Компьютер в бухгалтерском учете и аудите 2001'4

Home Поиск Издания Контакты k-press.ru


Продолжается подписка на наши издания! Вы не забыли подписаться?

Компания “АйТи“

Ключевые бизнес-процессы российских предприятий: кто сегодня первый в очереди на автоматизацию?

Для большинства отечественных руководителей очевидно, что эффективность управления зависит от наличия качественной и оперативной информации о жизнедеятельности фирмы. Поэтому несколько лет назад отечественные предприятия дружно взялись за автоматизацию финансовой и логистической деятельности, следующим этапом стало массовое внедрение систем управления производством или соответствующих модулей ERP-систем (интегрированных систем управления предприятием). Сегодня со всей очевидностью наблюдается смещение интереса корпоративного рынка России к системам управления взаимоотношениями с клиентами, системам управления персоналом, системам автоматизации делопроизводства и документооборота. Этот факт наглядно подтверждается тем, что в арсенале решений для автоматизации одного из крупнейших системных интеграторов России — компании АйТи вышеперечисленные системы неуклонно перемещаются в число первых по востребованности российскими предприятиями. Постараемся более подробно остановиться на возможностях и преимуществах, которые предоставляют корпоративным структурам современные системы кадрового управления и документационного обеспечения.

Система управления персоналом и расчета заработной платы БОСС-Кадровик

Данный программный продукт был создан в 1993 году. Разработчики системы БОСС-Кадровик оперативно реагируют на потребности рынка и изменения законодательства. На сегодняшний день система состоит из 7 модулей: штатное расписание, учет кадров, табельный учет, расчет заработной платы, учет в Пенсионном фонде России, администратор системы, АРМ Руководителя. В ближайшее время будет закончена и разработка нового модуля, где будут серьезно расширены функции управления персоналом.

Основной задачей модуля учет кадров является ведение всей учетной работы по персоналу. Этот модуль системы предназначен для руководителей, инспекторов отделов кадров и менеджеров по персоналу. Базовые функциональные возможности:

Данные об отпусках, больничных и льготах персонала, вводимые в этом модуле, являются исходными для расчета заработной платы работников предприятия.

В последнее время клиенты компании АйТи проявляют большой интерес к интеграции системы управления персоналом и расчета заработной платы с финансовыми системами. Суть данной интеграции в том, что данные по расчету заработной платы из системы БОСС-Кадровик передавались в финансово-хозяйственные системы или соответствующие модули ERP-систем. Только за последний год специалисты компании АйТи, совместно с коллегами из других компаний-поставщиков ПО, сделали стыковки с финансовыми системами Platinum SQL и Парус, сейчас ведутся работы по стыковке с западной ERP-системой SyteLine. Все эти работы востребованы нашими клиентами, в том числе в компаниях «Уралмаш», «Нафта Москва», «Самарская кабельная компания» соответственно. Еще большую работу проделали некоторые из наших клиентов, которые самостоятельно осуществили работы по стыковке БОСС-Кадровика с имеющимися у них системами — от 1С до SAP R/3. Особого внимания заслуживает проект по стыковке в ТД «Копейка», где в короткий срок сделали интеграцию БОСС-Кадровика и системы SAP R/3.

Тем самым заказчики стремятся создать интегрированное решение, наличие которого позволяет существенно упростить учет внутренней и внешней информации, что в свою очередь ведет к повышению прозрачности и управляемости бизнеса.

Система автоматизации делопроизводства и документооборота БОСС-Референт

Решения в области систем электронного документооборота и делопроизводства (далее СЭД) представляют собой не только хорошо разработанное программное обеспечение, но и сбалансированный подход, позволяющий в комплексе решить проблемы заказчика, связанные с неэффективностью обмена информацией и управления документами. Рациональное управление документами приводит к росту продуктивности работы сотрудников, облегчению доступа к информации для принятия управленческих решений, улучшению исполнительской дисциплины и, следовательно, общему повышению качества управления.

По мнению экспертов аналитической компании Gartner, «внедрение систем управления документами должно быть использовано для пересмотра, переопределения и оптимизации существующих процессов». Наибольший и наилучший эффект от внедрения системы автоматизации делопроизводства и документооборота достигается при глубоком анализе существующих процессов управления предприятием, и в частности делопроизводства, и значительном продвижении к улучшению этих процессов с использованием современных компьютерных технологий.

Внедрение созданной компанией АйТи системы автоматизации делопроизводства и документооборота БОСС-Референт значительно улучшает рабочие процессы предприятий и организаций. Результатами внедрения системы являются:

Специалисты компании АйТи обладают большим опытом внедрения системы БОСС-Референт. Более сотни предприятий в России и странах СНГ используют в своей работе БОСС-Референт.

Преимуществом решения, предлагаемого АйТи, является наличие полного спектра отработанных технологий и методик, позволяющих «сблизить» программное обеспечение и пользователя, найти компромисс между новыми технологиями и традициями в области делопроизводства, сложившимися на предприятиях.

В решение компании АйТи для построения СЭД входят следующие компоненты:

Опыт внедрения системы автоматизации делопроизводства и документооборота БОСС-Референт, разработанной компанией АйТи, показывает, что в короткие сроки предприятия и организации различного масштаба и форм собственности получают ощутимые выгоды и реальный экономический эффект. В числе клиентов компании АйТи, использующих у себя на предприятии систему электронного документооборота БОСС-Референт, крупные государственные и коммерческие организации: Министерство по налогам и сборам РФ, МВД России, Минатом России, Магнитогорский металлургический комбинат, Мечел, Международный аэропорт «Шереметьево», Роснефть-Сахалинморнефтегаз, Российский фонд правовых реформ, PriceWaterHouse Coopers, пивоваренная компания «Балтика» и многие другие.

В настоящее время самое крупный проект внедрения системы электронного документооборота БОСС-Референт завершен в Министерстве по налогам и сборам РФ.

Одной из наиболее трудоемких деловых процедур в Министерстве по налогам и сборам РФ является прием и обработка огромных потоков документации, поступающих от разных корреспондентов, в том числе от Президента и Правительства, и требующих немедленного ответа. До 1998 года для оптимизации этой работы сотрудники Министерства использовали разработанную одним из предприятий МНС систему автоматизации документооборота, построенную в среде DOS. Данная система обеспечивала регистрацию входящей и исходящей корреспонденции, а также контроль исполнения документов. Однако функциональные и технические возможности системы не позволяли осуществлять поддержку оперативной работы сотрудников Министерства с документами и полноценного использования больших массивов информации.

Руководством Министерства была поставлена задача введения в эксплуатацию современную систему электронного документооборота. В результате проведенного тендера была выбрана система БОСС-Референт, разработанная компанией АйТи. Главными факторами, повлиявшими на принятие решения, послужили широкие функциональные возможности системы БОСС-Референт, соответствие программного продукта специфике деятельности МНС, успешная апробация системы в целом ряде государственных учреждений и ведомств, послепродажная техническая поддержка производителя.

Начальным этапом на пути внедрения системы БОСС–Референт стало предпроектное обследование существующей в Министерстве структуры документооборота. По его итогам специалистами компании АйТи была определена схема документооборота организации, принципы работы с документами каждого департамента и Министерства в целом. Главной особенностью работы Министерства являлось отсутствие единой системы документооборота. Кроме централизованного учета и распределения документов внутри министерства практически в каждом структурном подразделении велась своя регистрация документов, что приводило к невозможности использования единого регистрационного номера внутри организации. Вопросами движения документов и контроля исполнительской дисциплины в Министерстве занимался отдельно выделенный департамент. На особом контроле находится корреспонденция, поступающая из различных правительственных учреждений, администрации Президента и аппарата Правительства.

Отсутствие единой корпоративной электронной почты приводило к тому, что согласование документов осуществлялось, в основном, в бумажном виде, что не могло не сказываться как на качестве, так и на оперативности работы подразделений МНС России.

Для эффективного выполнения своих функций работниками Министерства, включая министра и его заместителей, был принят план поэтапного внедрения на предприятие системы СЭД МНС на основе программного комплекса БОСС-Референт, которая бы в результате охватила 90% сотрудников.

Согласно этому плану пилотная стадия внедрения системы документооборота была реализована на рабочих местах Министра, его заместителей, руководителей ключевых департаментов и их секретарей и помощников. На этой стадии впервые был введен в эксплуатацию программно-аппаратный комплекс, позволяющий поставить на поток сканирование, распознавание и регистрацию входящих документов — сканирующая линейка, благодаря чему увеличилась оперативность доведения входящей корреспонденции до исполнителя.

Также в систему органично вписалась система обработки исходящей корреспонденции с возможностью формирования реестра и печати пакетов документов, включая оформление конвертов и адресов. Таким образом, в электронный вид была переведена не только внутренняя система документооборота, но и усовершенствован процесс общения с внешними получателями и отправителями, а деятельность одного из самых крупных Министерств РФ была переведена на электронные рельсы.

В процессе внедрения системы специалисты компании АйТи провели обучение работников Министерства всех рангов. На предприятии был организован учебный класс, где прошли обучение пользованию системы практически все сотрудники Министерства. В настоящее время сертифицированные специалисты Министерства самостоятельно обучают новых пользователей системы.

Специально для работы с постановлениями, указами, распоряжениями и инструкциями, поступающими от Президента и Правительства, была создана особая база данных. Всего на сегодняшний день в МНС создано более 50 основных баз данных в соответствии с функциями разных департаментов, а также 2 вспомогательные базы.

Новая система не только позволила автоматизировать документооборот, но и повысила дисциплинированность и исполнительность персонала. Контроль исполнения поручений с помощью СЭД МНС (БОСС-Референт) осуществляется проще и быстрее.

В процессе реализации проекта для МНС специалисты компании АйТи проводили работы по подключению новых пользователей и департаментов, совершенствованию архитектуры и функционала. В результате на сегодняшний день 95% сотрудников Министерства успешно используют в своей работе СЭД МНС (БОСС-Референт). Специально для МНС был разработан и внедрен принципиально новый модуль системы БОСС-Референт — генератор отчетов «Report“sMan», позволяющий создавать разные отчеты по формам отчетности, принятым в МНС России.

Параллельно внедрению системы автоматизации документооборота был полностью обновлен компьютерный парк Министерства. Организована «горячая линия поддержки», позволяющая пользователям системы получать квалифицированную помощь специалистов.

Для Министерства РФ по налогам и сборам внедрение системы на основе БОСС-Референт позволило повысить оперативность и качество работы практически по всем направлениям деятельности.

Ускорился процесс обработки обращений граждан, повышена исполнительская дисциплина, экономится время на формирование и отправку отчетов, поиск необходимой информации. При этом потенциал использования системы еще не исчерпан — функциональный состав СЭД МНС пополняется новыми возможностями, которые сотрудники МНС применяют в своей работе.

Проект автоматизации делопроизводства и документооборота центрального аппарата МНС завершен, в настоящее время на новую систему переходят региональные УМНС. В частности, УМНС по г. Москве уже работает с СЭД БОСС-Референт. Третьим этапом станет автоматизация ИМНС (третий уровень иерархии Министерства по налогам и сборам), и эта задача, по планам Министерства, завершится уже в 2002 году.

Андрей Бочкарев,
Денис Пашков

Copyright © 1994-2016 ООО "К-Пресс"