирует как общую,
так и чистую выручку от реализации товаров (или услуг). Второй показатель (т.е.
выручка за вычетом налогов и пр.) более удобен именно для анализа информации, а
первый – для сравнения с данными бухгалтерского учета. В качестве исследуемых
периодов могут быть выбраны квартал, месяц, неделя или же сутки. Информация о
полученной выручке детализируется по следующим критериям: суммарная выручка,
выручка по группам товаров, выручка по артикулам и выручка в разрезе клиентов.
Таким образом, система «Директор» позволяет отслеживать тенденцию изменения
выручки, динамику продаж с разбивкой по товарам и клиентуре и своевременно
принимать соответствующие меры при «оттоке» денежных поступлений. Данные можно
увидеть как в табличной, так и в графической форме. Первый способ служит для
получения точной сведений о суммах продаж, а второй – отображение информации в
виде столбчатых диаграмм – очень удобен для визуального прослеживания тенденций.
Следующий вид анализа – анализ прибыли. Если товар, по
сравнению с остальными, приносит наибольшую выручку, то это вовсе не означает,
что он является самым прибыльным. Поэтому система «Директор», наряду с анализом
выручки, анализирует и валовую прибыль. Валовая прибыль определяется как
разность между суммой реализованных товаров и их себестоимостью. В чем состоит
польза от такого анализа? Во-первых, система показывает общую валовую прибыль,
полученную за исследуемый период и общую торговую надбавку в процентах. Поэтому
нетрудно увидеть и понять, как изменялась прибыль во времени. Во-вторых,
программа проводит анализ прибыли по группам товаров, отображая прибыль по
каждой из групп и среднюю торговую надбавку. В итоге четко видны
«проблематичные» группы, «незаметные» при относительно благоприятной ситуации в
целом. В-третьих, прибыль исследуется не только на уровне групп, но и по
отдельным артикулам и к тому же можно увидеть реальную торговую надбавку по
каждой товарной позиции. Следовательно, сразу же можно получить истинную картину
прибыльности/убыточности продаваемого товара и продумать, как сбалансировать
структуру ассортимента. В-четвертых, есть условия для анализа прибыли и по
группам клиентов, и по выбранным покупателям.
Трудно найти такого директора торгового (да, впрочем, и не
только торгового) предприятия, которого не интересовал бы ответ на вопрос:
«Какие продаваемые товары являются «лучшими», а какие, наоборот, относятся к
категории «худших»?» При этом для выявления «лучших» и «худших» товаров
используются абсолютно разные принципы. Разобраться с «лидерами» и
«аутсайдерами» продаж снова поможет система «Директор». Она проведет сравнение
списка товаров по выручке и по прибыли. В итоге можно увидеть истинный «вклад»
группы или интересующего товара в общие показатели сбыта и сделать правильный
вывод относительно ее «выгодности». Как уже говорилось ранее, позиции с
наилучшими показателями по товарообороту могут и не входить в группу лидеров по
даваемой прибыли, поэтому данные подобного «рейтинга» нередко оказываются
большой неожиданностью, т.к. «расходятся» со сложившимися «стереотипами».
Предприятиям, у которых имеются налаженные каналы сбыта и
сложился постоянный круг клиентуры (это могут быть, например, предприятия
оптовой торговли, производства и сферы услуг), не менее важно оценить своих
покупателей. Результаты ранжирования клиентов по выручке и по прибыли помогут
обоснованно назначать торговые надбавки различным категориям клиентуры, и,
соответственно, вести более гибкую сбытовую политику.
В результате, используя возможности программы «БЭСТ-ОФИС» и
ее аналитического приложения – системы «Директор» Вы будете видеть Ваш бизнес,
как в зеркале и сможете обойти многие «подводные камни» в ходе торговли.
Юлия Банина,
эксперт компании
«Интеллект-Сервис»
Copyright © 1994-2016 ООО "К-Пресс"
Home
Поиск
Издания
Контакты
