Компьютер в бухгалтерском учете и аудите 2001'4

Home Поиск Издания Контакты k-press.ru


Продолжается подписка на наши издания! Вы не забыли подписаться?

Компания Intersoft Lab

Аналитика для 1С. Закупаем и продаем…

Информация – главное «оружие» предприятия в борьбе за «место под солнцем». Особенно это актуально для торгового мира, характеризующегося жесткой конкуренцией и изменчивой внешней средой. Важной составляющей информации для принятия решения является внутренний анализ деятельности Вашего предприятия, то есть анализ Ваших клиентов и поставщиков, ассортиментного ряда, уровня продаж и прибыльности товаров. Анализ необходим как в оперативном управлении закупками и продажами – когда надо быстро получить данные, например, по остаткам товара на разных складах, – так и при принятии стратегических решений по ассортименту и партнерам, ценовой политике компании и продвижению товаров на рынке.

Аналитическая информация становится базой для принятия различных бизнес-решений. Поэтому к аналитической информации предъявляются жесткие требования:

Анализ

Анализ партнеров по бизнесу: поставщиков и клиентов

От чего зависит стабильность Вашей компании? От стабильности партнеров. Обязательные поставщики и постоянные клиенты – залог долговременного процветания торговой фирмы. Отслеживайте работу с поставщиками и клиентами по объемам. Почему такая динамика: сезонные колебания, активность конкурентов? Главное – вовремя заметить тенденции. Наблюдается спад продаж одному клиенту… Посмотрите, что он берет. Если он покупает холодильники, а на дворе зима, тогда некоторый спад закономерен.

Какие партнеры наиболее важны для Вашего бизнеса? Выявить стратегических поставщиков и крупных клиентов можно с помощью анализа структуры объема закупок и продаж. Такая информация может помочь, например, при распределении дефицитного продукта.

Приведем пример использования информации о динамике и структуре продаж по клиентам. Продавались в этом случае услуги. В рекламных целях сеть парикмахерских салонов решила объявить о персональных скидках для клиентов. Определить круг этих клиентов помог анализ структуры и динамики продаж услуг по клиентам. Учли и постоянных клиентов, и крупных.

Анализ динамики и структуры продаж полезно проводить и по категориям покупателей. Эта информация может помочь при поиске Вашей «ниши» на рынке, определении «портрета» Вашего клиента. Например, у Вас есть склады в Москве и других городах. Оцените долю продаж московским и иногородним покупателям. Продажи в Москве значительно выше уровня продаж в регионах? Может пора давать рекламу в региональных изданиях?

Применять информацию по объемам закупок и продаж можно для различных целей. Есть интересный пример использования информации по объемам закупок у поставщиков для оптимизации затрат. Пятизвездочная гостиничная сеть оформляла номера букетами роз и тратила на это огромные суммы. Когда компания проанализировала свои закупки и поставщиков, оказалось, что розы закупаются у 1900 различных флористов. Было принято решение отказаться от множества поставщиков, выбрать одного и потребовать от него скидок за объемы. В результате чего и были сэкономлены миллионы.

Помимо объемов Вы отслеживаете и финансовые взаимоотношения с партнерами. Как дела с Вашими проплатами поставщикам? За кем из клиентов должки? Просмотрите структуру задолженностей. Дружба – дружбой, а деньги-то врозь…

В случае возникновения с партнерами спорных вопросов: «недопоставили, недоплатили…» обратитесь к операционным данным. Посмотрите «шахматки» продаж или закупок «партнер-товар-дата». Уточните товар, сумму, количество, дату…

Анализ ассортимента

Решения по ассортименту товаров имеют долгосрочные последствия для бизнеса. Именно здесь важна координация отдела продаж и поставок. Отслеживайте динамику продаж по товарам. Это поможет вовремя выявить тенденции снижения или роста интереса к товару. Причинами тому могут быть сезонные колебания, изменение моды…

Анализ структуры полезно проводить и по группам товаров. Могут выявиться профилирующие направления. Но прежде, чем принять решение, проанализируйте возможные ассортиментные зависимости. Объем продаж основного товара может зависеть от наличия и состава сопутствующих товаров.

Здесь уместно привести реальный пример зависимости объема продаж и прибыли от представленного ассортимента. Владелец продуктового магазина решил отказаться от молочных товаров. «Копеечные» молочные товары практически не давали прибыли. В результате этого эксперимента магазин чуть не обанкротился. Вроде бы, какая зависимость может быть между наличием творожка и продажами коньяка? На первый взгляд, никакой. Но факт остается фактом: при отсутствии молочных товаров существенно снизились продажи всех товаров. Дело в том, что покупатель, приходя в магазин за продуктами, должен иметь возможность купить все, что ему нужно. Если он не находит чего-то, он уходит в другой магазин, где можно купить сразу все.

Полезна при принятии ассортиментных решений и информация по остаткам товара на складах. Приведем еще один пример из «жизни», имевший место в компании, торгующей тканями. Определенный вид ткани на шторы пользовался большой популярностью. Магазины фирмы постоянно требовали ткань – компания закупала. Однако анализ складских остатков выявил большие остатки ткани этого вида. Парадокс? Нет, оказалось, что склады были затоварены тканью красного цвета, в то время как популярностью пользовалась такая же по фактуре, но голубая. От закупок красной ткани этого вида отказались.

Информация по остаткам товаров на складах понадобится и для оперативной деятельности. Посмотрите где, чего и сколько единиц на настоящий момент. Может, стоит пополнить запасы? А начинать день отделу поставок рекомендуется с отчета по товарам, остатки которых меньше минимальных. Это должно взбодрить…

И опять о товарах, точнее о качестве… Как оценить качество товара не абстрактными словами «хорошее», «удовлетворительное», а в реальных цифрах? Есть много способов: собирать и подсчитывать рекламации Ваших покупателей, проверять каждый сотый контейнер и вести статистику брака. Но существует более простой способ – посмотреть объем возврата товаров от покупателей. Этот способ не требует ведения дополнительного учета тех же рекламаций. Он использует точные данные Вашей учетной системы. Проведите также анализ возвратов товаров поставщику. Плохим может оказаться не товар, а поставщик. Товар, например, может портиться вследствие неправильного хранения на складе поставщика.

Анализ цен

Ценовая политика компании во многом определяет прибыльность бизнеса. А ошибки при выборе ценовой стратегии и тактики быстро проявляются. Ценовой инструмент регулирования рынка наиболее гибок – на изменения внешней среды реагирует, прежде всего, эта характеристика товара. Базой для формирования отпускной цены является закупочная цена. Кроме тенденции изменения цены на отдельный товар также должна учитываться общая экономическая ситуация и особенности ценовой политики разных поставщиков. Посмотрите динамику закупочных цен по товару. Если повышают все – это нормально. А если один? Посмотрите динамику изменения цен по всем товарам этого поставщика. Стоит выяснить, возможно, это его тактика – постепенно, а не рывком повышать цены.

При назначении цены следите за «маржой», чтобы не работать «в ноль». Смотрите прибыльность на единицу каждого товара, долю прибыли по продажам каждого товара в общем объеме дохода. Такие сведения используются не только при формировании отпускных цен, но и при принятии ассортиментных решений.

Полезно также проводить анализ динамики отпускных цен. Это поможет контролировать соответствие ценовых решений принятой в компании ценовой стратегии и стратегии работы с покупателями. Баланс приемлемой для покупателя цены и собственной выгоды очень легко нарушить. Можно отпугнуть клиентов или не получить прибыль. Но для ублажения крупных клиентов можно по какому-то товару работать и «в минус». Дальнейшее сотрудничество окупит эти убытки…

На цену влияет множество фактов, в том числе имидж фирмы и круг ее покупателей. Одни завлекают клиентов, предлагая низкие цены. Другие делают акцент на престижности и держат высокий уровень цен. При этом не секрет, что качество предлагаемых товаров у них практически не отличается. И если в Вашем бутике плохо продается какая-то маечка, не спешите давать на нее скидки. Может статься, что Вы нарисовали на ценнике слишком мало ноликов. А Ваши клиенты не могут позволить себе покупать дешевые вещи…

Анализ работы

Одним из основных показателей работы менеджеров по продажам являются обороты. Динамика изменения этих показателей может помочь при выявлении и продвижении наиболее перспективных сотрудников, а также послужить основанием для материального стимулирования. «Кто не работает – тот не ест» и наоборот, «кто работает – тот ест».

Если действовать по традиции…

К сожалению, только доработка состава отчетов не обеспечит достаточную полноту информации для принятия решения. И вот почему… Анализ подразумевает рассмотрение ситуации с разных сторон – получение различных представлений «здесь и сейчас». Но «жесткая» структура отчетов, для малейших изменений которой требуется участие ИТ-специалиста, не позволяет проводить всесторонний анализ. А такая динамичная область деятельности, как торговля, меняется быстро и, соответственно, меняет информационные требования пользователей. В итоге, аналитик вынужден довольствоваться имеющимися отчетами или постоянно обращаться к ИТ-специалистам для доработки отчетов.

Помимо постоянной потери времени и денег возникает также проблема возможной дезориентации пользователя. Доработка отчетов все время удлиняет список похожих названий отчетов. И через некоторое время пользователь начинает в них «теряться»…

Доработанные отчеты также не обеспечат своевременность получения информации. Здесь опять встает проблема «жесткой» структуры этих отчетов. Необходимую информацию аналитик получает после доработки отчета, когда, зачастую, уже поздно… Необходимость перезапуска отчета при изменении какого-то входного условия также ведет к «пустой» потере времени и создает неудобство в работе.

Рис.1 Отчет «Возврат поставщику». Данные по группам товаров

Рис.2 Отчет «Возврат поставщику». Данные по товарам

Таким образом, основная проблема аналитики учетных систем – «жесткие» отчеты. Проводить полноценный анализ на основе таких отчетов практически невозможно – какой-то информации всегда не хватает, и получают ее с некоторым опозданием. Постоянная потеря времени, материальные затраты на заработную плату штатным ИТ-специалистам или гонорар внедренческой фирме и неудобство работы пользователей, – все это негативные последствия традиционного подхода к получению аналитической информации.

Современное решение: динамический анализ данных

Решением проблемы «жестких» отчетов может стать система динамического анализа данных, реализованная на основе современной технологии OLAP – OnLine Analytical Processing. Такие системы позволяют пользователю самостоятельно управлять составом и представлением данных отчета. С помощью «мыши» можно детализировать данные, менять состав колонок и строк таблицы, переводить в проценты… Например, можно посмотреть, из каких значений сложилась итоговая цифра продаж по группе товаров, то есть увидеть продажи по каждому товару этой группы. А если перевести эти значения в проценты, можно оценить вклад каждого товара в итоговый показатель.

Такое расширение возможностей пользователя снимает его зависимость от ИТ-специалиста. В результате существенно снижаются материальные затраты компании и уменьшается время, теряемое аналитиками и специалистами отдела автоматизации. ИТ-специалист освобождается от рутины создания отчетов, а пользователь-аналитик не ждет решения задачи – он решает ее сам.

Кроме того, возможность быстро изменить структуру и представление данных позволяет обходиться небольшим количеством базовых динамических таблиц. Поэтому пользователь больше не «потеряется» в однотипных названиях длинного списка отчетов…

Рассмотрим на примере работу пользователя с системой динамического анализа. Для демонстрации возьмем продукт компании Intersoft Lab «Контур Стандарт.Анализ для 1С:Торговля и Склад».

Вы заметили, что в последнее время увеличиваются возвраты от покупателей. В чем причина? Плохое качество товара или вина поставщика? Проведем анализ возвратов групп товаров поставщикам.

На рис.1 представлен динамический отчет «Возврат поставщику», содержащий объемы и суммы возвратов поставщикам по группам товаров. В таблице данные по возвратам группы «Бытовая техника» детализированы по подгруппам товара. Данные возвратов по подгруппам товаров тоже можно детализировать по отдельным товарам. Возможность детализации показывается знаком «+», обобщения – «-». Для выполнения детализации/-обобщения выполняется нажатием «+/-».

По количеству возвратов лидирует группа «Бытовая техника». Возможно, такие показатели брака нормальны для техники… Посмотрим по отдельным товарам.

Для просмотра данных возвратов по товарам, с помощью «мыши» перетащим колонки «Группа товаров» и «Подгруппа товаров» в верхнюю область таблицы – «закроем» измерения. Этим действием мы убираем данные по группам и подгруппам товаров из таблицы. Получим отчет, представленный на рис.2.

Рис.3 Применение фильтра

Лишние данные «засоряют» таблицу. Для анализа товаров одной группы применим фильтр. Данные колонок и строк можно фильтровать даже в закрытых измерениях. Для этого в выпадающем списке колонки нужно проставить/-убрать «флажок» напротив наименования в нашем примере группы товара (см. рис.3). Исключив из рассмотрения группу товаров «Обувь», получим отчет возвратов по товарам, где товары группы «Обувь» будут отсутствовать.

Рис.4 Отчет «Структура задолженности по покупателям». Долги отсортированы по убыванию

В процессе анализа мы увидели, что больше всего возвратов бытовой техники по вентиляторам и пылесосам. Причем поставщик этих товаров один. Отчеты показывают, что возвращаются вентиляторы разных производителей. Вряд ли плохое качество – специфика всех вентиляторов. Хотя, возможность этого лучше дополнительно выяснить… Значит, можно сделать предварительный вывод о недобросовестности поставщика.

Приведем другой пример. Как трудно самому расставаться с деньгами и «выбивать» долги из других, лучше всех знает бухгалтер. Как выявить злостных неплательщиков? Проанализируем долги клиентов.

На рис. 4 представлен отчет «Структура задолженности по покупателям», где суммы долга отсортированы по убыванию. Соответственно, «трясти», в первую очередь, надо тех, кто на первых местах в таблице…

Состав операций, доступных пользователю в системах динамического анализа, не ограничивается рассмотренными в наших примерах. Функциональные возможности анализа варьируются в зависимости от программного продукта.

Применение системы динамического анализа обеспечивает пользователей-аналитиков полной и оперативной информацией. Аналитики получают удобную и простую систему, ИТ-специалисты освобождаются от большого объема рутинной работы, повышается качество принимаемых решений и скорость реагирования… Все это, в конечном итоге, обеспечивает стабильность и успех компании на рынке.

Наталья Чемеркина,
менеджер по работе
с партнерами
компании Intersoft Lab

Copyright © 1994-2016 ООО "К-Пресс"