Компьютер в бухгалтерском учете и аудите 2003'1
	Home Поиск Издания Контакты k-press.ru

Продолжается подписка на наши издания! Вы не забыли подписаться?

Компания "Электронные офисные системы"

Автоматизация делопроизводства и документооборота в ОАО "Татнефть"

Московская компания "Электронные офисные системы" (ЭОС) и её партнёр в Республике Татарстан Научно-Производственная Фирма "ИнфоИнжиниринг" осуществляют крупномасштабный проект по созданию системы автоматизированного делопроизводства и документооборота (САДД) нефтяного гиганта России ОАО "Татнефть". В основу проекта положена система "Дело".

В условиях проведения серьёзной реорганизации структуры ОАО "Татнефть" и построения холдинговой вертикально интегрированной компании решение проблем документационного обеспечения управления становится одной из приоритетных задач.

Изменения последних лет в законодательстве и нормативах, касающиеся деятельности государственных органов и хозяйствующих субъектов, выдвигают новые, более жёсткие требования к организации и функционированию служб, обеспечивающих работу с документами.

Внедрение автоматизированной системы "Дело" призвано повысить управляемость и мобильность ОАО "Татнефть" в условиях изменчивой конъюнктуры рынка, что является одним из важнейших факторов, обеспечивающих устойчивое развитие компании.

Особенности проекта

В. Э. Баласанян, Генеральный директор компании "Электронные Офисные Системы". Впечатляют масштабы создаваемой системы автоматизированного делопроизводства и документооборота, а также темпы ввода её в действие. Всего за два года она охватила основные территориально-распределённые структурные подразделения "Татнефти" (более 2 000 рабочих мест). Это один из крупнейших в России проектов, связанный с внедрением прикладной информационной технологии в деятельность коммерческой структуры.
Проект в значительной степени реализован силами нашего регионального партнёра, каковым является НПФ "ИнфоИнжиниринг", что уникально для подобных проектов.
В ходе работ создана технология документационного управления компанией, которая оказалась востребованной высшими руководителями ОАО "Татнефть", использующими систему непосредственно как инструмент управления.
Построение системы потребовало нового уровня ИТ-решений. Речь идёт об унификации серверных и клиентских аппаратно-программных платформ, включая персональные компьютеры и офисное оборудование ввода/вывода (принтеры, сканеры, копировальные аппараты, факс-модемы), создании учебно-методических и нормативных материалов, а также принципов введения в действие передовых документационных технологий и их сопровождения.
Для нашей компании проект такого масштаба и глубины интеграции с различными бизнес-процессами, во многом опережающий другие проекты, является одним из важнейших факторов выбора стратегии развития. В частности, в ходе этого проекта были поставлены некоторые перспективные проблемы (связанные с учётом и обработкой произвольного набора реквизитов документов, эффективной организацией территориально-распределённой корпоративной системы документооборота, интеграцией системы "Дело" с ERP-системами, с высокопроизводительным многофункциональным офисным оборудованием фирм "Xerox" и "Hewlett-Packard" и ряд других), которые мы уже решили или начали решать".

Динамичное продвижение "Татнефти" по пути создания холдинговой вертикально интегрированной компании, осуществляющей нефтяной бизнес от скважины до бензоколонки, помимо мощной финансовой основы, должно опираться на гибкую организационно-управленческую базу, позволяющую высшим менеджерам эффективно управлять всеми процессами, происходящими в компании и на предприятиях холдинга. Создание эффективной системы управления становится одной из основ успешного развития ОАО "Татнефть". Без действенного механизма принятия управленческих решений на основе широкой информационной базы, без оперативного доведения принятых решений до непосредственных исполнителей, без чёткого контроля таких решений, без обеспечения информационного взаимодействия между всеми участниками корпоративного бизнес-процесса невозможно рассчитывать на серьёзный результат.

Одной из важнейших мер по обеспечению управляемости компании и всех её подразделений оказалось решение о создании корпоративной системы автоматизированного делопроизводства и документооборота. В качестве основы для такой системы специалистами ОАО "Татнефть" была выбрана система "Дело", созданная известной московской компанией ЭОС.

Выбор этот не случаен. "Дело", как никакая другая отечественная или зарубежная система автоматизации делопроизводственного процесса, в полной мере учитывает исторически сложившуюся, традиционную и, вместе с тем, уникальную, чисто российскую специфику организации работы с документами, в которой децентрализованная схема движения документов соседствует с жёстким централизованным контролем как исполнения каждого конкретного документа, так и всего движения в целом. Кроме того, как показала практика начальных этапов построения системы, применение "Дела" характеризуется не только автоматизацией уже сложившихся процессов документационного обеспечения деятельности предприятия, но и предоставлением пользователям хорошо отлаженной технологии автоматизированного делопроизводства и документооборота, несёт в себе высокую культуру работы с документами.

Внедрение системы "Дело" в ОАО "Татнефть" должно обеспечить:

• автоматизацию основных делопроизводственных функций;
• ускорение процессов документооборота между аппаратом ОАО и подразделениями;
• текущие учёт и контроль перемещения документов;
• централизованный контроль исполнения директив (резолюций, приказов, решений);
• быстрый поиск документов по различным реквизитам;
• создание хранилища документов для использования его в справочных целях.

Это, безусловно, скажется и уже сказывается на:

• упорядочении процессов делопроизводства;
• обеспечении возможностей для перехода к единой методологии ведения делопроизводства;
• подготовке условий перехода к безбумажной технологии ведения внутреннего документооборота.

Участники проекта

Открытое акционерное общество "Татнефть"

Компания образована 28 апреля 1950 года Постановлением Совета Министров СССР, обязавшим Министерство нефтяной промышленности "организовать объединение "Татнефть".

Основные виды деятельности Открытого акционерного общества "Татнефть": поиск, разведка, бурение скважин и обустройство нефтяных месторождений, добыча, переработка нефти, реализация нефтепродуктов; сервисное обслуживание, выпуск металлопластмассовых труб, автомобильных шин, кабельной и другой продукции.

Годовой объём добычи нефти — более 24 млн. тонн (по этому показателю "Татнефть" пятая в России и тридцать вторая — в мире). Накопленная добыча нефти на 1 января 2002 года — 2 млрд. 734 млн. тонн.

Численность персонала ОАО "Татнефть" — свыше 90 тысяч человек.

Генеральный директор — Шафагат Фахразович Тахаутдинов. Председатель Совета директоров — Рустам Нургалиевич Минниханов, Премьер-министр Республики Татарстан.

Поступательное развитие "Татнефти", успешная реализация её крупнейших проектов обусловлены поддержкой Президента Татарстана М. Ш. Шаймиева, Правительства и Государственного Совета республики.

Деловые контакты и соглашения об экономическом сотрудничестве связывают "Татнефть" с компаниями 20 стран мира.

Известна "Татнефть" и высококвалифицированным персоналом, для подготовки и обучения которого создана передовая и эффективная система непрерывного профессионального обучения.

Компания "Электронные офисные системы"

Компания "Электронные Офисные Системы" (ЭОС) основана в августе 1994 года. Сегодня ЭОС — признанный лидер на отечественном рынке среди разработчиков систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота. Компания объединяет в своём составе специалистов, в течение долгого времени занимавшихся автоматизацией офисной деятельности в высших государственных структурах СССР и России. Под руководством Владимира Баласаняна, ныне генерального директора компании, созданы и многие годы успешно эксплуатировались системы автоматизации документооборота ЦК КПСС и Администрации Президента России.

Система автоматизации делопроизводства "Дело", являющаяся базовым продуктом компании ЭОС, первой в России среди подобных систем удостоена сертификата наивысшего качества (регистрационный № РОСС.RU 001.04ЯА00 Госстандарта России от 22 июля 1996 года).

ЭОС имеет пакет лицензий ФАПСИ на право осуществлять деятельность:

• по проектированию средств защиты информации;
• по производству средств защиты информации;
• по техническому обслуживанию шифровальных средств;
• по распространению шифровальных средств.

Инструментом создания программных систем ЭОС являются средства разработки клиентских приложений в среде "Windows", основанные на современных Internet-, CASE- и RAD-технологиях. Комплект приложений создан с использованием технологии "клиент-сервер". Для обеспечения удалённого доступа к информации через Internet/Intranet используется набор компонентов (COM), позволяющий выполнять запросы пользователей и обеспечивающий необходимую навигацию по базе данных (с применением технологии MS ASP).

Число заказчиков и пользователей программных продуктов компании ЭОС составляют более 400 организаций России и стран СНГ. Среди них Государственная Дума и Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, республиканские законодательные и исполнительные органы, Центральный Банк РФ, Национальные банки республик РФ, Конституционный суд РФ, Счётная палата при Президенте Российской Федерации, Федеральная служба налоговой полиции, Министерство экономического развития и торговли РФ, Российский фонд федерального имущества, Пенсионный фонд РФ, Российское авиационно-космическое агентство, Медицинский центр Управления делами Президента Российской Федерации, Государственный историко-культурный музей-заповедник "Московский Кремль", Московский государственный университет им. М. В. Ломоносова, ОАО "Газпром", Тюменская нефтяная компания,  Министерство экономики Украины, Товарно-сырьевая биржа Республики Туркменистан и многие другие.

Среди организаций, выбравших систему "Дело", лишь единицам (это доли процента от общего числа заказчиков), по самым разным причинам, не удалось выйти на её промышленную эксплуатацию. По этим показателям компания ЭОС существенно опережает ведущие западные фирмы, занимающиеся автоматизацией делопроизводства и документооборота на российском рынке.

Гордостью ЭОС являются сроки внедрения системы "Дело" в соотношении с числом охваченных проектом рабочих мест. Так, запуск системы на 100 рабочих мест укладывается в 1,5 — 2 месяца, включая 20-часовое, с отрывом от производства, обучение персонала.

Научно-Производственная Фирма "ИнфоИнжиниринг"

Научно-производственная фирма "ИнфоИнжиниринг" (ООО НПФ "ИнфоИнжиниринг"), являющаяся партнёром компании "Электронные офисные системы" в Республике Татарстан,— основной исполнитель работ по проекту.

Фирма образована в мае 2000 года. Среди сфер деятельности — реинжиниринг бизнес-процессов в различных отраслях, разработка, внедрение, сопровождение, обучение и консалтинг автоматизированных корпоративных и офисных систем в области юриспруденции, делопроизводства и документооборота, бухгалтерского и управленческого учёта, управления деятельностью предприятий, учреждений, банков и пр.

Генеральный директор — Гайнутдинов Рустам Музагитович.

Проекты НПФ "ИнфоИнжиниринг" автоматизации делопроизводства и документооборота:

• ОАО "Татнефть" (с мая 2000 г. по 2002 г.) — введено около 2 000 пользовательских мест;
• администрация г. Альметьевска (январь 2002 г.) — введено 18 пользовательских мест;
• ОАО "Казанская городская телефонная сеть" (совместно с компанией "АБАК", г. Казань, май 2002 г.) — введено 40 мест.

Работы по развитию названных проектов продолжаются.

На начальной стадии находятся проекты в администрациях ряда городов Республики Татарстан, на предприятиях города Казани.

Осуществление проекта

В течение 2000 — 2001 годов системой охвачено 18 самых крупных подразделений ОАО, более чем 1 800 рабочих мест в 10 городах Республики Татарстан и в городе Москве.

По состоянию на конец октября 2002 года внедрение "Дела" проведено ещё в 9 подразделениях "Татнефти" на более чем 250 рабочих местах. До конца года планируется установить систему ещё в 8 подразделениях (ориентировочно — на 450 рабочих местах).

На 2003 год намечено внедрение САДД ещё в 20 — 30 подразделениях и дочерних предприятиях холдинга "Татнефть".

Функциональный состав системы

Функциональный состав САДД "Дело" ОАО "Татнефть" включает в себя:

• аппаратный комплекс:
  • сервер баз данных;
  • персональные ЭВМ, объединённые в единую корпоративную сеть;
  • коммуникационные средства для подключения пользователей к системе "Дело";
  • многофункциональные офисные аппараты ввода/вывода "Xerox 665" и "Hewlett-Рackard 1220";
• комплекс системных программных средств:
  • операционная система сервера баз данных ("UNIX / HP-UX");
  • система управления базами данных ("Oracle Workgroup Server 8.0.5.11");
  • операционная система персональных ЭВМ ("Windows 95/ 98/ 2000/ Me /, NT 4.0");
  • система генерации отчётов (используется программное обеспечение "MS Word" версии 6.0 и выше);
  • системные программные средства для обеспечения подключения и обмена данными по промышленным протоколам передачи данных (встроенный "Web-сервер" делопроизводства через "MS Internet Explorer", встроенные системы обмена документами по электронной почте через "MS Outlook-97");
• комплекс прикладных программных средств.

Комплекс прикладных программных средств создан на базе программного продукта "Дело-96", разработанного компанией "Электронные Офисные Системы", первоначально в версии 5.2.31 на базе "Oracle 8.0.5 for MS Windows NT4.0", затем — 7.3.17, 7.3.18, 7.3.23, 7.3.24, 7.5.2, 8.0.3 (на базе "Oracle 8.0.5 for HP-UX").

Комплекс реализован как многопользовательская интегрированная система, функционирующая в архитектуре "клиент-сервер" на базе мощной реляционной СУБД, осуществляющей обработку данных, контроль их целостности, защиту от несанкционированного доступа, масштабируемость.

Совокупность взаимосвязанных программных модулей обеспечивает каждому пользователю полнофункциональный режим работы с многоуровневым разделением прав доступа.

Хроника выполнения работ

03.08.2000 — 02.08.2001. Комплексная поставка ПО системы "Дело" (на основании договора между компанией "ЭОС" и ОАО "Татнефть").

• 08.2000. Поставка ПО системы для 20 серверных компонентов и неограниченного числа рабочих мест.
• 08.2000 — 12.2000. Внедрение системы в исполнительном аппарате ОАО "Татнефть" и управлении
• "ТатАСУнефть" (до 500 мест).
• Годовое техническое сопровождение с поставкой новых версий, консалтингом администраторов и выполнением регламентных работ.
• Авторский надзор за внедрением системы в ОАО "Татнефть".

03.08.2001 — 02.08.2003. Техническое сопровождение ПО "Дело" и авторский надзор за внедрением системы "Дело" в ОАО "Татнефть" (на основании договора между компанией "ЭОС" и ОАО "Татнефть").

• Годовое техническое сопровождение с поставкой новых версий, консалтингом администраторов и выполнением регламентных работ.
• Авторский надзор за внедрением системы в ОАО "Татнефть".

04.01.2001 — 31.07.2003. Внедрение системы "Дело" в подразделениях ОАО "Татнефть" (2001 г. — 16 подразделений, 2002 г. — 9; на основании договора между фирмой "ИнфоИнжиниринг" и ОАО "Татнефть").

• 2001 г. Установка и настройка серверного компонента системы, с настройкой базовых справочников и пр. (16 систем).
• 2001 г. Создание справочников по пользователям (с описанием прав, функций, доступа, кабинетов и пр.; 16 систем, 1 270 пользователей).
• 2001 г. Установка клиентского ПО "Oracle" и "Дело", обучение пользователей, ввод в эксплуатацию и годовой консалтинг (711 пользователей).
• 2001 г. Перенастройка серверной части системы "Дело" исполнительного аппарата ОАО "Татнефть" для обеспечения взаимной пересылки документов между территориальными подразделениями.
• 2001 г. Установка рабочих мест системы "Дело" исполнительного аппарата ОАО "Татнефть" в территориальных подразделениях (с установкой "Oracle"-клиент; 36 мест в 22 подразделениях).
• 05.2002 — 08.2002. Установка и настройка системы, настройка справочников и установка клиентских мест (с обучением пользователей, с вводом в эксплуатацию в управлении "Татнефтегазпереработка"; 17 мест).
• 07.2002 — 12.2002. Внедрение системы в 8 подразделениям ОАО "Татнефть" (план на конец года — 300 рабочих мест).

07.2002. Поставка ПО 15 дополнительных серверных компонентов системы "Дело" (в комплексе с годовым техническим сопровождением и авторским надзором за внедрением; закреплено договором между компанией "ЭОС" и ОАО "Татнефть").

04.01.2001 — 31.07.2003. Внедрение системы "Дело" в подразделениях ОАО "Татнефть" (на основании договора между фирмой "БизнесИнфоСервис" и ОАО "Татнефть").

• 06.2001 — 12.2001. Установка клиентского ПО "Oracle" и "Дело", обучение пользователей, ввод в эксплуатацию и годовой консалтинг (559 пользователей в 7 подразделениях вне г. Альметьевска).

Некоторые моменты подробнее

…Несмотря на небольшой срок опытно-промышленной эксплуатации системы "Дело" в исполнительном аппарате ОАО "Татнефть", отмечены ощутимые результаты.

• налажена централизованная регистрация всей входящей корреспонденции и организационно-распорядительных документов с осуществлением электронной рассылки, контролем исполнения резолюций и определением стадии их исполнения для каждого зарегистрированного документа (в том числе и за пределами исполнительного аппарата, в территориальных подразделениях ОАО "Татнефть", где установлены рабочие места системы), с последующим поиском в электронном архиве по различным атрибутам;
• реализована возможность ведения регистрируемой (и централизованно контролируемой) служебной переписки между должностными лицами внутри исполнительного аппарата, с осуществлением рассылки и последующим атрибутивным поиском;
• реализована возможность работы над проектами документов (с обеспечением их согласования) одновременно многими должностными лицами — пользователями системы "Дело".

…Практически все секретариаты и подразделения исполнительного аппарата ОАО "Татнефть" успешно освоили навыки работы с системой "Дело". Некоторая разница в освоении может быть объяснена степенью подготовленности пользователей, оснащённостью рабочих мест, а также вниманием, которое уделяется документообороту со стороны руководителей подразделений.

Таким образом, переход ОАО "Татнефть" на автоматизированное делопроизводство позволил взять под централизованный контроль весь документооборот между подразделениями и исполнительным аппаратом, а также делопроизводственный процесс в подразделениях, что позволило повысить общий уровень управляемости ОАО и эффективности управленческих решений.

…Кроме автоматизации документооборота, в ОАО начато использование системы "Дело" для ведения некоторых технологических процессов, не связанных с делопроизводством, но реализованных посредством первичных учётных документов. Это позволит планировать и упорядочивать процессы, сделать их прозрачными как для участников, так и для контроля сверху.

Для опытной проработки управлением "ТатАСУнефть" был взят процесс обслуживания аппаратно-программных комплексов. Предложенный специалистами управления полный цикл операций (от регистрации заявки заказчиком до калькуляции экономистами стоимости работ согласно акту сдачи-приёмки) с точным соблюдением установленного регламента был перенесён в систему "Дело". Начата подготовка реализации данного технологического процесса в исполнительном аппарате и территориальных подразделениях "Татнефти", что даст возможность заказчикам — пользователям системы "Дело" — непосредственно пересылать заявки в диспетчерскую службу "ТатАСУнефти", отслеживать ход исполнения своей заявки, согласовывать решения, принимаемые при проведении ремонтных работ, составлять акты приёмки работ, получать счета на оплату выполненных работ и т. д.

Рис. 1. Одноуровневая схема построения САДД "Дело" для ОАО "Татнефть"

Рабочей группой "ТатАСУнефть" рассматривались "одноуровневая" (см. рис. 1) и "двухуровневая" (см. рис. 2) схемы построения корпоративной САДД "Дело". В силу объективных причин выбор пал на "двухуровневую" схему. В ней в качестве "первого" уровня применяется САДД исполнительного аппарата ОАО, которая обеспечивает учёт, хранение, контроль исполнения и рассылку документов как по территориальным подразделениям, так и между ними. Системы "Дело" подразделений, совокупно образуя "второй" уровень корпоративной системы, обеспечивают автономный документооборот подразделений. Кроме того, каждая из отдельно взятых систем "Дело" предоставляет возможность образовать "внутренние" уровни документооборота, образуя совокупность т. н. "картотек", учитывающих иерархию уровней (как правило, не менее 4 — 5) в конкретном подразделении.

"Двухуровневая" схема документооборота, реализованная в ОАО "Татнефть", по сравнению с "одноуровневой" имеет недостатки и преимущества.

• Недостатки:
  • отсутствует сквозной канал прохождения документа от исполнительного аппарата до конечных делопроизводителей в цехах и отделах территориальных подразделений (поступившие документы вручную перерегистрируются во внутренней системе), что несколько усложняет задачу централизованного контроля перемещения и исполнения документов;
  • при перерегистрации части документов (1 — 2%) происходит повторное сохранение электронных копий в БД подразделения, что влияет на размер требуемого дискового пространства единой СУБД;
  • для администраторов СУБД актуальна задача слежения (мониторинга) за большим количеством БД подразделений и дочерних предприятий;
  • при подготовке регулярных отчётов по ОАО системным технологам приходится вручную сводить данные документооборота подразделений;
  • сохраняются незначительные традиционные различия в методологии делопроизводства и документооборота подразделений.
• Преимущества:
  • обеспечена требуемая автономность систем документооборота подразделений (с сохранением сложившихся в подразделениях особенностей и традиций, не противоречащих нормативам делопроизводства ОАО "Татнефть" и ГОСТу);
  • сохранена существующая технология документооборота по ОАО в целом;
  • гарантирована недоступность БД исполнительного аппарата для делопроизводителей подразделений (кроме секретаря в приёмной руководителя или руководителя канцелярии подразделения);
  • обеспечены возможность рассылки документов по подразделениям аппарата, территориальным подразделениям и дочерним предприятиям с контролем исполнения директив руководства ОАО, а также регистрация, учёт и хранение электронных копий документов в соответствии с требованиями действующих нормативов;
  • обеспечен дифференцированный подход при внедрении системы в подразделениях (по составу и темпам проведения работ, по учёту особенностей и традиций делопроизводства и пр.);
  • обеспечена мобильность системы (систему любого подразделения, при необходимости, можно быстро перенести с единого сервера на локальный с сохранением всей структуры документооборота, самих документов и приёмов работы — что актуально для меняющейся структуры ОАО).

Рис. 2. Двухуровневая схема построения САДД "Дело" для ОАО "Татнефть"

Выбранная "двухуровневая" схема построения САДД соответствует поставленным заказчиком целевым задачам, позволяя, при надёжной информационной безопасности и высокой устойчивости к аппаратным и программным сбоям, эффективно выполнять все основные функции и операции, заложенные в нормативных и директивных документах, а также в документации на ПО системы "Дело".

…Построение САДД "Дело" в ОАО "Татнефть" ведётся одновременно с реализацией масштабных проектов в области информационных технологий: внедрения систем SAP R3, "Экспертиза договоров", "Управление персоналом", "OIL-server" и пр. Специалистами компании ЭОС и фирмы "ИнфоИнжинирнг" начата проработка вопроса интеграции "Дела" с этими системами, параллельно рассматриваются вопросы обеспечения криптозащиты, использования электронно-цифровой подписи (ЭЦП) и ряд других.

Процесс создания корпоративной автоматизированной системы документооборота и делопроизводства ОАО "Татнефть", естественно, сталкивается с многочисленными сложностями. Однако проекту уделяется пристальное внимание со стороны высших менеджеров ОАО, его координирует управление информационных технологий центрального аппарата компании, работы обеспечиваются силами специализированного управления "ТатАСУнефть". Благодаря этому компании ЭОС и фирме "ИнфоИнжинирнг", выполняющим основные работы, удаётся выполнять поставленную задачу: систему "Дело" уже используют в своей работе более 2 000 сотрудников ОАО, и расширение её продолжается.

Перспективы развития проекта

Дальнейшее развитие САДД "Татнефти" должно осуществляться как за счёт более осмысленного использования уже заложенных в системе функций, так и за счёт создания новых подсистем и опций, есть будущее и у процесса интеграции "Дела" с успешными решениями отечественных и зарубежных производителей программных и аппаратных средств. Представляется важным создать в ОАО единую информационную среду управления всеми видами документов, предоставить пользователям необходимые процедуры их обработки и хранения, в полной мере задействовать технологии, как сочетающие в себе бумажный и электронный документооборот, так и непосредственно электронные. Отметим некоторые из перспективных задач развития системы.

• Необходимо существенно расширить возможности механизма контроля исполнения документов (и для документов в целом, и для их частей — отдельных решений, поручений, резолюций и т. п. — с учётом требуемой периодичности), распространив его на средний и нижний уровни иерархии управления предприятием, сократить трудоёмкость процесса получения отчётов по состоянию исполнительской дисциплины.
• Необходимо обеспечить полноценную последовательно-параллельную маршрутизацию передачи документов внутри организации — c учётом сроков обработки документов, прав доступа к ним должностных лиц. Следует автоматизировать процессы подготовки, согласования (визирования) проектов документов, а также процесс подписания (утверждения) документов.
• Необходимо предусмотреть возможность автоматизации коллективной работы над проектами документов на стадиях создания проектов, обсуждения, согласования и утверждения — с учётом контроля сроков и автоматической регистрации утверждённых проектов в системе.
• Необходимо обеспечить в САДД возможность создания, хранения, изменения, обработки, просмотра и печати документов с произвольным набором реквизитов (например, счетов, договоров, счетов-фактур, накладных и т. п.). Для описаний таких документов должны быть доступны операции импорта (экспорта) данных в другие системы (из других систем), включая публикацию в Internet. Делопроизводители должны получить в своё распоряжение стандартные средства (такие, например, как "Microsoft Excel") для подготовки требуемой формы представления данных документа.
• Необходимо предоставить пользователям инструмент создания программ (например, программ формирования отчётов) по обработке данных, хранящихся в базе данных системы, реализовав интерфейс прикладного программирования (API).
• С целью повышения уровня информационного обеспечения деятельности руководства и работников предприятия следует организовать в системе архивное хранилище ретроспективной информации (содержащей исполненные документы) с обеспечением эффективного доступа к ней, поиска необходимых документов (с использованием технологии Internet/Intranet).
• Необходимо обеспечить работу системы в распределённом режиме, то есть реализовать в ней алгоритмы автоматической транспортировки и выравнивания (реплицирования) данных всех отдельно инсталлированных в подразделениях и дочерних предприятиях ОАО "Татнефть" экземпляров системы "Дело", что уже в ближайшее время позволит добиться высокой масштабируемости, существенного упрощения администрирования системы, резкого сокращения объёма хранимых отдельными экземплярами системы документов.
• САДД ОАО "Татнефть" должна быть снабжена самыми современными аппаратно-программными средствами защиты информации. Требуют своего решения вопросы увеличения надёжности хранения паролей, увеличения их длины и способов получения. В процессах генерации, хранения и ввода паролей необходимо исключить "человеческий фактор". Следует также автоматизировать процессы идентификации пользователей в системе, передачи ключевой информации, необходимой для цифровой подписи и шифрования.

Перечисленные выше задачи позволит решить разрабатываемая сейчас компанией ЭОС 9-ая версия системы "Дело".

Согласно утверждённым планам, в течение 2002 — 2004 гг. системой должны быть охвачены все основные структурные подразделения и дочерние предприятия нефтяной компании, что позволит обеспечить:

• переход на ведение делопроизводства в ОАО "Татнефть" в полном соответствии с ГОСТом и нормативами;
• мгновенную рассылку документов по всем территориальным подразделениям ОАО;
• централизованную защиту информации, содержащейся в документах;
• контроль делопроизводственного процесса — вплоть до работы исполнителей над документами;
• невозможность утери документов — за счёт ведения дел с их электронными копиями;
• сокращение до нескольких секунд времени поиска необходимого документа;
• рост производительности труда сотрудников компании за счёт упорядочения технологии работы с документами;
• условия для постепенного перехода к безбумажным технологиям делопроизводства.

Работы по созданию системы автоматизированного делопроизводства и документооборота ОАО "Татнефть" продолжаются!

Андрей Шашков,
Рустам Гайнутдинов

Другую информацию о компании "Электронные офисные системы", о выполненных ею проектах и проч. можно получить на веб-сервере http://www.eos.ru или в офисе компании.

Информацию о фирме "ИнфоИнжиниринг" можно получить, обратившись по следующим реквизитам:

Copyright © 1994-2016 ООО "К-Пресс"