Компьютер в бухгалтерском учете и аудите 2003'1

Home Поиск Издания Контакты k-press.ru


Продолжается подписка на наши издания! Вы не забыли подписаться?

Компания Softtrade

СКиФ® — Новые возможности для автоматизации учета

Необходимость автоматизации учета на всех стадиях технологической цепочки при осуществлении торгово-закупочной деятельности в настоящее время ни у кого не вызывает сомнения. Возникает лишь вопрос — каким программным обеспечением следует воспользоваться для решения этой задачи. Рынок программного обеспечения предлагает большое количество программ автоматизации учета, отличающихся функциональными возможностями при решении основных задач учета, сервисными функциями, скоростью обработки информации, стоимостью, уровнем поддержки и т.д.

В настоящей статье рассматриваются основные характеристики программного комплекса "СКиФ: Склад и Финансы" (далее — "СКиФ"), предназначенного для комплексной автоматизации управленческого, складского и бухгалтерского учета предприятий.

Программный комплекс "СКиФ" построен с применением технологии "Клиент-Сервер" на основе одной из наиболее совершенных в настоящее время СУБД - Sybase SQL, обладающей высокой производительностью, а также высокой надежностью за счет поддержки декларативной целостности данных. Применение современных технологических решений и некоторых "ноу-хау" позволяет системе работать с базами данных очень большого объема, обеспечивает возможность ее использования, как на отдельной рабочей станции, так и в рамках локальных и корпоративных сетей. Правильное использование клиент-серверной технологии дает возможность снизить требования к локальной сети вследствие уменьшения объемов передаваемой по сети информации, а также возложить на СУБД обработку основных функций приложения, что весьма важно для систем подобного рода. Комплекс "СКиФ" в настоящее время по своим функциональным возможностям соответствует в своем классе зарубежным аналогам, однако его лицензирование и эксплуатация обходятся заметно дешевле.

Гибкая настройка системы позволяет описать внутренние связи предприятия практически любой структуры - от малого предприятия до крупного холдинга или группы предприятий, включая возможность как раздельного учета по каждой структурной единице, входящей в состав предприятия, так и по любой их комбинации. Мощные вычислительные возможности комплекса позволяют эффективно осуществлять с его помощью управленческий и оперативный анализ на различных уровнях управления.

Несмотря на многофункциональность и универсальность системы, она легко настраивается и управляется, имеет ясный, "дружественный" интерфейс. Для ее использования не требуется никаких специальных навыков, кроме умения работать с приложениями под управлением операционной системы Microsoft Windows.

Программный комплекс "СКиФ" имеет модульную структуру и состоит из нескольких программных модулей:

Рассмотрим теперь основные функциональные особенности модуля "СКиФ: Склад и Финансы". Остальные модули будут рассмотрены в последующих статьях.

Структура обработки информации в комплексе "СКиФ" предполагает использование в качестве первичной единицы обработки документ. Т.е. обработка информации идет от документа. Для обеспечения эффективной и удобной работы документы, в зависимости от назначения, группируются в журналы операций. Журналы помимо возможности хранения обеспечивают также возможность создания новых и обработки ранее созданных документов.

Часто используемая в работе информация хранится в системе в виде справочников, также сгруппированных по характеру хранимой в них информации. В справочниках описывается структура собственного предприятия, размещается информация о контрагентах, ТМЦ (с описанием их свойств), прайс-листы и т.д. Системные и пользовательские справочники используются при создании и обработке документов, что позволяет, во-первых, избежать при работе с системой многократного набора с клавиатуры одной и той же информации и, во-вторых, сократить количество возможных ошибок операторов при вводе информации.

Наряду с настойками системы справочники играют важную роль при описании схемы учета, принятой на предприятии. Единая фирма (холдинг) в комплексе "СКиФ" может быть представлена рядом собственных подразделений, возможно формально независимых. Это может быть вызвано различными причинами:

Комплекс "СКиФ" позволяет, таким образом, осуществлять учет, как по отдельной структурной единице фирмы, так и по фирме в целом. Каждое собственное предприятие может иметь несколько собственных расчетных счетов и касс. Товар, отгруженный одному контрагенту, может быть оплачен и другим контрагентом. Каждое собственное предприятие имеет (или может иметь) свой склад (группу складов). К одному и тому же складу могут иметь доступ несколько предприятий. Т.е. система взаимоотношений предприятие-склад-деньги-контрагент в комплексе является гибко настраиваемой, позволяет создавать самые различные схемы взаимоотношений, исходя из потребностей пользователя.

В комплексе "СКиФ" расчет себестоимости ведется партионно, по одному складу или группе складов независимо от их принадлежности к тому или иному предприятию.

Комплекс "СКиФ" позволяет контролировать на всех складах изменения количества и ассортимента товаров в результате деятельности предприятий, а также денежных потоков в реальном масштабе времени. При этом производится:

Учет товаров на складах производится по себестоимости товара, однако, всегда можно получить оценку складских запасов в отпускных ценах (в различных валютах). Система позволяет вести учет товарно-материальных ценностей, включая основные средства, МБП, расходные материалы и оборотную тару.

В системе могут применяться различные валюты, перечень которых хранится в справочнике валют. Цены товаров могут измеряться в любой валюте, равно как и в любой из них могут производиться расчеты с контрагентами и расчеты по каждому отдельному документу.

Одна из валют может быть установлена при настройке системы, как валюта, принятая по умолчанию. Роль валюты по умолчанию заключается в том, что она автоматически используется во всех вновь создаваемых документах в качестве валюты документа. При необходимости валюта документа может быть изменена вручную. В качестве валюты по умолчанию целесообразно устанавливать ту валюту, в которой оформляется наибольшее количество документов.

Кросс курсы валют в системе вычисляются через курсы рубля по отношению к этим валютам. Соответствующие курсы хранятся в справочнике курсов валют.

Возможности комплекса позволяют автоматически вносить в оформляемый документ склад и реквизиты собственного предприятия. Одно из предприятий может быть установлено предприятием по умолчанию. Его реквизиты тогда будут предлагаться системой при формировании всех соответствующих документов. Документы в комплексе "СКиФ" отображают движение ТМЦ и денег, служат для ввода другой первичной информации с целью организации учета.

Возможны различные подходы к классификации документов, использующие различные точки зрения на их назначение. В комплексе "СКиФ" используются несколько способов классификации, отражающих те или иные особенности представления и обработки документов. Многообразие классификационных признаков обусловлено большим количеством задач, решаемых на практике с помощью документов. Гибкость классификации позволяет достичь высокой степени универсальности комплекса "СКиФ".

В соответствии с классификацией документов по их происхождению в комплексе "СКиФ" документы могут быть внутренними, то есть сформированными в системе, и внешними, то есть сформированными вне системы и в ней только зарегистрированными. Для внутренних документов система автоматически следит за уникальностью номеров, не позволяя двум разным однотипным документам, имеющим одинаковые реквизиты собственного предприятия, иметь одинаковые номера. Нумерация внешних документов, поступающих от контрагентов, определяется организациями, выпустившими эти документы, и не зависит от системы. Внешние документы регистрируются в системе с теми номерами, с которыми они поступают от контрагентов. К внешним документам можно отнести, например, инвойсы, счета и накладные на покупку товара.

С точки зрения связи документов, формируемых в системе, документы делятся на родительские и дочерние. Родительскими называются документы, которые формируются в системе независимо, не на основе других документов. Если же на основе существующего документа (или документов) система создает другой документ, то такой документ называется дочерним по отношению к существующему. Документ, на основе которого создается дочерний документ, называется, соответственно, родительским. Такой подход классификации удобен тем, что отражает движение информации в системе. При формировании дочерних документов система может заполнять их поля автоматически, используя данные соответствующих полей документов-родителей. Это позволяет автоматизировать процесс выписки комплектов документов по сделкам. Некоторые документы в системе "СКиФ" могут формироваться только независимо, то есть не могут быть дочерними. К таким документам относятся, например, заказы на продажу. Дочерним документом заказа на продажу может быть счет на продажу, выписанный на основе заказа, а накладная на продажу, формируемая на основе счета, является дочерним документом по отношению к счету.

С точки зрения того, движение товара (ТМЦ) или денег отражают документы, они делятся на товарные и платежные. Товарными документами в комплексе "СКиФ" являются накладные и акты. К платежным документам относятся банковские и кассовые документы, а также "Кредитные ноты".

По своему статусу все документы в комплексе "СКиФ" делятся на актуальные и не актуальные. Актуальными называются документы, по которым ожидается движение товаров или средств. Актуальным, например, является выписанный и не просроченный, но еще не оплаченный счет — предполагается, что этот счет будет оплачен. Актуальные документы, в зависимости от их типа, влияют на состояние других объектов системы. Так, актуальный заказ поддерживает на складе в состоянии "заказано" соответствующее количество товара согласно номенклатуре заказа до тех пор, пока по этому заказу не будет создан счет. Не актуальными называются документы, по которым не предполагается дальнейшего движения товаров или средств. К не актуальным относятся, например, заказы, по которым не предполагается оформление счета, просроченные счета и т.д. При изменении статуса документа происходят соответствующие изменения в базе данных системы. Так, при регистрации заказа на покупку происходит резервирование товара на соответствующем складе — его перевод в категорию "Заказано", а при изменении статуса этого заказа на "не актуальный" резервирование отменяется, и товар снова переходит в категорию "Свободно".

Возможность выполнения с документом каких-либо операций зависит не только от его статуса, но и от его датировки относительно текущего отчетного периода. Текущий отчетный период начинается с даты, устанавливаемой администратором системы. В системе "СКиФ" отчетный период может быть закрыт либо с помощью программы "СКиФ-Баланс", либо установкой новой даты начала отчетного периода. Не разрешается ни создавать, ни редактировать документы, не относящиеся к текущему отчетному периоду, то есть с датами, предшествующими его началу, если соответствующим образом настроены права доступа пользователей.

Рис.1. Состав документов по товарообороту с контрагентами-покупателями

Схемы документооборота в комплексе "СКиФ" построены таким образом, чтобы обеспечить возможность максимальной автоматизации обработки документов, оформляемых при соответствующих операциях. С той же целью в системе предусмотрено штриховое кодирование документов, обеспечивающее автоматизацию поиска нужного документа в базе данных.

Можно говорить о двух основных типах схем документооборота, для обеспечения которых предназначен комплекс "СКиФ": внешний тип, включающий операции покупки, продажи, получения или передачи товара на реализацию или комиссию, когда описываются взаимоотношения с внешними контрагентами (продавцами или покупателями), и внутренний тип, при котором взаимодействуют структуры собственного предприятия. К такому типу относится, например, перенос товарно-материальных ценностей между складами, внутренние операции конвертации и сделки по взаимным зачетам.

Основным документом внешнего типа документооборота является счет, на основании которого производится оформление других документов на перемещение товара от продавца к покупателю. К счету привязываются документы об оплате. Система позволяет описывать, как обычные операции купли-продажи (оплата товара — получение товара), так и товарный кредит (с индивидуальными настройками кредитных линий) или комбинацию этих вариантов, когда предварительно оплачивается только часть стоимости товара. При этом возможен сквозной учет, когда последовательные платежи от некоторого контрагента идут в счет погашения его задолженностей по не оплаченным счетам в порядке, соответствующем хронологии их выписки. При этом, если сумма некоторого платежа превышает задолженность по очередному счету, излишек привязывается к следующему счету или остается не привязанным до создания следующего счета. Эта работа может быть выполнена автоматически (методом FIFO) или вручную, с помощью соответствующих средств, предоставляемых комплексом.

Система позволяет и не привязывать поступающие платежи к счетам, однако при этом теряется возможность устанавливать причинно-следственную связь между текущим состоянием взаиморасчетов с некоторым клиентом и сальдо по тому или иному счету, выписанному на имя этого клиента.

При оформлении документов, описывающих товарно-денежные взаимоотношения с контрагентами, система позволяет описывать и возможный возврат товара продавцу.

В комплексе "СКиФ" предусмотрен полноценный партионный учет движения и остатков ТМЦ. Любая операция отгрузки или списания автоматически привязывается к документам на соответствующую партию товара, поступившего на склад в результате покупки, переноса или комплектации с переходом к следующей партии по мере исчерпания количества по предыдущей. При этом переход от предыдущей партии к следующей происходит либо автоматически, с учетом хронологии поступления ТМЦ (методами FIFO или LIFO), либо с учетом приоритетов, определяемых пользователем.

Схема, представляющая состав документов по товарообороту с контрагентами-покупателями и взаимосвязи между ними в комплексе "СКиФ", представлена на Рис.1.

При оформлении акта возврата товара возвращаемое количество товара по партионным связям возвращается в соответствующую приходную партию (или партии), из которых ранее данный товар был отгружен данному контрагенту.

Состав документов по товарообороту с контрагентами-поставщиками аналогичен составу документов по товарообороту с контрагентами-покупателями. В системе предусмотрены средства, позволяющие отслеживать движение товаров по заказам на покупку, что дает возможность прогнозировать поступление заказанных партий и поддерживать необходимые товарные запасы на складе предприятия. Возможно использование для этой цели и модулей принятия решений (МПР), автоматизирующих процедуры оформления заказов на покупку в зависимости от состояния товарных запасов на складе.

В комплексе "СКиФ" учет взаиморасчетов с контрагентами может строиться не только на основе товарно-денежных отношений, но и на основе взаимозачетов. Система позволяет оформлять сделки по взаимозачетам как между товарными документами (счетами), так и между платежными документами.

Комплекс "СКиФ" обеспечивает учет серийных номеров товаров. Причем в зависимости от настройки система будет либо осуществлять полный контроль серийных номеров, не позволяя продавать товар с серийными номерами, не зарегистрированными предварительно при покупке, и оформлять возврат товара с не зарегистрированными номерами, либо ограничивать контроль только запретом возврата товара с серийными номерами, не зарегистрированными ранее при продаже. Наряду с серийными номерами система позволяет также учитывать и контролировать сроки хранения товаров. Эти возможности естественным образом связаны с возможностями партионного учета (в т.ч. и управлением партиями), предусмотренными в системе.

Все сказанное делает комплекс "СКиФ" мощным инструментом для решения задач по автоматизации учета.

Бубер В.Б.,
доцент, сотрудник службы
технической поддержки
компании "Софт Трейд Лаб".

Тел.: +7 (095) 730-3286
Интернет: www.softtrade.ru
ICQ: 730-3286

Copyright © 1994-2016 ООО "К-Пресс"